Nếu bạn đang sử dụng Todoist để theo dõi cuộc sống của mình, bạn có thể tự hỏi làm thế nào bạn có thể làm cho nó hữu ích hơn nữa. Câu trả lời đơn giản:Bộ lọc Todoist. Những thứ này có sức mạnh để sắp xếp hợp lý và tổ chức tốt hơn tất cả các công việc của bạn, đặc biệt là khi bạn đã thêm quá nhiều việc cần làm đến mức bạn thậm chí không biết bắt đầu từ đâu. Tin tốt là bạn có thể sử dụng bộ lọc tích hợp sẵn hoặc tạo bộ lọc của riêng bạn. Đọc để tìm hiểu thêm.
Bộ lọc Todoist là gì?
Todoist đã có một thanh tìm kiếm tiện dụng để nhanh chóng tìm thấy các tác vụ. Tuy nhiên, bộ lọc Todoist tiến thêm một bước nữa bằng cách cho phép bạn tạo các tìm kiếm tùy chỉnh cho những người bạn sử dụng thường xuyên. Ví dụ:bạn có thể tạo bộ lọc cho các cuộc gọi hoặc email bạn cần trả lời vào cuối ngày. Bạn có thể lọc theo thẻ và ngày đến hạn để chỉ xem nhanh các tác vụ đó.
Nếu bạn có vài trăm nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của mình, chỉ cần cuộn qua là chưa đủ. Ngay cả khi bạn phân loại cẩn thận chúng bằng các thẻ và mức độ ưu tiên, bạn vẫn có thể lãng phí thời gian quý báu để cố gắng tìm những gì bạn cần và có thể dễ dàng bỏ lỡ một nhiệm vụ quan trọng.
Để thực sự thấy bộ lọc Todoist hữu ích như thế nào, hãy tưởng tượng một chuyên gia bận rộn có hàng trăm nhiệm vụ được liệt kê trong tuần. Đây có thể là một hỗn hợp các email, cuộc gọi, dự án và thậm chí cả những việc phải làm trên đường về nhà của họ. Khi họ đăng nhập để xem các nhiệm vụ của mình vào đầu ngày, họ muốn bắt đầu làm việc ngay lập tức.
Họ tạo một bộ lọc để chỉ hiển thị các nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu. Họ tùy chỉnh thêm bộ lọc để hiển thị các nhiệm vụ đến hạn vào ngày hôm đó, thậm chí có thể là các nhiệm vụ phải đến trước bữa trưa. Nếu họ luôn xử lý các email còn sót lại từ ngày hôm trước vào buổi sáng, thì họ sẽ tùy chỉnh bộ lọc một lần nữa để chỉ hiển thị các tác vụ email. Đột nhiên, danh sách cực kỳ dài đó chỉ hiển thị một số công việc mà người đó cần làm ngay khi họ bắt đầu làm việc vào ngày hôm đó.
Điều này cũng đúng đối với thời điểm họ rời đi trong ngày. Họ sẽ lọc các công việc theo Nhà cùng với ngày hiện tại. Họ cũng có thể lọc theo người nếu họ muốn xem các nhiệm vụ sắp tới (chẳng hạn như các hoạt động ngoại khóa ở trường) cho con cái, vợ / chồng, bạn bè hoặc tổ chức từ thiện của họ.
Bộ lọc Todoist mặc định tốt nhất
Theo mặc định, Todoist cung cấp cho bạn một vài bộ lọc. Những điều này có thể khác nhau dựa trên nền tảng bạn đang sử dụng. Với mục đích của bài đăng này, tôi đang sử dụng phiên bản Web miễn phí.
Các bộ lọc sau được bao gồm theo mặc định mà bạn không cần phải tạo bất kỳ thứ gì:
- Được giao cho tôi - chỉ liệt kê các nhiệm vụ được giao cho bạn
- Mức độ ưu tiên 1 - liệt kê các công việc được gắn nhãn là Mức độ ưu tiên 1
- Không có ngày đến hạn - chỉ liệt kê các công việc không có ngày đến hạn
- Xem tất cả - hiển thị tất cả các công việc của bạn trong một danh sách
Nếu bạn không nhìn thấy cả bốn, đừng lo lắng:bạn có thể chỉ có một vài trong số này. Tuy nhiên, hãy sử dụng chúng để kiểm tra cách hoạt động của bộ lọc. Bạn thậm chí có thể nhấp vào biểu tượng chỉnh sửa (bút chì) bên cạnh bộ lọc để xem chi tiết truy vấn được sử dụng. Điều này giúp bạn làm quen với cách tạo bộ lọc của riêng mình.
Trong số các mặc định này, Mức độ ưu tiên 1 và Được giao cho tôi có lẽ là hữu ích nhất, vì bạn có thể nhanh chóng xem các nhiệm vụ cấp bách hơn của mình có thể là gì.
Tạo bộ lọc của riêng bạn
Trong sơ đồ tổng thể của mọi thứ, các bộ lọc Todoist mặc định là cực kỳ cơ bản và có thể không hữu ích. Đó là thời điểm tốt nhất để tạo bộ lọc của riêng bạn.
Để làm cho bộ lọc tốt hơn, điều quan trọng là sử dụng nhãn, ngày tháng (nếu có) và mức độ ưu tiên khi tạo tác vụ. Nếu không, rất khó để tạo bộ lọc dựa trên các tiêu chí đó. Bạn có thể tạo nhãn khi tạo hoặc chỉnh sửa một công việc hoặc bằng cách sử dụng phần “Bộ lọc &nhãn”.
- Để tạo bộ lọc của riêng bạn, hãy chọn “Bộ lọc và nhãn” trong ngăn bên trái. Trên Android, kéo menu lên từ dưới cùng và chọn “Bộ lọc”. Trong iOS, hãy nhấn vào “<” để mở menu và chọn “Bộ lọc và nhãn”.
- Bên cạnh “Bộ lọc”, hãy chọn “ +” để thêm một bộ lọc mới. (Đối với ví dụ này, tôi đang tạo một bộ lọc hiển thị các nhiệm vụ quá hạn. Tính năng này hoạt động tốt đối với những nhiệm vụ bị bỏ qua nhưng vẫn cần phải hoàn thành. Tính năng này chỉ hoạt động nếu nhiệm vụ của bạn có ngày đến hạn.)
- Bắt đầu bằng cách nhập tên cho bộ lọc của bạn. Sử dụng nội dung mô tả để bạn nhớ nó dùng để làm gì.
- Nhập truy vấn bộ lọc của bạn. Trong trường hợp này, nó chỉ là một từ duy nhất:"quá hạn". (Bạn cũng có thể sử dụng “od.”) Bạn có thể thêm các chi tiết khác, chẳng hạn như nhãn, để chỉ xem các nhiệm vụ quá hạn cho một dự án cụ thể. Sau đó, chọn màu cho bộ lọc của bạn (nếu bạn muốn). Tôi thấy mã hóa màu sắc giúp ích cho tổ chức cá nhân của tôi. Cuối cùng, chọn có thêm nó vào mục yêu thích của bạn hay không. (Bạn có thể làm điều này sau.)
- Nhấp vào “Thêm” để tạo bộ lọc.
Khi bạn nhấp vào tên bộ lọc ngay bây giờ, bạn sẽ nhận được danh sách các nhiệm vụ quá hạn.
Khi tạo các bộ lọc cơ bản, có một số điều cần lưu ý:
- Nếu truy vấn của bạn dựa trên một nhãn, hãy luôn sử dụng ký hiệu “@” trước tên nhãn, chẳng hạn như “@work.”
- Nếu truy vấn của bạn dựa trên một dự án / phần chính hoặc chỉ một phần phụ, hãy luôn sử dụng “#” trước tên, chẳng hạn như “# Hộp thư đến”.
- Nếu bạn muốn truy vấn của mình bao gồm một phần chính cùng với tất cả các phần phụ của nó, hãy sử dụng “##” trước tên.
- Nếu bạn muốn loại trừ một phần phụ cụ thể, hãy thêm dấu “!” trước tên phần phụ, chẳng hạn như “## Inbox &! #Followups.” (Điều này bao gồm tất cả các phần trong phần chính của Hộp thư đến, không bao gồm bất kỳ thứ gì trong phần phụ Theo dõi).
- Nếu bạn muốn tìm kiếm các phần có cùng tên trong nhiều dự án, hãy sử dụng “/” trước tên, chẳng hạn như “/ Email”, đây có thể là một phần phụ trong nhiều phần chính.
Để có danh sách các bộ lọc hữu ích nhất, vui lòng bỏ qua phần Bộ lọc Hữu ích nhất bên dưới. Nếu bạn muốn biết thêm thông tin, hãy đọc để biết cách tạo các bộ lọc Todoist nâng cao hơn.
Tạo Bộ lọc Todoist Nâng cao
Tạo một bộ lọc cơ bản khá dễ dàng. Chỉ cần sử dụng tên của nhãn, phần, ngày hoặc từ hoặc cụm từ cụ thể (chẳng hạn như quá hạn, lặp lại, không có ngày, không có nhãn). Tuy nhiên, bạn không bị giới hạn ở một tiêu chí lọc duy nhất. Ví dụ:trong phần trên, bạn đã thấy cách loại trừ một phần phụ trong bộ lọc.
Trước khi tạo bộ lọc nâng cao, bạn nên biết rằng một số loại bộ lọc chỉ dành cho người dùng cao cấp. Ngoài ra, người dùng miễn phí chỉ được giới hạn ở ba bộ lọc cùng một lúc.
Để sử dụng nhiều tiêu chí, hãy sử dụng các toán tử sau:
- “&” (và) - Sử dụng điều này để kết hợp hai tiêu chí, chẳng hạn như “Hôm nay &quá hạn” hoặc “Hôm nay &# Hộp thư đến”. Các nhiệm vụ phải đáp ứng cả hai tiêu chí để được đưa vào danh sách.
- “|” (hoặc) - Sử dụng tùy chọn này để lọc tiêu chí này hay tiêu chí kia. Công việc có thể đáp ứng một trong hai tiêu chí, chẳng hạn như “Hôm nay | Ưu tiên 1 ”hoặc“ @work | @article. ”
- “!” (loại trừ) - Sử dụng tùy chọn này để loại trừ nội dung nào đó khỏi bộ lọc. Ví dụ:tôi có thể tìm kiếm các công việc trong Hộp thư đến của mình mà không phải là bài viết được gắn nhãn với “#Inbox &! @Article.”
- Kết hợp nhiều bộ lọc bằng cách sử dụng dấu phẩy - Nếu bạn muốn một bộ lọc Todoist nâng cao hơn nữa, hãy tạo nhiều bộ lọc và phân tách chúng bằng dấu phẩy. Ví dụ:tìm kiếm các công việc Ưu tiên 1 đến hạn vào ngày mai và các công việc quá hạn Ưu tiên 2 với “p1 &ngày mai, p2 &quá hạn.”
- “*” (ký tự đại diện) - Làm cho bộ lọc của bạn bao trùm hơn bằng ký hiệu ký tự đại diện. Ví dụ:tìm kiếm tất cả các nhiệm vụ được giao cho bất kỳ ai có họ Crowder với “được giao cho:* crowder.”
Bạn có thể đặt nhiều tiêu chí trong ngoặc đơn. Ví dụ:“(ngày mai | quá hạn) &# Hộp thư đến.” Điều này sẽ hiển thị các công việc sẽ đến hạn vào ngày mai hoặc quá hạn và trong phần Hộp thư đến.
Nếu bạn thích tạo bộ lọc tìm kiếm trong tất cả các ứng dụng năng suất mà bạn sử dụng, hãy tìm hiểu cách sử dụng thành thạo hàm VLOOKUP trong Excel và Google Trang tính.
Bộ lọc Hữu ích nhất
Để giúp bạn bắt đầu, Todoist có trình tạo truy vấn bộ lọc AI. Nó có thể không hoàn toàn ổn nhưng có thể cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu.
Nếu bạn không chắc nên bắt đầu từ đâu để tạo bộ lọc của riêng mình, hãy xem xét sử dụng một số truy vấn bộ lọc hữu ích nhất, bao gồm:
- Được chỉ định bởi: tên - Tìm nhiệm vụ được giao bởi một người cụ thể. Bạn có thể sử dụng “tôi” làm tên cho chính mình.
- Được giao cho: tên - Tìm nhiệm vụ được giao cho một người cụ thể. Điều này thật tuyệt khi chỉ xem các nhiệm vụ được giao cho bạn. Chỉ cần đảm bảo bạn sử dụng tên của người đó trong Todoist. Ví dụ:nếu tên của ai đó là Robert Jones, nhưng họ được liệt kê là Bob Jones trong Todoist, hãy sử dụng Bob Jones trong bộ lọc của bạn.
- (hôm nay | quá hạn) &#ProjectName - Thay thế #ProjectName bằng dự án / phần mong muốn của bạn. Sử dụng phần mềm này vào mỗi buổi sáng để xem những khoản nào đến hạn hôm nay và khoản nào quá hạn so với ngày hôm qua.
- đến hạn trước:ngày và đến hạn sau:ngày - Xem các nhiệm vụ đến hạn trước hoặc sau một ngày cụ thể. Bạn có thể sử dụng ngày hoặc giờ, chẳng hạn như “đến hạn trước:ngày 10 tháng 2” hoặc “đến hạn sau:4 giờ chiều”.
- lặp lại - Xem tất cả các nhiệm vụ định kỳ. Bạn cũng có thể thêm các bộ lọc nhãn hoặc dự án / phần để lọc tìm kiếm của mình tốt hơn.
- không có ngày , không có thời gian , ! đã chỉ định - Đây là những công cụ hoàn hảo để xem bất kỳ nhiệm vụ nào không có ngày, giờ hoặc người được giao. Nếu bạn đang ủy quyền và lên lịch cho các công việc, bạn có thể sử dụng ba công việc này thường xuyên.
- p1, p2, p3, và p4 - Lọc dựa trên nhãn ưu tiên. Bạn cũng có thể sử dụng "không ưu tiên" để xem các công việc không có mức độ ưu tiên được liệt kê.
- đã tạo , được tạo trước đây và được tạo sau - Tìm các nhiệm vụ được tạo vào, trước hoặc sau một ngày hoặc số ngày. Ví dụ:tìm các nhiệm vụ được tạo trong vòng hai tuần trước với “được tạo sau:-14 ngày”. Hoặc, xem các công việc được tạo trước ngày 1 tháng 12 năm 2021 với "được tạo trước:ngày 1 tháng 12 năm 2021".
- tìm kiếm - Nếu bạn muốn thực hiện một tìm kiếm từ khóa đơn giản, hãy sử dụng “search:keyword” để lọc chỉ cho từ đó. Kết hợp tiêu chí này với các tiêu chí khác để giới hạn tìm kiếm của bạn chỉ trong một phần hoặc nhãn.
Tìm cảm hứng cho bộ lọc Todoist
Bạn muốn trở thành bậc thầy về bộ lọc Todoist? Tất cả những gì bạn cần là nguồn cảm hứng phù hợp. Blog Doist có 24 bộ lọc đáng kinh ngạc và rất hữu ích để giúp bạn sắp xếp công việc một cách nhanh chóng. Đây cũng là những ví dụ tuyệt vời về việc sử dụng các bộ lọc phức tạp hơn.
Tuy nhiên, nơi tốt nhất để tìm cảm hứng hoặc nhận trợ giúp tạo các bộ lọc nâng cao là subreddit r / todoist. Cộng đồng tích cực hơn 40.000 người luôn sẵn lòng trợ giúp và giới thiệu các bộ lọc, mẹo và thủ thuật Todoist của riêng họ. Ví dụ, chuỗi này đặc biệt về việc tìm kiếm nguồn cảm hứng cho bộ lọc.
Câu hỏi thường gặp
1. Làm cách nào để truy cập các bộ lọc được sử dụng nhiều nhất của tôi nhanh hơn?
Nếu bạn chỉ có một vài bộ lọc, thì việc chuyển đến phần “Bộ lọc và nhãn” không thành vấn đề. Tuy nhiên, nếu bạn có hàng tá bộ lọc, việc tìm bộ lọc phù hợp có thể tốn nhiều thời gian.
Bạn có thể thêm bất kỳ bộ lọc nào vào danh sách Yêu thích của mình (bật lên trong thanh bên hoặc menu trong ứng dụng) bằng cách nhấp hoặc nhấn vào biểu tượng trái tim bên cạnh tên bộ lọc. Sau đó, chỉ cần xem mục Yêu thích cho bộ lọc của bạn.
Ngoài ra, nếu bạn biết tên hoặc ít nhất một phần tên bộ lọc của mình, hãy bắt đầu nhập bộ lọc đó vào hộp Tìm kiếm và nhấp vào kết quả bộ lọc thích hợp.
2. Tôi có thể lọc các công việc đã hoàn thành không?
Hiện tại, bộ lọc Todoist không áp dụng cho các công việc đã hoàn thành. Để xem bất kỳ nhiệm vụ đã hoàn thành nào, hãy mở dự án áp dụng, nhấp vào biểu tượng menu ba chấm bên cạnh dự án và chọn “Hiển thị nhiệm vụ đã hoàn thành”.
3. Tôi có phải tạo bộ lọc cho tất cả các tìm kiếm của mình không?
Không. Bạn có thể nhập bất kỳ tiêu chí lọc nào vào hộp Tìm kiếm. Bộ lọc được thiết kế cho các tìm kiếm bạn thực hiện thường xuyên, đặc biệt là các tìm kiếm phức tạp. Thay vì gõ chúng mỗi lần, chỉ cần nhấp vào tên bộ lọc. Nếu có một tìm kiếm mà bạn hiếm khi sử dụng, bạn không cần phải lưu nó dưới dạng bộ lọc nếu không muốn.
4. Làm cách nào để tổ chức các bộ lọc của tôi?
Rất dễ dàng để các bộ lọc vượt ra ngoài tầm kiểm soát. Có một số cách để giữ cho chúng có tổ chức:
- Thêm bạn sử dụng nhiều nhất vào Mục yêu thích.
- Nhóm các bộ lọc tương tự với các nhãn được mã hóa màu.
- Kéo và thả để sắp xếp các bộ lọc theo cách bạn muốn trong danh sách Bộ lọc và nhãn.
- Nếu có những bộ lọc bạn không sử dụng nữa, hãy xóa chúng. Bạn càng có ít bộ lọc, bạn càng dễ dàng tìm thấy thứ mình cần.