Đừng lo, email chưa chết hay lỗi thời, bất kể những người bi quan có dự báo gì. Mạng xã hội có thể đang chiếm chỗ làm "người phá băng", nhưng email không chỉ giữ vững vị thế, nó còn là nhọn nhất trong ba gai của thương côn khi nói đến việc "bắt tay" với người quan trọng trên Web. Rất ít người thực sự thấu hiểu nghệ thuật email. Đồng nghiệp Joshua gọi đó là "lo âu gửi email". Đó là điều rất thực và đáng ngạc nhiên, vì chỉ cần vài mẹo chính xác để email hiệu quả.
Gửi email chuyên nghiệp tạo đà vô hình cho uy tín trực tuyến (và ngoại tuyến) của bạn. Thước đo cuối cùng của nghệ thuật email là bạn có thể giành việc hay hợp đồng chỉ với một email ấn tượng. Hoặc tôi sẽ nói, ngay cả khi bạn chỉ giành được buổi phỏng vấn và đặt chân qua ngưỡng cửa. Nếu tiến trình sự nghiệp đang ở đòn bẩy, đã đến lúc bạn học vài mẹo email cơ bản có thể cân bằng cơ hội cho bước đột phá sự nghiệp.
Viết Email Tốt Giờ Là Kỹ Năng Sống Căn Bản
Đây là thứ vẫn phải học. Trong thế giới chuyên nghiệp, một email viết tồi có thể là "tự sát" vì nhiều lần nó đóng vai trò điểm tiếp xúc đầu tiên. Nhớ rằng, email của bạn phải cạnh tranh với email khác trong hộp thư chật chội, mỗi email chỉ cách chuột một cú click để vào thùng rác. Email lạnh (cold-emailing) khó khăn không kém gọi điện lạnh (cold-calling) — bạn có năm giây đầu để tạo ấn tượng. Nhưng có thể làm được nếu bạn nắm vững vài điều cơ bản. Đây là mười điều đó.
1. Chuẩn Bị Tỉ Mỉ
Nghiên Cứu Kỹ. Ngay trước khi gõ tên đầu tiên vào trường địa chỉ, bạn cần biết ít nhất một chút về người bạn sẽ email. May mắn thay, nghiên cứu việc làm trực tuyến là một trong những việc dễ dàng nhất hiện nay dù tốn thời gian. LinkedIn, Facebook, và Twitter là điểm khởi đầu tốt như luôn cho nghiên cứu liên quan đến sự nghiệp. Chúng ta đã thấy trước đó hồ sơ LinkedIn được duy trì tốt có thể hữu ích như công cụ quản lý quan hệ chuyên nghiệp.
Bạn cũng nên xác định xem người bạn email có ở vị trí có thể giúp bạn thăng tiến sự nghiệp hoặc ít nhất là người có ảnh hưởng. Bạn cũng có thể thử nghiên cứu vị trí dự phòng. Ví dụ, thực tập hoặc dự án freelance có thể phù hợp ngay cả khi việc chính lỡ mất.
2. Thêm Chút Cá Nhân
Không Gửi Email Hàng Loạt. Giống như "ném bom thảm" ngành nghề của bạn với CV mẫu là ý tưởng tồi, gửi email chung chung cũng vậy. Bạn phải đối xử với từng email như một thiết bị giao hàng chính xác bằng laser. Nghiên cứu giúp tìm không chỉ tên người bạn sẽ viết, mà còn vị trí của họ trong hệ thống cấp bậc. Đừng quên thêm xưng hô phù hợp. Cách đáng nhớ để thêm chút cá nhân là tìm điểm chung với người nhận. Có thể là khóa học chung, hoặc như chúng ta sẽ thấy ở điểm khác, người quen chung.
Ngoài ra, khi email liên quan đến sự nghiệp, hãy tạo tài khoản email chuyên nghiệp nếu chưa có; tốt nhất dùng tên đầy đủ của bạn.
3. Ngắn Gọn, Súc Tích
Tôn Trọng Thời Gian. Của bạn lẫn người bận rộn bạn gửi email. Nghệ thuật email ưu tiên nghệ thuật ngắn gọn. Kể câu chuyện cá nhân với sự tiết kiệm là cách tiếp cận đúng khi đối mặt với span chú ý ngắn. Thường thì buổi sáng bận rộn chúng ta lướt email thay vì đọc kỹ. Email dài có thể bị để sau và quên, hoặc đơn giản bị xóa vào rác.
Mẹo: sửa lại email nhiều lần cho đến khi bạn nén bỏ được mọi thông tin vặt. Khi cắt hết từ ngữ thừa, yêu cầu của bạn trở nên rõ ràng và cụ thể.
4. Thiết Lập Kết Nối Và Bối Cảnh
Email đầu tiên là sự giới thiệu. Giống như mọi lời giới thiệu, nó có trọng lượng nếu bạn dùng giới thiệu hoặc nhắc tên để thiết lập kết nối. Như đã nói, nó cũng thêm chút cá nhân. Cách tốt nhất để giành việc là thiết lập mối quan hệ và nó có thể bắt đầu ở đây nếu bạn xoay chuyển tham chiếu của ai đó trong email. Có thể là người giàu kinh nghiệm đã tư vấn cho bạn về ngành đó. Nếu bạn không có tên để tham chiếu, hãy nói cách bạn tìm thấy người bạn đang email. Có thể bạn gặp họ đâu đó hoặc đọc về công việc và thành tựu của họ. Tốt hơn — có thể bạn cùng trường cũ. Mục đích chính là thiết lập lý do bạn cố gắng kết nối và tại sao kết nối đó có giá trị với bạn.
5. Quảng Bá Giá Trị Của Bạn
Đây là "móc câu" mà nếu kéo thành công sẽ tăng giá trị ứng cử của bạn. Đây là phần khó nhất cho người mới không có nền tảng. Chuyên gia giàu kinh nghiệm có thể dùng nghiên cứu và tìm nơi họ có thể tạo khác biệt. Một dòng đơn lẻ có thể thu hút chú ý. Tôi xin được việc thứ hai bằng cách nhắc báo cáo báo chí rằng công ty đó muốn mở rộng ở một khu vực, và tôi có phản hồi thị trường từ đó. Người mới có thể nhắc công việc nền tảng họ làm để hiểu rõ hơn về công việc công ty làm. Họ có thể đưa ra ý tưởng. Có thể không nằm trong kế hoạch của công ty, nhưng nó cho thấy bạn đầu tư cảm xúc vào công việc của họ. Nhưng lại lần nữa, hãy giữ súc tích và tinh tế.
6. Khéo Léo Khen Ngợi Sẽ Đưa Bạn Đến Mục Đích
Đừng lạm dụng. Giữ lời khen chân thành và cụ thể. Xin lời khuyên thay vì xin giúp đỡ luôn giúp ích. Đối xử với email như yêu cầu thông tin thay vì thư xin việc. Thường thì mọi người sẵn lòng chia sẻ lời khuyên và thông tin hơn là thứ thực chất hơn như cuộc phỏng vấn. Ít nhất, với email đầu tiên bạn đã bước nhỏ đầu tiên về mục tiêu sự nghiệp.
7. Nhớ Mục Tiêu Của Bạn
Email đầu tiên chỉ là cái bắt tay thân thiện. Nó không phải là CV đính kèm (có, đừng bao giờ đính kèm CV), vậy nên đừng vội vàng. Điều tốt nhất bạn hy vọng là phản hồi tích cực dẫn đến email tiếp theo. Gửi CV là báo động đỏ và triệt tiêu những điều hăng hái bạn viết trong email. Người nhận có thể nghĩ email chỉ là mồi câu cho việc làm. Có các kênh khác (như phòng nhân sự) để gửi CV.
8. Xin Giới Thiệu (Referral)
Điều tốt nhất bạn có được từ cuộc trò chuyện "mò mẫm" là tham chiếu đến người khác có thể giúp. Luôn xin giới thiệu vì người nhận có thể không giúp được bạn nhưng có thể người họ biết giúp được bạn.
9. Kết Thúc Hay
Đây có thể là khởi đầu mới nếu email đánh đúng nốt. Giống như bắt đầu, kết thúc tốt cũng quan trọng. Chú ý chữ ký email cũng quan trọng vì chỉ một cái nhìn nó có thể nói rất nhiều về bạn và sự chú ý đến chi tiết. Kết thúc email với lời chào phù hợp. Quan trọng hơn, kết thúc bằng lời kêu gọi hành động (call to action) cụ thể như một yêu cầu rõ ràng.
10. Theo Dõi (Follow Up)
Email theo dõi không chỉ nhắc nhở mà còn thể hiện ý định của bạn. Nó cũng giúp bạn biết email có tác động như mong muốn hay bị bỏ rác. Dù gặp trực tiếp lần đầu hay chỉ email cho người lạ, email follow up tách bạn ra khỏi đống danh thiếp và giúp nhớ lâu. Hãy giữ nó súc tích.
Quy tắc ngầm đằng sau tất cả các bước cơ bản là giữ cho giao tiếp tiếp diễn. Mục tiêu của bạn là đưa cuộc trao đổi email vượt qua email đầu tiên, để bạn có thể vượt qua thành công "tường người lạ" và xây dựng mạng lưới chuyên nghiệp. Dù bạn không thành công, đừng xóa liên hệ vì bạn không bao giờ biết khi nào cửa sổ khác mở ra. Viết email tuyệt vời là vấn đề kiên trì không kém tuân thủ các quy tắc cốt lõi. Tôi có phần thành công và thất bại của riêng mình. Chính nhờ một thành công như vậy tôi mới xuất bản được bài viết này. Có, tôi xin được việc tại MakeUseOf nhờ một email. Hãy chia sẻ câu chuyện thành công của bạn. Có thể có mẹo ẩn giấu ở đó mà chúng ta đều có thể dùng để viết email khiến ai đó "ngã ngửa".