Dịch vụ email của Google ra mắt vào Ngày Cá tháng Tư. Hôm nay, đó không phải trò đùa. Chúng ta không thể qua một ngày không có nó.
Thông tin vui về Gmail có thể không hữu ích cho năng suất, nhưng tôi cá bạn sẽ nhảy vào mẹo cho thấy cách ủy quyền email cho trợ lý hoặc vợ/chồng. Hóa ra Google đầy rẫy những mỏ vàng nhỏ này. Chúng ta bỏ qua chúng vì đôi khi chúng ta coi các công cụ phổ biến là hiển nhiên.
Các công cụ của Google là nguồn liên tục của mẹo tiết kiệm thời gian năng suất có thể giúp tối đa hóa việc sử dụng tài nguyên có sẵn cho chúng ta. Chúng ta có thể sống thiếu chúng – nhưng tại sao phải?
Dưới đây là mười tính năng tiết kiệm thời gian trong sản phẩm Google chúng ta không nên thiếu.
Danh sách kiểm tra Google Tasks
Google Tasks thường kéo tôi trở lại khi não bộ "đi dạo". Nó có thể là một trong những công cụ ít được dùng hơn để tạo nhiệm vụ có thể hành động từ email của bạn.
Matt Cutts, kỹ sư Google nổi tiếng, nghĩ vậy. Anh ấy dùng Google Tasks quản lý danh sách việc cần làm và "siêu hóa" nó với tiện ích như New Tab to Tasks và Better Google Tasks. Cái sau给 Google Tasks utilitarian một giao diện dễ nhìn hơn. Bạn cũng có thể thử Improvements for Google Tasks giúp bạn có nhãn và từ khóa để làm nổi bật thứ quan trọng trong danh sách nhiệm vụ.
Miễn là nó còn tồn tại, bạn cũng có thể dùng năm phương pháp này để dùng Google Tasks trên desktop.
Nhớ cuộc họp video
Thêm liên kết Google+ Hangout vào bất kỳ sự kiện Lịch nào chỉ trong một nhấp chuột. Đây là cài đặt nhỏ giúp tiết kiệm một hai email. Thường tôi đã gửi email riêng để báo cho ai đó về cuộc họp Google Hangouts. Hoặc cuộc họp video đã trôi khỏi trí nhớ đến phút chót (khẩn cấp nếu bạn phải dọn dẹp phòng nhìn được qua webcam).
Thiết lập Hangout tương lai trong ba bước đơn giản:
- Vào Google Calendar. Nhấp Tạo.
- Nhập chi tiết cho sự kiện của bạn.
- Nhấp Thêm cuộc gọi video. Với tất cả thông tin đã sẵn, nhấp Lưu.
Người khác cũng có thể thêm cuộc họp video vào sự kiện nếu lịch được chia sẻ giữa người tham gia.
Inbox Zero với Archive & Quick Links
Tôi nghĩ chúng ta lo lắng quá nhiều về Inbox Zero. Gmail có hai tính năng tiện lợi (và thường ít được dùng) có thể xô tất cả thư ra sau màn hình mà không mất dấu chúng.
Nút Archive (Lưu trữ) ở trên cùng đẩy tất cả email ra khỏi tầm nhìn trong khi giữ nguyên chúng trong thư mục All Mail (Tất cả thư). Nhưng làm sao bạn theo dõi những email quan trọng bạn cần quay lại sau?
Quick Links (Liên kết nhanh) là anh hùng nhỏ trong Gmail Labs. Quick Links giúp bạn lưu bất kỳ thư nào bạn muốn đọc sau.
Bật Quick Links từ Gmail Labs. Nếu bạn không thấy nó trên thanh bên trái, nhấp vào ba chấm nhỏ (Gadgets). Mở bất kỳ email nào bạn muốn đọc sau. Tiếp theo, nhấp Add Quick Link (Thêm liên kết nhanh) ở góc dưới bên trái màn hình. Đặt tên mô tả trong hộp bật lên với liên kết đến email.
Bây giờ, bạn có thể truy xuất email đó từ bất cứ đâu trong hộp thư đến chỉ với một nhấp chuột. Inbox Zero khó đến đâu với Archive, Labels (Nhãn), Quick Links, và Tìm kiếm Gmail mạnh mẽ ở خدم vụ của bạn?
Đọc email nhanh hơn với Gmail Auto Advance
Không có số đếm bao nhiêu lần tính năng "Undo" (Hoàn tác) của Gmail Labs đã cứu tôi. Tính năng này là "cứu cánh". Cũng có tính năng Lab Auto-Advance (Tự động chuyển tiếp) là một cứu thời gian. Được khuyên dùng cho người có hộp thư đến dày đặc.
Hành vi của Gmail là đưa bạn quay lại hộp thư đến bất cứ khi nào bạn xóa, lưu trữ, hoặc tắt tiếng một hội thoại. Bật Auto-Advance đưa bạn thẳng đến email tiếp theo (hoặc trước đó) bất cứ khi nào bạn xóa hoặc lưu trữ một thư. Những giây nhỏ tiết kiệm được cộng lại khi bạn lội qua hàng trăm thư.
Bật nó từ Gmail Labs (Biểu tượng bánh răng > Cài đặt > Labs). Chắc chắn bật nếu bạn đang dọn dẹp hộp thư đến theo mùa.
Đừng quan tâm đến các chấm
Bạn không được ID email bạn muốn và phải điều chỉnh bằng một chấm hay hai. Thử đánh vần đó qua điện thoại với nhiều tiếng ồn nền. Bí danh Gmail loại bỏ sự phiền toái đó và ngăn email sai hướng.
Nếu địa chỉ email của bạn là janedoe.work@gmail.com, đó giống hệt janedoework@gmail.com.
Dùng phiên bản "không chấm" khi cho ai đó qua điện thoại. Phiên bản "không chấm" của ID email làm cho mọi thứ dễ dàng cho tất cả mọi người.
Lưu tab để sau
Quá nhiều tab là "kẻ ăn tài nguyên" và thêm rối rắm. Chúng cũng là nỗi lo nếu bạn phải đóng chúng mà không mất dấu vết. Tiện ích quản lý tab như Layout Manager giải quyết vấn đề này. Nhưng đây là giải pháp đơn giản hơn không liên quan đến làm phồng Chrome với tiện ích khác. Bí mật nằm ở thư mục bookmarks (dấu trang) khiêm tốn.
Thêm thư mục bookmarks mới vào bookmarks của bạn (hoặc thanh bookmarks hoặc menu). Tôi đặt tên là "All Saved Tabs" (Tất cả tab đã lưu).
Khi bạn muốn lưu tất cả tab mở cho sau, nhấp chuột phải vào bất kỳ tab nào trong trình duyệt và chọn Bookmark All Tabs (Đánh dấu tất cả tab)… Bạn cũng có thể dùng phím tắt – Ctrl-Shift-D.
Chọn thư mục bookmark đã tạo làm vị trí. Đặt tên cụ thể cho nhóm tab của bạn – điều này tạo thư mục mới trong thư mục "All Saved Tabs" của bạn. Bạn có thể lưu tab với cùng phương pháp trong Firefox.
Để khôi phục tab, chỉ cần nhấp chuột phải vào nhóm (thư mục) bạn muốn khôi phục và nhấp vào "Open All Bookmarks" (Mở tất cả dấu trang). Giải pháp này cũng hữu ích nếu bạn đồng bộ bookmark trên các thiết bị.
Tự động tạo mật khẩu trong Chrome
Có nhiều cách thiết lập mật khẩu an toàn. Thêm tính năng Chrome thử nghiệm này vào hỗn hợp để có mật khẩu nhanh cho đăng ký nhanh. "Đối thủ" của Lastpass thấy ánh sáng năm 2012 và vẫn chưa chắc chắn là tính năng vĩnh viễn. Lặn vào cài đặt bí mật của Chrome và bật nó cho một số mật khẩu nhanh và an toàn. Phương pháp ngẫu nhiên không khác gì các ứng dụng như LastPass tạo ra.
Nó đơn giản và chỉ có ba bước.
- Khởi chạy Google Chrome. Gõ about:flags vào Omnibox. Lưu ý: about:flags hoặc chrome://flags là URL trong Chrome tiết lộ cài đặt ẩn và cho phép bạn thử tính năng mới trong Chrome trong khi chúng đang thử nghiệm.
- Cuộn xuống danh sách cho đến khi tìm thấy trường Enable password generation (Bật tạo mật khẩu). Nhấp menu thả xuống và chọn Enabled (Đã bật).
- Khởi động lại trình duyệt Chrome. Mỗi khi bạn đăng ký tài khoản mới, bạn nên thấy biểu tượng chìa khóa trên trường mật khẩu. Nhấp vào biểu tượng tạo mật khẩu tự động. Bạn cũng có thể lưu mật khẩu trong Chrome.
Ủy quyền email của bạn
Bạn不会 tin Gmail cho người khác. Tôi nghe việc có một Jeeves thực sự là sự xa xỉ, nhưng trợ lý ảo có thể là người tiết kiệm thời gian khổng lồ. Trong kinh tế cộng tác, bất kỳ sự giúp đỡ nào cũng được chào đón để quản lý quá tải hộp thư đến. Nếu bạn lo ngại bảo mật, thiết lập danh tính email thứ hai để xử lý email cụ thể có thể hữu ích. Quyền có thể thu hồi bất cứ lúc nào.
Gmail cho phép bạn ủy quyền email và tác vụ lịch cho mười người. Người dùng Google Apps có thể chỉ định 25 người. Google chỉ cho bạn các bước thiết lập ủy quyền email và các hạn chế đang có. Cách tiếp cận tương tự hoạt động cho Google Calendar.
Lựa chọn chính xác với Caret Browsing
Có lẽ bạn là ninja bàn phím. Hoặc chỉ không muốn phụ thuộc chuột quá nhiều. Bật Caret Browsing – tính năng truy cập nâng cao trong Chrome. Caret là con trỏ di chuyển để chọn văn bản. Dùng phím mũi tên di chuyển qua trang web giống như tài liệu xử lý văn bản.
Để kích hoạt Caret Browsing, cài đặt tiện ích truy cập này. Bật/tắt với F7. Dùng phím mũi tên di chuyển qua trang. Nhấn Shift + mũi tên để chọn văn bản. Mở URL với phím Enter khi caret ở trên liên kết.
Với thực hành, chọn văn bản chính xác hơn nếu bạn làm nhiều copy paste. Tôi không phải người thành thạo trên trackpad laptop, nên tôi bật nó để năng suất tốt hơn trên màn hình nhỏ.
Công cụ tìm kiếm Google riêng của bạn
Công cụ tìm kiếm tùy chỉnh là súng bắn tỉa. Công cụ tìm kiếm tùy chỉnh nhắm vào một loạt trang web yêu thích của bạn giống như phóng lựu đa nòng. Google Custom Search có thể tạo cho blog của bạn hoặc đặt dấu trang như URL công khai. CSE có hai loại – trả phí và miễn phí với giới hạn. Phiên bản miễn phí giới hạn bạn ở 100 kết quả tìm kiếm, nhưng cho nhu cầu cá nhân nó nên đủ.
Tạo phiên bản miễn phí đơn giản hơn có URL công khai. Lưu nó làm bookmark và chia sẻ với người khác trong nhóm của bạn. Công cụ tìm kiếm tùy chỉnh là phím tắt tiết kiệm thời gian khi bạn tìm kiếm một vài trang web chọn lọc thường xuyên. Tìm kiếm theo ngày gần đây và độ liên quan giúp thu hẹp đến chủ đề bạn tìm.
How to Geek có hướng dẫn sâu cho thấy cách đơn giản trong và ngoài.
Những giây phút cộng lại
Phần "ít được dùng" là tương đối. Nhưng thường thì ứng dụng mới lóng lánh đánh lạc hướng sự chú ý trong khi giải pháp có thể nấp trong tầm mắt. Ngay cả một thay đổi cài đặt nhỏ để tăng số kết quả tìm kiếm lên 100 mỗi trang cũng tiết kiệm thời gian. Công cụ năng suất tốt nhất là cái chỉ hoạt động cho bạn. Những cái này có hoạt động đủ tốt không?
Hãy cho chúng tôi biết về mẹo hoặc tính năng thay đổi cách bạn đàm phán cuộc sống với công cụ Google. Dịch vụ Google nào bạn muốn biết thêm?