Gmail là một trong những nhà cung cấp dịch vụ email có dung lượng lưu trữ hào phóng. Mặc dù đây chắc chắn là lợi thế, nhưng cũng là một trong những nhược điểm lớn nhất nhiều người dùng đối mặt. Vì người dùng có thể lưu trữ gigabytes dữ liệu miễn phí, việc dọn dẹp email trở thành ưu tiên thấp, để lại hàng nghìn email để duyệt khi cuối cùng dùng hết gần như toàn bộ dung lượng miễn phí.
Mặc dù thấy hàng nghìn email chưa đọc và không cần thiết có thể gây sợ hãi, dọn dẹp mọi thứ để bắt đầu mới lại ngạc nhiên dễ dàng và nhanh. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách xóa tất cả email trên Gmail, cũng như cách thiết lập email tự động xóa email cũ và tầm quan trọng của việc dọn dẹp hộp thư đến thường xuyên.
Tại sao bạn nên thường xuyên dọn dẹp Hộp thư đến?
Nếu bạn vẫn còn đủ không gian trong hộp thư, bạn có thể thắc mắc tại sao phải dọn dẹp? Dọn dẹp email mang lại nhiều lợi ích. Đây là những lý do hàng đầu:
Hầu hết Email mất giá trị
Mục đích chính của email là gửi và nhận thông tin. Vì vậy, nếu bạn nhận email từ năm năm trước, có khả năng dữ liệu từ email đó không còn giá trị.
Ví dụ, nếu bạn có chuỗi email từ cựu nhà tuyển dụng ba năm trước, bạn nghĩ thông tin từ chuỗi đó có giá trị? Có lẽ không. Đó là lý do tốt nhất chỉ giữ email có giá trị và cố gắng xóa những email dư thừa.
Tốc độ tìm kiếm của Con người và Máy tính
Dù bạn tổ chức email theo thư mục cho các dự án khác nhau, vẫn dễ hơn quét nhìn qua 50 email thay vì 500 email. Và dù bạn luôn dùng tùy chọn lọc Gmail để giảm kết quả, nó vẫn không thắng tiện lợi của danh sách ngắn gọn, sạch.
Không chỉ bạn thấy khó lọc qua hàng trăm hoặc hàng nghìn email, Gmail cũng mất lâu hơn để lọc qua tập dữ liệu nếu nó giữ nhiều bản ghi. Nói đơn giản, ít email hơn cho phép bạn và Gmail tìm kiếm tốt hơn.
Hiệu suất Hệ thống cục bộ
Ngoài tốc độ tìm kiếm, nhiều email cũng ảnh hưởng hệ điều hành, đặc biệt dùng chương trình email cục bộ. Ví dụ, càng nhiều email, càng lâu chương trình email khởi động và đồng bộ với máy chủ.
Kết quả, bản sao lưu (backup) sẽ lâu hơn. Vì vậy dù ổ cứng khá rẻ, giữ hộp thư ở mức tối thiểu luôn là giải pháp tốt hơn.
Cách xóa tất cả Email trên Gmail
Nếu bạn muốn xóa mọi email trong hộp thư Gmail, bạn chỉ cần máy tính, tài khoản Gmail, và chút thời gian. Sau đó, làm theo các bước dưới để xóa sạch hộp thư hoàn toàn:
- Mở tài khoản Gmail trên trình duyệt.
- Trên hộp thư Gmail, chọn danh mục bạn muốn xóa. Hộp thư Gmail được phân thành ba hoặc bốn danh mục: Chính (Primary), Xã hội (Social), Cập nhật (Updates), và Khuyến mãi (Promotions). Cách nhanh nhất xóa email trong Gmail là xóa theo danh mục.
- Chọn tab bạn muốn xóa bằng cách nhấp vào nó. (Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ xóa tab Khuyến mãi (Promotions).)
- Ở phía trên bên trái màn hình, tích vào hộp kiểm nhỏ dưới thanh Tìm kiếm thư (Search mail). Điều này sẽ chọn mọi email trên trang, lên đến 50 email, và tất cả email được chọn sẽ chuyển sang màu đậm hơn. Nếu bạn có hơn 50 email khuyến mãi, làm điều này không lấy hết, nhưng bước tiếp theo sẽ.
- Tiếp theo, bạn sẽ thấy văn bản nhỏ hiển thị ở trên màn hình nói, "Tất cả 50 hội thoại trên trang này được chọn." Chọn tất cả x hội thoại trong Khuyến mãi." Nhấp phần nói "Chọn tất cả x hội thoại trong Khuyến mãi (Select all x conversations in Promotions)." Điều này cho phép bạn chọn tất cả email trong danh mục đã chọn.
- Sau đó, chọn biểu tượng Thùng rác (Trash) nằm dưới thanh tìm kiếm.
- Sau khi nhấp biểu tượng Thùng rác, cửa sổ bật lên xuất hiện xác nhận có muốn xóa X số email. Chọn OK.
- Sau khi xác nhận hành động, sẽ mất một chút thời gian, đặc biệt nếu bạn có hàng nghìn email. Khi quá trình hoàn tất, bạn sẽ thấy cửa sổ bật lên xác nhận nhỏ ở góc dưới bên trái màn hình. Chỉ cần làm mới trang, và bạn sẽ thấy tất cả email đã bị xóa.
Lưu ý: Mặc dù bạn đã xóa tất cả email trong danh mục Khuyến mãi, không có nghĩa là chúng bị xóa khỏi tài khoản Gmail. Với Gmail, một khi bạn xóa email, nó được lưu trong thư mục Thùng rác khoảng 30 ngày. Chỉ sau giai đoạn này Google mới xóa vĩnh viễn. Nếu bạn muốn đẩy nhanh quy trình và xóa vĩnh viễn tất cả email, làm theo các bước dưới.
- Đi đến Thư mục Thùng rác (Trash Folder) tìm thấy trên menu điều hướng bên trái màn hình.
- Trên thư mục Thùng rác, chọn Làm rỗng Thùng rác ngay (Empty Trash, now) ở phần trên màn hình.
- Khi xong, lặp lại quy trình tương tự cho các danh mục hộp thư khác, và bạn sẽ có hộp thư Gmail sạch cho khởi đầu mới.
Cách xóa Email trên Gmail Tự động
Nếu bạn muốn làm cho mọi thứ tiện lợi hơn, bạn có thể thiết lập bộ lọc cho phép tự động xóa email cũ từ hộp thư.
- Mở tài khoản Gmail trên trình duyệt.
- Trên hộp thư Gmail, nhấp vào biểu tượng Cài đặt (Settings) ở góc trên bên phải. Tiếp theo, chọn Xem tất cả cài đặt (See all settings).
- Trên trang Cài đặt, chọn Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn (Filters and Blocked Addresses). Từ menu này, chọn Tạo bộ lọc mới (Create a new filter).
- Trên hộp bật lên, gõ older_than:X trên trường "có từ (has the words)". X trên lệnh này là khung thời gian bạn thích xóa tin nhắn cũ. Lệnh dùng d cho ngày, w cho tuần, m cho tháng, và y cho năm. Ví dụ, nếu muốn khung 4 năm, thay X thành 4y. Sau đó, chọn Tạo bộ lọc (Create filter).
- Hộp bật lên hỏi có muốn tạo bộ lọc. Chọn OK.
- Tiếp theo, tích vào ô bên cạnh tùy chọn Xóa nó (Delete it) và Cũng áp dụng bộ lọc cho (Also apply filter to). Sau đó, chọn Tạo bộ lọc (Create filter).
Điều này sẽ tự động xóa tất cả email cũ hơn ngày bạn chỉ định. Nếu muốn xóa bộ lọc này sau, làm theo các bước dưới:
- Mở tài khoản Gmail trên trình duyệt.
- Trên hộp thư Gmail, nhấp vào biểu tượng Cài đặt (Settings) ở góc trên bên phải. Tiếp theo, chọn Xem tất cả cài đặt (See all settings).
- Trên trang Cài đặt, chọn Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn (Filters and Blocked Addresses) và chọn Xóa (Delete).
- Hộp bật lên xuất hiện. Chỉ cần chọn OK, và Gmail sẽ xóa bộ lọc của bạn.
Duy trì Hộp thư sạch
Biết cách xóa tất cả email trên Gmail cho phép bạn có hộp thư không rối rắm và đảm bảo nhận tất cả email quan trọng. Bên cạnh đó, bạn có thể thiết lập hộp thư tự động xóa email cũ, để không phải nhớ làm thủ công.