Nhiều người dùng Google Sheets dành quá nhiều thời gian cho các tác vụ đơn giản. Nguyên nhân chính là họ không biết một số công thức hữu ích nhất của Google Sheets. Các công thức được thiết kế để làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn, đẩy nhanh quy trình và loại bỏ lỗi do con người gây ra.
Thiết lập công thức trong Google Sheets
Sử dụng công thức trên Google Sheets rất dễ dàng. Trong ô văn bản, chỉ cần gõ dấu "=" theo sau là công thức bạn muốn sử dụng. Sẽ xuất hiện một hộp dấu hỏi nhỏ khi bạn gõ công thức. Chọn hộp đó để tìm hiểu thêm về cách sử dụng công thức đó.
Ví dụ, nếu chúng ta gõ "=add(" thì sẽ biết thêm về cách sử dụng hàm này. Sheets cho biết nó trả về tổng của hai số và có thể định dạng bằng cách thêm giá trị 1, một dấu phẩy, sau đó là giá trị 2 trong ngoặc đơn.
Điều đó có nghĩa là gõ "=add(1,3)" sẽ trả về kết quả của 1+3.
Thay vì gõ trực tiếp "1" và "3", chúng ta cũng có thể tham chiếu đến các ô trên Sheets. Bằng cách thêm tên ô (được biểu thị bằng cột theo sau là hàng), Sheets sẽ tự động thực hiện công thức cho các ô đã cho.
Vì vậy, nếu chúng ta gõ "=add(B3,C3)", các giá trị từ ô B3 và C3 sẽ được cộng lại. Nó cho cùng một câu trả lời.
Cách tiếp cận này hoạt động với hầu hết các công thức trong các phần sau.
10 công thức hữu ích trong Google Sheets giúp tiết kiệm thời gian
Dưới đây là 10 công thức hữu ích nhất trong Google Sheets để tiết kiệm thời gian cho bạn. Có rất nhiều công thức ẩn của Sheets có thể giúp bạn, nhưng đây là những công thức mà người dùng phổ thông có thể sử dụng và獲益 từ chúng.
1. Bỏ lịch với TODAY()
Có vẻ như chúng ta thường bắt mình hỏi "Hôm nay ngày bao nhiêu?" hầu như mỗi ngày. Trong Sheets, đây trở thành một vấn đề lớn hơn — theo dõi hạn chót và đếm ngược ngày đòi hỏi cập nhật hàng ngày. Đó là trừ khi bạn sử dụng hàm TODAY().
Sau khi đặt nó vào một ô, bạn sẽ có ngày hôm nay. Nó tự động cập nhật mỗi ngày và không yêu cầu bạn làm bất cứ điều gì.
Excel có toàn bộ các công thức ngày và giờ tích hợp sẵn. Điều này giúp dễ dàng tìm sự khác biệt giữa hai ngày. Với hàm TODAY(), bạn có thể có một biến thứ hai luôn thay đổi.
2. COUNTIF()让计数更轻松
Sheets cũng cho phép bạn thực hiện một chút "lập trình" bằng cách sử dụng cái được gọi là "đếm có điều kiện". Đây là khi bạn chỉ đếm một mục nếu nó nằm trong một số tiêu chí nhất định.
Ví dụ, nếu bạn muốn biết có bao nhiêu người tham gia khảo sát sở hữu hai chiếc xe trở lên, bạn có thể sử dụng câu lệnh COUNTIF().
Điều kiện sẽ là một giá trị lớn hơn hoặc bằng hai.
Nếu không sử dụng công thức này, bạn sẽ phải quét qua dữ liệu thủ công để tìm con số bạn đang tìm kiếm.
Có các hàm IF khác như SUMIF, AVERAGEIF, v.v. mà bạn cũng có thể sử dụng.
3. Cộng các ô với SUM()
Một trong những hàm yêu thích của chúng tôi là hàm SUM(). Nó cộng tổng tất cả các số lượng trong một phạm vi đã chọn. Tổng chỉ đơn giản là một loạt các số được cộng lại. Ví dụ, tổng của 2, 3 và 4 là 9.
Bạn có thể sử dụng SUM() để cộng toàn bộ một cột.
Khi bạn tiếp tục thêm các hàng mới, hàm SUM() sẽ tự động cập nhật và cộng thêm mục mới. Nó có thể được sử dụng cho các số dương, âm hoặc giá trị bằng không.
Muốn lập ngân sách nhanh chóng? SUM() sẽ là người bạn tốt nhất của bạn.
4. Gộp văn bản với CONCATENATE()
Nếu bạn muốn thêm các chuỗi văn bản lại với nhau, bạn không thể chỉ dùng phép cộng. Bạn sẽ cần sử dụng một thuật ngữ lập trình gọi là nối chuỗi (concatenation). Thuật ngữ này đề cập đến ý tưởng thêm văn bản lại với nhau.
Bạn có thể nối nhiều ô riêng biệt lại với nhau và tạo thành một ô duy nhất bao gồm tất cả các văn bản. Sử dụng CONCATENATE() là cách tự động để thực hiện quy trình này.
Nếu không có công thức này, bạn sẽ phải sao chép và dán văn bản riêng lẻ vào một ô đơn. Quy trình này tốn rất nhiều thời gian khi bạn đang xem các tệp chứa nhiều hàng.
Công thức này rất tuyệt vời nếu bạn muốn kết hợp họ và tên của mọi người hoặc tạo các thông điệp cá nhân hóa.
5. TRIM() loại bỏ khoảng trắng thừa không mong muốn
Mỗi khi các khối văn bản được sao chép và dán từ các nguồn khác, định dạng trở thành một cơn ác mộng. Nhiều lần, bạn sẽ có các khoảng trắng không mong muốn làm hỏng định dạng tổng thể.
Bạn có thể xóa thủ công từng khoảng trắng, hoặc bạn có thể sử dụng lệnh TRIM() trong Google Sheets. Lệnh này giảm số lượng khoảng trắng trong tin nhắn và chỉ để lại một khoảng trắng giữa các từ.
Điều này cũng có thể hữu ích cho các Sheets được thiết lập để chấp nhận phản hồi bằng văn bản từ người dùng. Nó loại bỏ lỗi do con người gây ra khi vô tình gõ khoảng trắng kép và tạo ra một tài liệu trông rất sạch sẽ.
6. TEXT() chuyển đổi giá trị sang các định dạng khác
Một trong những đau đầu lớn trong Google Sheets là định dạng lại các giá trị được đặt vào ô. Sheets sẽ cố gắng đoán định dạng bạn muốn, nhưng bạn có thể bị buộc phải thay đổi toàn bộ một phần các ô.
Thay vào đó, bạn có thể thử hàm TEXT(). Công thức này sẽ thay đổi định dạng từ văn bản chung, chuỗi từ, giá trị, số tiền, phần trăm, ngày tháng và nhiều tùy chọn khác.
Nếu bạn sao chép và dán một khối dữ liệu cần chuyển thành giá trị tiền tệ, ví dụ, bạn có thể sử dụng công thức này để thực hiện. Bạn cũng có thể thay đổi số chữ số thập phân hiển thị sau giá trị.
7. Dịch tích hợp với GOOGLETRANSLATE()
Sheets cũng có thể đẩy nhanh việc dịch thuật của bạn. Nếu bạn có một cột các cụm từ trong một ngôn ngữ bạn biết, bạn có thể tạo nhiều cột các cụm từ được dịch sang các ngôn ngữ khác nhau.
Ví dụ, chúng ta có thể dịch các cụm từ phổ biến từ tiếng Anh sang tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và tiếng Nhật trong một tài liệu duy nhất. Điều này có thể giúp một nhóm quốc tế hiểu cùng một tài liệu.
Công thức này nhờ dịch vụ dịch thuật của Google. Bạn cũng có thể sử dụng công thức này để tìm ra ngôn ngữ của một văn bản nhất định bằng cách sao chép và dán nó vào Sheets.
Bạn có thể giữ ngôn ngữ nguồn là "tự động", và Sheets sẽ xác định ngôn ngữ đó, sau đó dịch sang ngôn ngữ bạn chọn và có thể hiểu được.
8. Sắp xếp dữ liệu nhanh chóng với SORT()
Việc duy trì một danh sách dữ liệu đã sắp xếp có thể là một đau đầu. Khi dữ liệu mới được nhập hoặc dữ liệu thay đổi, danh sách sắp xếp thủ công của bạn sẽ bị phá vỡ.
Thay vì sắp xếp thủ công dữ liệu mỗi khi nó được chèn, bạn có thể sử dụng lệnh SORT() tích hợp sẵn. Điều này tự động tạo ra một danh sách các giá trị tăng dần hoặc giảm dần.
Sau khi chạy, nó biên soạn danh sách đã sắp xếp trong hàng hoặc cột riêng của nó. Sau đó, bạn có thể sử dụng phạm vi này để thực hiện các bước bổ sung trong Sheet của mình.
9. Hoán đổi hàng và cột với TRANSPOSE()
Bạn có vô tình hoán đổi hàng và cột của sheet khi mới tạo nó? Hoặc có thể khách hàng gửi cho bạn dữ liệu bạn muốn thêm vào tài liệu, nhưng hàng và cột cần được chuyển đổi.
Dù trường hợp nào, bạn có thể thử lệnh TRANSPOSE().
Cách nó hoạt động: Hàng và cột bị đảo ngược. Dữ liệu tương ứng trong bảng cũng được thay đổi để đảm bảo nó ở đúng vị trí sau khi lật.
Khi dữ liệu cũ thay đổi, bảng chuyển vị cũng cập nhật và thay đổi theo.
10. Tìm nhanh AVERAGE()
Sử dụng lệnh AVERAGE() trong Sheets sẽ cho ra trung bình của một tập hợp số cho trước. Nếu bạn không nhớ, trung bình là khi bạn cộng tất cả các số và chia cho số lượng số có mặt.
Đây là một lệnh toán học hữu ích. Nếu không có công thức AVERAGE(), bạn sẽ phải giải quyết nó bằng giấy và máy tính.
Chỉ cần chọn phạm vi các số bạn muốn tìm trung bình, sau đó Sheets sẽ làm phần còn lại.
Sử dụng công thức để cải thiện hiệu quả Google Sheets
Đã đến lúc mở Sheets và thử 10 công thức hữu ích bạn vừa học. Chúng được thiết kế để tiết kiệm thời gian và làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Hãy thử chúng và xem chúng dễ dàng như thế nào.
Bạn có công thức yêu thích nào mà chúng tôi bỏ lỡ? Hãy để lại bình luận và cho chúng tôi biết.