Đừng lo lắng email vẫn chưa chết hoặc thậm chí là lỗi thời, bất kể những người phản đối có thể dự đoán. Phương tiện truyền thông xã hội có thể được coi là công cụ phá băng, nhưng email không chỉ giữ vị trí của riêng nó mà nó còn là mấu chốt mạnh nhất của cây đinh ba khi bắt tay với một người quan trọng trên Web. Trên thực tế, rất ít người nắm vững nghệ thuật gửi email. Đồng nghiệp của tôi, Joshua gọi đó là email gửi đi sự lo lắng. Đó là một điều rất thực tế và đáng ngạc nhiên, bởi vì tất cả những gì cần làm là một vài thủ thuật có nhịp độ chính xác để gửi email hiệu quả.
Gửi email chuyên nghiệp mang lại sự thúc đẩy vô hình cho danh tiếng trực tuyến (và ngoại tuyến) của bạn. Tiêu chuẩn cuối cùng của việc gửi email nghệ thuật là nếu bạn có thể hoàn thành công việc hoặc đạt được một hợp đồng biểu diễn chỉ với một email ấn tượng. Hoặc tôi có thể nói, ngay cả khi bạn có thể đạt điểm phỏng vấn và đặt chân vào cửa. Nếu sự tiến bộ trong sự nghiệp của bạn đang bị đe dọa, thì đã đến lúc bạn học được một số mẹo gửi email cơ bản, thậm chí có thể tạo ra một bước đột phá trong sự nghiệp.
Viết một email hay hiện là một kỹ năng sống cơ bản
Nó là một cái gì đó vẫn phải được học. Trong thế giới chuyên nghiệp, một email viết xấu có thể là hara-kiri vì nhiều khi nó đóng vai trò là đầu mối liên hệ đầu tiên. Hãy nhớ rằng, email của bạn phải đối lập với các email khác trong hộp thư đến đông đúc, mỗi email chỉ cách thùng rác một cú nhấp chuột. Gửi email lạnh cũng khó như gọi lạnh - bạn có năm giây đầu tiên để tạo ấn tượng. Nhưng nó có thể được thực hiện nếu bạn nắm được một vài điều cơ bản. Đây là mười trong số đó.
Chuẩn bị sẵn sàng
Làm nghiên cứu của bạn. Ngay cả trước khi nhập tên đầu tiên vào trường địa chỉ, bạn cần biết ít nhất một điều gì đó về người bạn đang gửi thư. Rất may, thực hiện một nghiên cứu việc làm trực tuyến là một trong những điều dễ dàng nhất hiện nay mặc dù nó tốn nhiều thời gian. LinkedIn, Facebook và Twitter là những điểm khởi đầu tốt như mọi khi cho một số nghiên cứu liên quan đến nghề nghiệp. Trước đó, chúng ta đã thấy cách một hồ sơ LinkedIn được duy trì tốt có thể hữu ích như một công cụ quản lý mối quan hệ chuyên nghiệp.
Bạn cũng nên xác định liệu người mà bạn gửi email có ở vị trí giúp bạn có một bước tiến trong sự nghiệp của mình hay ít nhất có thể là một người có ảnh hưởng. Bạn cũng có thể thử nghiên cứu bất kỳ vị trí dự phòng nào. Ví dụ:một công việc thực tập hoặc một dự án tự do có thể phù hợp ngay cả khi bạn đã có công việc chính.
Thêm Cảm ứng Cá nhân
Không bao giờ gửi email hàng loạt. Giống như việc gửi những bản sơ yếu lý lịch dựa trên khuôn mẫu là một ý tưởng tồi, ý tưởng gửi những email chung chung cũng vậy. Bạn phải coi mỗi email như một thiết bị phân phối chính xác được dẫn đường bằng laser. Đây là nơi nghiên cứu giúp tìm ra không chỉ tên của cá nhân mà bạn sẽ đề cập, mà còn cả trạng thái của họ trong hệ thống phân cấp. Đừng quên thêm lời chào phù hợp. Một cách đáng nhớ để thêm dấu ấn cá nhân là tìm ra điểm chung với người nhận. Đó có thể là khóa học phổ biến mà bạn đã tham gia hoặc như chúng ta sẽ thấy ở điểm khác bên dưới, một người quen thông thường.
Ngoài ra, khi đó là một email liên quan đến nghề nghiệp, hãy tạo một tài khoản email trông chuyên nghiệp nếu bạn chưa có; tốt nhất là với tên đầy đủ của bạn.
Hãy ngắn gọn
Tôn trọng thời gian. Bạn cũng như người bận rộn mà bạn đang gửi email. Nghệ thuật của email ưu tiên hàng đầu cho nghệ thuật ngắn gọn. Kể câu chuyện cá nhân của bạn với nền kinh tế là cách tiếp cận đúng đắn khi đối phó với những khoảng thời gian chú ý ngắn. Thông thường, vào một buổi sáng bận rộn, chúng tôi quét email thay vì đọc chúng. Một email dài có thể được lưu lại sau đó và bị lãng quên hoặc chỉ đơn giản là bỏ đi.
Một mẹo:hãy sửa lại email của bạn nhiều lần cho đến khi bạn cố gắng rút ra từng chút thông tin nhỏ. Khi bạn đã loại bỏ tất cả các từ lãng phí, yêu cầu của bạn trở nên rõ ràng và cụ thể.
Thiết lập kết nối và ngữ cảnh
Email đầu tiên là phần giới thiệu. Giống như tất cả các lời giới thiệu khác, nó có sức nặng nếu bạn có thể sử dụng giới thiệu hoặc bỏ tên để thiết lập kết nối. Như đã đề cập trước đây, nó cũng thêm vào các liên lạc cá nhân. Cách tốt nhất để có được một công việc là thiết lập một mối quan hệ và nó có thể bắt đầu ở đây nếu bạn có thể xoay vòng tham chiếu của ai đó trong email. Đó có thể là một người có kinh nghiệm đã tư vấn cho bạn về ngành cụ thể đó. Nếu bạn không có tên để sử dụng làm tài liệu tham khảo, hãy đề cập đến cách bạn tìm thấy người mà bạn đang gửi email. Có thể, bạn đã gặp họ ở đâu đó hoặc đọc về công việc và thành tích của họ. Thậm chí tốt hơn - có thể, bạn học chung trường cũ. Mục đích chính là xác định lý do tại sao bạn cố gắng kết nối và cách kết nối giữ giá trị đối với bạn.
Giá trị Quảng cáo
Đây là cái móc mà nếu được kéo ra có thể tăng thêm giá trị cho ứng cử viên của bạn cho công việc. Đây là phần khó nhất đối với một người mới bắt đầu chưa có nền tảng. Một chuyên gia có kinh nghiệm có thể sử dụng nghiên cứu và tìm ra nơi anh ta có thể tạo ra sự khác biệt. Một dòng đề cập có thể là một yếu tố thu hút sự chú ý. Tôi nhận được công việc thứ hai khi đề cập đến một bài báo rằng công ty cụ thể đang muốn mở rộng trong một khu vực, và tôi đã có một số phản hồi về thị trường từ đó. Một thành viên mới có thể đề cập đến công việc nền tảng mà họ đã làm để trở nên quen thuộc hơn với công việc của công ty. Anh ấy hoặc cô ấy có thể đưa ra những ý tưởng. Nó có thể không nằm trong sơ đồ của mọi thứ, nhưng nó cho thấy rằng bạn đang đầu tư về mặt tình cảm cho công việc của họ. Nhưng một lần nữa, hãy giữ nó ngắn gọn và tinh tế.
Tâng bốc sẽ đưa bạn đến đó
Đừng lạm dụng nó. Giữ lời khen của bạn một cách chân thành và cụ thể. Yêu cầu lời khuyên thay vì giúp đỡ luôn luôn hữu ích. Hãy coi email như một yêu cầu cung cấp thông tin hơn là một thư xin việc. Thông thường, mọi người sẵn sàng chia sẻ lời khuyên và thông tin hơn là những thứ quan trọng hơn như một cuộc gọi phỏng vấn. Ít nhất, với email đầu tiên, bạn đã thực hiện một bước nhỏ đầu tiên hướng tới mục tiêu nghề nghiệp của mình.
Ghi nhớ Mục tiêu của Bạn
Email đầu tiên này chỉ là một cái bắt tay thân thiện. Nó không có nghĩa là một người cung cấp lý lịch (vâng, không bao giờ đính kèm lý lịch của bạn), vì vậy đừng nhảy súng. Điều tốt nhất bạn có thể hy vọng là một phản hồi tích cực sẽ dẫn đến email tiếp theo. Gửi sơ yếu lý lịch là một cảnh báo đỏ và loại bỏ những điều tâm huyết mà bạn có thể đã viết trong email. Người nhận có thể nghĩ rằng email chỉ là một chiêu dụ cho một công việc. Có các kênh khác (như phòng nhân sự) để gửi hồ sơ.
Yêu cầu giới thiệu
Điều tốt nhất bạn có thể đạt được từ một cuộc trò chuyện trong hẻm nhỏ là giới thiệu đến người khác có thể giúp đỡ. Luôn yêu cầu người giới thiệu vì người nhận có thể không giúp được bạn nhưng có thể người nào đó mà họ biết có thể giúp bạn.
Kết thúc tốt đẹp
Đây có thể là một khởi đầu mới nếu email ghi đúng các ghi chú. Ngay khi bạn bắt đầu, điều quan trọng là phải kết thúc tốt. Chú ý đến chữ ký email của bạn cũng rất quan trọng vì chỉ cần nhìn thoáng qua nó có thể cho người nhận biết rất nhiều điều về bạn và sự chú ý của bạn đến từng chi tiết. Kết thúc email của bạn với sự đánh giá đúng đắn. Quan trọng hơn, hãy kết thúc bằng lời kêu gọi hành động như một yêu cầu cụ thể.
Theo dõi
Một email tiếp theo không chỉ đóng vai trò như một lời nhắc nhở mà còn thể hiện ý định của bạn. Nó cũng giúp bạn biết liệu email của bạn có tác động như mong muốn hay bị đánh cắp. Cho dù gặp trực tiếp lần đầu tiên hay chỉ gửi email cho một người lạ, một email tiếp theo sẽ tách bạn khỏi phần còn lại của danh thiếp và giúp nhớ lại. Giữ cho nó ngắn gọn.
Quy tắc ngón tay cái đằng sau tất cả các bước cơ bản là giữ cho cuộc giao tiếp diễn ra liên tục. Mục tiêu của bạn là thực hiện việc trao đổi email ngoài mục tiêu đầu tiên, để bạn có thể đột phá thành công "bức tường người lạ" và mạng lưới một cách chuyên nghiệp. Ngay cả khi bạn không thành công, đừng xóa số liên lạc vì bạn không bao giờ biết khi nào một cửa sổ khác sẽ mở ra. Viết những email tuyệt vời là một vấn đề cần kiên trì cũng như tuân thủ một số quy tắc cốt lõi. Tôi đã có những chia sẻ về thành công và thất bại của riêng mình. Đó là vì một thành công như vậy mà tôi có thể xuất bản bài báo này. Có, tôi nhận được công việc của mình tại MakeUseOf nhờ một email. Chia sẻ những câu chuyện thành công của bạn với chúng tôi. Có thể có một mẹo được giấu ở đâu đó mà tất cả chúng ta có thể viết những email có thể đánh bại ai đó.