Hộp thư tràn ngập là vấn đề phổ biến của mọi người. Nó gần như những email đến nhanh hơn tốc độ chúng ta xử lý. Như hầu hết mọi việc trong cuộc sống, tốt nhất là tự động hóa vài nhiệm vụ thay vì gánh nặng lên bản thân. Đó là việc bộ lọc Gmail làm.
Chúng tôi đã chỉ cách thiết lập bộ lọc trong Gmail và dịch vụ email khác, quy trình vẫn y hệt. Gmail làm cho nó hơi dễ dàng hơn. Bạn thấy thanh tìm kiếm lớn ở trên? Nhấp mũi tên thả xuống nhỏ, bạn sẽ thấy hộp này:
Điền các trường với dữ liệu bạn muốn sắp xếp hộp thư. Ở dưới, nhấp "Tạo bộ lọc với tìm kiếm này" để lấy hộp mới:
Bảo cho Gmail hành động gì khi lọc email dựa trên tiêu chí của bạn, và ngay lập tức bạn sẽ sàng lọc hộp thư nhanh hơn bao giờ. Không tin? Thử một số bộ lọc Gmail tuyệt vời này để thấy sự khác biệt.
Nhiều bộ lọc hay chúng tôi gợi ý trước đây đã trở nên thừa vì tab mới của Gmail cho Social, Priority, v.v. Nhưng vẫn có nhiều cách khác mà bộ lọc có thể giải quyết vấn đề email của bạn.
Cách Dễ Dàng Theo Dõi (Follow Up)
Khi không nhận được trả lời từ ai đó, đừng phản ứng quá mức; chỉ cần theo dõi (follow up). Nhưng trong quá trình công việc, bạn sẽ có nhiều tin nhắn cần theo dõi với ai đó đến nỗi bạn chắc chắn sẽ quên. Có dịch vụ tự động theo dõi không cần cài đặt, nhưng nhớ cách dùng chúng hơi khó. Vì vậy tạo một bộ lọc đơn giản để giải quyết vấn đề.
Bạn có thể biết thủ thuật cũ tạo bí danh Gmail bằng cách thêm dấu cộng vào địa chỉ email. Đúng, nó vẫn gửi thư đến bạn. Ví dụ, "mihir+followup@gmail.com" sẽ gửi thư đến "mihir@gmail.com". Bây giờ, tạo bộ lọc mới với:
Có từ: mihir+followup@gmail.com (Thay "mihir" bằng email của bạn)
Chọn Bỏ qua hộp thư đến (Lưu trữ)
Chọn Áp dụng nhãn: Follow Up (Tạo nhãn mới nếu cần)
Chọn: Cũng áp dụng bộ lọc cho hội thoại khớp
Bây giờ khi bạn viết email cho ai đó cần họ trả lời, thêm địa chỉ "followup" của bạn (ví dụ mihir+followup@gmail.com) vào trường BCC. Nó sẽ tự động gửi đến nhãn Follow Up, bạn có thể kiểm tra hàng ngày xem gì đang chờ.
Tạo Khay Nhớ Hoặc Ghi Chú Cá Nhân
Với dung lượng gần như không giới hạn, nhiều người dùng Gmail gửi tệp đính kèm, nhắc nhở, danh sách việc cần làm, hoặc ghi chú cho chính mình. Tab Gmail luôn mở và dễ truy cập mọi nơi, nên nó phục vụ như khay nhớ nhanh.
Sau một lúc, điều đó dẫn đến hộp thư lộn xộn. Dùng cùng thủ thuật bí danh, bạn có thể giữ hộp thư sạch. Chỉ cần thêm bí danh cho tất cả thủ thuật, và khám phá lại sức mạnh nhãn Gmail để giữ chúng tổ chức.
Ví dụ, giả sử tôi gửi vài ảnh từ điện thoại cho mình, để mở trên máy tính. Tôi cơ bản dùng Gmail như khay nhớ. Thay vì gửi đến mihir@gmail.com, tôi gửi đến mihir+clipboard@gmail.com. Và tôi tạo bộ lọc này:
Đến: mihir+clipboard@gmail.com
Chọn: Áp dụng nhãn: Clipboard (Tạo nhãn mới nếu cần)
Chọn: Cũng áp dụng bộ lọc cho hội thoại khớp
Tạo bí danh và nhãn tương tự cho danh sách việc, ghi chú, và những thứ bạn thường tự gửi email. Mỗi tháng, kiểm tra nhãn đó và bạn sẽ tìm thấy nhiều thứ cũ không cần nữa, dễ dàng dọn dẹp.
Bạn cũng có thể chọn tiêu chí "Có tệp đính kèm" để chỉ ra tệp bạn gửi cho mình.
Danh Sách Từ Khóa Khổng Lồ Để Chặn Email Tự Động
Bộ lọc spam tích hợp của Gmail xuất sắc, chặn hầu hết thư không mong muốn trước khi đến bạn. Nhưng một vài vẫn lọt, như email lừa đảo hoặc giả mạo. Sau đó là email không mời từ dịch vụ bạn đăng ký, hoặc bản tin bạn muốn xem sau mà không muốn tắc hộp thư.
Những người tốt ở blog chiến lược marketing Kikolani tạo một danh sách từ khóa khổng lồ để bắt email tự động. Cách tạo bộ lọc:
Có từ: "to view this email as a web page, go here."|"having trouble reading this email"|"having trouble viewing this email"|"email not displaying correctly"|"unsubscribe | change subscriber options"|"unsubscribe from this list"|"unsubscribe instantly"|"please unsubscribe"|"update subscription preferences"|"email preferences"|"follow the URL below to update your preferences or opt-out"|"if you would rather not receive future communications from"|"if you would like to unsubscribe"|"to ensure that you continue receiving our emails, please add us to your address book or safe list"|"safeunsubscribe"|"to unsubscribe"|"unsubscribe from these emails"|"unsubscribe from our emails"|"unsubscribe please click"|"unsubscribe from future"|"you can unsubscribe here"|"to unsubscribe or change subscriber options"|"this message was sent to leilaniana@gmail.com" (thay bằng email của bạn)|"this email has been sent to you by"|"to opt out"|"opt out using TrueRemove"|"one-click unsubscribe"|"do not reply to this email"|"view this email in a browser"|"please do not reply to this message"|"if you no longer wish to receive our emails"|"if you do not wish to receive email from"|"no longer receive this newsletter"|"do not want to receive any newsletters"|"to remove this e-mail address from"|"removed from this mailing list"|"manage your email settings"|"edit your subscription"|"you may unsubscribe"|"you can unsubscribe"|"powered by YMLP"|"update your contact information"|"update your contact details"|"change your subscription settings"|"manage your subscription"|"manage your subscriptions"|"update Email Address or Unsubscribe"|"this email was sent by"|"this email was intended for"|"you received this email because"|"you received this e-mail because"|"you are receiving this message"|"prefer not to receive invites from"
Chọn: Bỏ qua hộp thư đến (Lưu trữ)
Chọn: Áp dụng nhãn: Tự động (Tạo nhãn mới nếu cần)
Chọn: Cũng áp dụng bộ lọc cho hội thoại khớp
Bạn cũng có thể chọn bỏ qua nhãn và gửi thẳng vào danh mục Khuyến mãi, nếu bạn dùng tab Gmail.
Tự Động Chuyển Tiếp Hóa Đơn Và Tài Chính
"Em ơi, anh đã trả hóa đơn điện tháng này chưa?" Cơ hội là công ty điện gửi hóa đơn cho một người trong nhà, nhưng người khác cần biết để quản lý tài chính gia đình, चाहे đó là bạn cùng phòng, người yêu, hay thậm chí kế toán viên. Dành chút thời gian thiết lập tự động chuyển tiếp cho tất cả thông tin tài chính, từ hóa đơn đến báo cáo tài khoản.
Thật không may, không có từ khóa ma thuật nào làm được việc này, nên bạn cần thêm từng người gửi riêng. Điều bạn cần biết là bộ lọc "ký tự đại diện". Khi thêm dấu sao, nó áp dụng cho bất kỳ mục nào trong trường đó. Ví dụ, *@americanexpress.com sẽ áp dụng cho bất kỳ email nào người gửi có địa chỉ "americanexpress.com".
Vì vậy tạo bộ lọc tương ứng. Tìm email hóa đơn hoặc báo cáo tài khoản cuối cùng, nhấp thanh tìm kiếm:
Từ: *@bankemailaddress.com
Chọn: Có tệp đính kèm
Chọn: Áp dụng nhãn: Hóa đơn (Tạo mới nếu cần)
Chọn: Chuyển tiếp đến: spouse@significantother.com
Chọn: Cũng áp dụng bộ lọc cho hội thoại khớp
Người nhận cần chấp nhận email tự động chuyển tiếp từ bạn, vì vậy hãy hoàn tất quy trình xác minh. Hầu hết hóa đơn và báo cáo ngân hàng gửi tệp PDF đính kèm, đó là lý do tôi khuyên chọn "Có tệp đính kèm". Nếu bạn nhận hóa đơn email không có tệp đính kèm từ bất kỳ nhà cung cấp nào, thì không chọn tùy chọn này cho bộ lọc của họ.
Theo Dõi Hóa Đơn Và Đơn Hàng
Bất cứ thứ gì bạn đặt hàng trực tuyến nên vào một thư mục hoặc nhãn để dễ tìm sau khi cần. Có ứng dụng tốt để quét, quản lý, theo dõi hóa đơn, nhưng khi chúng đã số hóa, đó là còn tốt hơn!
Cho việc đó, Redditor shenannagans có bộ lọc xuất sắc. Cách tạo:
Chủ đề: "Order Receipt"|"your order"|"order confirmaton"|"your payment"|"your etsy purchase"|"my account payment processed"|"your purchase"|"your gift purchase"|"thinkgeek order"|"Your threadless order"|"order from Woot"|"your amazon order"|"Return Confirmation"|"your amazon order"|"Your package"|"Order Has Been Updated"|"UPS My Choice"|"UPS Ship Notification"|"Netrition order"|"Your payment"|"Your contribution"|"order has shipped"|"Your download"|"Your Amazon.com order"|"Payment scheduled"|"bill is ready"|"order confirmation"|"thanks for becoming a backer"|"you have authorized a payment"|"changed your pledge"|"successfully funded"|"you sent a payment"|"amazon.com order"|"payment received"|"Purchase Confirmation"|"pledge receipt"|"Your TopatoCo Order"|"Humble Bundle order"|"your transaction"|"Package From TopatoCo"|"Your best offer has been submitted"|"Offer Retraction Notice"|"You've received a gift copy"|"Your Etsy Order"|"Thanks for contributing to"|"Shipping Confirmation"|"Purchase Receipt"
Chọn: Bỏ qua hộp thư đến (Lưu trữ)
Áp dụng nhãn: Đơn hàng (Tạo nhãn mới nếu cần)
Chọn: Cũng áp dụng bộ lọc cho hội thoại khớp
Sắp Xếp Email Không Khẩn Cấp
Đây là quy tắc tốt để quản lý hộp thư: Nếu bạn bị BCC trong email, thì nó không cần sự chú ý ngay lập tức. Tin nhắn có thể vẫn hữu ích, nhưng không có lý do nó chiếm sự chú ý quý giá ở đầu hộp thư.
BCC, tất nhiên, là bản sao carbon ẩn. Nghĩa là người gửi ẩn địa chỉ email của bạn khỏi tất cả người nhận khác nhận thư đó, nhưng muốn giữ bạn知情 về tin nhắn. Có thể, đây chỉ là email "FYI". Vì vậy tạo bộ lọc mới:
Có từ: BCC:mihir@gmail.com
Chọn: Bỏ qua hộp thư đến (Lưu trữ)
Chọn: Áp dụng nhãn: BCC (Tạo nhãn mới nếu cần)
Chọn: Cũng áp dụng bộ lọc cho hội thoại khớp
Kiểm tra email này ở thời gian rảnh rỗi mà không lo bỏ lỡ cập nhật quan trọng.
Tìm Tệp Đính Kèm Lớn Để Giải Phóng Dung Lượng
Bạn đang hết dung lượng? Chúng tôi đã chỉ một số cách giải phóng dung lượng Gmail, bao gồm Find Big Mail nổi tiếng, nhưng bây giờ không cần nữa.
Gmail cho phép tạo bộ lọc cho email có tệp đính kèm vượt quá kích thước nhất định:
Chọn: Có tệp đính kèm
Kích thước: Lớn hơn 10 MB
Chọn: Áp dụng nhãn: 10MB (Tạo nhãn mới nếu cần)
Chọn: Cũng áp dụng bộ lọc cho hội thoại khớp
Làm điều này cho vài kích thước tệp (như 10MB, 20MB, 50MB, 100MB). Quét nhãn từ lớn đến nhỏ để đảm bảo bạn không xóa nhầm thứ quan trọng. Sau đó xóa phần còn lại không cần một lần.
Tạo Biểu Tượng Tệp Đính Kèm
Bạn thấy ghim cạnh email báo có tệp đính kèm. Nhưng biết đó là PDF, bảng tính Excel, hay file hình ảnh sẽ hữu ích. Đây là nơi bạn kết hợp bộ lọc và nhãn để nhanh chóng tìm email với tệp đính kèm đúng.
Ví dụ, hãy xem tạo bộ lọc cho bảng tính:
Chọn: Có tệp đính kèm
Có từ: filename:xls OR filename:xlsx OR filename:odf
Áp dụng nhãn: XLS (Tạo nhãn mới nếu cần)
Chọn: Cũng áp dụng bộ lọc cho hội thoại khớp
Khi xong, vào nhãn XLS và đổi màu thành xanh lá — màu của Excel trong Microsoft Office. Tạo bộ lọc tương tự cho DOC (nhãn xanh dương), PPT (nhãn cam), PDF (nhãn đỏ), v.v. Email của bạn sẽ được đánh dấu rõ ràng với nhãn như biểu tượng, giúp bạn không phải mở để kiểm tra tệp đính kèm.
Bắt Thư Bị Đánh Dấu Spam Sai
Đôi khi, Gmail quá nhiệt huyết và đánh dấu thư là spam ngay khi nó xứng đáng được chú ý. Và điều đó dẫn đến tình huống ngại ngùng khi ai đó hỏi bạn có nhận thư họ gửi không, và bạn phải giải thích Gmail quyết định họ là spam.
Có cách dễ dàng tránh sự khó xử này bằng cách tạo bộ lọc này:
Tìm kiếm: Spam
Có từ: Mihir OR MakeUseOf OR Patkar (Tuy nhiên, thay đổi thành tên và thông tin công việc của bạn)
Áp dụng nhãn: Không phải Spam
Chọn: Cũng áp dụng bộ lọc cho hội thoại khớp
Bất cứ khi nào bạn thấy số chưa đọc bên cạnh nhãn đó, hãy kiểm tra. Nếu bạn giỏi tránh spam hơn, bạn cũng sẽ có kết quả tốt hơn từ nhãn này.
Sao Lưu Tất Cả Tệp Đính Kèm
Mẹo này của Lifehack là điều thông minh nhất bạn có thể làm với bộ lọc. Ý tưởng là vượt qua nỗi sợ xóa tệp đính kèm quan trọng trong cuộc dọn dẹp hộp thư, bằng cách đơn giản sao lưu tất cả tệp đính kèm đó.
Cách tạo bộ lọc:
Trước hết, tạo tài khoản Gmail mới cho mình, như yourname.attachments@gmail.com.
Chọn: Có tệp đính kèm
Chọn: Chuyển tiếp đến: yourname.attachments@gmail.com
Chọn: Cũng áp dụng bộ lọc cho hội thoại khớp
Vì vậy bất kỳ email nào có tệp đính kèm tự động gửi đến tài khoản thứ hai để bảo toàn, nếu bạn xóa nhầm từ tài khoản chính.
Chia Sẻ Bộ Lọc Sáng Tạo Của Bạn
显而易见,还有其他一些场景您可以创建Gmail过滤器来应对有用的情况。新的Inbox by Gmail还拥有拖放过滤器以提高便利性。
Vì vậy hãy cho chúng tôi biết bộ lọc bạn đã tạo khiến hộp thư dễ dùng hơn.