Gmail là một trong những nhà cung cấp email phổ biến nhất thế giới. Cùng với Outlook và Yahoo, nó tạo thành "tam الإله" kiểm soát hơn 90% thị phần email toàn cầu.
Tuy nhiên, đối với ứng dụng có hơn 1 tỷ người dùng hoạt động hàng tháng, nó có thể gây khó chịu bất ngờ. Có nhiều lỗi nhỏ cần khắc phục, đôi khi đủ cản trở năng suất.
Bài viết này điểm qua 5 phiền toái tồi tệ nhất của Gmail. Một số có thể giải quyết bằng cách thay thế và ứng dụng bên thứ ba, số khác bạn chỉ能接受.
1. Sắp xếp Email
Hãy tưởng tượng: bạn mới về từ kỳ nghỉ dài, hộp thư ngập tin nhắn mới. Thay vì sắp xếp theo ngày, thật tuyệt nếu có cách nhanh sắp xếp theo người gửi, dung lượng, hoặc chủ đề?
Có, hội thoại theo chuỗi (threaded conversations) giúp một chút, nhưng chưa lý tưởng. Tóm lại, Gmail thiếu cách sắp xếp tin nhắn chỉ với một cú nhấp chuột.
Các cách thay thế
Có vài cách thay thế tùy theo tiêu chí sắp xếp.
Sắp xếp theo Người gửi: Muốn tìm email từ ai, gõ from:[tên người gửi] vào ô tìm kiếm Gmail.
Giải pháp phức tạp hơn: dùng script. Nó sẽ sắp xếp email trên trang hiện tại theo người gửi.
Nếu dùng Chrome, vào hộp thư Gmail, nhấn F12 mở Công cụ nhà phát triển, dán mã sau vào console. Trình duyệt khác, dán trực tiếp vào thanh địa chỉ khi đang xem hộp thư Gmail.
!function(){function e(e){var t,a,n,r,l=e.getElementsByTagName("td");for(n=0;n<l.length;n++){if("xY a4W"==l[n].className)for(t=l[n].getElementsByTagName("div"),r=0;r<t.length;r++)if("y6"==t[r].className&&(a=t[r].getElementsByTagName("span"),a.length))return a[0].innerHTML;if(l[n].hasAttribute("role")&&"link"==l[n].getAttribute("role"))for(t=l[n].getElementsByTagName("div"),r=0;r<t.length;r++)if("y6"==t[r].className&&(a=t[r].getElementsByTagName("span"),a.length))return a[0].innerHTML}return""}function t(e,t){return e=e[0].toLowerCase(),t=t[0].toLowerCase(),t>e?-1:e>t?1:0}function a(a){var n=Array.prototype.slice.call(a.getElementsByTagName("tr"),0);if(n.length){for(var r=n[0].parentNode,l=[],g=0;g<n.length;g++)l[g]=[e(n[g]),n[g]];for(l=l.sort(t),g=0;g<l.length;g++)r.appendChild(l[g][1])}}for(var n=document.getElementsByTagName("table"),r=0;r<n.length;r++)if("F cf zt"==n[r].className){a(n[r]);break}}();Lưu ý: Mã này chỉ sắp xếp trang hiện tại. Đặt kích thước trang tối đa 100 (Bánh răng > Cài đặt > Kích thước trang tối đa) trước để có kết quả tốt nhất.
Sắp xếp theo Dung lượng: Để tìm email lớn hơn dung lượng nhất định, nhập Size:[dung lượng tính bằng byte] vào ô tìm kiếm. Để tìm theo MB, thêm M sau số. Ví dụ: Size:10M trả về email lớn hơn 10 MB.
Sắp xếp theo Loại tệp: Muốn tìm nhanh loại tệp cụ thể, quay lại ô tìm kiếm Gmail. Gõ filetype:[phần mở rộng]. Ví dụ: filetype:PDF tìm đính kèm PDF.
2. Xóa Email
Làm sao để xóa email khỏi hộp thư Gmail? Đừng lo, không phải câu đố. Bạn phải tick ô vuông nhỏ bên cạnh email, rồi nhấp biểu tượng thùng rác. Hoặc kéo thả vào thư mục Thùng rác.
Nhưng chờ, phím Delete trên bàn phím đâu? Outlook và Yahoo đều dùng được. Với những người dùng phím tắt nhiều để tối ưu quy trình, đây là phiền toái lớn.
Rất tiếc, không có giải pháp thay thế trong Gmail. Lựa chọn duy nhất là dùng ứng dụng email bên thứ ba hỗ trợ tính năng này.
3. Chữ ký Email
Gmail hỗ trợ chữ ký email. Vậy vấn đề gì? Chỉ hỗ trợ một chữ ký.
Với nhiều người, chưa bao giờ là vấn đề. Nhưng nếu bạn liên kết nhiều địa chỉ email với hộp thư Gmail, chỉ dùng được một chữ ký rất hạn chế. Bạn sẽ mất thời gian copy-paste chữ ký phù hợp từ nơi khác — chắc chắn sẽ nhầm lẫn đôi khi.
May mắn là có giải pháp.
Các cách thay thế
Bạn có hai cách. Thử cả hai xem cái nào phù hợp.
Canned Responses (Phản hồi có sẵn): Nhiều người dùng tính năng này. Là tính năng Labs. Bật bằng cách vào Bánh răng > Cài đặt > Labs và nhấp Bật bên cạnh tên tính năng. Nhớ nhấn Lưu thay đổi trước khi quay lại hộp thư.
Như tên gọi, Canned Responses cho phép lưu phản hồi tự động định dạng sẵn. Dùng để tạo nhiều chữ ký. Để tạo mục mới: chọn Soạn thư rồi nhấp mũi tên nhỏ góc dưới phải cửa sổ soạn thư.
Menu mới hiện ra. Vào Canned Responses > New Canned Response để tạo chữ ký.
Gorgias Templates: Nguyên lý tương tự, nhưng cần cài từ Chrome Web Store. Sau khi chạy, chỉ cần nhấp biểu tượng tiện ích trong cửa sổ soạn thư để thiết lập chữ ký.
4. Chữ ký bị ẩn
Giả sử bạn đã dùng Canned Responses hoặc Gorgias Templates, có bộ chữ ký sẵn sàng 보여.
Nhưng Google quyết định ẩn chúng sau ba chấm nhỏ góc dưới cửa sổ soạn thư. Có lẽ công ty nghĩ vậy giúp dễ đọc.
Bạn có thể tranh luận, nhưng cũng phiền nếu muốn xem chúng.
Cách khắc phục
Nhiều người không nhận ra không cần cách thay thế cho vấn đề này. Một cài đặt đơn giản loại bỏ phiền toái ngay.
Vào Bánh răng > Cài đặt > Chung cuộn xuống phần chữ ký. Dưới ô nhập chữ ký, tích hộp Chèn chữ ký này trước văn bản trích dẫn trong trả lời và xóa dòng "--" đi trước nó.
5. Thiết kế
Ngày nay, bố cục và thiết kế Gmail là phiền toái lớn nhất của nhiều người. Mở hộp thư như bị đưa trở về năm 2008. Trông lỗi thời so với phần còn lại của web.
Nhớ rằng, đây là sản phẩm của Google. Cùng công ty mang đến Material Design, hàng loạt ứng dụng Android đẹp mắt, và đang cải tiến nhiều ứng dụng web. Thậm chí Google News bị chê bai cũng vừa được thiết kế lại.
Tại sao Gmail lại bị mắc kẹt trong quá khứ? Người lạc quan nghĩ Google đang dành điều tốt nhất cho cuối. Ứng dụng hoàn toàn mới và 1 TB lưu trữ miễn phí cho mọi người, phải không?
Người bi quan nói Google không quan tâm. Với 1 tỷ người dùng hàng tháng, họ nắm chắc thị trường. Người dùng hiếm khi đổi nhà cung cấp email, nên Google nghỉ mát trên lá nguyệt quế.
Cách thay thế
Nếu đã có email từ nhà cung cấp chính thống khác, gần như chắc chắn bạn có thể thêm tài khoản Gmail vào đó và dùng ứng dụng web của họ để quản lý email. Tính năng có sẵn trong Outlook, Yahoo, GMX, Mail.com và nhiều hơn nữa.
Hoặc thử đặt chủ đề (theme) khác. Bố cục vẫn y nguyên, nhưng ít nhất không phải nhìn nền trắng nhàm chán.
Để đổi chủ đề: Bánh răng > Cài đặt > Chủ đề nhấp Đặt chủ đề. Bạn có thể dùng các mẫu có sẵn của Google hoặc tải lên riêng.
Điều gì làm bạn phiền về Gmail?
Tôi đã chia sẻ 5 phiền toái hàng đầu và giới thiệu vài cách thay thế có thể giảm thiểu — nếu không triệt tiêu — các vấn đề. Chúng tôi đã giải quyết thêm nhiều vấn đề Gmail khác với tiện ích Chrome, bạn nên xem qua.
Muốn thêm cách tăng cường hộp thư? Thử các công cụ máy tính để bàn và laptop cho Gmail.