Có bao giờ điều này xảy ra với bạn? Bạn gửi một email quan trọng & mong chờ phản hồi một cách nóng lòng.
Như thời gian trôi qua, bạn có thể muốn biết tin nhắn của mình có được nhận và đọc bởi người nhận thành công hay không. May mắn thay, có một vài cách để kiểm tra email đã gửi có được mở hoặc đọc hay không:
(A) Bằng Cách Yêu Cầu Xác Nhận Trả Về (Return Receipt),
(B) Sử Dụng Công Cụ Theo Dõi Email.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ thảo luận cả hai cách theo dõi email & ưu/nhược điểm của chúng. Bên cạnh đó, chúng tôi sẽ nói cho bạn biết cách sử dụng các dịch vụ email phổ biến để kiểm tra xem email của bạn đã được mở hay chưa.
Cũng Xem: Kẻ Lừa Đảo Email Tận Dụng Hysteria COVID-19 Để Bẫy Người Dùng
Theo Dõi Trạng Thái Đọc Email Qua Tính Năng Gmail Read Receipt
Tôi chắc chắn; rất nhiều người không biết Gmail cung cấp chức năng xác nhận đọc (read receipt) gốc. Có, có thể theo dõi xem email đã gửi có được mở hoặc đọc mà không cần cài đặt bất kỳ ứng dụng hoặc công cụ theo dõi bên thứ ba nào. Tuyệt vời, phải không? Vậy tại sao không phải ai cũng dùng tính năng này?
Vấn đề là chức năng Gmail Read Receipt chỉ dành cho những người trong chương trình G Suite. Nghĩa là, nếu bạn dùng Gmail cho mục đích cá nhân, bạn sẽ không thể truy cập bộ theo dõi email tích hợp sẵn. Để bắt đầu theo dõi email khi dùng Gmail, hãy làm theo hướng dẫn cẩn thận:
BƯỚC 1- Để kích hoạt tính năng Gmail Read Receipt, điều hướng đến GSuite Admin Console. Đi đến Apps > nhấp vào GSuite > chuyển đến Settings for Gmail & nhấn nút Advanced Settings.
BƯỚC 2- Từ cửa sổ Advanced Settings, cuộn xuống dưới cùng màn hình để tìm nút Email Read Receipts.
BƯỚC 3- Bây giờ, bạn cần bật tùy chọn 'Allow email read receipts to be sent to all addresses in my organization as well as the following email addresses'. Ngay khi bạn bật nó, người dùng trong công ty của bạn có thể yêu cầu và trả về xác nhận email.
BƯỚC 4- Một khi tính năng Read Receipt được bật, bạn có thể soạn email như bình thường. Khi xong soạn thảo, nhấp vào Mũi tên Xuống (nằm ở góc dưới bên phải). Từ menu bật lên, nhấp vào tùy chọn Request read receipt & nhấn nút Gửi!
Người nhận sẽ được nhắc với một pop-up nhanh phải xác nhận để bạn có thông báo email của bạn đã được mở. Vì vậy, việc thực thi này làm cho tính năng trở nên vô dụng. Có khả năng cao, 90% người nhận sẽ bỏ qua pop-up Gmail Read Receipt. Không ngạc nhiên, hầu hết chúng ta chưa nhận được email với chức năng theo dõi bật. Vì nếu có, hầu hết chúng ta có thể sẽ nhấp vào nút Not Now (Không bây giờ)!
May mắn thay, đây không phải là giải pháp duy nhất để kiểm tra email đã được mở hay đọc.
Sử Dụng Công Cụ Theo Dõi Email Để Kiểm Tra Email Đã Mở Hay Đọc
Vì vậy, như bạn đã thấy, sử dụng tính năng Gmail Receipt gốc có thể không phải chức năng đáng tin cậy nhất để theo dõi email có được mở hay không. Tuy nhiên, rất dễ dàng để theo dõi email của bạn bằng các công cụ theo dõi thư tốt nhất. Có rất nhiều công cụ trên thị trường & chúng đã tồn tại nhiều năm. Cho hướng dẫn này, chúng tôi khuyến nghị một trong những công cụ theo dõi email phổ biến nhất – MailTrack.
Công cụ theo dõi email có sẵn dưới dạng tiện ích mở rộng cho Google Chrome, Firefox, và Opera. Nó hoạt động với hộp thư Gmail để theo dõi tin nhắn. MailTrack cung cấp khả năng 'xem một눈 thấy rõ' để xem email có được nhận hay mở. Nếu người nhận đã mở email, bạn sẽ thấy dấu tích kép trên thư. Bạn chắc chắn có thể nhấp vào dấu tích để xem khi nào và email của bạn được mở như thế nào.
Cũng Đọc: Cách Chuyển Email Từ Tài Khoản Gmail Cũ Sang Mới?
Theo Dõi Trạng Thái Đọc Email Trên Microsoft Outlook
Nếu bạn đang dùng Outlook làm phương tiện truyền thông, may mắn thay, Microsoft cung cấp bộ theo dõi email tích hợp sẵn. Để dùng nó, bạn chỉ cần bật chức năng xác nhận đọc và bạn đã sẵn sàng:
BƯỚC 1- Điều hướng đến menu File > Options & nhấp vào Mail.
BƯỚC 2- Dưới đầu Tracking, bạn phải chọn hoặc "Delivery receipt confirming the message was delivered to the recipient's email server" hoặc "Read receipt confirming the recipient viewed the message".
BƯỚC 3- Sau khi chọn tùy chọn mong muốn, nhấn nút OK & đó là tất cả!
Bạn đã sẵn sàng theo dõi email khi dùng Outlook.
BƯỚC 4- Bây giờ soạn email mới, như bình thường, và chọn checkbox dưới Options > Tracking > Request a Read Receipt.
Soạn thảo và gửi email của bạn, một khi người nhận đọc tin nhắn của bạn, bạn sẽ được thông báo tự động!
BÀI VIẾT LIÊN QUAN
- Cách Gửi Email Ẩn Danh?
- Phần Mềm Xác Thực & Validation Email Tốt Nhất 2020
- Ứng Dụng Email Tốt Nhất Cho Mac Để Nâng Cao Trải Nghiệm Thư
- SPF Record Là Gì Và Nó Ngăn Chặn Email Spoofing Như Thế Nào?
- Hướng Dẫn Người Mới Về Tự Động Hóa Email