Email, là phương tiện giao tiếp và chia sẻ tài liệu tiện lợi nhất, nên luôn dễ truy cập và sử dụng cho mọi người. Tuy nhiên, do đa dạng khuyết tật, một số người – có thể là đồng nghiệp, thành viên gia đình, hoặc người thân thiết – không thể sử dụng dịch vụ email đúng cách và thấy khó khăn khi truy cập.
Outlook của Microsoft có công cụ kiểm tra khả năng truy cập tích hợp sẵn, cho phép người dùng khuyết tật truy cập email hoàn toàn không gặp khó khăn và đảm bảo họ không gặp bất kỳ rắc rối nào.
Cách truy cập Công cụ kiểm tra khả năng truy cập trong Outlook?
Công cụ kiểm tra khả năng truy cập cho email Outlook đảm bảo email của bạn được thiết kế đúng cách để người khuyết tật có thể truy cập. Nó quét nội dung email tìm các bất thường như thiếu văn bản thay thế cho hình ảnh, cấu trúc bảng phức tạp với văn bản đọc được, độ phức tạp trong kiểu tiêu đề, v.v. Công cụ này đảm bảo loại bỏ tất cả các bất thường có thể gây khó khăn cho người khuyết tật.
Đây là cách kiểm tra email Outlook về vấn đề khả năng truy cập:
Bước 1: Soạn email trước nhưng đừng gửi đi.
Bước 2: Nhấp vào menu Tùy chọn khác (biểu tượng ba chấm) ở dưới cùng cửa sổ Soạn email.
Bước 3: Từ menu mới, nhấp vào Kiểm tra vấn đề khả năng truy cập.
Bước 4: Email của bạn sẽ tự động được quét tìm vấn đề khả năng truy cập.
Bước 5: Kiểm tra kết quả quét ở ngăn bên phải, xuất hiện cùng kết quả quét.
Bước 6: Công cụ kiểm tra khả năng truy cập sẽ liệt kê các vấn đề với nội dung email.
Bước 7: Nhấp vào Sửa lỗi này để khắc phục vấn đề.
Bước 8: Bạn sẽ thấy vấn đề khả năng truy cập được khắc phục trên nội dung email. Xem lại các thay đổi.
Bước 9: Kiểm tra lại để đảm bảo hoàn toàn.
Bằng cách này, bạn có thể khắc phục các vấn đề khả năng truy cập trong email trên Outlook. Tính năng này là một sáng kiến tuyệt vời từ Microsoft tập trung vào sự hòa nhập người tiêu dùng và thực hiện trách nhiệm của công ty hướng về người dùng để giúp mọi người dùng mà không bỏ qua bất kỳ kịch bản hay vấn đề nào.
Cách yêu cầu email dễ truy cập từ Outlook?
Người dùng cũng có thể yêu cầu người gửi gửi email dễ truy cập chính xác để người gửi biết trước rằng họ phải kiểm tra nội dung email về khả năng truy cập trước khi gửi. Điều này giúp người khuyết tật thuận tiện hơn và tránh phiền toái phải nói với từng người gửi riêng lẻ.
Bạn có thể kích hoạt cài đặt này ngay từ tài khoản Outlook bằng cách đăng nhập trên bất kỳ trình duyệt web nào. Dưới đây là các bước để bật yêu cầu email dễ truy cập trên Outlook:
Bước 1: Mở tài khoản Outlook trên trình duyệt web.
Bước 2: Nhấp vào nút Cài đặt ở góc trên bên phải.
Bước 3: Từ menu thả xuống, nhấp vào Xem tất cả cài đặt Outlook.
Bước 4: Chọn Cài đặt chung từ ngăn bên trái.
Bước 5: Từ ngăn mới, chọn Cài đặt khả năng truy cập.
Bước 6: Trong phần Nội dung khả năng truy cập xuất hiện trên màn hình, tìm ô checkbox ghi Yêu cầu người gửi gửi nội dung dễ truy cập.
Bước 7: Tích vào ô và đảm bảo nó được bao quanh bởi dấu tích màu xanh.
Bước 8: Tìm và nhấp vào Lưu ở góc dưới bên phải trang.
Xong; bây giờ người gửi sẽ biết phải gửi email đã chạy qua Công cụ kiểm tra khả năng truy cập Outlook trước khi nhấn Gửi.
Công cụ kiểm tra khả năng truy cập của Outlook còn giúp mọi người hiểu cách tạo email dễ đọc hơn và soạn thảo nội dung email đẹp mắt hơn để thu hút người đọc. Điều này hoạt động chủ yếu khi bạn gửi thư xin việc hoặc CV cho nhà tuyển dụng tiềm năng. Hoặc khi bạn đã viết báo cáo trong email hoặc một phần của nó. Công cụ kiểm tra khả năng truy cập sẽ giúp bạn tạo nội dung email chuyên nghiệp hơn. Vì vậy, hãy chắc chắn kiểm tra email qua các bước nêu trên trước khi nhấn Gửi.