Inbox Zero nghe như một giấc mơ không tưởng. Ý tưởng rằng bạn có thể giữ cho hộp thư đến của mình trống rỗng nghe có vẻ không thực tế giữa vô số thư liên tục mà tất cả chúng ta đều nhận được.
Nhưng nó không phải. Có nhiều công cụ dành cho điện thoại Android sẽ giúp bạn thực hiện các lời nhắc trên LinkedIn và các đề xuất của Amazon, đồng thời đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ thông điệp quan trọng đó từ sếp của mình.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ xem xét tám ứng dụng có thể giúp bạn xử lý hộp thư đến của mình một lần và mãi mãi.
1. Gmail
Đề xuất ứng dụng Gmail có vẻ hơi rõ ràng vì bạn có thể đã sử dụng nó. Nhưng bạn có sử dụng nó một cách hiệu quả nhất?
Có rất nhiều điều bạn có thể làm để cải thiện Gmail. Bạn có thể đảm bảo rằng bạn đang sử dụng Tab, sắp xếp email của bạn thành các danh mục (và đánh dấu những danh mục quan trọng nhất) và sau đó bạn có thể tạo bộ lọc để tự động lưu trữ các danh mục nhất định. Bạn cũng có thể sử dụng Nhãn để sắp xếp thêm hộp thư đến của mình hoặc tạo bộ lọc để di chuyển hoặc xóa thư trước khi bạn nhìn thấy chúng.
Mẹo về Gmail dành cho Android
Bạn phải thiết lập rất nhiều điều này trên máy tính để bàn, nhưng có một số thủ thuật giúp ứng dụng Gmail hoạt động tốt hơn. Bạn có thể duyệt nhanh qua hộp thư đến của mình bằng cách mở một email rồi vuốt sang trái để mở email tiếp theo, giống như bạn đang đọc tạp chí.
Bạn có thể tìm kiếm email của mình dễ dàng hơn bằng cách sử dụng các toán tử. Ví dụ:tìm kiếm android in:sent sẽ tìm kiếm các tin nhắn có chứa từ android trong Đã gửi của bạn thư mục. Bạn có thể tìm thấy danh sách đầy đủ các nhà khai thác Gmail tại đây.
Và nếu bạn là thành viên của danh sách gửi thư hoặc đang được cc vào các cuộc trò chuyện nhóm mà bạn không phải là thành viên, bạn có thể nhấn nút Tắt tiếng để tự động lưu trữ bất kỳ thư mới nào trong chuỗi đó.
2. Các tiện ích cho Gmail
Nếu bạn hài lòng với Gmail và không muốn chuyển sang một ứng dụng email khác, thì bạn có thể cải thiện nó hơn nữa bằng cách cài đặt Widget cho Gmail.
Nhóm nhỏ các tiện ích con này bao gồm một hộp thư đến toàn màn hình hiển thị tất cả các tin nhắn của bạn hoặc chỉ những tin nhắn từ các danh mục cụ thể. Khi được nhấn, các thư sẽ mở trong chính tiện ích, vì vậy bạn có thể đánh dấu chúng là đã đọc, lưu trữ, xóa hoặc trả lời mà không cần mở ứng dụng Gmail đầy đủ.
Ngoài ra còn có các biểu tượng thay thế bao gồm huy hiệu số lượng chưa đọc để minh họa bạn còn bao xa nữa mới đến được Inbox Zero.
3. Notifly
Một trong những nguyên tắc cốt lõi của Inbox Zero là bạn phải xử lý email của mình càng nhanh càng tốt. Đặc biệt, điều này có nghĩa là trả lời ngay lập tức bất kỳ email nào có thể được trả lời trong vòng chưa đầy hai phút. Đây là một công việc dễ dàng hơn nhiều bởi Notifly.
Notifly chặn thông báo từ các ứng dụng như Gmail và Inbox (cùng với nhiều ứng dụng nhắn tin phổ biến khác) và hiển thị chúng trong một bong bóng nhỏ trên đầu ứng dụng hiện tại của bạn. Chúng thậm chí sẽ hiển thị trên màn hình khóa của bạn. Từ đó, bạn có thể trả lời trực tiếp hoặc loại bỏ hoặc bỏ qua tin nhắn nếu không muốn bị gián đoạn.
Notifly rất phù hợp cho các cuộc trò chuyện ngắn hơn, dựa trên văn bản, nhưng nếu bạn có một tin nhắn dài hơn, bạn có thể vẫn phải mở nó trong ứng dụng email của mình để xử lý. Dù bằng cách nào, đây cũng là một cải tiến hữu ích cho hệ thống thông báo tích hợp sẵn của Android.
4. Hộp thư đến của Gmail
Ứng dụng email khác của Google, Inbox, hoàn toàn xem xét lại cách xử lý email. Nó hoàn toàn loại bỏ danh sách tiêu đề chủ đề truyền thống, không bao giờ kết thúc để sắp xếp thư của bạn theo cách thông minh hơn.
Bất chấp cái tên, Inbox không thực sự có hộp thư đến theo nghĩa truyền thống. Thay vào đó, nó hiển thị cho bạn các nhóm email được nhóm lại với nhau trước tiên theo thời gian - email nhận được hôm nay, hôm qua, v.v. - và sau đó là theo danh mục hoặc chủ đề. Đây là tính năng Tab trong Gmail được đưa đến kết luận hợp lý của nó.
Trong nhiều trường hợp, ứng dụng cũng sẽ hoạt động để đảm bảo bạn không phải đọc một số email. Nó quét tin nhắn và đưa bất kỳ nội dung liên quan nào lên trước - tệp đính kèm, thông tin theo dõi đơn đặt hàng và liên kết đến nội dung trực tuyến chỉ là một vài ví dụ về những thứ bạn có thể xem chỉ bằng một lần nhấn mà không cần phải mở email có trong đó. Nó cũng học hỏi theo thời gian, vì vậy bạn càng sử dụng nhiều ứng dụng, nó càng trở nên tốt hơn.
5. Microsoft Outlook
Nếu bạn đã từng sử dụng Outlook trên máy tính để bàn, bạn có thể nghĩ rằng nó như thêm vào gánh nặng email của bạn chứ không phải giải quyết chúng. Nhưng Outlook trên Android thì khác; nó thực sự khá tốt.
Ứng dụng hoạt động với tất cả các tài khoản email của bạn và có danh bạ cũng như tính năng lịch được tích hợp sẵn, vì vậy, nó có thể hoạt động như một sự thay thế cho ứng dụng Gmail. Hộp thư đến "Ưu tiên" cho phép bạn bỏ qua thư rác một cách thông minh và chỉ xem các thư quan trọng.
Hơn hết là khả năng lên lịch email bằng cách vuốt chúng sang phải. Thao tác này sẽ xóa thư khỏi hộp thư đến của bạn và thư sẽ chỉ xuất hiện lại - với một thông báo mới - vào thời điểm bạn chọn.
Nó có thể không đưa bạn đến Inbox Zero, nhưng việc lập lịch thực sự giúp email ít bị xâm nhập hơn, đặc biệt là khi thư công việc đó đến vào tối thứ Sáu và bạn có thể chuyển đến sáng thứ Hai chỉ bằng một thao tác vuốt đơn giản.
6. Võ sĩ quyền anh
Boxer là một ứng dụng tuyệt vời được xây dựng để giúp bạn truy cập email của mình nhanh nhất có thể. Nó có tất cả các thao tác vuốt và cử chỉ giống như mọi ứng dụng email khác đều có, nhưng nó biến chúng thành tâm điểm của ứng dụng.
Vì vậy, trong khi Gmail và các phần còn lại chỉ cho phép bạn vuốt từng email một, trong Boxer, bạn có thể chọn nhiều thư và vuốt tất cả chúng lại với nhau.
Và trong khi các ứng dụng khác chủ yếu giới hạn các chức năng vuốt để xóa, lưu trữ hoặc lập lịch, Boxer cho phép bạn chọn trong số 11 chức năng và gán cho chúng bốn cử chỉ vuốt (vuốt dài và ngắn sang trái và phải).
Các chức năng này bao gồm từ những điều cơ bản như lưu trữ và xóa, đến chuyển email thành các mục nhập trong danh sách Việc cần làm hoặc chuyển tiếp chúng đến tài khoản Evernote của bạn và thậm chí để gửi các câu trả lời nhanh được soạn trước - bạn sẽ không bao giờ cần viết thêm một câu "Cảm ơn!" gửi lại email.
7. WeMail
Giống như Inbox, WeMail có một cách tiếp cận khác với email. Nhưng ứng dụng này không nhóm các tin nhắn của bạn theo chủ đề hoặc danh mục; nó nhóm chúng theo người gửi. Nó được mô phỏng lại như một ứng dụng nhắn tin và nó hoạt động khá tốt.
Hộp thư đến vẫn được sắp xếp theo thứ tự thời gian và các cuộc hội thoại được giữ trong chuỗi riêng của chúng, nhưng tất cả chúng đều được lưu cùng nhau dưới tên của người gửi. Điều này giúp bạn dễ dàng kiểm tra ngay các tương tác trước đây của mình với các địa chỉ liên hệ công việc, đảm bảo rằng email từ bạn bè hoặc gia đình không bị nhiễu và lưu trữ mọi tin nhắn từ người gửi chỉ bằng một lần vuốt.
WeMail cũng tự động lọc các email quảng cáo và xã hội, đồng thời cho phép bạn xem bất kỳ tệp đính kèm nào mà bạn đã được gửi chỉ với một lần nhấn nút. Nó cũng loại bỏ rất nhiều định dạng HTML trong email, vì vậy bạn có thể truy cập ngay nội dung của thư.
8. IQTELL
IQTELL là một ứng dụng duy nhất kết hợp hai khái niệm năng suất lớn nhất:Inbox Zero và Hoàn thành mọi việc.
Ý tưởng là bạn không để bất cứ thứ gì trong hộp thư đến của mình không bị ảnh hưởng - mọi thứ phải được chuyển thành một nhiệm vụ GTD như Hành động (về cơ bản là một mục trong danh sách Việc cần làm) hoặc Dự án (một công việc đa tác vụ có thể chứa Hành động). Hoặc, chúng sẽ được chuyển tiếp đến tài khoản Evernote của bạn, hoặc được lưu trữ, xóa hoặc trả lời. Và tất cả điều này có thể được thực hiện bằng các cử chỉ vuốt thông thường.
IQTELL là một ứng dụng dành cho siêu tổ chức và là một công cụ cần thiết cho tất cả những ai yêu thích Hoàn thành công việc.
Mẹo dành cho Inbox Zero
Email là một trong những phần lâu đời nhất của Internet, và về nhiều mặt là một trong những phần tồi tệ nhất. Nó có thể xâm nhập và có quá nhiều thứ. Nhưng không nhất thiết phải như vậy. Bằng cách chuyển sang một ứng dụng email khác, một ứng dụng phù hợp với cách bạn làm việc hoặc chỉ cần học cách thiết lập ứng dụng hiện tại của bạn tốt hơn, bạn có thể kiểm soát nó ngay lập tức.
Mẹo của bạn để đạt được Inbox Zero là gì? Bạn có ứng dụng email yêu thích cho Android không? Chia sẻ suy nghĩ của bạn trong các nhận xét bên dưới.