Google Sites là một trong những cách thuận tiện nhất để tạo và xuất bản trang web với nỗ lực tối thiểu. Với các công cụ có sẵn trong Google Sites, bạn thực sự có thể tạo các bảng điều khiển cá nhân rất hữu ích giúp tăng cường tổ chức và năng suất.
Trong bài viết này, bạn sẽ thấy cách sử dụng Google Sites để tạo một số bảng điều khiển tuyệt vời có thể:
- Theo dõi email
- Phân tích hiệu suất trang web
- Tạo hệ thống quản lý thời gian
- Cập nhật tin tức trực tiếp
- Lưu các vị trí yêu thích
1. Bảng điều khiển theo dõi Email
Một trong những điều khó chịu nhất về email là bạn cần một loại máy khách email nào đó để biết khi có email mới đến hộp thư đến.
Nếu bạn có tài khoản Google email, đó có thể là hộp thư Gmail trực tuyến ưa thích hoặc bất kỳ máy khách email máy tính để bàn nào.
Nhưng với Google Sites, bạn thực sự có thể xây dựng một bảng điều khiển dữ liệu tùy chỉnh để hiển thị tất cả email đến trong một nơi. Chỉ với một bảng điều khiển, bạn chỉ cần nhìn một cái để thấy tất cả email mới đến trong ngày.
Điều này yêu cầu đồng bộ Gmail với Google Sheets và sau đó hiển thị các sheet đó trên trang Google Sites.
Hiển thị dấu thời gian của email mới nhất
Có thể đồng bộ Gmail với Google Sheets bằng IFTTT. Nhưng với IFTTT bạn chỉ có thể làm điều này với một tài khoản Gmail. Đây là lý do tôi thường chuyển sang Zapier để đồng bộ nhiều tài khoản Gmail với nhiều Google Sheets. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng Zapier không miễn phí.
Với Zapier, bạn chỉ cần tạo một "Zap" với đầu vào là tài khoản Gmail bạn muốn theo dõi và chọn kích hoạt với mỗi email đến mới. Sau đó chọn Google Sheets làm đầu ra.
Bạn nên tạo một Google Sheet tên "Incoming Emails" trước.
Zapier cho phép bạn chọn bảng tính theo tên và worksheet bên trong nơi bạn muốn thông tin email đi đến.
Trong ví dụ đầu tiên này, bạn sẽ tạo một widget trên bảng điều khiển hiển thị từng tài khoản.
Giống như thế này:
Mỗi vài phút, kịch bản sẽ chạy và cập nhật cột thứ hai của hàng bạn chỉ định.
Vì vậy để cập nhật hàng MakeUseOf với dấu thời gian của email mới nhất trong hộp thư đến, tôi sẽ chọn hàng ba. Sau đó chọn dữ liệu email bạn muốn nhập.
Một khi "Zap" riêng lẻ được tạo cho mỗi tài khoản Gmail, widget bảng điều khiển sẽ trông như bên dưới.
Bạn có thể nhập widget này vào trang web Google Sites (bảng điều khiển) của bạn bằng cách nhấp vào Sheets trong menu Chèn ở phía bên phải trang.
Hiển thị tất cả email đến
Để thêm widget hiển thị tất cả email đến trong ngày, tạo cùng loại Zap. Cũng tạo ba cột trong sheet: Tên, Ngày và Chủ đề.
Sau đó, khi thêm hành động Sheet trong Zap, bạn sẽ chọn cùng workbook, nhưng chọn sheet bạn đã tạo cho tài khoản email đó.
Sau đó điền các trường với dữ liệu email bạn muốn nhập.
Điều này sẽ đưa tất cả email mới đến vào Google Sheet mới của bạn. Đây là widget sẽ trông như thế nào khi bạn nhập nó vào bảng điều khiển mới.
Tất nhiên, bạn không muốn để sheet này cứ đầy lên. Mục đích của widget là hiển thị email đến trong ngày, vì vậy bạn sẽ muốn thêm một Google Script vào sheet để xóa sạch các sheet mỗi ngày lúc nửa đêm.
Việc này rất dễ làm. Trong Google Sheet, chỉ cần nhấp vào menu Tools và chọn Script editor.
Dán một hàm mới gọi là "ClearAll" vào trình soạn thảo script này.
function ClearAll() {
var start, end;
var sheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Makeuseof');
start = 2;
end = sheet.getLastRow() - 1;//Số hàng cuối cùng có nội dung
//các hàng trống sau hàng cuối cùng có nội dung sẽ không bị xóa
sheet.deleteRows(start, end);
var sheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('IAMMarketing');
start = 2;
end = sheet.getLastRow() - 1;//Số hàng cuối cùng có nội dung
//các hàng trống sau hàng cuối cùng có nội dung sẽ không bị xóa
sheet.deleteRows(start, end);
var sheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Gmail');
start = 2;
end = sheet.getLastRow() - 1;//Số hàng cuối cùng có nội dung
//các hàng trống sau hàng cuối cùng có nội dung sẽ không bị xóa
sheet.deleteRows(start, end);
}
Bạn sẽ muốn chỉnh sửa phần "getSheetByName" với tên thực tế của các sheet chứa email của bạn.
Để chạy script này mỗi ngày lúc nửa đêm, trong Script Editor, lưu script của bạn bằng cách nhấp vào File rồi Save. Sau đó nhấp vào Edit và Current project's triggers.
Đặt sự kiện thành Time-driven, Day timer và Midnight to 1am. Sau đó nhấp Save.
Điều này sẽ xóa tất cả các sheet lúc nửa đêm, vì vậy mỗi buổi sáng bảng điều khiển của bạn sẽ bắt đầu với một sheet mới, chỉ hiển thị các email đến mới nhất trong ngày.
2. Bảng điều khiển hiệu suất trang web
Một bảng điều khiển dữ liệu hữu ích khác là màn hình hiển thị hiệu suất nếu bạn sở hữu hoặc vận hành một trang web.
Để tạo một bảng điều khiển hiển thị dữ liệu về hiệu suất trang web, bạn sẽ cần dữ liệu đó ở một vị trí tự động cập nhật. Vì Google Sites cho phép bạn nhập biểu đồ từ Google Sheets, bạn sẽ muốn thiết lập Google Sheets để tự động nhận dữ liệu từ Google Analytics.
Điều đó nằm ngoài phạm vi bài viết này, nhưng chúng tôi đã bảo bạn. Có hai cách để thực hiện điều này. Hoặc thiết lập một applet IFTTT gửi dữ liệu Google Analytics qua email đến Google Sheets, hoặc xây dựng bảng tính của riêng bạn bằng Google Core Reporting API.
Reporting API mạnh mẽ hơn nhiều và cho phép truy cập gần như tất cả dữ liệu Google Analytics thu thập về trang web của bạn, nhưng nó có độ cong học tập hơi dốc hơn.
Khi bảng tính của bạn đang nhận dữ liệu và bạn đã tạo một vài biểu đồ vẽ biểu diễn lưu lượng truy cập hoặc dữ liệu nhân khẩu học, bạn đã sẵn sàng xây dựng bảng điều khiển.
Trong Google Sites, chỉ cần nhấp menu Chèn và chọn Charts. Duyệt đến bảng tính trong Google Drive nơi bạn đã lưu bảng tính, và Google Sites sẽ cho bạn tùy chọn chọn bất kỳ biểu đồ nào tồn tại trong bảng tính đó.
Xây dựng bảng điều khiển trang web của bạn bằng cách nhấp vào từng biểu đồ bạn muốn bao gồm và đặt chúng trên trang ở nơi bạn muốn.
Chỉ trong vài nhấp chuột, bạn sẽ có một bảng điều khiển giám sát hiệu suất web đẹp mắt.
Bạn không cần một Google Site riêng cho các bảng điều khiển khác nhau. Bạn có thể tạo các trang con trên site cho từng bảng điều khiển riêng lẻ.
Cách này chỉ có một URL để truy cập mọi thứ bạn muốn theo dõi.
3. Bảng điều khiển quản lý thời gian
Nếu bạn có một số Google Calendars, bạn có thể sử dụng bảng điều khiển quản lý thời gian hiển thị ba định dạng lịch: Agenda, Tuần và Tháng.
Khác với Google Calendar nơi bạn phải chuyển đổi giữa các xem này, bạn có thể tạo một bảng điều khiển Google Sites hiển thị tất cả cùng một lúc.
Thậm chí tốt hơn, bạn có thể nhúng tất cả lịch từ tất cả tài khoản Google của mình trên một bảng điều khiển duy nhất. Đây là cách bạn làm:
Trong Google Sites, trong Chèn, nhấp vào Calendar.
Điều này cho bạn tùy chọn chọn Google Calendar nào bạn muốn nhúng.
Khi bạn chọn lịch muốn nhúng, trong View Selection, bạn có thể chọn từ Tháng, Tuần hoặc Agenda.
Để tạo bảng điều khiển với cả ba, chỉ cần chèn từng cái một vào bảng điều khiển.
Chọn bố cục sạch đẹp cho ba định dạng, và bạn sẽ có một bảng điều khiển quản lý thời gian hoạt động tốt.
Vì xem Agenda rất hẹp, bạn có thể dễ dàng đặt xem Lịch tuần bên cạnh nó.
Sau đó, thêm xem Lịch tháng lớn hơn bên dưới cả hai.
Cũng có thể chuyển đổi chế độ hiển thị của từng widget này trên bảng điều khiển trực tiếp bất kỳ lúc nào. Vì vậy bạn không bị kẹt với hiển thị tĩnh sau khi thiết lập.
Nếu bạn muốn bao gồm lịch từ các tài khoản Google khác trên cùng một trang, chỉ cần cuộn xuống dưới và bắt đầu thêm nhiều hơn. Hoặc bạn có thể tạo một trang con hoàn toàn mới cho mỗi tài khoản Google.
Bố cục bạn chọn cho bảng điều khiển hoàn toàn tùy thuộc vào bạn!
4. Bảng điều khiển tin tức trực tiếp
Nếu bạn từng muốn một bảng điều khiển "trung tâm chỉ huy" với nhiều màn hình truyền luồng rất nhiều thông tin cùng một lúc, Google Sites là nền tảng hoàn hảo để làm điều đó.
Trong menu Chèn, nhấp vào YouTube. Điều này đưa ra trường tìm kiếm nơi bạn có thể tìm bất kỳ video nào trên YouTube bạn muốn nhúng vào trang web của mình.
Hầu hết video YouTube đều tĩnh, điều đó sẽ khá nhàm chán. May mắn thay có các kênh tin tức trực tiếp trên YouTube bạn có thể nhúng. Chỉ cần tìm kiếm "live news" hoặc "live" theo sau là kênh tin tức yêu thích của bạn để tìm chúng.
Sau khi bạn đã nhúng tất cả các luồng YouTube trực tiếp bạn muốn theo dõi, bạn có thể nhấp vào từng cái để bắt đầu phát.
Tất cả video sẽ phát cùng một lúc trên cùng một trang. Trông rất cool và sẽ khiến bạn cảm thấy như đang ngồi tại bàn điều khiển dưới núi Cheyenne.
5. Bảng điều khiển địa điểm trên Google Maps
Nếu bạn không biết bạn có thể tạo và chia sẻ danh sách trong Google Maps, thì bạn sẽ muốn khám phá tính năng đó.
Đó là một cách rất hữu ích để theo dõi tất cả các địa điểm yêu thích của bạn trong các danh sách có tổ chức.
Làm thế nào để sử dụng điều này để xây dựng bảng điều khiển Google Sites? Dễ dàng. Khi bạn nhấp vào menu Chèn trong Google Sites và nhấp vào Map, bạn sẽ thấy tùy chọn menu gọi là My Maps.
Nhấp vào đó, và bạn sẽ thấy tất cả các danh sách lưu trữ vị trí yêu thích của bạn.
Chọn một trong các danh sách, và bạn sẽ có một bản đồ nhúng trên bảng điều khiển của mình hiển thị tất cả các vị trí đã lưu đó.
Đó là một cách rất thuận tiện để lưu trữ tất cả các điểm yêu thích của bạn trên một URL.
Lần tới khi bạn không nhớ vị trí của đường đi bộ đường dài bạn thích, chỉ cần mở bảng điều khiển của bạn và xem bản đồ "đường đi bộ đường dài".
Chuyển đổi giữa tất cả các bảng điều khiển của bạn đơn giản như nhấp vào biểu tượng thả xuống bên cạnh Home và chọn bảng điều khiển bạn muốn xem.
Bạn thậm chí có thể sử dụng một bảng điều khiển như thế này để lập kế hoạch hành trình cho ai đó và sau đó chia sẻ URL với họ.
Họ có thể truy cập từ bất kỳ trình duyệt hoặc điện thoại nào, bất kể họ ở đâu.
Bắt đầu sử dụng bảng điều khiển dữ liệu Google Sites ngay hôm nay
Các ví dụ trên chỉ là ngọn núi băng chìm khi nói đến việc xây dựng các bảng điều khiển hữu ích sẽ làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn nhiều.
Chỉ cần nghĩ đến tất cả các cách bạn có thể kết hợp nội dung YouTube, vị trí bản đồ, thông tin từ Google Docs hoặc Google Sheets, và nhiều hơn nữa.
Google Sites luôn là một cách dễ dàng để tạo trang web, nhưng với Google Sites mới, bạn thực sự có thể tạo các bảng điều khiển đẹp và hữu ích như thế này. Không cần phần mềm bảng điều khiển dữ liệu chuyên dụng.