Bạn đã bao giờ gửi một email mà bạn cảm thấy là quan trọng chỉ để được trả lời nhiều ngày sau đó, hoặc tệ hơn là bị lãng quên? Được, đôi khi điều đó nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn, nhưng có những điều bạn có thể làm để cải thiện cơ hội email của bạn được mở, đọc và trả lời.
Điều tuyệt vời về những “thủ thuật” này là chúng thực sự không quá phức tạp - chúng chỉ đơn giản là những thói quen có ý nghĩa. Tôi không thể hứa rằng những điều này sẽ luôn hoạt động, nhưng tôi có thể nói rằng chúng sẽ tạo ra sự khác biệt và về tổng thể, bạn sẽ thấy sự cải thiện trong giao tiếp với các địa chỉ liên hệ qua email của mình.
Đánh dấu tên của bạn
Tôi thực sự đã không thực sự nghe nói về phương pháp này cho đến cách đây không lâu và tôi chắc chắn không thể yêu cầu tín dụng cho ý tưởng. Tôi đã đọc một bài báo của Josh Grillo về Bí mật tiếp thị bẩn nói về cách tiếp tục thực hiện điều này. Về cơ bản, bạn sao chép các mũi tên (hoặc bất kỳ đối tượng nào bạn muốn) và dán chúng vào hai bên tên của bạn. Sau đó, khi bạn gửi một email, nó sẽ trông giống như sau:
Đối với tôi, điều này có phần gây tranh cãi và nó có thể là đối với những người khác. Về một mặt, nó chắc chắn hoạt động và nó không quá xâm lấn. Ở phía bên kia của phạm vi, nếu có những người bạn thường xuyên liên lạc và luôn trả lời email của bạn, điều này có thể gây phiền toái cho họ.
Đó là Tất cả về Dòng Chủ đề
Khi nói đến việc chuyển email của bạn từ trạng thái “chưa đọc” sang trạng thái “đã đọc”, tôi đặt trọng tâm nhất vào dòng chủ đề. Bạn có thể tạo một số cách khác nhau và nhiều cách, nếu không phải hầu hết, bạn có thể kết hợp.
1. Hãy cụ thể và ngắn gọn
Một dòng tiêu đề mơ hồ thì càng tệ hơn. Những chủ đề như “Xin chào” hoặc tệ hơn… “(không có chủ đề)” - cái mà tôi thực sự không biết tại sao nó vẫn tồn tại. Tôi nhớ khi lần đầu tiên tôi sử dụng email, điều này khá phổ biến, nhưng khi email đã phát triển, chúng tôi cũng vậy - hãy đưa một chủ đề vào, nếu không, nó có thể sẽ bị xóa (hoặc bị lọc ra) trước khi được mở.
2. Sử dụng một câu
Nó có thể không phải là tự nhiên, nhưng đặt một câu trong dòng chủ đề thực sự không phải là một cách làm xấu. Tâm trí của chúng ta hoạt động trong các câu. Chúng tôi giao tiếp bằng câu. Tại sao không bắt đầu email của bạn bằng một cái? Thay vì chỉ một dòng chủ đề có nội dung “Câu hỏi”, hãy viết “Tôi có một câu hỏi nhanh về [trống].” Nó làm cho nó trở nên cá nhân hơn và có thể sẽ làm cho email của bạn hấp dẫn hơn khi mở ra. Tôi sẽ lưu ý rằng câu bạn chọn phải tóm tắt nội dung email của bạn . Và rõ ràng là bạn không muốn một câu mơ hồ, nếu không nó sẽ phản tác dụng.
3. Đặt câu hỏi
Ở trên chúng ta đã nói về việc sử dụng một câu - về cơ bản đây là một phần mở rộng của câu đó. Vì vậy, thay vì nói “Tôi có một câu hỏi nhanh về [trống],” bạn có thể đặt câu hỏi đó vào chính xác câu hỏi mà bạn đang thắc mắc. Vì vậy, nếu câu hỏi là về cách làm cho email nổi bật, bạn có thể nhập “Làm cách nào để làm cho email của tôi nổi bật hơn?”
Lợi ích của việc đặt câu hỏi là nó mạnh mẽ và hấp dẫn hơn một câu. Tất nhiên nếu email của bạn không phải về một câu hỏi, thì một câu hỏi sẽ không phù hợp. Nó phải có liên quan và nó phải là câu hỏi chính của email.
4. Sử dụng các từ dành riêng cho người dùng
Nếu bạn đang gửi email về một chủ đề mà người liên hệ của bạn đặc biệt quan tâm, hãy đặt từ đó vào dòng chủ đề. Vì vậy, nếu bạn đang gửi email cho ai đó về một câu hỏi liên quan đến tối ưu hóa công cụ tìm kiếm và họ đặc biệt yêu thích hoặc có kỹ năng trong lĩnh vực đó (điều mà họ nên làm nếu bạn gửi email cho họ về vấn đề đó), hãy bao gồm "SEO" trong chủ đề này. Một ví dụ có thể là:“Tự hỏi làm thế nào để cải thiện SEO trên blog của tôi.”
5. Sử dụng dấu ngoặc và dấu hai chấm để tạo "chủ đề phụ"
Tôi rất có thể chỉ tạo ra từ “chủ thể phụ”, nhưng đối với tôi nó có ý nghĩa. Về cơ bản, tôi đang nói về việc tạo thêm lời giải thích trong dòng chủ đề và sử dụng dấu ngoặc hoặc dấu hai chấm để tách nó khỏi chủ đề chính. Ví dụ:nếu chúng ta vẫn ở cùng một ví dụ, bạn có thể nói "Câu hỏi:Làm cách nào để làm cho email của tôi nổi bật hơn?" hoặc “[Câu hỏi] Làm cho email nổi bật hơn.”
Một bài học ngữ pháp nhỏ:Theo quan điểm của tôi, dấu hai chấm và dấu ngoặc vuông tương tự nhau, nhưng không phục vụ cùng một mục đích. Dấu hai chấm chuẩn bị cho người đọc hoặc giải thích thêm cho họ những gì họ sắp đọc. Mặt khác, dấu ngoặc ghi nhãn những gì chúng ta đang đọc. Đó là cách tôi xem chúng và tôi có thể không hoàn toàn chính xác, nhưng nó có vẻ hợp lý với tôi.
6. Mũ lưỡi trai thì được, nhưng hãy sử dụng một cách tiết kiệm
Đôi khi cần phải nhấn mạnh hoặc thu hút sự chú ý vào điều gì đó, nhưng vì nó nằm trong dòng tiêu đề nên bạn có các tùy chọn định dạng hạn chế. Điều này thường có nghĩa là bạn phải sử dụng các chữ cái viết hoa. Điều này có thể tốt, nhưng cũng có thể xấu. Tất cả chúng tôi đều nhận được email đó trong đó chủ đề và thông điệp được viết hoa hoàn toàn - thật khó chịu. Tôi muốn xóa nó ngay lúc đó, nhưng đó thường là người lớn tuổi và tôi cảm thấy rất tệ. Nhưng nếu bạn là bất kỳ ai khác, bạn sẽ không được phép, vì vậy đừng ngạc nhiên nếu bạn không nhận được trả lời nhanh chóng, chứ đừng nói đến một câu trả lời nào cả. Dưới đây là những ví dụ tốt và xấu:
- Kém:“TÔI CẦN GIÚP ĐỠ NGAY LẬP TỨC”
- Tốt:“[URGENT] Tài khoản của tôi đã bị xâm phạm - vui lòng giúp đỡ”
Nhược điểm lớn nhất của việc sử dụng chữ viết hoa là nó có thể xuất hiện "spam", đây thực sự là điểm cuối cùng của việc tạo dòng tiêu đề của bạn.
7. Đừng là "spam"
Tôi không nghĩ rằng mình cần phải cung cấp cho bạn định nghĩa về spam email trông như thế nào - tất cả chúng ta đều nhận được nó và tất cả chúng ta đều nhận ra nó. Vậy tại sao một số người lại có thói quen làm cho email của họ trông như thư rác? Nó đánh bại tôi, nhưng đây là một số điều bạn có thể làm và không nên làm để giữ cho email của bạn trông như vậy… spam một cách không cố ý.
- Hạn chế sử dụng chữ hoa (đã được đề cập)
- Để ý những từ thường được lọc như “miễn phí”
- Đừng mơ hồ - hãy đưa ra lý do gửi email
- Xóa “RE:” hoặc “FWD:” khỏi dòng chủ đề
- Hầu như không bao giờ sử dụng dấu chấm than
- Làm mọi thứ khác mà tôi vừa đề cập
Đừng quên thông điệp của chính nó
Mặc dù có thể làm rất nhiều việc để mở email bằng cách điều chỉnh dòng chủ đề, nhưng bản thân thông điệp cũng rất quan trọng và không nên bỏ qua. Có rất nhiều điều bạn có thể làm để ngăn email của mình bị mở, lướt qua và sau đó dành để chăm sóc sau. Bây giờ, đôi khi tôi làm điều này đơn giản vì tôi không có thời gian để trả lời điều gì đó mà thoạt đầu tôi nghĩ rằng nó phù hợp với tôi hơn thực tế. Tuy nhiên, những lần khác, đó là do nội dung email quá dài, định dạng kém hoặc khó hiểu và đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn để hiểu những gì đang được nói. Nói cách khác:
- Đừng làm cho email của bạn dài một cách không cần thiết
- Chia nó thành các đoạn có liên quan
- Kỹ lưỡng và đi vào trọng điểm
- Không làm cho phần giới thiệu (hoặc bất kỳ email nào) mơ hồ
Bây giờ tôi không nói rằng đừng bao giờ gửi những email dài. Đôi khi bạn phải làm như vậy. Nhưng những lần khác bạn nghĩ rằng những gì bạn nói cần phải được giải thích thành nhiều từ hơn mức cần thiết. Vì vậy, điểm cuối cùng là đọc lại email của bạn . Gmail có một tính năng tuyệt vời cho phép bạn "hủy" email trong một thời gian nhất định. Tôi đã sử dụng tính năng này nhiều lần ngay cả sau khi đọc lại một thứ gì đó. Tôi sẽ nhấp vào gửi, lướt qua email của mình một lần nữa vì nó đang "gửi" và sau đó bắt một điều gì đó tôi muốn sửa. Tôi có thể nhanh chóng hủy quá trình gửi, thực hiện các thay đổi và nhấp lại vào gửi. Nó khá đẹp.
Kết luận
Đây chỉ là những bước đầu tiên của nghi thức gửi email đúng cách và còn nhiều điều cần tìm hiểu. Bloomberg BusinessWeek đã đăng một hình ảnh tuyệt vời chỉ ra nhiều chủ đề giống nhau mà tôi đã đề cập trong bài viết này và chỉ ra các ví dụ một cách trực quan (điều này luôn hay).
Bạn đã khám phá ra bất kỳ kỹ thuật nào đã được chứng minh là hiệu quả với bạn chưa? Hoặc có lẽ bạn có một câu hỏi về một cái gì đó tôi đã chia sẻ? Dù bằng cách nào, chúng tôi rất muốn nghe ý kiến từ bạn!