Google Docs so với Microsoft Word: Lựa chọn nào tốt hơn cho bạn?

Cả Google Docs và Microsoft Word đều thuộc các tập đoàn lớn và trở thành giải pháp soạn thảo văn bản phổ biến cho người dùng tại nhà, sinh viên, doanh nghiệp và mọi người ở giữa. Chúng tôi đã kiểm tra cả hai để tìm hiểu sự khác biệt nhằm giúp bạn chọn công cụ phù hợp nhất.

Word nổi tiếng với phần mềm máy tính để bàn phổ biến, thường mua qua gói đăng ký, trong khi Docs dùng được từ bất kỳ trình duyệt web hoặc điện thoại nào và hoàn toàn miễn phí.

Tổng quan

Sở thích cá nhân sẽ là yếu tố chính quyết định bạn dùng Word hay Docs. Cả hai đều có hầu hết tính năng cần thiết cho một bộ soạn thảo tốt. Việc lưu trữ, chia sẻ, khả năng sử dụng chung và sự khác biệt về tính năng là những gì bạn nên tập trung khi quyết định.

Nếu giá cả là yếu tố và bạn không cần nhiều tính năng nâng cao, Google Docs là lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên, nếu bạn thường chia sẻ tài liệu dưới dạng vật lý (USB, máy chủ file), Word sẽ nhanh hơn một chút, và bạn không thể sai với bộ tính năng mở rộng của nó.

Chi phí: Docs miễn phí không giới hạn

Cả Word và Docs đều truy cập được mà không cần chi tiền, nhưng chỉ Google Docs miễn phí vĩnh viễn. Chỉ cần truy cập trang web trên trình duyệt, bạn có toàn bộ công cụ chỉnh sửa cần thiết. Không yêu cầu thông tin thanh toán.

Để dùng Word miễn phí, bạn cần nhập thông tin thanh toán và kích hoạt dùng thử MS Office miễn phí. Dùng thử kéo dài thời gian hạn chế, trong đó bạn có toàn bộ tính năng như bản trả phí. Nhưng sẽ kết thúc và bạn không dùng được cho đến khi trả tiền.

Word cũng có phiên bản trực tuyến miễn phí, nhưng phiên bản đó cơ bản hơn nhiều so với bản máy tính. Tìm hiểu thêm về các cách dùng Word miễn phí khác.

Tính năng: Người dùng chuyên nghiệp chọn Word

Mặc dù công cụ dựa trên trình duyệt như Docs có thể cung cấp tất cả tính năng bạn cần, đôi khi chương trình máy tính mới là thứ bạn cần. Trong trường hợp này, Microsoft Word là cách duy nhất để có bộ tính năng hoàn chỉnh nếu bạn là người dùng soạn thảo văn bản chuyên sâu.

Không phải Docs kém; nó chỉ không giàu tính năng bằng. Khi dùng Word, bạn cảm thấy mọi thứ cần thiết đều ở ngay ngón tay. Bảng, Thư liên kết, tài liệu tham khảo, mục lục, kiểu viết, filigran, nhãn, biểu đồ chỉ là một vài ví dụ nơi Word tỏa sáng.

Docs tuyệt vời cho nhiều người, và đối với hầu hết chúng ta, nó có lợi ích nếu chỉ cần dùng nhẹ hoặc không cần nhiều tùy chọn nâng cao. Nhưng nếu cần bộ soạn thảo với đầy đủ "chuông cò" — mọi thứ bạn cần — bạn không thể sai với Microsoft Word. Thực tế là công cụ tạo phong bì cực kỳ hữu ích của Word không có trong Docs là ví dụ đơn giản cho thấy Docs không giàu tính năng bằng.

Cũng có những khác biệt nhỏ có thể quan trọng với một số người. Dưới đây là một vài ví dụ:

• Trong Word, thêm cột hoặc hàng vào bảng thực hiện qua nút bật lên khi di chuột qua khu vực đó, giúp mở rộng bảng dễ dàng. Docs yêu cầu nhấp chuột phải và đọc menu để tìm tùy chọn chèn; không có phím tắt.
• Google Docs cho phép tạo biểu đồ cơ bản như cột và tròn, nhưng bạn không được sự linh hoạt như Word. Word hỗ trợ hơn chục loại, bao gồm radar, treemap, waterfall, và box & whisker.

Về hỗ trợ định dạng file thì hai bên ngang nhau vì Google Docs và Microsoft Word tương thích lẫn nhau: bạn dùng định dạng DOCX phổ biến của Word trong Google Docs. Bạn cũng tải file Google Doc về và mở trong MS Word vài giây sau mà không cần chuyển đổi định dạng.

Khả năng di động: Docs hoạt động mọi nơi

Google Docs chạy hoàn toàn trực tuyến, nên truy cập được ở đâu bạn cũng có mặt và giao diện giống nhau bất kể cách sử dụng. Tải lên hoặc tạo tài liệu từ laptop trường học, nó ngay lập tức có sẵn trên điện thoại và máy tính nhà. Rất đơn giản để dùng từ bất cứ đâu có internet.

Word chạy từ máy tính của bạn. Cần thời gian cài đặt, và một gói đăng ký giới hạn số thiết bị dùng được. Chắc Word Online hoạt động từ bất cứ đâu như Docs, nhưng nếu nói về tính di động của phiên bản đầy đủ, Docs thắng tuyệt đối.

Chia sẻ: Google Docs hoạt động tốt hơn

Cách khác Docs vượt trội Word là khi chia sẻ file. Chia sẻ và cộng tác trên tài liệu Google rất dễ dàng (mặc dù Word cũng tương tự). Nhưng vì Docs hoàn toàn trực tuyến, thay đổi từ thiết bị này gần như ngay lập tức phản ánh trên thiết bị khác đang mở file. Chúng tôi chưa trải nghiệm điều này khi cộng tác trên file Word.

Nếu muốn email tài liệu đang làm việc, Docs cũng tốt hơn. Tùy chọn Email đơn giản trong menu hiển thị cửa sổ bật lên chọn liên hệ Gmail và nhiều định dạng bao gồm DOCX, rich text, HTML, PDF.

Word xử lý thế nào? Không tốt bằng. Bạn phải dùng ứng dụng email máy tính cài trên máy, và không có nhiều tùy chọn định dạng. Tuy nhiên, nếu bạn thích ứng dụng email máy tính hơn Gmail web, có thể chọn cách này.

Sử dụng ngoại tuyến: Word thiết kế cho nó

Nếu bạn đi lại nhiều hoặc thích làm việc dự án trên đường, laptop chắc chắn sẽ gặp sự cố kết nối mạng tại một thời điểm nào đó. Cách tốt nhất là dùng bộ soạn thảo ngoại tuyến để làm việc liên tục không bị gián đoạn. Microsoft Word thắng dễ dàng mặt này.

Bạn có thể dùng Google Docs ngoại tuyến, nhưng yêu cầu chủ động cài tiện ích mở rộng Chrome và bật tùy chọn ngoại tuyến — nếu không làm trước khi mất mạng thì đã muộn. Vì Word nằm trên máy tính, internet không bao giờ cần thiết trừ khi/cho đến khi bạn sẵn sàng chia sẻ file.

Word cũng tiện lợi hơn nếu bạn thích lưu tài liệu ngoại tuyến hoặc trên ổ cứng di động. Rất đơn giản tạo tài liệu trên USB và chỉnh sửa trực tiếp trong Word từ đó. Để dùng tài liệu đó trên Google Docs, bạn phải tải lên, chỉnh sửa, rồi tải lại về USB.

Kết luận cuối: Cả hai đều hữu ích cho đối tượng khác nhau

Không thể đưa ra khuyến nghị chung cho Word hay Docs vì chúng ta khác nhau, với nhu cầu và kinh nghiệm riêng dùng bộ soạn thảo. Cả hai nền tảng đều hữu ích.

Docs hoàn hảo nếu không muốn chi tiền nhưng vẫn cần phương pháp xem và chỉnh sửa tài liệu hoạt động. Một số trường thậm chí khuyến khích dùng nó thay vì yêu cầu sinh viên trả tiền cho giải pháp máy tính như Word. Tuy nhiên, nó vẫn làm việc với file MS Word, có mọi tính năng hầu hết người dùng cần, không thể dễ hiểu hơn, và hoạt động tuyệt vời cho chia sẻ và sao lưu tài liệu.

Tuy nhiên, Word hào phóng hơn về tính năng và lâu nay là tiêu chuẩn doanh nghiệp. Bạn sẽ không thấy mình thèm thêm nếu cài phiên bản Word mới nhất, nhưng phải trả tiền cho những lợi ích đó.

Truy cập Google Docs | Mua Microsoft Word