Inbox Zero nghe như một giấc mơ không thể. Ý tưởng bạn có thể giữ hộp thư email trống rỗng nghe không thực tế giữa dòng thư liên tục chúng ta nhận được.
Nhưng nó không phải vậy. Có nhiều công cụ cho điện thoại Android giúp bạn xử lý những nhắc nhở LinkedIn và đề xuất Amazon, đồng thời đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ tin quan trọng từ sếp.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ xem tám ứng dụng giúp bạn xé rối hộp thư một lần cho tất cả.
1. Gmail
Đề xuất ứng dụng Gmail có vẻ hiển nhiên vì bạn có thể đã dùng nó. Nhưng bạn có dùng nó hiệu quả nhất không?
Có rất nhiều điều bạn có thể làm để cải thiện Gmail. Bạn có thể đảm bảo dùng Tabs, phân loại email thành các danh mục (và làm nổi bật quan trọng nhất), sau đó tạo bộ lọc tự động lưu trữ các danh mục nhất định. Bạn cũng có thể dùng Nhãn để tổ chức thêm hộp thư, hoặc tạo bộ lọc di chuyển/xóa tin nhắn trước khi bạn thấy chúng.
Mẹo Gmail Android
Bạn phải thiết lập nhiều thứ này trên máy tính, nhưng có một số thủ thuật làm ứng dụng Gmail hoạt động tốt hơn. Bạn có thể duyệt hộp thư nhanh bằng cách mở một email rồi vuốt trái để mở thư tiếp theo, như đọc tạp chí.
Bạn có thể tìm kiếm email dễ dàng hơn bằng toán tử. Ví dụ, tìm android in:sent sẽ tìm tin nhắn chứa từ android trong thư mục Đã gửi. Bạn có thể tìm danh sách đầy đủ toán tử Gmail ở đây.
Và nếu bạn là thành viên mailing list, hoặc bị CC vào cuộc hội thoại nhóm mà bạn không tham gia, bạn có thể nhấn nút Tắt ngâm để tự động lưu trữ tin nhắn mới trong chuỗi đó.
2. Widgets for Gmail
Nếu bạn hài lòng với Gmail và không muốn chuyển ứng dụng email khác, bạn có thể cải thiện nó thêm bằng cài đặt Widgets for Gmail.
Nhóm widget nhỏ này bao gồm hộp thư toàn màn hình hiển thị tất cả tin nhắn, hoặc chỉ từ danh mục cụ thể. Khi chạm, thư mở trong chính widget, cho phép bạn đánh dấu đã đọc, lưu trữ, xóa, hoặc trả lời mà không cần mở ứng dụng Gmail đầy đủ.
Cũng có biểu tượng thay thế bao gồm huy hiệu số lượng chưa đọc minh họa bạn cách Inbox Zero bao xa.
3. Notifly
Một trong những nguyên tắc cốt lõi của Inbox Zero là bạn nên xử lý email nhanh và hiệu quả nhất có thể. Đặc biệt, nghĩa là trả lời ngay bất kỳ email nào có thể trả lời trong hai phút. Công việc này dễ dàng hơn nhiều nhờ Notifly.
Notifly chặn thông báo từ ứng dụng như Gmail và Inbox (cùng nhiều ứng dụng nhắn tin phổ biến khác), và hiển thị chúng trong bong bóng nhỏ trên ứng dụng hiện tại. Chúng thậm chí hiển thị trên màn hình khóa. Từ đó, bạn có thể trả lời trực tiếp hoặc bỏ qua/từ chối tin nhắn nếu không muốn bị gián đoạn.
Notifly tuyệt vời cho hội thoại ngắn, dựa trên văn bản, nhưng nếu bạn có tin nhắn dài, bạn vẫn có thể phải mở trong ứng dụng email để xử lý. Dù sao, nó là bổ sung hữu ích cho hệ thống thông báo tích hợp của Android.
4. Inbox by Gmail
Ứng dụng email khác của Google, Inbox, suy nghĩ hoàn toàn khác về cách xử lý email. Nó loại bỏ hoàn toàn danh sách tiêu đề không bao giờ kết thúc truyền thống để tổ chức tin nhắn theo cách thông minh hơn.
Dù tên là Inbox, ứng dụng không thực sự có hộp thư đến theo nghĩa truyền thống. Thay vào đó, nó hiển thị các nhóm email gom lại theo thời gian — email hôm nay, hôm qua, v.v. — sau đó theo danh mục hoặc chủ đề. Đó là tính năng Tabs trong Gmail được đưa đến kết luận logic.
Trong nhiều trường hợp, ứng dụng cũng giúp bạn không phải đọc một số email. Nó quét tin nhắn và đưa nội dung liên quan lên trước — tệp đính kèm, thông tin theo dõi đơn hàng, liên kết đến nội dung trực tuyến chỉ là vài ví dụ bạn có thể xem bằng một chạm, không bao giờ cần mở email chứa chúng. Nó cũng học theo thời gian, nên càng dùng càng tốt.
5. Microsoft Outlook
Nếu bạn từng dùng Outlook trên máy tính, bạn có thể nghĩ nó thêm gánh nặng email, không giải quyết. Nhưng Outlook trên Android khác; nó thực sự khá tốt.
Ứng dụng hoạt động với tất cả tài khoản email và có sẵn tính năng liên hệ và lịch, nên có thể thay thế ứng dụng Gmail. Hộp thư "Focused" khéo léo cho phép bạn bỏ qua rác và chỉ thấy tin quan trọng.
Tốt nhất là khả năng lên lịch email bằng cách vuốt sang phải. Thao tác này gỡ tin nhắn khỏi hộp thư, và nó chỉ xuất hiện lại — với thông báo mới — vào thời điểm bạn chọn.
Có thể không đưa bạn đến Inbox Zero, nhưng lên lịch thực sự giúp email ít xâm nhập hơn, đặc biệt khi tin nhắn công việc đến tối thứ Sáu và bạn có thể đẩy sang sáng thứ Hai chỉ với một vuốt đơn giản.
6. Boxer
Boxer là ứng dụng tuyệt vời được xây dựng để giúp bạn xử lý email nhanh nhất có thể. Nó có tất cả vuốt và cử chỉ như mọi ứng dụng email khác, nhưng biến chúng thành trọng tâm của ứng dụng.
Vì vậy, trong khi Gmail và các ứng dụng khác chỉ cho phép vuốt xóa một email mỗi lần, trong Boxer bạn có thể chọn nhiều tin nhắn và vuốt tất cả cùng lúc.
Và trong khi các ứng dụng khác chủ yếu giới hạn chức năng vuốt ở xóa, lưu trữ, hoặc lên lịch, Boxer cho phép bạn chọn từ 11 chức năng và gán cho bốn cử chỉ vuốt (vuốt dài và ngắn trái/phải).
Các chức năng từ cơ bản như lưu trữ và xóa, đến biến email thành mục To Do hoặc chuyển tiếp đến Evernote, thậm chí gửi trả lời nhanh đã soạn sẵn — bạn sẽ không bao giờ phải viết email "Cảm ơn!" nữa.
7. WeMail
Giống như Inbox, WeMail có cách tiếp cận khác với email. Nhưng ứng dụng này không gom thư theo chủ đề hoặc danh mục; nó gom theo người gửi. Đó là email được tái tưởng tượng như ứng dụng nhắn tin, và hoạt động khá tốt.
Hộp thư vẫn theo thứ tự thời gian, và cuộc hội thoại được giữ trong luồng riêng, nhưng tất cả gom lại dưới tên người gửi. Điều này giúp dễ dàng kiểm tra ngay lập tức các tương tác trước với đối tác kinh doanh, đảm bảo email từ bạn bè, gia đình không bị mất trong hỗn loạn, và lưu trữ mọi tin nhắn từ một người gửi chỉ bằng một vuốt.
WeMail cũng tự động lọc email xã hội và khuyến mãi, và cho phép bạn xem bất kỳ tệp đính kèm nào chỉ bằng một chạm. Nó cũng loại bỏ nhiều định dạng HTML trong email, để bạn 직 tiếp đến nội dung tin nhắn.
8. IQTELL
IQTELL là ứng dụng đơn lẻ kết hợp hai khái niệm năng suất lớn: Inbox Zero và Getting Things Done.
Ý tưởng là bạn không để bất cứ thứ gì trong hộp thư không được chạm — mọi thứ phải biến thành nhiệm vụ GTD như Hành động (mục To Do list, về cơ bản) hoặc Dự án (công việc đa nhiệm vụ có thể chứa Hành động). Hoặc, chúng nên được chuyển tiếp đến Evernote, hoặc lưu trữ, xóa, hoặc trả lời. Và tất cả có thể làm bằng cử chỉ vuốt quen thuộc.
IQTELL là ứng dụng cho người siêu tổ chức, và là công cụ thiết yếu cho tất cả ai yêu thích Getting Things Done.
Mẹo Của Bạn Cho Inbox Zero
Email là một trong những phần lâu đời nhất của Internet, và nhiều mặt là một trong những phần tồi tệ nhất. Nó xâm nhập, và có quá nhiều. Nhưng nó không phải như vậy. Bằng cách chuyển sang ứng dụng email khác, phù hợp với cách bạn làm việc, hoặc chỉ học cách thiết lập ứng dụng hiện tại tốt hơn, bạn có thể kiểm soát nó trong chốc lát.
Mẹo của bạn để đạt Inbox Zero là gì? Bạn có ứng dụng email Android yêu thích? Chia sẻ suy nghĩ trong bình luận bên dưới.