Dịch vụ email của Google ra đời vào ngày Cá tháng Tư. Hôm nay, đó không phải là trò đùa. Chúng ta không thể làm một ngày mà không có nó.
Thông tin bên lề về Gmail có thể không hữu ích cho năng suất, nhưng tôi cá là bạn sẽ biết ngay mẹo chỉ cho bạn cách ủy quyền email của mình cho trợ lý hoặc vợ / chồng. Hóa ra Google chứa đầy những hạt nhỏ này. Chúng tôi bỏ qua chúng vì đôi khi chúng tôi coi các công cụ thông thường là điều hiển nhiên.
Các công cụ của Google là nguồn liên tục cung cấp các mẹo năng suất tiết kiệm thời gian có thể giúp tối đa hóa việc sử dụng các tài nguyên có sẵn cho chúng tôi. Chúng ta có thể sống mà không có chúng - nhưng tại sao chúng ta phải làm vậy?
Dưới đây là mười tính năng tiết kiệm thời gian trong các sản phẩm của Google mà chúng ta không nên làm nếu thiếu.
Danh sách Kiểm tra Các Công việc của Google
Google Task thường đưa tôi trở lại khi bộ não của tôi đã đi dạo. Nó có thể là một trong những công cụ ít được sử dụng hơn để tạo các tác vụ có thể thực hiện từ email của bạn.
Matt Cutts, kỹ sư nổi tiếng của Google cũng nghĩ như vậy. Anh ấy sử dụng Google Tasks để quản lý danh sách việc cần làm của mình và tăng cường nó bằng các tiện ích mở rộng như Tab mới cho Công việc và Google Tasks tốt hơn. Cái thứ hai mang lại cho Google Tasks tiện dụng một bộ mặt dễ chịu hơn. Bạn cũng có thể thử các Cải tiến dành cho Google Tasks, tính năng này cung cấp cho bạn các nhãn và từ khóa để làm nổi bật những nội dung quan trọng trong danh sách nhiệm vụ của bạn.
Miễn là nó có sẵn, bạn cũng có thể sử dụng năm phương pháp này để sử dụng Google Task trên máy tính để bàn của mình.
Ghi nhớ Cuộc họp Video
Thêm liên kết tới Google+ Hangout vào bất kỳ sự kiện Lịch nào bằng một cú nhấp chuột. Đó là một cài đặt nhỏ giúp lưu một hoặc hai thư. Thông thường, tôi đã gửi một thư riêng để thông báo cho ai đó về cuộc họp trên Google Hangouts. Hoặc cuộc họp video đã làm tôi suy nghĩ cho đến giây phút cuối cùng (trường hợp khẩn cấp nếu bạn phải khai báo căn phòng có thể xem được bằng web cam).
Thiết lập Hangout trong tương lai bằng ba bước đơn giản:
- Đi tới Lịch Google. Nhấp vào Tạo.
- Nhập thông tin chi tiết cho sự kiện của bạn.
- Nhấp vào Thêm cuộc gọi điện video. Với tất cả thông tin đã có, hãy nhấp vào Lưu.
Những người khác cũng có thể thêm cuộc họp video vào sự kiện nếu lịch được chia sẻ giữa những người tham gia.
Inbox Zero with Archive &Quick links
Tôi nghĩ rằng chúng tôi lo lắng quá nhiều về Inbox Zero. Gmail có hai tính năng tiện dụng (và thường ít được sử dụng) có thể đẩy tất cả thư ra sau bức màn mà không mất dấu chúng.
Lưu trữ ở trên cùng sẽ xóa tất cả các email khỏi tầm nhìn của bạn trong khi vẫn giữ nguyên chúng trong thư mục Tất cả Thư. Nhưng làm cách nào để theo dõi những thứ quan trọng mà bạn cần quay lại sau?
Liên kết nhanh là người hùng nhỏ trong Gmail Labs. Liên kết nhanh giúp bạn lưu bất kỳ tin nhắn nào bạn muốn đọc để sử dụng sau này.
Bật Liên kết nhanh từ Gmail Labs. Nếu bạn không thấy nó trên thanh bên trái, hãy nhấp vào ba dấu chấm nhỏ (Tiện ích). Mở bất kỳ email nào bạn muốn đọc để xem sau. Tiếp theo, nhấp vào Thêm liên kết nhanh ở dưới cùng bên trái của màn hình. Đặt tên mô tả trong hộp bật lên cùng với liên kết đến email.
Giờ đây, bạn có thể gọi lại email đó từ bất kỳ đâu trong hộp thư đến của mình chỉ bằng một cú nhấp chuột. Bạn gặp khó khăn như thế nào với Inbox Zero với tính năng Lưu trữ, Nhãn, Liên kết nhanh và tính năng Tìm kiếm Gmail mạnh mẽ khi bạn chờ đợi và gọi điện?
Đọc Email Nhanh hơn với Gmail Auto Advance
Không có con số nào đang chạy về số lần tính năng "Hoàn tác" của Gmail Labs đã lưu thịt xông khói của tôi. Tính năng này là một trình bảo vệ khuôn mặt. Ngoài ra còn có Tự động nâng cao Tính năng phòng thí nghiệm là thời gian người tiết kiệm. Nó được khuyến nghị cho những người có hộp thư đến lớn.
Hoạt động của Gmail là đưa bạn trở lại hộp thư đến bất cứ khi nào bạn xóa, lưu trữ hoặc ẩn một cuộc hội thoại. Bật tính năng Tự động nâng cao sẽ đưa bạn đến thẳng email tiếp theo (hoặc trước đó) bất cứ khi nào bạn xóa hoặc lưu trữ thư. Những giây ít ỏi tiết kiệm được sẽ tăng lên khi bạn lướt qua hàng trăm tin nhắn.
Bật nó từ Gmail Labs ( Biểu tượng bánh răng> Cài đặt> Labs ). Chắc chắn hãy bật nó nếu bạn đang rảnh rỗi làm mới hộp thư đến.
Đừng bận tâm đến các dấu chấm
Bạn không nhận được ID email như mong muốn và phải chỉnh sửa nó bằng một hoặc hai dấu chấm. Thử đánh vần câu đó qua điện thoại có nhiều tiếng ồn xung quanh. Bí danh Gmail gây khó chịu và ngăn chặn các email bị chuyển hướng sai.
Nếu địa chỉ email của bạn là janedoe.work@gmail.com , điều đó giống với janedoework@gmail.com .
Đi với cái sau khi đưa nó cho ai đó qua điện thoại. Phiên bản "không dấu chấm" của ID email của bạn giúp mọi người dễ dàng sử dụng.
Lưu các tab để dùng sau
Quá nhiều tab là nguồn tài nguyên và thêm vào sự lộn xộn. Chúng cũng là một nỗi lo nếu bạn phải đóng chúng mà không mất tung tích. Các tiện ích mở rộng quản lý tab như Trình quản lý bố cục giải quyết vấn đề này. Nhưng sau đó, đây là một giải pháp đơn giản hơn mà không liên quan đến việc làm đầy Chrome của bạn bằng một tiện ích mở rộng khác. Bí mật nằm trong thư mục dấu trang khiêm tốn.
Thêm thư mục dấu trang mới vào dấu trang của bạn (thanh dấu trang hoặc menu). Tôi đã đặt tên cho mình là "Tất cả các tab đã lưu".
Khi bạn muốn lưu tất cả các tab đang mở của mình để sử dụng sau này, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ tab nào trong trình duyệt của bạn và chọn Đánh dấu trang tất cả các tab … Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt - Ctrl-Shift-D .
Chọn thư mục dấu trang đã tạo làm vị trí. Đặt tên cụ thể cho nhóm tab của bạn - điều này tạo ra một thư mục mới trong thư mục “Tất cả các tab đã lưu” của bạn. Bạn có thể lưu các tab của mình bằng cùng một phương pháp trong Firefox.
Để khôi phục các tab của bạn, chỉ cần nhấp chuột phải vào nhóm (thư mục) mà bạn muốn khôi phục và nhấp vào “Mở Tất cả Dấu trang”. Cách giải quyết này cũng hữu ích nếu bạn đồng bộ hóa dấu trang của mình trên các thiết bị.
Tự động tạo Mật khẩu trong Chrome
Có nhiều cách để thiết lập mật khẩu an toàn. Đưa tính năng Chrome thử nghiệm này vào hỗn hợp để có một số đăng ký nhanh. "Đối thủ" Lastpass đã nhìn thấy ánh sáng của ngày trở lại năm 2012 và nó vẫn chưa chắc chắn là một vật cố định lâu dài. Đi sâu vào cài đặt bí mật của Chrome và bật nó cho một số mật khẩu nhanh và an toàn. Phương pháp ngẫu nhiên không khác với phương pháp được tạo bởi các ứng dụng như LastPass.
Nó đơn giản và chỉ có ba bước.
- Khởi chạy Google Chrome. Nhập giới thiệu:cờ trong Thanh địa chỉ. Lưu ý: about:flags hoặc chrome:// flags là một URL trong Chrome hiển thị các cài đặt ẩn và cho phép bạn dùng thử các tính năng mới trong Chrome khi chúng đang thử nghiệm.
- Cuộn xuống danh sách cho đến khi bạn tìm thấy trường Bật tạo mật khẩu . Nhấp vào trình đơn thả xuống và chọn Đã bật .
- Khởi chạy lại trình duyệt Chrome. Mỗi khi đăng ký tài khoản mới, bạn sẽ thấy biểu tượng chìa khóa trên trường mật khẩu. Nhấp vào biểu tượng sẽ tạo ra một mật khẩu tự động. Bạn cũng có thể lưu mật khẩu trong Chrome.
Ủy quyền Email của bạn
Bạn sẽ không tin cậy Gmail của mình cho người khác. Tôi nghe nói rằng có một Jeeves ngoài đời thực là một điều xa xỉ, nhưng một trợ lý ảo có thể là một công cụ tiết kiệm thời gian rất nhiều. Trong nền kinh tế hợp tác, mọi trợ giúp đều được hoan nghênh để quản lý tình trạng quá tải hộp thư đến của bạn. Nếu bạn lo lắng về bảo mật, việc thiết lập danh tính email thứ hai để xử lý các email cụ thể có thể hữu ích. Quyền có thể bị thu hồi bất cứ lúc nào.
Gmail cho phép bạn ủy quyền các tác vụ lịch và email của mình cho mười người. Người dùng Google Apps có thể chỉ định 25 người dùng. Google chỉ cho bạn các bước để thiết lập ủy quyền email và các hạn chế được áp dụng. Cách tiếp cận tương tự hoạt động cho Lịch Google.
Lựa chọn Chính xác với Duyệt qua con nháy
Có thể bạn là một ninja bàn phím. Hoặc chỉ không muốn phụ thuộc vào chuột quá nhiều. Bật Duyệt qua con nháy là một tính năng hỗ trợ tiếp cận nâng cao trong Chrome. Dấu mũ là một con trỏ có thể di chuyển để chọn văn bản. Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển qua trang web giống như một tài liệu xử lý văn bản.
Để kích hoạt Duyệt con nháy, hãy cài đặt tiện ích hỗ trợ tiếp cận này. Bật và tắt nó bằng F7. Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển qua trang. Nhấn Shift + mũi tên để chọn văn bản. Mở URL bằng phím Enter khi dấu mũ nằm trên các liên kết.
Với thực tế, việc lựa chọn văn bản sẽ chính xác hơn nếu bạn thực hiện nhiều thao tác sao chép và dán. Tôi không phải là người giỏi về track pad trên máy tính xách tay, vì vậy tôi bật nó lên để có năng suất tốt hơn trên màn hình nhỏ.
Công cụ tìm kiếm do Google cung cấp cho riêng bạn
Một công cụ tìm kiếm tùy chỉnh là một khẩu súng bắn tỉa. Công cụ tìm kiếm tùy chỉnh nhắm mục tiêu một loạt các trang web yêu thích của bạn giống như một bệ phóng tên lửa nhiều nòng. Tìm kiếm Tùy chỉnh của Google có thể được tạo cho blog của riêng bạn hoặc được đánh dấu trang dưới dạng URL công khai. CSE có hai phiên bản - trả phí và miễn phí với những hạn chế. Phiên bản miễn phí giới hạn bạn ở 100 kết quả tìm kiếm, nhưng đối với nhu cầu cá nhân thì chỉ cần đủ.
Tạo một phiên bản miễn phí đơn giản hơn có URL công khai. Lưu nó dưới dạng dấu trang và chia sẻ nó với những người khác trong nhóm của bạn. Công cụ tìm kiếm tùy chỉnh là một phím tắt tiết kiệm thời gian khi bạn thường xuyên tìm kiếm một vài trang web được chọn. Tìm kiếm theo ngày gần đây và mức độ liên quan giúp thu hẹp các chủ đề bạn đang tìm kiếm.
Làm thế nào để Geek có một hướng dẫn chuyên sâu cho bạn thấy những điều đơn giản trong và ngoài.
Số giây cộng dồn
Bit "không được sử dụng" là tương đối. Nhưng thông thường, các ứng dụng mới sáng bóng sẽ làm mất sự chú ý của chúng ta trong khi giải pháp có thể bị che khuất trong tầm nhìn. Ngay cả một chút thay đổi cài đặt để tăng số lượng kết quả tìm kiếm lên 100 trên mỗi trang cũng giúp tiết kiệm thời gian. Công cụ năng suất tốt nhất là công cụ phù hợp với bạn. Những thứ này có hoạt động đủ tốt không?
Hãy cho chúng tôi biết về mẹo hoặc tính năng đã thay đổi cách bạn thương lượng cuộc sống của mình với các công cụ của Google. Dịch vụ nào của Google mà bạn muốn biết thêm?