Bạn từng cố gắng đạt "inbox zero" (hộp thư trống)? Đó là nhiệm vụ khổng lồ – và ngay cả khi đạt được, vẫn phải quản lý hàng chục label Gmail, notebook Evernote, category task management. Có một mail client mới xuất hiện, nhằm thay đổi tất cả điều đó.
Chúng tôi đã giới thiệu dùng Outlook làm công cụ GTD (Getting Things Done), review app quản lý task, nhưng IQTELL hoàn toàn khác biệt.
IQTELL là ứng dụng email cho iOS, Android và Web. Thiết kế chuyên biệt cho hệ thống GTD: dashboard hiển thị đầy đủ categories: actions, next actions, contexts, projects, someday... Điểm mạnh: tích hợp sâu email với quản lý task.
Tích hợp liền mạch Email và Task
Nhiều app hứa hẹn quản lý email hoặc task, nhưng ít app tích hợp sâu đến mức này. IQTELL cho phép biến email từ nhiều tài khoản thành actions, projects... đồng thời archive email – bạn có record trong task app mà không chiếm chỗ inbox.
Ví dụ: email báo chí cần viết bài -> click "Action" -> nội dung email copy vào notes của action mới, email được archive. Inbox giảm 1, task tăng 1. Inbox zero đang tới!
Sau khi tạo action: thêm project cha, context, subtask, deadline, reminder, note. Tự động vào category Actions. Email liên kết với action – click vài cái để xem lại.
Có thể thêm email vào action hiện có (archive email, link từ action), gom tin nhắn cùng chủ đề.
Giao diện Web: Tính năng tối đa
Web UI có mọi thứ mobile app có, thêm: quản lý bookmark/note, biến email thành sự kiện lịch, ghi nhận cuộc gọi/họp. Mở nhiều view trong tab (dashboard, inbox, calendar, projects) – cần màn hình rộng.
Tích hợp Evernote: clip email thành note, gắn note vào action/project, biến note thành action, set reminder cho note. Quan trọng cho người dùng Evernote làm knowledge base GTD.
Mobile app (Android) chưa bằng web app về tính năng, dùng cho đọc email và link đơn giản.
App GTD tốt nhất cho đến nay?
App rất mượt. Làm mọi thứ mail client nên làm (gộp inbox, gửi từ nhiều địa chỉ) + khả năng tổ chức GTD vượt trội các task app. Kết hợp = công cụ năng suất mạnh.
Thiếu gì? Gmail labelling. Label Gmail bị coi như folder -> không áp dụng nhiều label cho 1 email trong inbox. Team IQTELL đang tìm giải pháp.
Đang phát triển: mobile access Evernote, Google Drive, Dropbox, thêm tính năng mobile. Sẽ làm mobile app hữu ích hơn – hiện tốt cho đọc/link email, việc phức tạp để web.
Dù chưa multi-label, IQTELL là một trong app năng suất tốt nhất tôi dùng. Biến email thành action/project trực tiếp – ý tưởng tuyệt vời. Tùy biến cao, phù hợp workflow của bạn. Dùng GTD hay không, app này quản lý email+task hiệu quả hơn.
Nhược điểm: cần vài ngày để làm chủ (phức tạp). Có demo/tutor online hỗ trợ.
Hiện tại miễn phí hoàn toàn. Sẽ có giá sau 60 ngày dùng thử (~$50/năm, sync tối đa 5 email). Theo dõi web IQTELL để cập nhật giá.
IQTELL tiềm năng thành top app năng suất. Hiện nhược điểm: mobile app thiếu tích hợp, khó đồng bộ Gmail label. Khi khắc phục xong, $50/năm + thời gian tối ưu có thể "hời" cho sức mạnh tổ chức nó mang lại.
Bạn nghĩ sao? App này sẽ giúp bạn kiểm soát inbox? Có đáng $50/năm khi có thể dùng combo app miễn phí? Bình luận chia sẻ!
Photo credit: USPS via Wikipedia