Mọi người đều muốn viết những email tốt hơn mà mọi người sẽ thực sự tương tác. Có thể bạn đang gặp khó khăn trong việc giao tiếp đúng cách với đồng nghiệp của mình trong thế giới kinh doanh hoặc chỉ muốn nâng cao kiến thức về các tiêu chuẩn email.
Điều bạn có thể ngạc nhiên khi thấy rằng email có một bộ biệt ngữ riêng. Nếu bạn không quen với những điều này, việc mở email và thấy nó chứa đầy "EOD" và "LMK" sẽ gửi cho bạn một chuyến đi dài đến Google chỉ để giải mã một tin nhắn - ngay cả khi bạn biết những tiếng lóng trên internet khác.
Đừng lo lắng, chúng tôi ở đây để trợ giúp. Dưới đây là danh sách lớn các từ viết tắt của email để bạn có thể hiểu được tất cả ý nghĩa của chúng. Khi bạn đã thành thạo chúng, việc sử dụng chúng để tạo dòng tiêu đề hấp dẫn sẽ cải thiện thông điệp của chính bạn!
1. OOO (Vắng mặt)
Hãy bắt đầu với một cái dễ dàng. OOO, hoặc vắng mặt, nghĩa là bạn không làm việc khi trả lời email. Có lẽ bạn đang đi nghỉ trong tuần và chỉ kiểm tra email định kỳ. Từ viết tắt này cho mọi người biết rằng họ không nên mong đợi phản hồi ngay lập tức. Nó thường được sử dụng như một trình trả lời tự động.
Ví dụ:
"Tôi là OOO cho đến Thứ Sáu, ngày 25 tháng 8. Vui lòng chuyển mọi câu hỏi tới Mark Simmons."
2. WFH (Làm việc Tại nhà)
Giống như OoO, tính năng này cho người khác biết rằng bạn đang làm việc từ xa trong ngày. Sẽ rất hữu ích nếu ai đó yêu cầu bạn làm điều gì đó yêu cầu bạn phải có mặt tại chỗ.
Ví dụ:
"WFH Hôm nay. Cuộc họp của chúng ta tại phòng 24B sẽ diễn ra vào Thứ Tư."
3. EOM (End of Message)
Đây là một tiết kiệm thời gian lớn. Nếu toàn bộ thông điệp của bạn phù hợp với dòng tiêu đề, mọi người không cần phải mất thời gian mở nó. Do đó, việc kết thúc tiêu đề của bạn bằng EOM cho phép mọi người đọc chủ đề, thực hiện hành động nếu cần và xóa thư.
Ví dụ:
"Sam cho chúng tôi biết rằng chúng tôi rõ ràng sẽ tiếp tục dự án này. EOM"
4. PRB (Vui lòng trả lời bởi)
Tất cả chúng ta đều biết một số người mất nhiều thời gian để trả lời email. Nếu bạn đang gửi tin nhắn và cần biết ý kiến của mọi người vào một thời điểm nhất định, hãy bao gồm ngày PRB để yêu cầu trả lời nhanh chóng.
Ví dụ:
"Tôi cần biết ai có thể giúp đỡ tại sự kiện từ thiện vào cuối tuần này. PRB Thứ Năm, 24/8"
5. NRN (Không cần trả lời)
Bạn đã bao giờ chăm chú vào công việc của mình, chỉ để thấy một thông báo qua email thu hút sự chú ý của bạn? Khi mở nó, bạn thấy một câu đơn giản "Tuyệt vời, cảm ơn!" Điều này làm lãng phí thời gian và không gian email của bạn. Bao gồm NRN trong chủ đề của bạn cho phép mọi người biết rằng họ không cần phải trả lời bằng một câu trả lời hai từ.
Ví dụ:
"Chúng ta đang họp ở Phòng 5A thay vì 4C. NRN"
6. NSFW (Không an toàn cho công việc)
Đây là từ viết tắt phổ biến mà bạn sẽ thấy ở những nơi khác trực tuyến để cho biết rằng nội dung bạn sắp mở là không phù hợp. Thông thường, điều này đề cập đến tài liệu khiêu dâm hoặc một loạt lời thề thốt mà bạn sẽ không muốn công khai ở nơi làm việc để đồng nghiệp của bạn nhìn thấy hoặc nghe thấy. Tuy nhiên, có lẽ bạn nên suy nghĩ kỹ về việc gửi loại nội dung này qua email doanh nghiệp.
Ví dụ:
"[NSFW] Đoạn độc thoại mới này của Chris Rock tuy thô tục nhưng vui nhộn!"
7. SFW (An toàn cho Công việc)
Lật từ viết tắt ở trên lên đầu của nó sẽ cho chúng ta SFW. Bạn có thể sử dụng từ viết tắt này khi bạn đang gửi một tệp hoặc liên kết đến một thứ gì đó nghe có vẻ không phù hợp nhưng thực sự không phải vậy.
Ví dụ:
"[SFW] Hình ảnh trên EarthPorn subreddit tạo nên những hình nền máy tính tuyệt vời!"
8. FYI (Để biết thông tin của bạn)
Bạn có thể đã nghe FYI trong cuộc sống hàng ngày, nhưng nó có thể có một vài cách sử dụng khác nhau tùy thuộc vào cách bạn sử dụng. Được sử dụng trong phần nội dung của email, nó có thể chỉ ra một ý nghĩ phụ. Nhưng trong chủ đề của email, nó thường được sử dụng để cho người nhận biết rằng bạn đang cung cấp email này chỉ để chứa thông tin bên trong và không mong đợi phản hồi. Điều này thường được sử dụng khi chuyển tiếp một tin nhắn.
Ví dụ:
"FYI:Tháng tới, bộ phận hỗ trợ CNTT sẽ nâng cấp mọi người lên Office 2016."
9. AR (Cần hành động)
Đôi khi thật khó để xác định xem liệu một email có yêu cầu bất cứ điều gì của bạn hay chỉ để cung cấp thông tin. Từ viết tắt AR có thể giúp làm rõ điều này. Sử dụng nó để cho người nhận biết rằng bạn đang giao cho họ một nhiệm vụ cụ thể để hoàn thành. Bạn có thể sẽ giải thích điều này trong nội dung email.
Ví dụ:
"Frank không hài lòng với hiệu suất của tháng trước. AR:Tạo một báo cáo về số giờ làm việc của chúng tôi."
10. HÃY (Rời khỏi Sớm hôm nay)
Nếu bạn ra ngoài sớm hơn bình thường, hãy đưa thông báo này vào dòng chủ đề của bạn. Điều này cho người khác biết rằng bạn sẽ không ở đó cho đến cuối ngày.
Ví dụ:
"Không thể không dọn dẹp sau bản trình bày - HÃY"
11. EOD / COB (Cuối ngày / Kết thúc công việc)
Khi đưa ra mốc thời gian cho thời điểm bạn định gửi một thứ gì đó (hoặc khi bạn cần thực hiện một việc gì đó), đây là những từ viết tắt hữu ích. Về cơ bản chúng có thể hoán đổi cho nhau. Ngoài ra, COB có thể nói chung về giờ làm việc ở một nơi khác, chẳng hạn như "Tôi cần cái này theo Giờ Thái Bình Dương COB".
Ví dụ:
"Tôi sẽ giao bảng tính đó cho bạn bằng EOD."
12. BTW (Nhân tiện)
Bạn gần như chắc chắn đã sử dụng điều này trong cuộc trò chuyện thân mật. BTW hoạt động để thêm phần sau vào email. Nếu bạn quên gửi một số thông tin quan trọng và phải gửi email thứ hai ngay sau nó, bao gồm cả BTW sẽ giúp mọi người nhận ra nó được kết nối với tin nhắn trước đây của bạn.
Ví dụ:
"BTW, tôi quên đề cập rằng bất cứ ai sẵn sàng giúp đỡ việc này sẽ nhận được bữa trưa cho tôi."
13. TLTR (Quá dài để đọc)
Không ai thích một bài luận của một email. Dành ra mười phút để đọc hết một tin nhắn phức tạp và dài dòng là điều rất cần đối với một số người bận rộn. Bạn có thể sử dụng TLTR để vui lòng cho ai đó biết rằng tin nhắn của họ quá dài và bạn đánh giá cao bản tóm tắt.
Ví dụ:
"TLTR. Tôi muốn trợ giúp việc này nhưng tôi không có thời gian để đọc toàn bộ thông báo ngay bây giờ."
14. TL; DR (Quá dài; Chưa đọc)
Đây là chị em với từ viết tắt trên và cũng rất phổ biến trên mạng. Bất cứ khi nào bạn đăng một đoạn văn bản lớn, thông thường bạn phải bao gồm phần TL; DR ở dưới cùng để tóm tắt nó trong một vài câu hoặc dấu gạch đầu dòng. Sau đó, những người không quan tâm đến việc đọc toàn bộ email có thể nhận được những điểm nổi bật. Việc đưa vào một chủ đề không phổ biến như vậy, nhưng nó vẫn có thể hoạt động.
Ví dụ:
"TL; DR:Vụ án Rogers đã trở thành một vấn đề lớn. Đừng nhắc lại chuyện này cho đến khi chúng tôi đưa ra thông báo vào thứ Năm. Hãy liên hệ với Dan nếu bạn có câu hỏi."
15. Y / N (Yes or No?)
Khi bạn đặt một câu hỏi trong email và cần phản hồi, đôi khi bạn chỉ muốn có hoặc không nhanh chóng. Nếu bạn không cần mọi người gửi một câu trả lời dài dòng, hãy chỉ ra rằng một câu trả lời tích cực hoặc tiêu cực đơn giản đều sẽ làm được.
Ví dụ:
"Giới hạn internet mới có ảnh hưởng đến công việc của bạn không? Y / N"
Bạn yêu thích những từ viết tắt email nào?
Đây không phải là những từ viết tắt email duy nhất, mà còn nhiều từ viết tắt khác là các biến thể của nhóm cốt lõi được liệt kê ở đây. Biết những điều này sẽ giúp bạn xử lý email nhanh hơn và thậm chí tạo ra nhiều email hấp dẫn hơn khi bạn là người gửi.
Tuy nhiên, bạn nên cẩn thận với việc sử dụng các từ viết tắt quá thường xuyên hoặc trong các tình huống sai. Một WFH nhanh chóng cho người bạn thân nhất của bạn tại nơi làm việc cho họ biết bạn đang làm việc từ xa, nhưng có lẽ không phải là ý kiến hay khi trả lời email của phó chủ tịch bằng TLTR. Đôi khi việc gõ ra toàn bộ cụm từ đáng giá để có thêm dung lượng để email của bạn trông chuyên nghiệp.
Nếu những từ viết tắt này không đủ, hãy xem các công cụ email phổ biến sẽ giúp cuộc sống dễ dàng hơn.
Từ viết tắt email nào giúp bạn tiết kiệm thời gian và đau đầu? Chia sẻ mục yêu thích của bạn với chúng tôi bên dưới, cùng với bất kỳ câu chuyện email hài hước nào mà bạn có thể có!