Dữ liệu dạng bảng bao quanh chúng ta khắp nơi. Chỉ là chúng ta không để ý. Nếu suy nghĩ, cách thuận tiện nhất chuyển ghi chú, công thức nấu ăn, vé số trúng thưởng, tỷ giá tiền tệ/chứng khoán, lịch tàu hỏa... sang dạng điện tử là lưu thành bảng tính (spreadsheet). Không chỉ thực tiễn, mà còn khoa học – học sinh học lập bảng tính từ sớm, trường hợp khó nhờ dịch vụ tùy chỉnh.
Mục Đích Của Pivot Table & Cách Tạo Trên Google Sheets Dễ Dàng
Mọi dữ liệu trùng lặp tự tổ chức thành cấu trúc. Dạng này dễ làm việc hơn: tìm giá trị, tóm tắt/phân tích, sắp xếp, vẽ biểu đồ. Do đó, nếu soạn thảo văn bản dùng Google Docs, thì cho phần còn lại của thế giới số, Google Sheets (bảng tính Google) là lựa chọn hợp lý.
Đời thường: theo dõi mục tiêu, km xe chạy/tiêu thụ xăng, chi phí quà tặng dịp lễ, thu chi gia đình. Kinh doanh: vô số ứng dụng Google Sheets: công cụ phân tích dữ liệu, hệ thống kế toán toàn diện, trợ thủ đắc lực tạo biểu đồ.
Lãnh đạo tuyệt đối về bảng tính tóm tắt là Microsoft Excel. Chỉ các ông lớn BI như QlikView, Tableau mới cạnh tranh được, nhưng do đắt tiền, vị trí dẫn đầu thuộc Excel và Google Sheets – so sánh cho thấy chúng khá riêng biệt dù cơ sở chung. Một hàm hữu ích nhất là Pivot Table (bảng trục) – tạo dễ dàng bằng công cụ Google Drive. Bảng tóm tắt dựa trên công nghệ OLAP (mô tả 1993 bởi Edgar Codd – nhà nghiên cứu DB nổi tiếng, tác giả mô hình dữ liệu quan hệ). Đây là công cụ thuận tiện, nhanh nhất chuyển mảng dữ liệu thành báo cáo có thông tin.
Thực tế, bảng tổng hợp là công cụ xử lý dữ liệu để nhóm và tóm tắt thông tin. Mọi bảng tổng hợp dựa trên cơ sở dữ liệu cụ thể. Mảng gồm các trường (fields) và bản ghi (records) dạng database. Mỗi hàng (bản ghi) là thông tin về trường hợp/đối tượng/trạng thái nghiên cứu, mỗi cột (trường) là tham số/thuộc tính/tính chất của tất cả đối tượng. Tất cả trường chia thành 2 loại: chiều (dimensions) và độ đo (measures). Chiều là tên/thuộc tính đối tượng, trong bối cảnh đó phân tích các chỉ số định lượng. Mỗi chiều chứa nhiều phần tử. Độ đo là chỉ số định lượng so sánh các phần tử của chiều.
Định Dạng Pivot Table Trên Google Sheets
Để tạo Pivot Table trên Google Sheets, làm theo thuật toán đơn giản 3 hành động: chuẩn bị bảng nguồn, tạo bảng tổng hợp, thiết lập báo cáo.
1. Chuẩn Bị Bảng Nguồn
Bảng tổng hợp chỉ hữu ích nếu dữ liệu đầu vào có cấu trúc đúng. Trước khi bắt đầu, kiểm tra:
- Mỗi cột trong bảng nguồn chỉ chứa một loại dữ liệu. Ví dụ: theo dõi mua hàng → cột riêng cho ngày, cột riêng sản phẩm, cột riêng tổng tiền.
- Hàng tiêu đề cột riêng biệt nằm trên cùng dữ liệu bảng.
- Tránh ô hợp nhất (merged cells) trong bảng nguồn.
- Muốn xem tổng theo năm/tháng? Thêm cột tính tự động: hàm YEAR() cho năm, MONTH() cho tháng.
2. Tạo Bảng Pivot
Chọn toàn bộ bảng nguồn (kể cả tiêu đề). Menu Dữ liệu (Data) > chọn "Báo cáo bảng trục" (Pivot table report). Sheet mới được tạo, nơi tùy chỉnh loại và nội dung báo cáo.
3. Cấu Hình Báo Cáo
Chuyển đến sheet mới với bảng tổng hợp. Ban đầu rỗng, nhưng bên phải xuất hiện menu "Trình soạn thảo báo cáo" (Report Editor). Menu này cho phép thêm trường vào: Hàng (Rows), Cột (Columns), Giá trị (Values), Bộ lọc (Filter).
Dùng menu này thêm cột "Năm" (Year) vào bảng tổng hợp. Thêm cột "Tháng" (Month). Dùng Report Editor thêm hàng. Thêm dòng "Sản phẩm" (Product). Cuối cùng thêm trường "Số tiền" (Amount) vào Giá trị (Values).
Trong Giá trị, thiết lập loại tổng tính: tổng số tiền mua, tối thiểu, tối đa, trung bình... Nếu cần, xuất nhiều loại tổng trong một bảng tổng hợp.
Khác với Excel, bảng tổng hợp Google cập nhật tự động. Nhưng nên kiểm tra định kỳ xem bảng trục có tham chiếu toàn bộ phạm vi dữ liệu nguồn không. Cần thay đổi chuỗi dữ liệu? Chuyển sang chế độ thủ công để lưu thay đổi – chỉ lưu sau khi nhấp "Cập nhật bảng" (Update Table).
Ngoài các hàm cơ bản có trên hầu hết bảng tính hiện đại, Google Sheets có tập tính năng độc đáo. Tay nghề biến chúng thành công cụ phân tích/thống kê mạnh: tự động thu thập, xử lý, xuất bản dữ liệu, làm việc nhóm real-time. Hơn nữa, chức năng thiết bị hiện đại làm công cụ này gần như không giới hạn.