Hiệu quả = làm đúng lúc, tự động hóa cái có thể, xử lý theo đợt. Dùng filter email và lịch gửi. Một chiêu: chuẩn bị canned responses (mẫu trả lời sẵn) cho email thường gửi.
1. Chúc mừng mùa lễ, sinh nhật, dịp đặc biệt
Giáng sinh, Tết, Phục sinh, sinh nhật... bạn lặp lại lời chúc y như máy photocopy. Không ngưỡng mộ người viết lời chúc gốc, không ai giống ai? Lời chúc gốc có ý nghĩa hơn vì người viết dành tâm tư.
Liên quan gì đến canned response? Không ai sáng tạo lúc nào, nhưng hầu như mọi thứ đều copy. Dành thời gian thu thập lời chúc hay, tự viết vài câu, lưu vào template. Thấy lời chúc hay của người khác -> thêm vào, ghi nguồn. Template không chỉ text – có thể lưu GIF, link cho dịp đặc biệt.
Khi đến lúc gửi: lôi ra bộ sưu tập. Cảm thấy sáng tạo -> phát triển thêm. Gấp thời gian -> copy-paste, xong.
2. Chữ ký (Signatures)
Nhiều email client cho phép chữ ký riêng cho từng địa chỉ "gửi từ". Nhưng nếu bạn đóng nhiều vai mà chỉ dùng 1 email? Dùng canned response để chuyển đổi giữa nhiều chữ ký. Danh bạ không chán nếu bạn xoay vòng qua các thông điệp đa dụng hoặc câu nói yêu thích. Thay vì dùng tool chữ ký bên thứ 3. Đảm bảo chữ ký để lại ấn tượng tốt.
3. Email kinh doanh lặp lại
Thường phải giải thích cùng một chuyện, chia sẻ cùng thông tin? Tạo template lưu thành canned response. Ví dụ: bán hàng online, cùng câu hỏi -> tạo FAQ, cập nhật đáp án mới. Dài hạn: tạo trang FAQ web, để link trong canned response. Hoàn thiện template theo thời gian, tùy biến cho từng lần dùng để nghe tự nhiên hơn.
4. Tự động trả lời (Automated Responses)
Hay hơn template gửi thủ công: tự động gửi. Đã hướng dẫn setup auto-reply trong Thunderbird và Gmail filter. Đa số email client đều có.
Chiêu hay: kích hoạt auto-reply dựa trên alias email nhận. Dùng để lưu/ truy cập thông tin; thậm chí chia sẻ danh sách mua sắm với vợ/chồng.
Bạn thấy canned response không thoải mái?
Đừng tự ti dùng canned response, cũng đừng chê người dùng. Là cách tận dụng thời gian. Cuộc sống có nhiều việc thú vị hơn viết email.
Đầu tư thời gian ngày rảnh. Quét Sent folder tìm nội dung lặp. Chuẩn bị canned response, cập nhật khi thấy nội dung mới. Dùng canned response -> thêm chút cá nhân hóa. Bạn quan tâm người bên kia màn hình, đúng không?