Tôi biết bạn nghĩ mình viết email tốt, nhưng tôi muốn nói cách viết email đúng. Câu đó khiến bạn cảm thấy thế nào? Như được đối xử như trẻ 3 tuổi? Đó là mức độ dễ dàng một email gây phản cảm.
Muốn thể hiện tích cực – người chơi đội tốt, leader tài năng, bạn tin cậy – từ ngữ và cách trình bày có tác động khổng lồ. Quan trọng hơn ở email vì không thấy biểu cảm mặt: không thấy nụ cười châm biếm, nếp nhăn khó hiểu.有人认为这就是为什么email和社交网络伤害社会。
Với email, bạn "bay mù". Một số người thích nói với người khác, không phải nói cho họ. Nếu làm việc nơi email phổ biến, bạn biết nhiều "bản sắc email": người hay tự cao, kẻ ghét người, người nói lạc đề, Mr. Tiêu cực...
Làm sao biết mình vô tình gây phản cảm? Quy tắc nào đảm bảo bạn luôn thể hiện tử tế, cởi mở, hợp tác? Mẹo sau giúp email thân thiện, hiệu quả hơn.
Ranh giới giữa Tự tin và Tự cao
Nhiều người tự cao trong email không nhận ra mình như thế. Thường chỉ muốn ấn tượng sếp/đồng nghiệp. Trong các lỗi email tại工作中, đây là lớn nhất. Đua nhau ấn tượng sếp -> cuộc chơi "ai hơn ai" giữa đồng nghiệp. Manager chỉ thấy hiệu suất qua email.
Dấu hiệu: từ "Tôi" xuất hiện nhiều. "Tôi muốn chúng ta làm ngay...", "Tôi muốn rõ ràng..."
Câu nói không chỉ tự trọng, mà biến thành độc thoại độc tài. Quan hệ cha-con: một người định luật, người khác im lặng nghe.
Không ai thích bị đối xử vậy, và bạn cũng không muốn ở phía đưa ra. Không ai sẽ thích bạn.
Chuyên gia Carmine Gallo: người tự cao tránh mắt, nói xuyên qua bạn, không quan tâm người nghe, chỉ muốn tiếng mình được nghe. Qua email: lạm dụng "Tôi", ít chú ý ý người khác, chỉ comment sáo rỗng "trân trọng đóng góp". Manager không đọc, chỉ lo câu tiếp theo của mình.
Không ai cần bạn "xuất mặt" anh hùng
Dấu hiệu ego phồng: trong chuỗi email CC nhiều người, bỗng ai đó nhảy vào: "Cho tôi xen vào một chút..."
Cách nói kiểu "Để tôi làm rõ..." nói với người đọc: bạn nghĩ mình nắm tất cả đáp án, người khác sai hết, bạn là anh hùng cứu rỗi.
Tuyệt vời anh hùng – bạn vừa làm xa lánh cả team từ câu đầu.
Trung thực và Khiêm tốn
Dấu hiệu leader thật: thừa nhận không biết tất cả, nhấn mạnh nhân viên mới là người có insight/kỹ năng tốt nhất. Cách làm qua email: CC nhân viên khi email sếp khen họ. Làm tương tự khi nói với team – khen nhân viên. Công nhận thành công lớn của họ.
Người mới làm quản lý thường muốn tự xây dựng hình ảnh. Vị trí quyền lực dẫn đến tự ca ngợi. Nhưng thường hiệu quả ngược.
Hãy đặt câu hỏi
Nghe lạ: manager hỏi nhân viên câu trả lời thay vì đưa ra câu trả lời. Nhưng khi trao quyền tìm giải pháp, nhân viên cũng tôn trọng bạn hơn. Họ tự tin sau khi giải quyết vấn đề, nhớ bạn là người khích lệ. Bí quyết quản trị: tập trung thành công của cấp dưới, không phải thành công của mình.
Bạn ở vị trí độc đáo xây dựng team tự tin, thành công, làm việc cho bạn. Hãy tưởng tượng team đó đạt được gì so với team chán nản, thiếu động lực.
Nhưng... Đừng dùng "Nhưng"
Chiêu bài "khen rồi chê": bắt đầu khen, rồi xoay chê hoặc yêu cầu thêm việc. Có hại vì tạo ảo giác sẽ khen, xây dựng kỳ vọng, rồi phá vỡ.
Ví dụ: "Các bạn làm tốt lắm, nhưng...", "Sơ đồ đó hay, nhưng..."
Đây là "con lai" của lời khuyên cũ: "khuyên trước khi chê". Làm chân thành thì tốt. Vấn đề: hầu hết không biết làm chân thành, nghe như kẻ tự cao, nhục người khác.
Nếu thực sự thấy ai làm tốt -> khen thật. Không thì thẳng vào vấn đề. Nhân viên thích được đối xử như người lớn, không phải 5 tuổi.
Cho thấy bạn quan tâm đến ý họ
Muốn nhân viên/đồng nghiệp trân trọng, hãy trung thực, thẳng thắn. Vui vẻ tốt, nhưng tích cực vì tích cực qua email nghe hư hỏng, coi thường. Nếu phải "khen trước chê sau" khi báo tin xấu, hãy làm chân thành. Đừng nói "bạn nhân viên tuyệt vời", hãy nêu cụ thể điều họ làm tốt. Điều đó cho thấy bạn chú ý – bạn quan tâm.
Quản trị người là việc khó nhất – bản năng con người e ngại quyền lực. Khi nắm quyền, càng phải khiêm tốn, chân thật, trung thực.
Không đủ nói "tôi quan tâm". Hãy thể hiện.
Không đủ nói "tôi trân trọng". Hãy nêu lý do.
Qua email, người ta suy diễn mọi thứ – đừng để chỗ cho hiểu lầm. Người ta sẽ trân trọng sự thẳng thắn, trung thực – không chỉ nhân viên, cả đồng nghiệp. Làm tốt, mai này bạn nhận giải "Lãnh đạo điển hình".
Bạn giao tiếp email như thế nào? Cách tiếp cận nào để không làm phiền/khiến người khác? Chia sẻ mẹo của bạn!