Bạn đã bao giờ gửi một email bạn cảm thấy quan trọng chỉ để được trả lời nhiều ngày sau, hoặc tệ hơn là bị quên? Được, đôi khi nó ngoài tầm kiểm soát, nhưng có những điều bạn có thể làm để cải thiện cơ hội email được mở, đọc và trả lời.
Điều tuyệt vời về những "chiêu bài" này là chúng thực sự không phức tạp quá mức – chúng đơn giản là thói quen chỉ có ý nghĩa. Tôi không thể hứa rằng chúng luôn hoạt động, nhưng tôi có thể nói rằng chúng sẽ tạo ra sự khác biệt và tổng thể bạn sẽ thấy cải thiện trong giao tiếp với danh bạ email.
Làm Nổi Bật Tên Bạn
Thực tế tôi chưa từng nghe về phương pháp này cho đến không lâu và tôi chắc chắn không thể đòi hỏi công lao cho ý tưởng này. Tôi đọc một bài viết của Josh Grillo trên Dirty Marketing Secrets nói về cách làm điều này. Cơ bản bạn copy mũi tên ( hoặc bất kỳ vật thể nào bạn muốn) và dán chúng ở cả hai bên tên bạn. Sau đó khi bạn gửi email, nó sẽ trông như thế này:
Đối với tôi, điều này hơi gây tranh cãi và có thể đối với người khác cũng vậy. Mặt trái, nó chắc chắn hoạt động và không quá xâm lấn. Mặt khác, nếu có những người bạn giao tiếp thường xuyên và luôn trả lời email của bạn, điều này có thể gây phiền toái cho họ.
Tất Cả Là Về Dòng Chủ Đề (Subject Line)
Khi nói đến việc đưa email từ trạng thái "chưa đọc" sang "đã đọc", tôi đặt nhiều trọng số nhất vào dòng chủ đề. Có một vài cách khác nhau bạn có thể tạo nó và nhiều, nếu không phải hầu hết, bạn có thể kết hợp.
1. Cụ Thể Và Ngắn Gọn
Dòng chủ đề mơ hồ là tệ nhất. Những chủ đề như "Chào bạn" hoặc tệ hơn… "(không có chủ đề)" – cái đó tôi thực sự không hiểu tại sao nó vẫn tồn tại. Tôi nhớ khi lần đầu dùng email, điều này khá phổ biến, nhưng khi email đã phát triển, chúng ta cũng vậy – hãy đặt chủ đề, nếu không nó có thể bị xóa (hoặc lọc) trước khi bao giờ được mở.
2. Dùng Một Câu
Nó có thể không tự nhiên, nhưng đặt một câu trong dòng chủ đề thực sự không phải thói quen xấu. Tâm trí chúng ta hoạt động theo câu. Chúng ta giao tiếp bằng câu. Tại sao không bắt đầu email bằng một câu? Thay vì chỉ dòng chủ đề nói "Câu hỏi," hãy viết "Tôi có một câu hỏi nhanh về [trống]." Nó làm cho nó cá nhân hơn và có thể làm email hấp dẫn hơn để mở. Tôi lưu ý câu bạn chọn nên tóm tắt email của bạn về cái gì. Và rõ ràng bạn không muốn câu mơ hồ, ngược lại nó sẽ phản tác dụng.
3. Hỏi Một Câu Hỏi
Ở trên chúng ta nói về dùng một câu – đây về cơ bản là mở rộng của cái đó. Vì vậy thay vì nói "Tôi có một câu hỏi nhanh về [trống]," bạn có thể diễn đạt chính xác câu hỏi bạn đang thắc mắc. Vì vậy nếu câu hỏi là về làm email nổi bật, bạn có thể gõ "Làm sao để email của tôi nổi bật hơn?"
Lợi ích của việc hỏi câu hỏi là nó hơi mạnh mẽ và thu hút hơn một câu. Tất nhiên nếu email của bạn không về câu hỏi, thì câu hỏi sẽ không phù hợp. Nó phải liên quan và nên là câu hỏi chính của email.
4. Dùng Từ Đặc Thù Của Người Nhận
Nếu bạn email về chủ đề cụ thể thú vị với người liên hệ của bạn, hãy đặt từ đó vào dòng chủ đề. Vì vậy nếu bạn email ai đó về câu hỏi liên quan đến tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO) và họ đặc biệt yêu thích hoặc giỏi lĩnh vực đó (nên là như vậy nếu bạn email họ về nó), hãy đưa "SEO" vào chủ đề. Ví dụ có thể là: "Thắc mắc cách cải thiện SEO trên blog của tôi."
5. Dùng Ngoặc Và Dấu Hai Chấm Để Tạo "Chủ Đề Phụ"
Tôi rất có thể vừa tự tạo ra từ "sub-subjects," nhưng đối với tôi nó có ý nghĩa. Cơ bản tôi nói về việc tạo giải thích thêm trong dòng chủ đề và dùng ngoặc hoặc dấu hai chấm để tách nó khỏi chủ đề chính. Ví dụ nếu chúng ta giữ ví dụ giống nhau, bạn có thể nói "Câu hỏi: Làm sao để email của tôi nổi bật hơn?" hoặc "[Câu hỏi] Làm email nổi bật hơn."
Một bài học ngữ pháp nhỏ: Theo ý kiến của tôi dấu hai chấm và ngoặc tương tự, nhưng không phục vụ chính xác cùng mục đích. Dấu hai chấm chuẩn bị cho người đọc hoặc giải thích thêm cho họ những gì họ sắp đọc. Ngoặc, mặt khác, gán nhãn những gì chúng ta đang đọc. Đó là cách tôi nhìn chúng và tôi có thể không hoàn toàn chính xác, nhưng nó có vẻ hợp lý.
6. Viết Hoa Được, Nhưng Dùng Thận Trọng
Đôi khi có nhu cầu nhấn mạnh hoặc thu hút chú ý vào điều gì, nhưng vì nó trong dòng chủ đề bạn có tùy chọn định dạng hạn chế. Thường nghĩa là bạn phải dùng chữ in hoa. Điều này có thể tốt, nhưng cũng có thể xấu. Chúng ta đều từng nhận email chủ đề và nội dung toàn bộ viết hoa – phiền toái. Tôi muốn xóa nó ngay lập tức, nhưng thường là người lớn tuổi và tôi thấy buồn. Nhưng nếu bạn là người khác thì bạn không được tha thứ, đừng ngạc nhiên nếu bạn không nhận được phản hồi nhanh, thậm chí không có phản hồi. Dưới đây là ví dụ tốt và xấu:
- Xấu: "TÔI CẦN GIẤP GIÚP NGAY LẬP TỨC"
- Tốt: "[KHẨN CẤP] Tài khoản bị xâm phạm – xin giúp đỡ"
Hạn chế lớn nhất của việc dùng chữ hoa là nó có thể trông "spammy" (giả mạo), thực tế là điểm cuối cùng của việc tạo dòng chủ đề.
7. Đừng "Spammy" (Giống Rác)
Tôi không nghĩ tôi cần cho bạn định nghĩa email spam trông như gì – chúng ta đều nhận và nhận ra nó. Vậy tại sao một số người rơi vào thói quen làm email trông spammy? Nó đánh bại tôi, nhưng đây là vài điều bạn có thể làm và không làm để giữ email không trông… spammy một cách thiếu thông minh.
- Hạn chế dùng chữ hoa (đã nhắc)
- Cẩn thận từ thường bị lọc như "miễn phí" (free)
- Đừng mơ hồ – cho lý do email
- Gỡ bỏ "RE:" hoặc "FWD:" khỏi dòng chủ đề
- Gần như không bao giờ dùng dấu chấm than
- Làm tất cả những gì tôi vừa nói
Đừng Quên Nội Dung Tin Nhân Bản Thân
Mặc dù nhiều việc có thể làm để mở email bằng cách điều chỉnh dòng chủ đề, nội dung tin nhắn cũng quan trọng và không nên bỏ qua. Có nhiều điều bạn có thể làm để ngăn email bị mở, lướt qua rồi để đó xử lý sau. Đôi khi tôi làm vậy đơn giản vì không có thời gian phản hồi thứ tôi lúc đầu nghĩ liên quan hơn thực tế. Những lần khác, tuy nhiên, đó là vì thân email quá dài, định dạng kém hoặc gây nhầm lẫn và cần nhiều nỗ lực để hiểu điều được nói. Nói cách khác:
- Đừng làm email dài không cần thiết
- Chia nhỏ thành các đoạn liên quan
- Kỹ lưỡng và đi thẳng vào vấn đề
- Đừng làm phần mở đầu (hoặc bất kỳ phần nào) mơ hồ
Bây giờ tôi không nói đừng bao giờ gửi email dài. Đôi khi bạn phải. Nhưng những lần khác bạn nghĩ điều bạn muốn nói cần giải thích nhiều từ hơn cần thiết. Vì vậy điểm cuối cùng là đọc lại email (proofread). Gmail có tính năng tuyệt vời cho phép bạn "gửi nhầm" (unsend) email trong một khoảng thời gian. Tôi đã dùng tính năng này nhiều lần ngay cả sau khi đọc lại. Sẽ nhấn gửi, lướt qua email một lần nữa khi nó "đang gửi" và bắt lỗi muốn sửa. Tôi có thể nhanh chóng hủy gửi, sửa đổi và nhấn gửi lại. Nó khá hay.
Kết Luận
Đây chỉ là các bước ban đầu của hành vi email đúng đắn và còn nhiều hơn để học. Bloomberg BusinessWeek đăng một hình ảnh tuyệt vời chỉ ra nhiều chủ đề giống nhau tôi đã bao quát trong bài này và chỉ ra ví dụ trực quan (luôn hay).
Bạn đã khám phá kỹ thuật nào được chứng minh hiệu quả cho bạn? Hay có câu hỏi về điều tôi chia sẻ? Cách nào, chúng tôi rất muốn nghe từ bạn trong bình luận!