Hiệu quả có nghĩa là làm mọi thứ vào đúng thời điểm, tự động hóa những gì bạn có thể và hoàn thành chúng chỉ trong một lần. Nếu bạn hiệu quả, bạn đang làm điều gì đó đúng đắn. Đó là lý do tại sao bạn nên sử dụng bộ lọc email và sắp xếp thời gian gửi email. Một mẹo nhỏ là chuẩn bị các câu trả lời soạn trước cho các email bạn thường xuyên viết.
Đây là danh sách cho nguồn cảm hứng của bạn.
Lời chúc theo mùa, lời chúc sinh nhật &các dịp đặc biệt khác
Chúc bạn Giáng sinh vui vẻ, Năm mới hạnh phúc, Lễ Phục sinh vui vẻ và cũng chúc bạn Sinh nhật Hạnh phúc. Khi đến lúc gửi lời chúc hàng năm, bạn có thể lặp đi lặp lại cùng một câu chuyện, giống như một kỷ lục bị phá vỡ. Bạn không ngưỡng mộ những người có thể viết những dòng đó mà không có âm thanh như những người khác? Lời chào ban đầu sẽ dễ nhớ và có ý nghĩa hơn khi người viết đưa ra một số suy nghĩ trong việc chuẩn bị cho họ.
Điều này có liên quan gì đến các câu trả lời soạn trước? Chà, không phải ai cũng sáng tạo mọi lúc, nhưng dù sao thì hầu hết mọi thứ đều được sao chép. Dành một chút thời gian để thu thập những lời chào bạn thích, có thể tự viết một vài câu và sao chép chúng vào mẫu email tương ứng. Bất cứ khi nào bạn nhận thấy một lời chào ban đầu của người khác, hãy thêm lời chào đó vào danh sách ngày càng tăng của bạn và ghi lại người đã truyền cảm hứng cho lời chào đó. Lưu ý rằng các mẫu email không chỉ giới hạn ở văn bản. Bạn cũng có thể thu thập ảnh GIF hoặc liên kết cho những dịp đặc biệt.
Khi đến lúc gửi lời chúc đến những người thân yêu của mình, bạn có thể tìm hiểu ý tưởng về bộ sưu tập của mình. Khi bạn cảm thấy sáng tạo, hãy xây dựng những gì ở đó hoặc thêm một cái gì đó mới. Khi bạn đã hết thời gian, hãy sao chép và dán một lời chúc tốt đẹp từ danh sách và tiếp tục.
Chữ ký
Hầu hết các chương trình email đều cho phép bạn thiết lập chữ ký cá nhân cho các địa chỉ email "gửi từ" khác nhau. Nhưng nếu bạn đội nhiều mũ và chỉ sử dụng một địa chỉ email? Hãy thử sử dụng câu trả lời soạn trước để chuyển đổi qua lại giữa nhiều chữ ký email. Các liên hệ của bạn sẽ không bao giờ cảm thấy nhàm chán với chữ ký của bạn nếu bạn xem qua một tập hợp các tin nhắn đa mục đích hoặc các câu trích dẫn yêu thích của bạn. Đó là nếu bạn không muốn dựa vào các công cụ chữ ký của bên thứ ba có thể tùy chỉnh chữ ký của bạn bằng dấu ngoặc kép. Chỉ cần đảm bảo rằng chữ ký email của bạn để lại ấn tượng phù hợp.
Email Doanh nghiệp Lặp lại
Nếu bạn thường thấy mình giải thích những điều giống nhau hoặc chia sẻ cùng một thông tin, bạn nên thiết lập các mẫu và lưu trữ chúng dưới dạng câu trả lời soạn trước. Ví dụ:nếu bạn bán hàng trực tuyến và thường nhận được những câu hỏi giống nhau, bạn có thể thiết lập Câu hỏi thường gặp và cập nhật câu trả lời cho các câu hỏi mới khi bạn tiếp tục. Mặc dù về lâu dài, sẽ thông minh hơn nếu thiết lập trang Câu hỏi thường gặp dựa trên web và thêm URL vào câu trả lời soạn trước của bạn. Bạn có thể hoàn thiện các mẫu của mình theo thời gian và tùy chỉnh chúng cho mỗi lần sử dụng để làm cho chúng nghe có vẻ cá nhân hơn.
Phản hồi tự động
Thậm chí còn tuyệt hơn một mẫu được gửi theo cách thủ công, là một mẫu sẽ tự động biến mất. Chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách thiết lập trả lời tự động trong Thunderbird và cách tạo phản hồi email tự động bằng bộ lọc Gmail. Và bạn sẽ tìm thấy tính năng này trong hầu hết các chương trình email khác.
Một mẹo nhỏ là kích hoạt phản hồi tự động dựa trên bí danh mà email được gửi đến. Bạn có thể sử dụng nó để lưu trữ và truy cập thông tin; bạn thậm chí có thể chia sẻ danh sách hàng tạp hóa hiện tại với đối tác của mình.
Bạn có thấy câu trả lời soạn trước có thể bị phản đối không?
Đừng cảm thấy tồi tệ khi sử dụng câu trả lời soạn trước và đừng rap ai đó nếu họ làm vậy. Đó là một cách để tận dụng thời gian của bạn. Cuộc sống có những điều tuyệt vời hơn là viết email.
Đầu tư một chút thời gian trong một ngày chậm rãi. Quét thư mục đã gửi của bạn để tìm nội dung lặp lại. Chuẩn bị câu trả lời soạn trước của bạn và thiết lập chúng khi bạn bắt gặp nội dung mới. Khi bạn sử dụng một câu trả lời soạn trước, hãy nhớ tạo cho nó một dấu ấn cá nhân. Rốt cuộc, bạn có quan tâm đến con người ở phía bên kia của màn hình, phải không?