Nếu bạn đã dùng Todoist quản lý cuộc sống, có thể thắc mắc làm sao để tận dụng hơn. Câu trả lời đơn giản: Bộ lọc Todoist. Chúng có sức mạnh hợp lý hóa và tổ chức tốt hơn mọi nhiệm vụ, đặc biệt khi bạn đã thêm quá nhiều việc đến mức không biết bắt đầu từ đâu. Tin tốt: có thể dùng bộ lọc có sẵn hoặc tự tạo. Đọc tiếp để tìm hiểu.
Bộ lọc Todoist là gì?
Todoist đã có thanh tìm kiếm tiện lợi để nhanh chóng tìm nhiệm vụ. Bộ lọc Todoist tiến xa hơn: cho phép tạo tìm kiếm tùy chỉnh cho những truy vấn thường dùng. Ví dụ: tạo bộ lọc cho cuộc gọi/email cần phản hồi trước hết ngày. Lọc theo nhãn (tag) và ngày đáo hạn để thấy ngay các việc đó.
Nếu bạn có vài trăm nhiệm vụ, chỉ cuộn xem không đủ. Dù phân loại cẩn thận bằng nhãn và ưu tiên, bạn vẫn lãng phí thời gian tìm kiếm và dễ bỏ lỡ việc quan trọng.
Để thấy rõ lợi ích, hãy tưởng tượng một chuyên gia bận rộn có hàng trăm nhiệm vụ trong tuần: email, cuộc gọi, dự án, việc làm trên đường về nhà. Khi đăng nhập đầu ngày, họ muốn làm việc ngay.
Tạo bộ lọc chỉ hiển thị nhiệm vụ ưu tiên cao nhất. Tùy chỉnh thêm: chỉ việc đáo hạn hôm nay, thậm chí trước trưa. Nếu luôn xử lý email hôm qua đầu tiên sáng hôm sau, tùy chỉnh thêm: chỉ hiện việc email. Danh sách dài nhất bỗng chỉ còn vài việc cần làm ngay khi bắt đầu ngày.
Tương tự cuối ngày: lọc việc theo nhãn "Nhà" (Home) kết hợp ngày hôm nay. Cũng có thể lọc theo người để xem việc sắp tới của con, vợ/chồng, bạn bè, tổ chức từ thiện.
Các bộ lọc mặc định hay nhất của Todoist
Mặc định, Todoist cung cấp vài bộ lọc. Có thể khác nhau tùy nền tảng. Bài này dùng phiên bản Web miễn phí.
Các bộ lọc mặc định không cần tạo:
- Được giao cho tôi (Assigned to me) – chỉ liệt kê việc giao cho bạn
- Ưu tiên 1 (Priority 1) – liệt kê việc gán nhãn Ưu tiên 1
- Không ngày đáo hạn (No due date) – chỉ việc không có deadline
- Xem tất cả (View all) – hiển thị tất cả việc trong một danh sách
Nếu không thấy đủ 4 bộ lọc, đừng lo – bạn có thể chỉ có một vài. Dùng chúng để test cách bộ lọc hoạt động. Click biểu tượng chỉnh sửa (bút chì) bên cạnh bộ lọc để xem chi tiết truy vấn – giúp bạn quen cách tạo bộ lọc riêng.
Trong các mặc định, Ưu tiên 1 và Được giao cho tôi có lẽ hữu ích nhất – nhanh chóng thấy việc gấp.
Tạo bộ lọc riêng
Đại cương, bộ lọc mặc định rất cơ bản, có thể không quá giúp ích. Đó là lúc nên tự tạo.
Để bộ lọc hiệu quả, quan trọng dùng nhãn, ngày (nếu áp dụng), ưu tiên khi tạo việc. Nếu không, khó tạo bộ lọc dựa trên tiêu chí đó. Có thể tạo nhãn khi tạo/sửa việc hoặc qua mục "Bộ lọc & Nhãn" (Filters & Labels).
- Chọn "Bộ lọc & Nhãn" ở ngăn bên trái. Trên Android, kéo menu lên từ dưới chọn "Bộ lọc". Trên iOS, tap "<" mở menu chọn "Bộ lọc & Nhãn".
- Bên cạnh "Bộ lọc", chọn nút "+" để thêm mới. (Ví dụ tạo bộ lọc hiển thị việc quá hạn. Hữu ích cho việc bị bỏ quên nhưng vẫn cần làm. Chỉ hoạt động nếu việc có ngày đáo hạn.)
- Nhập tên bộ lọc. Dùng tên mô tả để nhớ mục đích.
- Nhập truy vấn bộ lọc. Trường hợp này chỉ một từ: "quá hạn" (overdue). (Cũng dùng "od".) Có thể thêm chi tiết như nhãn để chỉ thấy việc quá hạn của dự án cụ thể. Chọn màu cho bộ lọc (nếu muốn). Tôi thấy mã màu giúp tổ chức cá nhân. Cuối cùng, chọn có thêm vào Yêu thích (Favorites) không. (Có thể làm sau.)
- Click "Thêm" (Add) tạo bộ lọc.
Click tên bộ lọc giờ sẽ ra danh sách việc quá hạn.
Khi tạo bộ lọc cơ bản, nhớ:
- Truy vấn dựa trên nhãn: luôn dùng ký hiệu "@" trước tên nhãn, ví dụ "@work".
- Truy vấn dựa trên dự án/phần chính hoặc chỉ phần con: luôn dùng "#" trước tên, ví dụ "#Inbox".
- Muốn truy vấn bao gồm phần chính và tất cả phần con: dùng "##" trước tên.
- Muốn loại trừ phần con cụ thể: thêm "!" trước tên phần con, ví dụ "##Inbox & !#Followups" (bao gồm tất cả phần trong Inbox cha, trừ phần con Followups).
- Muốn tìm phần cùng tên qua nhiều dự án: dùng "/" trước tên, ví dụ "/Emails" – có thể là phần con trong nhiều phần cha.
Danh sách bộ lọc hữu ích nhất xem ở mục "Bộ lọc hữu ích nhất" dưới. Muốn biết thêm, đọc tiếp cách tạo bộ lọc nâng cao.
Tạo bộ lọc nâng cao Todoist
Tạo bộ lọc cơ bản khá dễ: chỉ dùng tên nhãn, phần, ngày, từ/ cụm từ (overdue, recurring, no date, no label). Tuy nhiên không giới hạn ở một tiêu chí. Như mục trên, bạn thấy cách loại trừ phần con.
Trước khi tạo bộ lọc nâng cao, cần biết: một số loại bộ lọc chỉ dành cho người dùng Premium. Người dùng miễn phí giới hạn 3 bộ lọc cùng lúc.
Để dùng nhiều tiêu chí, dùng các toán tử:
- "&" (và) – kết hợp hai tiêu chí, ví dụ "Hôm nay & quá hạn" hoặc "Hôm nay & #Inbox". Việc phải đáp ứng cả hai mới vào danh sách.
- "|" (hoặc) – lọc một tiêu chí hoặc cái kia. Việc đáp ứng một trong hai, ví dụ "Hôm nay | Ưu tiên 1" hoặc "@work | @article".
- "!" (loại trừ) – loại trừ khỏi bộ lọc. Ví dụ: tìm việc trong Inbox không gán nhãn article: "#Inbox & !@article".
- Kết hợp nhiều bộ lọc bằng dấu phẩy – muốn bộ lọc Todoist nâng cao hơn, tạo nhiều bộ lọc tách bằng dấu phẩy. Ví dụ: tìm việc Ưu tiên 1 đáo hạn ngày mai và Ưu tiên 2 quá hạn: "p1 & tomorrow, p2 & overdue".
- "*" (ký tự đại diện/wildcard) – mở rộng bộ lọc. Ví dụ: tìm tất cả việc giao cho ai họ Crowder: "assigned to: * crowder".
Có thể đặt nhiều tiêu chí trong ngoặc. Ví dụ: "(tomorrow | overdue) & #Inbox" – hiển thị việc đáo hạn ngày mai HOẶC quá hạn VÀ ở phần Inbox.
Nếu thích tạo bộ lọc tìm kiếm trong mọi ứng dụng năng suất, hãy học cách thành thạo VLOOKUP trong Excel và Google Sheets.
Các bộ lọc hữu ích nhất
Để bắt đầu, Todoist có trình tạo truy vấn bộ lọc AI. Có thể chưa chính xác nhưng cho điểm khởi đầu.
Nếu không biết bắt đầu đâu, tham khảo các truy vấn bộ lọc hữu ích:
- Assigned by: tên – Tìm việc giao bởi người cụ thể. Dùng "me" cho chính bạn.
- Assigned to: tên – Tìm việc giao cho người cụ thể. Tuyệt vời để chỉ thấy việc của bạn. Dùng tên trong Todoist (ví dụ: Robert Jones nhưng trong Todoist là Bob Jones → dùng Bob Jones).
- (today | overdue) & #TênDựÁn – Thay #TênDựÁn bằng dự án/phần mong muốn. Dùng mỗi sáng xem việc hôm nay và quá hạn hôm qua.
- due before: ngày và due after: ngày – Xem việc đáo hạn trước/sau ngày cụ thể. Dùng ngày/giờ, ví dụ "due before: February 10" hoặc "due after: 4 PM".
- recurring – Xem tất cả việc định kỳ. Thêm nhãn/dự án để lọc sâu hơn.
- no date, no time, !assigned – Hoàn hảo cho việc không có ngày, giờ, người phụ trách. Nếu phân công và lên lịch, có thể dùng ba này thường xuyên.
- p1, p2, p3, p4 – Lọc theo nhãn ưu tiên. Dùng "no priority" cho việc không có ưu tiên.
- created, created before, created after – Tìm việc tạo vào, trước, sau ngày/khoảng ngày. Ví dụ: việc tạo 2 tuần qua: "created after: -14 days". Việc tạo trước 1/12/2021: "created before: December 1 2021".
- search – Tìm kiếm từ khóa đơn giản: "search: từ_khóa". Kết hợp tiêu chí khác để giới hạn trong phần/nhãn.
Tìm cảm hứng bộ lọc Todoist
Muốn thành thạo bộ lọc Todoist? Chỉ cần cảm hứng đúng. Blog Doist có 24 bộ lọc cực hay và hữu ích để tổ chức nhanh. Cũng là ví dụ tuyệt vời cho bộ lọc phức tạp.
Tuy nhiên, nơi tốt nhất tìm cảm hứng hoặc nhờ giúp tạo bộ lọc nâng cao là subreddit r/todoist. Cộng đồng hoạt động 40.000+ thành viên luôn sẵn sàng giúp đỡ và chia sẻ bộ lọc, mẹo, thủ thuật. Thread này ví dụ chuyên về cảm hứng bộ lọc.
Câu hỏi thường gặp
1. Làm sao truy cập bộ lọc thường dùng nhanh hơn?
Nếu chỉ vài bộ lọc, vào "Bộ lọc & Nhãn" không vấn đề. Nhưng nếu có chục bộ lọc, tìm cái đúng tốn thời gian.
Có thể thêm bất kỳ bộ lọc nào vào danh sách Yêu thích (Favorites) (xuất hiện ở thanh bên hoặc menu trong app) bằng cách click/tap biểu tượng trái tim bên cạnh tên bộ lọc. Sau đó nhìn dưới Yêu thích để tìm bộ lọc.
Hoặc, nếu biết tên hoặc một phần tên bộ lọc, gõ vào ô Tìm kiếm (Search) và click kết quả bộ lọc phù hợp.
2. Có lọc việc đã hoàn thành không?
Hiện tại bộ lọc Todoist không áp dụng cho việc hoàn thành. Để xem việc hoàn thành, mở dự án tương ứng, click menu ba chấm bên cạnh dự án, chọn "Hiện việc hoàn thành" (Show completed tasks).
3. Phải tạo bộ lọc cho mọi tìm kiếm không?
Không. Có thể nhập bất kỳ tiêu chí bộ lọc nào vào ô Tìm kiếm. Bộ lọc dành cho tìm kiếm thường làm, đặc biệt tìm kiếm phức tạp. Thay vì gõ mỗi lần, chỉ cần click tên bộ lọc. Nếu tìm kiếm hiếm dùng, không cần lưu thành bộ lọc.
4. Làm sao tổ chức bộ lọc?
Bộ lọc dễ bị rối. Vài cách giữ gìn trật tự:
- Thêm thường dùng vào Yêu thích.
- Nhóm bộ lọc tương tự với nhãn mã màu.
- Kéo thả sắp xếp bộ lọc như ý trong danh sách Bộ lọc & Nhãn.
- Xóa bộ lọc không dùng nữa. Càng ít bộ lọc càng dễ tìm cái cần.