Đôi khi dùng ô đổi màu trong bảng tính là trợ trực quan tuyệt vời để nhanh chóng đánh giá dữ liệu. Nếu bạn muốn tính năng này trên Google Sheets, rất dễ thiết lập để ô tự đổi màu tùy theo dữ liệu.
Cách đổi màu ô trong Google Sheets
Ví dụ này, ta tạo bảng tính ghi số dặm chạy mỗi tuần. Mục tiêu chạy 10 dặm/tuần, ghi nhận từng tuần xem tuần nào đạt mục tiêu, tuần nào không. Để dễ quan sát, muốn ô "Tổng" (Total) chuyển đỏ khi chạy dưới 10 dặm, chuyển xanh khi đạt 10 dặm trở lên.
Trước tiên, thiết lập hàm SUM cơ bản cộng dồn dặm chạy tuần.
Chọn ô tổng, click "Định dạng" (Format) → "Định dạng có điều kiện" (Conditional formatting).
Cửa sổ mở ra nhiều tùy chọn. Thiết lập trước quy tắc: chạy dưới 10 dặm → ô đỏ.
Click menu thả xuống dưới "Định dạng ô nếu..." (Format cells if...) chọn "Nhỏ hơn" (Less than). Ô "Giá trị hoặc công thức" (Value or formula) nhập "10". Click ô "Kiểu định dạng" (Formatting style) chọn nền đỏ. Kết quả như hình:
Bây giờ ô chuyển đỏ khi chạy dưới 10 dặm.
Click "Xong" (Done) dưới cùng. Trong menu quy tắc, click "Thêm quy tắc khác" (Add another rule).
Lần này thiết lập điều kiện ô xanh – khi chạy 10 dặm trở lên. Công thức chọn "Lớn hơn hoặc bằng" (Greater than or equal to) và số "10". Mặc định ô đã xanh, không cần đổi; nhưng tôi thiết lập chữ in đậm (bold) để nổi bật thành quả.
Hình dưới minh họa kết quả:
Click Done, ô hiện thị các quy tắc.
Thử nghiệm: nhập dữ liệu tổng dưới 10 dặm → ô đỏ.
Nếu đạt mục tiêu: ô xanh và chữ in đậm tự động.
Bây giờ phần khó: thực sự đi chạy!
Thiết lập thang màu cho toàn bộ cột
Như bạn đoán, có thể định dạng có điều kiện cho toàn bộ cột như ô: click cột (thay vì ô) → "Định dạng → Định dạng có điều kiện" và làm tương tự trên.
Nhưng dưới "Quy tắc định dạng có điều kiện" (Conditional format rules) có lớp bổ sung. Muốn tất cả dữ liệu cột được tô màu theo thang (ví dụ: từ trong suốt → xanh nhạt → xanh đậm → xanh rất đậm), click "Thang màu" (Color scale) dưới Quy tắc định dạng có điều kiện.
Ở đây, thiết lập điểm nhỏ nhất (minpoint), trung điểm (midpoint), lớn nhất (maxpoint) dựa trên số liệu cột, để mỗi ô được gán màu trên thang tùy giá trị.
Có thể nhập số vào các ô "điểm" dựa trên hiểu biết dữ liệu cột, nhưng Google Sheets tự tính minpoint, midpoint, maxpoint thực tế và tự điền khi bạn chọn đơn vị từ menu thả xuống (Số, Phần trăm, Phân vị).
Bây giờ bạn đã biết tạo ô tự đổi màu, việc tiếp theo là tự động chuyển đổi tiền tệ hoặc dịch ngôn ngữ trong Google Sheets. Đừng quên xem các tiện ích bổ sung làm Google Sheets tốt hơn.