Năm 2020, Google thêm một trong những tính năng hữu ích nhất vào Google Sheets: khả năng sắp xếp (sort) hoặc lọc (filter) theo màu.
Đây là điều người dùng đã làm được trong Microsoft Excel một thời gian. Việc có sẵn trong Google Sheets nghĩa là di chuyển file Excel sang bảng tính trực tuyến còn dễ dàng hơn.
Nếu bạn thắc mắc tại sao muốn sắp xếp/lọc theo màu, hãy xem kịch bản bạn đã thiết lập định dạng có điều kiện (condition-based formatting). Sắp xếp theo cách này cho phép làm những việc như sắp xếp cảnh báo hoặc xếp hạng theo danh mục hoặc mức ưu tiên thay vì dựa trên từng con số riêng lẻ.
Sắp xếp theo màu trong Google Sheets
Hãy xem một bảng tính có danh sách điểm số học sinh bao gồm nhiều khoảng. Trong bảng này, chúng ta đã cấu hình định dạng có điều kiện để gán mã màu phù hợp cho từng khoảng điểm.
Với bảng được định dạng như vậy, nếu bạn sắp xếp theo cột B, bạn sẽ thấy điểm được sắp xếp từ A đến B, nhưng bạn sẽ không thấy rõ các khối điểm tạo nên từng nhóm điểm chữ.
Cách tốt nhất là sắp xếp theo màu.
Để làm điều này:
1. Chọn Data (Dữ liệu) từ menu, chọn Filter views (Chế độ lọc), sau đó chọn Create new filter view (Tạo chế độ lọc mới).
2. Để sắp xếp danh sách với tất cả điểm "A" ở đầu, bạn có thể sắp xếp theo màu Xanh lá (Green). Chọn biểu tượng lọc (filter icon) ở đầu cột, chọn Sort by color (Sắp xếp theo màu), chọn Fill Color (Màu nền), sau đó chọn màu bạn muốn sắp xếp. Trong trường hợp này, chọn xanh lá nhạt (light green).
3. Màu bạn chọn sẽ được gom nhóm và sắp xếp lên đầu danh sách.
Bạn có thể nhận thấy không thể sắp xếp theo tất cả các màu, điều này hợp lý vì màu sắc không có thứ tự để sắp xếp.
Tuy nhiên, nếu bạn sắp xếp cột theo số, các màu cũng sẽ được tổ chức theo khoảng số của chúng. Điểm chính của sắp xếp theo màu trong Google Sheets là nhanh chóng xác định một nhóm mục đơn lẻ trong danh sách lớn theo định dạng ô (thường dựa trên định dạng có điều kiện).
Lọc theo màu trong Google Sheets
Một cách tiếp cận khác để gom nhóm mục theo màu là dùng tính năng lọc (filter). Google Sheets giờ cho phép lọc bỏ tất cả màu khác trừ màu bạn quan tâm.
Trong danh sách lớn, điều này rất hữu ích để gom nhóm tất cả mục bạn quan tâm đồng thời loại bỏ sự lộn xộn của các dữ liệu khác.
Để làm điều này, chọn biểu tượng lọc ở đầu cột, chọn Filter by color (Lọc theo màu), chọn Fill Color (Màu nền), sau đó chọn màu bạn muốn lọc. Trong trường hợp này là xanh lá nhạt.
Sau khi lọc theo một màu, bạn sẽ thấy tất cả hàng mà cột bạn lọc có màu bạn chọn được hiển thị. Tất cả hàng khác với màu khác sẽ bị lọc ra khỏi chế độ xem.
Đây là cách hữu ích để tập trung vào nhóm dữ liệu, loại bỏ mọi thứ khác có thể cản trở phân tích.
Sắp xếp theo màu chữ (Text Color) trong Google Sheets
Cùng cách bạn sắp xếp/lọc màu ô trong Google Sheets, bạn có thể làm tương tự dựa trên màu chữ (text color). Điều này hữu ích cho tất cả lý do trên, nhưng bạn đã tạo định dạng có điều kiện cho màu chữ thay vì màu ô.
Để sắp xếp theo màu chữ:
1. Chọn Data từ menu, chọn Filter views, sau đó chọn Create new filter view.
2. Để sắp xếp danh sách với tất cả điểm "A" ở đầu, bạn có thể sắp xếp theo chữ màu Xanh lá (Green text). Chọn biểu tượng lọc ở đầu cột, chọn Sort by color, chọn Text Color (Màu chữ), và chọn màu bạn muốn sắp xếp. Trong trường hợp này là xanh lá đậm (dark green).
3. Màu bạn chọn sẽ được gom nhóm và sắp xếp lên đầu danh sách.
Giống như sắp xếp màu nền, màu chữ bạn chọn sẽ gom tất cả mục có màu chữ đó lên đầu danh sách. Tất cả mục dưới nhóm đó vẫn chưa được sắp xếp.
Lại một lần nữa, đây là cách tốt để tập trung vào nhóm hoặc danh mục dữ liệu cụ thể. Nhưng nếu bạn thực sự muốn sắp xếp theo thứ tự số, bạn cần sắp xếp theo nội dung ô (số) như bình thường.
Lọc theo màu chữ trong Google Sheets
Bạn cũng có thể lọc bỏ các bản ghi có màu khác, chỉ giữ lại nhóm có màu bạn muốn. Lại một lần nữa, điều này hữu ích với danh sách rất dài khi bạn muốn lọc bỏ tất cả giá trị khác không nằm trong khoảng hoặc danh mục bạn tìm kiếm.
Để lọc theo màu chữ:
1. Chọn Data từ menu, chọn Filter views, sau đó chọn Create new filter view.
2. Để lọc danh sách chỉ liệt kê điểm "A" ở đầu, bạn có thể lọc theo chữ màu Xanh lá (Green text). Chọn biểu tượng lọc ở đầu cột, chọn Filter by color, chọn Text Color, và chọn màu bạn muốn sắp xếp. Trong trường hợp này, chọn xanh lá đậm.
3. Màu bạn chọn sẽ được gom nhóm và liệt kê ở đầu mà không hiển thị bất kỳ màu chữ nào khác.
Điều này đặc biệt hữu ích cho danh sách rất dài khi bạn cần lọc bỏ "nhiễu" (tất cả dữ liệu khác), để tập trung chỉ vào dữ liệu bạn quan tâm.
Sắp xếp hoặc lọc theo màu trong Google Sheets
Việc dùng hàm sắp xếp hoặc lọc trong Google Sheets dựa trên màu cho phép bạn gom nhóm và tổ chức dữ liệu. Nó không giống sắp xếp/lọc bình thường vì nó không tổ chức dữ liệu theo từng hàng, mà theo các khối hàng (blocks of rows). Đây là cách tuyệt vời để phân loại và tổ chức thông tin theo khối.
Nó có ích nếu bạn dùng đúng cách khi có dữ liệu được định dạng có điều kiện.