Tôi biết bạn nghĩ rằng bạn biết cách viết một email tốt, nhưng tôi muốn dành một chút thời gian để cho bạn biết điều gì đúng cách viết email. Câu đó khiến bạn cảm thấy thế nào? Kinda như thể tôi đang nói chuyện với bạn như thể bạn mới ba tuổi, phải không? Đó là cách một email có thể dễ dàng xúc phạm mọi người.
Nếu bạn muốn tiếp cận theo hướng tích cực - với tư cách là một cầu thủ trong nhóm, một nhà lãnh đạo có năng lực hoặc một người bạn đáng tin cậy - thì những từ bạn chọn và cách bạn xâu chuỗi chúng lại với nhau có tác động to lớn. Điều này thậm chí còn quan trọng hơn trong email, vì không giống như trò chuyện qua điện thoại hoặc video, bạn không thể nhìn thấy khuôn mặt của người đó. Bạn không thể nhìn thấy nụ cười nhếch mép khi họ mỉa mai hoặc nhăn trán vì điều gì đó bạn vừa nói khiến họ bối rối. Một số người cho rằng đây là lý do tại sao công nghệ như email và mạng xã hội đang gây tổn hại cho xã hội.
Với email, bạn đang bị mù rất nhiều. Đối với một số người, kiểu đó hoạt động tốt vì họ là kiểu người thích nói chuyện ở mọi người, thay vì to Mọi người. Nếu bạn đã làm việc trong bất kỳ môi trường nào mà email là một hình thức giao tiếp được sử dụng nhiều, thì bạn rất có thể biết rằng có rất nhiều "tính cách email" khác nhau xuất hiện. Có kẻ bảo trợ, kẻ nói xấu ghét cay ghét đắng, kẻ lạc đề kinh niên, ông (bà) tiêu cực ... danh sách cứ lặp đi lặp lại.
Vì vậy, làm thế nào để bạn biết liệu bạn có đang đi sai đường mà không nhận ra nó? Bạn có thể tuân theo loại quy tắc nào để luôn đảm bảo rằng mình là một người tốt bụng, cởi mở, hợp tác và mọi người thực sự thích làm việc cùng? Các mẹo sau đây sẽ giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi để liên lạc qua email thân thiện hơn và hiệu quả hơn.
Ranh giới giữa Tự tin và Kiêu ngạo
Nhiều lần, những người đi qua với vẻ kiêu ngạo trong email thậm chí không nhận ra họ đã gặp như thế nào. Rất nhiều lần, họ chỉ đang cố gắng gây ấn tượng với ai đó hoặc giành được sự tôn trọng của đồng nghiệp hoặc bạn bè của họ. Trong tất cả các lỗi email mà mọi người mắc phải - đặc biệt là tại nơi làm việc - thì đây là lỗi lớn. Vì vậy, nhiều người đang cố gắng gây ấn tượng với sếp khiến nhiều khi điều đó trở thành một trò chơi giữa các đồng nghiệp đang diễn ra. Mọi người đều muốn sự thăng tiến đó và thường thì quan điểm duy nhất về hiệu suất mà người quản lý nhìn thấy là những gì được báo cáo trong email. Ít nhất, đó là quá trình suy nghĩ.
Vấn đề bắt đầu khi bạn nhìn thấy từ "tôi" rất nhiều. "Tôi muốn chúng ta bắt đầu làm việc này ngay lập tức" hoặc "Tôi muốn nói rõ ở đây ..."
Các cụm từ không chỉ tự cho mình là trung tâm. Họ cũng biến thành một cuộc trò chuyện độc tài. Nó gần giống như mối quan hệ cha mẹ - con cái trong đó một người nghĩ rằng họ sẽ ra lệnh cho tất cả các quy tắc và bạn phải im lặng và lắng nghe.
Không ai thích ở đầu nhận của điều đó, và tin tôi đi, bạn cũng không muốn ở đầu giao. Sẽ không ai thích bạn.
Carmine Gallo, một nhà tư vấn và tác giả huấn luyện kỹ năng, đã viết rằng những người kiêu ngạo có xu hướng tránh giao tiếp bằng mắt. Họ dường như gần như nói chuyện xuyên suốt bạn, và không phải tại bạn. Đó là bởi vì họ không thực sự quan tâm họ đang nói chuyện với ai, chỉ rằng những gì họ nói sẽ được lắng nghe. Điều này cũng xuất hiện trong email thông qua việc sử dụng liên tục "Tôi", mà ít chú ý đến những gì người khác nói, ngoài những nhận xét hời hợt về việc "đánh giá cao" thông tin đầu vào của bạn. Bạn có thể cá rằng người quản lý sẽ không đọc những gì bạn viết, nhưng sẽ bận rộn cố gắng tìm ra những gì họ muốn nói tiếp theo.
Không ai cần bạn "bước vào" cả, Big Guy.
Một gợi ý khác cho thấy bạn có cái tôi tự cao trong tay là khi bạn đang ở giữa một cuộc trò chuyện qua email, bao gồm danh sách CC của một số người và sau đó, một người nào đó tham gia cuộc trò chuyện bằng cụm từ " Cho phép tôi bước vào đây một chút ... "
Đây là những gì loại từ ngữ đó, tương tự như "Hãy để tôi làm rõ ..." sẽ làm với những người đọc email của bạn. Nó cho họ biết rằng bạn nghĩ rằng bạn có tất cả các câu trả lời. Nó cho họ biết rằng bạn cảm thấy họ đã nhầm lẫn và không chính xác cho đến thời điểm này, và bạn đây - người hùng trong bộ giáp sáng chói trên con ngựa trắng - cưỡi lên để cứu mọi người khỏi sự ngu ngốc và thiếu hiểu biết của chính họ.
Làm tốt lắm ông Hero - bạn vừa xa lánh mọi người trong nhóm chỉ bằng những lời đầu tiên trong email của mình.
Dưới đây là một số mẹo hữu hiệu nhất để giao tiếp lịch sự nhưng chuyên nghiệp.
Trung thực và khiêm tốn
Dấu hiệu của một nhà lãnh đạo thực sự là người không chỉ thừa nhận rằng anh ta hoặc cô ta không có tất cả các câu trả lời, mà còn tuyên bố - thường xuyên và rõ ràng - rằng nhân viên là những người có hiểu biết sâu sắc và kỹ năng lớn nhất. Cách tốt nhất để làm điều này trong email là gửi CC cho nhân viên của bạn khi bạn đang gửi email cho cấp trên của mình về họ và nói tốt về họ. Làm điều tương tự khi bạn đang nói chuyện với các thành viên khác trong nhóm - hãy nói tốt về nhân viên của bạn. Thừa nhận khi họ đã thành công lớn.
Điều này có thể phản trực giác đối với những người tham gia vào vị trí quản lý để không xây dựng bản thân hướng lên. Xét cho cùng, vị trí là một trong những quyền lực và cho phép bản thân tự kiêu hãnh. Hầu hết các nhà quản lý cảm thấy rằng để nhân viên tôn trọng, họ cần phải tỏ ra vượt trội về mặt trí tuệ. Thật không may, trong hầu hết các trường hợp, điều này ngược lại.
Đặt câu hỏi
Với tư cách là người quản lý, việc hỏi nhân viên của bạn câu trả lời có vẻ kỳ lạ hơn là cho họ câu trả lời, nhưng bạn có tin hay không khi bạn trao quyền cho mọi người phát triển giải pháp cho bạn, điều đó cũng khiến họ tôn trọng bạn. Một khi họ hoàn thành nhiệm vụ tìm ra câu trả lời cho một vấn đề, họ sẽ không chỉ cảm thấy tự tin hơn về bản thân mà còn nhớ rằng bạn là người đã truyền cảm hứng cho họ bước lên và đạt được thành công đó. Đó là bí quyết để quản lý - tập trung vào thành công của những cá nhân dưới quyền bạn, thay vì tập trung vào của riêng bạn.
Hãy nghĩ về điều đó - bạn đang ở một vị trí độc nhất để xây dựng một đội ngũ những người tự tin, thành công đang làm việc cho bạn . Hãy tưởng tượng xem một nhóm như vậy có thể hoàn thành được bao nhiêu so với một nhóm chỉ toàn những người bất mãn và không có động lực.
Nhưng ... Không sử dụng "Nhưng"
Một chiến thuật vui nhộn khác mà tôi đã thấy xuất hiện trong email của người quản lý trong các chuyến du lịch khác nhau của tôi là toàn bộ thói quen chuyển đổi mồi và chuyển đổi. Đây là lúc người quản lý bắt đầu email bằng một lời khen ngợi, sau đó chuyển sang phàn nàn về điều gì đó hoặc yêu cầu thêm công việc. Điều này đặc biệt có hại, vì nó tạo ấn tượng sai lầm rằng bạn là người trung thực và khiêm tốn (như đã đề xuất ở trên), và bạn xây dựng kỳ vọng của nhân viên rằng họ sắp nhận được một lời khen, và sau đó bạn chỉ phá hủy nó bằng cách làm ngược lại hoàn toàn.
Đó là những cụm từ như "Các bạn đang làm rất tốt, nhưng ..." hoặc "Tôi thích những gì bạn đã làm với sơ đồ đó, nhưng ..."
Đây thực sự là đứa con hoang của lời khuyên thời đại dành cho các nhà quản lý rằng họ nên bắt đầu một email yêu cầu điều gì đó hoặc phê bình điều gì đó bằng một điều gì đó tích cực để "nhẹ bớt đòn". Đừng hiểu sai ý tôi, hãy thực hiện một cách chân thành, điều này thực sự hiệu quả. Vấn đề là hầu hết mọi người không biết cách thực hiện điều này một cách chân thành, và thay vào đó họ chỉ xem như một kẻ trịch thượng, vênh váo.
Trừ khi bạn chân thành cảm thấy rằng ai đó đang làm một công việc tốt - chỉ cần bỏ qua những hoàn cảnh trống rỗng và bắt tay vào kinh doanh. Nhân viên của bạn sẽ đánh giá cao việc được đối xử như một người lớn hơn là một đứa trẻ 5 tuổi.
Cho mọi người thấy bạn quan tâm họ nói gì
Nếu bạn muốn nhân viên hoặc đồng nghiệp đánh giá cao mình và cảm thấy rằng bạn là một người đích thực, thì điều quan trọng là bạn phải trung thực và thẳng thắn với mọi người. Hạnh phúc là điều tuyệt vời, nhưng tích cực chỉ vì mục đích tích cực sẽ trở nên trống rỗng và bảo trợ qua email. Nếu bạn phải sử dụng cách tiếp cận "nói điều gì đó tích cực trước" khi đưa ra tin xấu, hãy làm điều đó một cách xác thực. Đừng chỉ nói "bạn là một nhân viên tuyệt vời", mà thay vào đó hãy đề cập đến điều gì đó mà họ đã làm đặc biệt cho thấy điều đó. Điều này cho họ biết rằng bạn thực sự chú ý - bạn quan tâm đến những gì họ làm và những gì họ nói.
Quản lý con người có lẽ là một trong những công việc khó nhất, bởi vì bản chất con người là không tin tưởng và không thích thẩm quyền. Khi bạn ở một vị trí có thẩm quyền, điều cần thiết hơn là phải khiêm tốn, chân thực và trung thực.
Nói rằng bạn quan tâm đến mọi người là chưa đủ. Hiển thị nó.
Nó không đủ quan trọng để nói rằng bạn đánh giá cao một ai đó. Mô tả lý do tại sao.
Với email, mọi người sẽ đặt ra đủ loại giả định về những gì bạn nói - vì vậy đừng để trống chỗ cho việc hiểu sai. Mọi người sẽ đánh giá cao sự thẳng thắn và trung thực của bạn - không chỉ nhân viên mà còn cả đồng nghiệp của bạn. Nếu bạn làm tốt điều này, một ngày nào đó, bạn sẽ thấy mình đang nhận được giải thưởng "nhà lãnh đạo xuất sắc".
Làm thế nào để bạn cố gắng giao tiếp tốt với email? Bạn thực hiện cách tiếp cận nào để đảm bảo rằng bạn không xúc phạm hoặc bảo trợ mọi người? Chia sẻ mẹo của riêng bạn trong phần bình luận bên dưới!