Ai cũng muốn viết email tốt hơn để người nhận thực sự tương tác. Có thể bạn đang gặp khó khăn giao tiếp với đồng nghiệp, hoặc chỉ muốn nâng cao kiến thức về tiêu chuẩn email.
Bạn có thể ngạc nhiên khi biết email có bộ ngôn ngữ riêng. Nếu chưa quen, mở email thấy đầy "EOD", "LMK" sẽ khiến bạn phải Google lâu mới hiểu — dù bạn biết nhiều lóng internet khác.
Đừng lo, chúng tôi sẽ giúp. Dưới đây là danh sách lớn các từ viết tắt email để bạn nắm bắt ý nghĩa. Khi đã thành thạo, dùng chúng để tạo tiêu đề thu hút sẽ cải thiện email của bạn!
1. OOO (Out of Office - Nghỉ việc)
Bắt đầu bằng cái dễ. OOO nghĩa là bạn không ở văn phòng khi trả lời. Có thể bạn đang nghỉ phép một tuần và chỉ kiểm tra email định kỳ. Viết tắt này báo cho người khác biết không nên mong đợi phản hồi ngay. Thường dùng trong tự động trả lời.
Ví dụ:
"Tôi OOO đến thứ Sáu, 25/8. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ Mark Simmons."
2. WFH (Working From Home - Làm việc từ xa)
Giống OOO, cho người khác biết bạn làm việc từ xa hôm nay. Hữu ích khi ai đó yêu cầu bạn làm việc cần mặt tại chỗ.
Ví dụ:
"Hôm nay WFH. Cuộc họp phòng 24B sẽ dời sang thứ Tư."
3. EOM (End of Message - Kết thúc tin nhắn)
Cái này tiết kiệm thời gian lớn. Nếu toàn bộ nội dung vừa trong tiêu đề, người nhận không cần mở email. Kết thúc tiêu đề bằng EOM để họ đọc tiêu đề, hành động nếu cần, rồi xóa.
Ví dụ:
"Sam báo chúng ta được tiến hành dự án. EOM"
4. PRB (Please Reply By - Vui lòng trả lời trước)
Chúng ta đều biết người trả lời email chậm. Nếu cần ý kiến trước giờ nhất định, thêm PRB để yêu cầu phản hồi nhanh.
Ví dụ:
"Cần biết ai giúp được sự kiện từ thiện cuối tuần này. PRB Thứ Năm 24/8"
5. NRN (No Reply Necessary - Không cần trả lời)
Bạn đang làm việc, nhận thông báo email, mở ra thấy chỉ "OK, thanks!". Lãng phí thời gian và dung lượng. Đặt NRN trong tiêu đề để người nhận biết không cần trả lời câu 2 từ.
Ví dụ:
"Họp phòng 5A thay vì 4C. NRN"
6. NSFW (Not Safe for Work - Không an toàn cho công sở)
Viết tắt phổ biến online chỉ nội dung nhạy cảm (thường là nội dung tình dục hoặc lời thô) không nên mở tại nơi làm việc. Nên cân nhắc kỹ trước khi gửi qua email công việc.
Ví dụ:
"[NSFW] Đoạn stand-up mới của Chris Rock thô tục nhưng hài hước!"
7. SFW (Safe for Work - An toàn cho công sở)
Ngược lại NSFW. Dùng khi gửi file/link nghe có vẻ nhạy cảm nhưng thực ra không.
Ví dụ:
"[SFW] Hình ảnh trên subreddit EarthPorn làm hình nền máy tính tuyệt vời!"
8. FYI (For Your Information - Để tham khảo)
Bạn có thể đã nghe FYI trong đời thường, nhưng trong email nó có vài cách dùng. Trong thân email: chỉ ý phụ. Trong tiêu đề: báo người nhận email chỉ để họ nắm thông tin, không mong đợi phản hồi. Thường dùng khi chuyển tiếp (forward).
Ví dụ:
"FYI: Tháng sau, bộ phận IT sẽ nâng cấp mọi người lên Office 2016."
9. AR (Action Required - Cần hành động)
Đôi khi khó biết email có yêu cầu gì hay chỉ để tham khảo. AR giúp làm rõ. Dùng để báo người nhận bạn giao một nhiệm vụ cụ thể (sẽ giải thích chi tiết trong thân email).
Ví dụ:
"Frank không hài lòng kết quả tháng trước. AR: Tạo báo cáo giờ làm việc."
10. LET (Leaving Early Today - Về sớm hôm nay)
Nếu bạn về sớm hơn bình thường, để LET trong tiêu đề. Cho người khác biết bạn không có mặt đến hết giờ.
Ví dụ:
"Không giúp dọn dẹp sau buổi trình bày — LET"
11. EOD/COB (End of Day/Close of Business - Cuối ngày/Kết thúc giờ làm việc)
Khi đưa ra hạn chót gửi việc hoặc cần việc xong, hai từ này rất hữu ích. Chúng cơ bản có thể thay thế nhau. Thêm COB có thể chỉ giờ làm việc nơi khác, ví dụ "Cần trước COB theo giờ Thái Bình Dương".
Ví dụ:
"Tôi sẽ gửi bảng tính cho bạn trước EOD."
12. BTW (By the Way - Nói thêm)
Bạn chắc đã dùng trong hội thoại không trang trọng. BTW dùng để thêm ý nghĩ sau khi đã gửi email. Nếu quên thông tin quan trọng và phải gửi email thứ 2 ngay sau, BTW giúp người nhận thấy liên quan đến email trước.
Ví dụ:
"BTW, quên nói là ai giúp việc này sẽ được mời ăn trưa."
13. TLTR (Too Long to Read - Quá dài để đọc)
Không ai thích email dài như bài luận. Yêu cầu đọc 10 phút một tin nhắn phức tạp là quá nhiều với người bận rộn. Dùng TLTR để nhẹ nhàng báo tin nhắn quá dài, mong tóm tắt.
Ví dụ:
"TLTR. Tôi muốn giúp nhưng không có thời gian đọc toàn bộ ngay bây giờ."
14. TL;DR (Too Long; Didn't Read - Quá dài; Không đọc)
Bản anh em của TLTR, cũng rất phổ biến online. Khi đăng văn bản dài, thông lệ có phần TL;DR ở cuối tóm tắt vài câu/gạch đầu dòng. Người không muốn đọc toàn bộ chỉ cần xem điểm chính. Ít dùng trong tiêu đề nhưng vẫn có thể.
Ví dụ:
"TL;DR: Vụ án Rogers thành vấn đề lớn. Đừng nhắc đến cho đến khi có thông báo thứ Năm. Liên hệ Dan nếu có thắc mắc."
15. Y/N (Yes or No? - Có hoặc Không?)
Khi hỏi câu hỏi trong email và cần phản hồi, đôi khi chỉ cần Có/Không nhanh. Nếu không cần câu trả lời dài, cho biết chỉ cần đáp án đơn giản.
Ví dụ:
"Quy định internet mới có ảnh hưởng công việc của bạn? Y/N"
Bạn yêu thích từ viết tắt email nào?
Đây không phải là tất cả, nhưng nhiều từ khác chỉ là biến thể của nhóm cốt lõi trên. Nắm vững giúp bạn xử lý email nhanh hơn, và viết email thu hút hơn khi bạn là người gửi.
Tuy nhiên, cẩn thận không lạm dụng viết tắt hoặc dùng sai tình huống. Gửi WFH nhanh cho bạn thân tại công việc cho họ biết bạn làm từ xa, nhưng trả lời email của phó tổng giám đốc bằng TLTR thì không chuyên nghiệp. Đôi khi viết đầy đủ từ ngữ đáng giá để email trông chuyên nghiệp.
Nếu chưa đủ, xem thêm các công cụ email phổ dụng giúp cuộc sống dễ dàng hơn.
Từ viết tắt nào giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm đau đầu? Chia sẻ yêu thích của bạn bên dưới, kèm theo những câu chuyện email hài hước nếu có!