Google tiếp tục khiến chúng ta kinh ngạc và làm cho cuộc sống trực tuyến tốt hơn — dù có người phản đối. Dù bạn dùng tính năng mới nhất hay học mẹo năng suất từ Google, bạn tương tác với Google hàng chục lần mỗi ngày.
Nếu bạn dùng Google nhiều, hãy培养 một số thói quen hữu ích để trải nghiệm dễ chịu hơn. Dưới đây là những mẹo nhỏ của Google để cải thiện trải nghiệm cá nhân và chuyên nghiệp.
1. Dành thời gian cho mục tiêu với Google Calendar
Bạn có đang đấu tranh để đạt mục tiêu tự đặt? Có thể bạn muốn viết sách 1 giờ/ngày, tìm thời gian tập gym, hoặc học ngôn ngữ mới. Nếu ngày kết thúc mà không tiến bộ, chặn thời gian (time blocking) có thể là giải pháp. Google Calendar giúp bạn.
Mở Google Calendar, xem cận cảnh ngày của bạn. Lên lịch cho tất cả việc bạn phải làm trước. Nghe có vẻ hơi quá, nhưng hãy thêm cả những việc tự động hàng ngày. Chặn thời gian cho ngủ, ăn sáng, đi lại, và những việc không thể thương lượng. Dùng mã màu để phân biệt loại nhiệm vụ.
Sau đó, xem thời gian còn lại và tìm chỗ cho mục tiêu. Nếu bạn tiêu 1 giờ sau giờ tan làm trước khi ăn tối, thời gian đó có tốt hơn cho gym? Hoặc có khối thời gian trống buổi tối lý tưởng để luyện tiếng Tây Ban Nha?
Dễ dàng "cảm thấy không có thời gian". Nhưng khi nhìn thẳng vào nơi bạn dành thời gian, việc lên kế hoạch sử dụng hiệu quả trở nên đơn giản hơn nhiều.
2. Giữ an toàn tài khoản chặt chẽ
Với nhiều dịch vụ gắn liền Google (Drive, YouTube, Photos...), việc đảm bảo tài khoản không dễ bị tấn công là khôn ngoan. Truy cập trang Cài đặt tài khoản Google. Đăng nhập nếu cần, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn.
Điểm bắt đầu tốt là Kiểm tra bảo mật (Security Checkup). Nó duyệt qua các tùy chọn quan trọng nhất. Làm theo các bước để đảm bảo số điện thoại và email khôi phục cập nhật, và không thiết bị/ứng dụng lạ nào đang dùng tài khoản Google của bạn. Bước cuối kiểm tra cài đặt xác thực hai yếu tố (2FA) — cách tốt nhất tăng cường bảo mật.
Khi bật 2FA, bạn cần mã từ điện thoại ngoài mật khẩu để đăng nhập thiết bị mới. Nếu chưa dùng 2FA, hãy dành chút thời gian thiết lập ngay. Vào mục Đăng nhập & Bảo mật, cuộn xuống Đăng nhập vào Google. Nhấp Xác thực 2 bước để thêm phương pháp — khuyến nghị dùng Authy.
Đảm bảo bạn dùng mật khẩu mạnh, tài khoản sẽ an toàn nhất. Đọc hướng dẫn cài đặt tài khoản Google để tận dụng các công cụ hữu ích khác.
3. Hướng dẫn bạn bè cách Google hoạt động
Bạn có từng thấy ai không biết cách tìm kiếm trên Google?
Đặc biệt trên mạng xã hội, bạn thường gặp người không tự Google thông tin cơ bản mà nhờ người khác tìm giúp. Tất nhiên, không nói về lời khuyên, tư vấn, hay yêu cầu cần sự tiếp xúc cá nhân. Nhưng khi ai hỏi câu hỏi mà kết quả đầu tiên trên Google đã trả lời, điều đó khiến người am hiểu cảm thấy bực bội.
Đó là lúc Let Me Google That For You (LMGTFY) xuất hiện. Trang web đơn giản này cho bạn gõ truy vấn và nhận link đến một animation nhỏ hướng dẫn người đó cách dùng Google. Nó bảo họ vào Google, gõ câu hỏi, nhấp Tìm kiếm để tìm thông tin. Để tiện lợi, trang thậm chí đưa họ thẳng đến trang kết quả Google cho truy vấn đó.
Cho người hoàn toàn mới, bạn có thể tích hộp thêm "giải thích internet". Thêm vài đoạn giải thích công cụ tìm kiếm cho phép tìm thông tin trên internet. LMGTFY trước đây hơi nhạo báng (có thông điệp "Có khó không?" sau khi tìm). May mắn là giờ nó nhằm mục đích giáo dục và bạn có thể dùng để chỉ cho người khác cách tự tìm kiếm trên mạng.
4. Tuân thủ礼仪 khi cộng tác trên Google Docs
Google Docs là cách cực đơn giản tạo tài liệu tuyệt vời không cần cài phần mềm. Tốt hơn, bạn có thể cộng tác real-time. Tuy nhiên, nên tuân thủ vài quy tắc cơ bản để không làm người khác stress:
- Dùng tính năng bình luận và đề xuất chỉnh sửa. Nếu ai nhờ bạn đọc và đề xuất thay đổi, đừng vội đánh dấu lung tung. Điều đó làm khó theo dõi thay đổi, và họ có thể không muốn chấp nhận. Thay vào đó, dùng bình luận để thêm ghi chú để họ xem sau. Chuyển hộp Chỉnh sửa góc trên phải sang Đề xuất thay đổi để gõ bản sửa đổi mà không xóa bản gốc.
- Thân thiện khi chỉnh sửa cùng người khác. Trong trường hợp trên, bạn tự do làm việc theo nhịp riêng và đề xuất cho tài liệu tĩnh. Nhưng nếu 3 người cùng làm trên các phần khác nhau cùng lúc, hãy cẩn thận không làm hỏng việc của họ. Đừng enter hàng chục dòng vì sẽ đẩy nội dung của người khác xuống. Tránh gõ ngay cạnh người khác hoặc áp dụng định dạng cho nhiều văn bản cùng lúc. Nếu cần thay đổi ảnh hưởng đến người khác, dùng chat trên màn hình để liên lạc.
- Đừng chia sẻ sai người. Vì đang cộng tác, tài liệu có thể đã thiết lập chia sẻ. Hãy tôn trọng quyền riêng tư của chủ sở hữu nếu bạn có quyền thay đổi. Đừng chia sẻ link cho ai trừ khi được chấp thuận.
Nếu gặp khó khăn cộng tác trên Google Docs, xem thêm các công cụ họp trực tuyến miễn phí tuyệt vời khác.
5. Dùng tùy chọn múi giờ của Google Calendar
Múi giờ là phiền toái khi du lịch. Nếu đặt sự kiện mà không nhận ra múi giờ khác, bạn có thể bỏ lỡ. May mắn Google Calendar giúp dễ dàng kiểm tra múi giờ rõ ràng. Mặc định, khi tạo sự kiện, bạn thấy theo múi giờ của mình. Người được mời sẽ thấy theo múi giờ địa phương của họ.
Để đổi múi giờ cho tất cả lịch: mở Google Calendar, nhấp biểu tượng bánh răng, chọn Cài đặt. Ở Múi giờ hiện tại của bạn, thay đổi menu thả xuống thành múi giờ bạn đang ở.
Bạn cũng có thể nhấp Hiển thị múi giờ bổ sung để theo dõi nếu thường lên lịch ảnh hưởng đến người ở múi giờ khác. Thêm UTC ở đây để có tham chiếu chung là ý tưởng tuyệt vời — phải tích Hiển thị tất cả múi giờ mới hiện ra.
6. Làm chủ Gmail
Nếu bạn chưa thay đổi cài đặt mặc định Gmail từ khi bắt đầu dùng, bạn đang dùng email sai cách. Bạn chắc chắn nên dùng các mẹo hay nhất để Gmail tốt hơn và áp dụng các tinh chỉnh ít người biết, nhưng không chỉ dừng ở đó. Đừng để email chi phối cuộc sống.
Bạn nên giới hạn thời gian ở trong hộp thư để không lãng phí thời gian quý. Lọc bỏ hoặc hủy đăng ký rác bạn không đọc. Chuyển nhiệm vụ và cuộc hẹn sang ứng dụng khác để mở email không gây stress. Nếu sợ mở email mỗi ngày, hãy lùi lại xem gì quan trọng. Sau một thời gian lọc, xóa, tỉa tỉa, lo âu email sẽ biến mất. Đó là thói quen lành mạnh trọn đời.
7. Tận dụng kho mẹo và thủ thuật dồi dào
Google có quá nhiều mẹo thủ thuật đến mức chúng tôi đã viết hàng chục bài về chúng. Xem chúng để nâng cao thành thạo Google và xây dựng thói quen tốt:
- Tìm kiếm nâng cao (Advanced Search) — Nếu không lấy được kết quả đúng bằng cách gõ truy vấn vào Google, thử Advanced Search. Dùng các toán tử hoặc trang Advanced Search để tìm theo trang, loại trừ từ, và hơn thế nữa.
- Tìm kiếm theo ngày — Khi cần thông tin từ thời điểm cụ thể, dùng các phương pháp này để lấy chính xác điều cần.
- Google Maps — Maps làm được nhiều hơn vẻ bề ngoài. Xem mẹo hay cho Android và iPhone.
- Google Drive — Chúng tôi có hướng dẫn'ultimate cho Google Drive cho mọi nhu cầu lưu trữ và cộng tác.
- Chút của mọi thứ — Xem mẹo thủ thuật cho các công cụ Google lớn: Tìm kiếm, Drive, Keep.
Thói quen Google nào giúp bạn?
Chúng tôi đã đề cập 7 thói quen dẫn đến quy trình làm việc Google hiệu quả hơn. Dù dùng công cụ tích hợp chưa biết hay giúp bạn bè tự học mà không nhờ người, những thứ này cho bạn lợi thế so với người không biết. Làm chúng thành thói quen, và không gì cản bạn.
Không thể cam kết xây dựng thói quen tốt như vậy? Xem cách dùng micro-habits (thói quen vi mô) để chinh phục từng chút một.
Bạn sẽ bắt đầu dùng mẹo Google nào? Có thói quen khác bạn nghĩ người dùng khác nên培养? Chia sẻ trong bình luận!