Hộp thư đến bị tràn là một vấn đề chung của tất cả mọi người. Có vẻ như những email đó đến với tốc độ nhanh hơn mức chúng tôi có thể thực hiện. Như với hầu hết mọi thứ trong cuộc sống, tốt nhất là bạn nên tự động hóa một vài công việc hơn là tự mình tạo gánh nặng cho bản thân. Đó là những gì các bộ lọc của Gmail dành cho.
Chúng tôi đã chỉ cho bạn cách thiết lập bộ lọc trong Gmail và các dịch vụ email khác và quy trình này vẫn ít nhiều giống nhau. Gmail hiện đã làm cho nó dễ dàng hơn một chút. Bạn có thấy thanh tìm kiếm lớn ở trên cùng không? Nhấp vào mũi tên nhỏ thả xuống và bạn sẽ tìm thấy hộp này:
Điền vào các trường với bất kỳ dữ liệu nào bạn muốn để sắp xếp hộp thư đến của mình. Ở dưới cùng, hãy nhấp vào " Tạo bộ lọc với tìm kiếm này "để có một hộp mới:
Cho Gmail biết bạn muốn nó thực hiện hành động nào khi lọc email dựa trên tiêu chí của bạn và cứ như vậy, bạn sẽ sắp xếp trong hộp thư đến của mình nhanh hơn bao giờ hết. Không tin à? Hãy thử một số bộ lọc Gmail tuyệt vời này để thấy sự khác biệt.
Nhiều bộ lọc tiện lợi mà chúng tôi đề xuất trước đó đã bị dư thừa bởi các tab mới của Gmail cho Xã hội, Ưu tiên, v.v. Nhưng có rất nhiều cách khác mà bộ lọc có thể giải quyết vấn đề email của bạn.
Cách dễ dàng để theo dõi
Khi bạn không nhận được hồi âm từ ai đó, đừng phản ứng thái quá; chỉ cần theo dõi. Nhưng trong quá trình làm việc, bạn sẽ có rất nhiều tin nhắn cần theo dõi với ai đó mà bạn nhất định phải quên. Có những dịch vụ tự động theo dõi mà không cần cài đặt gì cả, nhưng nhớ cách sử dụng thì hơi khó. Vì vậy, hãy tạo một bộ lọc đơn giản để giải quyết vấn đề của bạn.
Có thể bạn đã biết thủ thuật cũ để tạo bí danh Gmail bằng cách thêm dấu cộng vào địa chỉ email của mình. Đúng, điều đó vẫn gửi email cho bạn. Ví dụ:"[email protected]" sẽ gửi email đến "[email protected]". Bây giờ, hãy tạo một bộ lọc mới với như sau:
Có các từ: [email protected] (Thay thế "mihir" bằng địa chỉ email của riêng bạn) Chọn Bỏ qua hộp thư đến (Lưu trữ nó) Chọn Áp dụng nhãn:Theo dõi (Tạo nhãn mới nếu cần) Chọn: Đồng thời áp dụng bộ lọc cho các cuộc hội thoại phù hợp
Giờ đây, bất cứ khi nào bạn viết email cho ai đó mà bạn cần họ trả lời, hãy thêm địa chỉ "theo dõi" của bạn (tức là [email protected]) vào trường BCC. Nó sẽ tự động được gửi đến nhãn Theo dõi của bạn, bạn có thể kiểm tra hàng ngày để xem nội dung nào đang chờ xử lý.
Tạo Bảng tạm hoặc Ghi chú Cá nhân
Với bộ nhớ gần như không giới hạn, rất nhiều người dùng Gmail gửi tệp đính kèm, lời nhắc, danh sách việc cần làm hoặc ghi chú cho chính họ. Tab Gmail luôn mở và dễ dàng truy cập ở mọi nơi, vì vậy nó đóng vai trò như một khay nhớ tạm thời.
Sau một thời điểm, điều đó dẫn đến một hộp thư đến lộn xộn. Sử dụng thủ thuật bí danh tương tự ở trên, bạn có thể giữ cho hộp thư đến của mình sạch sẽ và gọn gàng. Có bí danh tiện ích bổ sung đơn giản cho tất cả các thủ thuật của bạn và khám phá lại sức mạnh của các nhãn Gmail để giữ cho chúng được ngăn nắp.
Ví dụ:giả sử tôi đã tự gửi cho mình một vài ảnh từ điện thoại để tôi có thể mở chúng trên máy tính của mình. Về cơ bản, tôi đang sử dụng Gmail như một khay nhớ tạm. Vì vậy, thay vì gửi nó đến [email protected], tôi sẽ gửi nó đến [email protected]. Và tôi sẽ tạo bộ lọc này:
Tới: [email protected] Chọn: Áp dụng nhãn:Clipboard (Tạo nhãn mới nếu cần) Chọn: Đồng thời áp dụng bộ lọc cho các cuộc hội thoại phù hợp
Tạo bí danh và nhãn tương tự cho danh sách việc cần làm, ghi chú và những thứ khác mà bạn thường gửi email cho chính mình. Mỗi tháng hoặc lâu hơn, hãy kiểm tra nhãn đó và bạn sẽ tìm thấy rất nhiều thứ cũ mà bạn không cần dùng nữa, vì vậy bạn có thể xóa nó một cách dễ dàng.
Bạn cũng có thể muốn chọn tiêu chí "Có tệp đính kèm" để cho biết các tệp bạn đã gửi cho chính mình.
Danh sách từ khóa khổng lồ để dừng thư tự động
Bộ lọc thư rác tích hợp sẵn của Gmail rất tuyệt vời, ngăn chặn hầu hết các thư không mong muốn trước khi chúng đến tay bạn. Nhưng một số vẫn vượt qua được, giống như những email lừa đảo hoặc giả mạo đó. Sau đó, có những email không mong muốn từ các dịch vụ bạn đã đăng ký hoặc các bản tin bạn muốn kiểm tra sau đó mà không làm tắc nghẽn hộp thư đến của bạn.
Những người giỏi về chiến lược tiếp thị trên blog Kikolani đã tạo ra một danh sách khổng lồ các từ khóa để bắt các email tự động. Đây là cách tạo bộ lọc:
Có các từ: "để xem email này dưới dạng trang web, hãy truy cập vào đây." | "gặp sự cố khi đọc email này" | "gặp sự cố khi xem email này" | "email không hiển thị chính xác" | "hủy đăng ký | thay đổi tùy chọn người đăng ký" | "hủy đăng ký khỏi email này danh sách "|" hủy đăng ký ngay lập tức "|" vui lòng hủy đăng ký "|" cập nhật tùy chọn đăng ký "|" tùy chọn email "|" theo URL bên dưới để cập nhật tùy chọn của bạn hoặc chọn không tham gia "|" nếu bạn không muốn nhận thông báo trong tương lai từ " | "nếu bạn muốn hủy đăng ký" | "để đảm bảo rằng bạn tiếp tục nhận được email của chúng tôi, vui lòng thêm chúng tôi vào sổ địa chỉ hoặc danh sách an toàn của bạn" | "safeunsubscribe" | "để hủy đăng ký" | "hủy đăng ký khỏi những email này" | "hủy đăng ký từ email của chúng tôi "|" hủy đăng ký vui lòng nhấp vào "|" hủy đăng ký trong tương lai "|" bạn có thể hủy đăng ký tại đây "|" để hủy đăng ký hoặc thay đổi tùy chọn người đăng ký "|" thông báo này đã được gửi đến [email protected] "(thay thế bằng email của bạn địa chỉ) | "email này đã được gửi cho bạn bởi" | "để chọn không tham gia" | "chọn không tham gia bằng TrueRemove" | "một cú nhấp chuột hủy đăng ký" | "không trả lời email này "|" xem email này trong trình duyệt "|" vui lòng không trả lời thư này "|" nếu bạn không muốn nhận email của chúng tôi nữa "|" nếu bạn không muốn nhận email từ "|" nữa nhận bản tin này "|" không muốn nhận bất kỳ bản tin nào "|" xóa địa chỉ email này khỏi "|" xóa khỏi danh sách gửi thư này "|" quản lý cài đặt email của bạn "|" chỉnh sửa đăng ký của bạn "|" bạn có thể hủy đăng ký "|" bạn có thể hủy đăng ký "|" được cung cấp bởi YMLP "|" cập nhật thông tin liên hệ của bạn "|" cập nhật chi tiết liên hệ của bạn "|" thay đổi cài đặt đăng ký của bạn "|" quản lý đăng ký của bạn "|" quản lý đăng ký của bạn "|" cập nhật Địa chỉ Email hoặc Hủy đăng ký "|" email này được gửi bởi "|" email này dành cho "|". Bạn nhận được email này vì "|" bạn nhận được email này vì "|" bạn nhận được thư này "|" thích không nhận lời mời từ " Chọn: Bỏ qua Hộp thư đến (Lưu trữ nó) Chọn: Áp dụng nhãn:Tự động (Tạo nhãn mới nếu cần) Chọn: Đồng thời áp dụng bộ lọc cho các cuộc hội thoại phù hợp
Bạn cũng có thể chọn bỏ qua nhãn và gửi những nhãn này trực tiếp đến danh mục Quảng cáo, nếu bạn sử dụng các tab của Gmail.
Tự động chuyển tiếp hóa đơn và tài chính
"Em à, tháng này em đã thanh toán tiền điện chưa?" Rất có thể, công ty điện lực của bạn gửi hóa đơn cho một người trong nhà, nhưng người khác cần biết về hóa đơn đó để quản lý tài chính gia đình, cho dù đó là bạn cùng phòng, người thân của bạn hay thậm chí là kế toán của bạn. Hãy dành một chút thời gian để thiết lập tính năng tự động chuyển tiếp cho tất cả thông tin tài chính của bạn, từ hóa đơn đến báo cáo tài khoản.
Thật không may, không có từ khóa ma thuật nào có thể thực hiện được điều này, vì vậy bạn sẽ cần phải thêm từng người gửi riêng lẻ. Những gì bạn cần biết ở đây là bộ lọc "thẻ hoang dã". Khi bạn thêm dấu hoa thị, dấu hoa thị sẽ áp dụng cho bất kỳ mục nhập nào trong trường đó. Ví dụ:*@americanexpress.com sẽ áp dụng cho bất kỳ email nào mà người gửi có địa chỉ email "americanexpress.com".
Vì vậy, hãy tạo bộ lọc cho phù hợp. Tìm email cho hóa đơn hoặc bảng sao kê tài khoản gần đây nhất của bạn và nhấp vào thanh tìm kiếm:
Từ: *@bankemailaddress.com Chọn: Có phần đính kèm Chọn: Áp dụng nhãn:Bills (Tạo mới nếu cần) Chọn: Chuyển tiếp:[email protected] Chọn: Đồng thời áp dụng bộ lọc cho các cuộc hội thoại phù hợp
Người nhận sẽ cần phải chấp nhận các email được chuyển tiếp tự động từ bạn, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn cũng hoàn tất quá trình xác minh đó. Hầu hết các hóa đơn và bảng sao kê tài khoản ngân hàng đều gửi cho bạn tệp đính kèm PDF của hóa đơn, đó là lý do tại sao tôi khuyên bạn nên chọn tùy chọn "Có Tệp đính kèm". Nếu bạn nhận được hóa đơn qua email mà không có tệp đính kèm từ bất kỳ nhà cung cấp nào của bạn, thì đừng chọn tùy chọn này cho bộ lọc của họ.
Theo dõi Biên lai và Đơn đặt hàng
Bất cứ thứ gì bạn đặt hàng trực tuyến đều phải vào một thư mục hoặc nhãn để bạn dễ dàng tìm thấy sau này khi cần. Có những ứng dụng tốt để quét, quản lý và theo dõi biên lai, nhưng khi chúng đã được số hóa, điều đó thậm chí còn tốt hơn!
Đối với điều đó, Redditor shenannagans có một bộ lọc tuyệt vời. Đây là cách tạo nó:
Phần phụ: "Biên nhận đơn hàng" | "đơn đặt hàng của bạn" | "xác nhận đơn hàng" | "thanh toán của bạn" | "giao dịch mua etsy của bạn" | "thanh toán tài khoản của tôi đã được xử lý" | "giao dịch mua hàng của bạn" | "mua quà tặng của bạn" | "đơn hàng thinkgeek" | " Đơn hàng không liên tục của bạn "|" đơn hàng từ Woot "|" đơn hàng amazon của bạn "|" Xác nhận trả hàng "|" đơn hàng amazon của bạn "|" Gói hàng của bạn "|" Đơn hàng đã được cập nhật "|" Lựa chọn của tôi "|" Thông báo gửi hàng của UPS "|" Đơn đặt hàng netrition "|" Thanh toán của bạn "|" Đóng góp của bạn "|" đơn hàng đã được giao "|" Tải xuống của bạn "|" Đơn đặt hàng trên Amazon.com của bạn "|" Đã lên lịch thanh toán "|" hóa đơn đã sẵn sàng "|" xác nhận đơn hàng "|" cảm ơn bạn đã trở thành người ủng hộ "|" bạn đã ủy quyền một khoản thanh toán "|" đã thay đổi cam kết của bạn "|" đã nạp tiền thành công "|" bạn đã gửi một khoản thanh toán "|" đơn đặt hàng amazon.com "|" khoản thanh toán đã nhận "|" Mua hàng Xác nhận "|" biên nhận cam kết "|" Đơn đặt hàng TopatoCo của bạn "|" Đơn đặt hàng theo gói khiêm tốn "|" giao dịch của bạn "|" Gói hàng từ TopatoCo "|" Ưu đãi tốt nhất của bạn đã được gửi "|" Thông báo rút lại phiếu mua hàng "|" Bạn đã đã nhận được một bản sao quà tặng "|" Đơn đặt hàng Etsy của bạn "|" Cảm ơn bạn đã đóng góp cho "|" Xác nhận Giao hàng "|" Biên nhận Mua hàng " " Chọn: Bỏ qua Hộp thư đến (Lưu trữ nó) Áp dụng nhãn: Đơn hàng (Tạo nhãn mới nếu cần) Chọn: Đồng thời áp dụng bộ lọc cho các cuộc hội thoại phù hợp
Sắp xếp các email không khẩn cấp
Đây là một nguyên tắc nhỏ cần tuân theo để quản lý hộp thư đến của bạn:Nếu bạn đã BCC đối với một email, thì nó không cần bạn chú ý ngay lập tức. Tin nhắn có thể vẫn hữu ích, nhưng không có lý do gì mà nó lại thu hút sự chú ý quý giá ở đầu hộp thư đến của bạn.
Tất nhiên, BCC là một bản sao carbon mù. Nó có nghĩa là người gửi đã giấu địa chỉ email của bạn với tất cả những người nhận khác nhận được email đó, nhưng muốn thông báo cho bạn về tin nhắn. Rất có thể, đây chỉ là một email "FYI". Vì vậy, hãy tạo một bộ lọc mới:
Có các từ: BCC:[email protected] Chọn: Bỏ qua Hộp thư đến (Lưu trữ nó) Chọn: Áp dụng nhãn:BCC (Tạo nhãn mới nếu cần) Chọn: Đồng thời áp dụng bộ lọc cho các cuộc hội thoại phù hợp
Kiểm tra những email này một cách thoải mái mà không phải lo lắng về việc bỏ lỡ một bản cập nhật quan trọng.
Tìm Tệp đính kèm Lớn để Giải phóng Dung lượng
Bạn sắp hết dung lượng? Chúng tôi đã chỉ cho bạn một số cách để giải phóng bộ nhớ trên Gmail, bao gồm cả Find Big Mail nổi tiếng, nhưng bây giờ bạn không cần phải làm như vậy nữa.
Gmail cho phép bạn tạo bộ lọc cho các email có tệp đính kèm vượt quá một kích thước nhất định:
Chọn: Có tệp đính kèm Kích thước: Lớn hơn 10 MB Chọn: Áp dụng nhãn:10MB (Tạo nhãn mới nếu cần) Chọn: Đồng thời áp dụng bộ lọc cho các cuộc hội thoại phù hợp
Làm điều này đối với một số kích thước tệp (như 10MB, 20MB, 50MB, 100MB). Quét các nhãn từ lớn nhất đến nhỏ nhất để đảm bảo bạn sẽ không xóa nội dung quan trọng. Và sau đó chỉ cần loại bỏ phần còn lại không mong muốn trong một lần thực hiện.
Tạo Biểu tượng Tệp đính kèm
Bạn có thể thấy mã ghim đó bên cạnh email, cho bạn biết có một tệp đính kèm bên trong. Nhưng có thể hữu ích nếu biết đó là tệp PDF, trang tính Excel hay tệp hình ảnh. Đây là nơi bạn có thể kết hợp các bộ lọc và nhãn để nhanh chóng tìm thấy email có tệp đính kèm phù hợp.
Ví dụ:hãy xem cách tạo bộ lọc cho bảng tính:
Chọn: Có tệp đính kèm Có từ: tên tệp:xls HOẶC tên tệp:xlsx HOẶC tên tệp:odf Áp dụng nhãn: XLS (Tạo nhãn mới nếu cần) Chọn: Đồng thời áp dụng bộ lọc cho các cuộc hội thoại phù hợp
Khi bạn đã hoàn tất, hãy chuyển đến nhãn XLS và thay đổi màu thành màu xanh lục — là màu dành cho Excel trong Microsoft Office. Tạo các bộ lọc tương tự cho DOC (nhãn xanh lam), PPT (nhãn cam), PDF (nhãn đỏ), v.v. Email của bạn sẽ được đánh dấu rõ ràng bằng các nhãn giống như biểu tượng, giúp bạn không phải mở chúng để kiểm tra các tệp đính kèm.
Nắm bắt được những thứ bị đánh dấu sai là Spam
Đôi khi, Gmail quá sốt sắng và đánh dấu thư là spam ngay cả khi nó đáng được bạn chú ý. Và điều đó có thể dẫn đến những tình huống xấu hổ khi ai đó hỏi bạn có nhận được thư mà họ đã gửi hay không và bạn phải cho họ biết cách Gmail quyết định họ là thư rác.
Có một cách dễ dàng để giải quyết vấn đề khó xử này bằng cách tạo bộ lọc này:
Tìm kiếm: Thư rác Có các từ: Mihir HOẶC MakeUseOf HOẶC Patkar (Rõ ràng, hãy thay đổi những điều này thành tên và thông tin công việc của riêng bạn) Áp dụng nhãn: Không phải Spam Chọn: Đồng thời áp dụng bộ lọc cho các cuộc hội thoại phù hợp
Bất cứ khi nào bạn nhìn thấy một số chưa đọc bên cạnh nhãn đó, hãy kiểm tra. Nếu bạn tránh được thư rác tốt hơn, bạn cũng sẽ nhận được kết quả tốt hơn từ nhãn này.
Sao lưu Tất cả Tệp đính kèm
Thủ thuật này của Lifehack là điều thông minh nhất bạn có thể làm với các bộ lọc. Ý tưởng là vượt qua nỗi sợ xóa một tệp đính kèm quan trọng trong nhiệm vụ dọn dẹp hộp thư đến của bạn, chỉ cần sao lưu tất cả các tệp đính kèm như vậy.
Đây là cách tạo bộ lọc đó:
Trước tiên, hãy tạo một tài khoản Gmail mới cho chính bạn, chẳng hạn như [email protected]. Chọn: Có phần đính kèm Chọn: Chuyển tiếp đến:[email protected] Chọn: Đồng thời áp dụng bộ lọc cho các cuộc hội thoại phù hợp
Vì vậy, bất kỳ email nào có tệp đính kèm sẽ tự động được gửi đến tài khoản thứ hai này để lưu giữ an toàn, trong trường hợp bạn vô tình xóa nó khỏi tài khoản email chính của mình.
Cho chúng tôi biết Bộ lọc Quảng cáo của bạn
Rõ ràng, có một số tình huống khác mà bạn có thể tạo bộ lọc Gmail cho các tình huống hữu ích. Hộp thư đến mới của Gmail cũng có các bộ lọc kéo và thả để tạo sự thuận tiện.
Vì vậy, hãy cho chúng tôi biết các bộ lọc bạn đã tạo để giúp hộp thư đến của bạn dễ sử dụng hơn.