Bất kỳ ai làm việc với email đều biết rằng xử lý email đòi hỏi kết nối internet hoạt động. Một kết nối không ổn định có thể khiến bạn chỉ có quyền truy cập hạn chế hoặc thậm chí không thể truy cập email. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể thiết lập Gmail ngoại tuyến và truy cập tất cả email mà không cần internet?
Điều này sẽ cực kỳ hữu ích, đặc biệt khi bạn đang đi lại hoặc bay trên máy bay. May mắn thay, nếu bạn sử dụng Gmail, bạn đã có giải pháp. Hôm nay, hãy cùng tìm hiểu cách thiết lập và sử dụng Gmail ngoại tuyến.
Điều cần lưu ý trước khi bắt đầu
Như bạn có thể đoán, Gmail Offline chỉ hoạt động trên Google Chrome. Bạn không nên thiết lập nó trên máy tính công cộng hoặc chung vì email sẽ được lưu trữ trong bộ nhớ trình duyệt. Nếu buộc phải làm vậy, hãy nhớ xóa ứng dụng khi kết thúc như hướng dẫn ở phần sau.
Tất nhiên, bạn cần kết nối internet hoạt động để thiết lập lần đầu trước khi có thể sử dụng ngoại tuyến. Sau khi thiết lập, bạn có thể duyệt, tìm kiếm, lưu trữ hoặc xóa email. Bạn thậm chí có thể soạn email và đưa vào hàng đợi; chúng sẽ được gửi ngay khi có kết nối internet.
Sau khi nắm vững cơ bản, đây là cách bắt đầu.
Cách bắt đầu sử dụng Gmail ngoại tuyến
Cài đặt ứng dụng Gmail Offline [Không còn hỗ trợ]
Mở ứng dụng Gmail Offline trong Chrome Web Store. Nhấp Thêm vào Chrome > Thêm ứng dụng. Tiếp theo, gõ chrome://apps vào thanh địa chỉ và nhấn Enter. Tìm và mở Gmail Offline.
Kích hoạt Gmail Offline
Lần đầu mở ứng dụng, bạn sẽ được yêu cầu cho phép email ngoại tuyến như hình dưới.
Chọn Cho phép email ngoại tuyến và nhấp Tiếp tục. Hệ thống sẽ bắt đầu đồng bộ email để sử dụng ngoại tuyến.
Cấu hình Gmail Offline
Mặc định, chỉ email của tuần qua được đồng bộ. Nếu muốn đồng bộ email cũ hơn, nhấp vào biểu tượng Cài đặt hình bánh răng ở góc trên bên phải. Bạn có thể chọn tải email từ tuần qua, 2 tuần hoặc 1 tháng. Nhấp Áp dụng để lưu thay đổi.
Trong cùng bảng cài đặt, bạn có thể thiết lập Tự động trả lời (Vacation Responder). Đây là tin nhắn tự động gửi lại cho mọi email đến, thông báo bạn đang vắng mặt và có thể phản hồi chậm. Vì bạn dùng Gmail ngoại tuyến, khả năng không có internet là cao, nên thiết lập Tự động trả lời là ý kiến hay. Cách làm như sau:
- Bật công tắc Tự động trả lời sang vị trí ON.
- Chỉ định Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc. Tin nhắn tự động sẽ được gửi trong khoảng thời gian này.
- Nhập Chủ đề và Nội dung.
- Bật Chỉ gửi phản hồi cho người trong Danh bạ.
- Nhấp Áp dụng để lưu.
Cách truy cập và sử dụng Gmail ngoại tuyến
Để mở ứng dụng Gmail Offline, gõ chrome://apps vào thanh địa chỉ. Tìm và nhấp Gmail Offline. Ngoài ra, bạn có thể kéo biểu tượng lên Thanh dấu trang để ghim truy cập nhanh. (Nhớ giữ Thanh dấu trang Chrome gọn gàng!)
Giao diện Gmail Offline dựa trên giao diện máy tính bảng của Gmail, với thiết kế hai khung. Khung bên trái liệt kê email đến. Để truy cập thư mục khác, nhấp nút menu (ba gạch ngang) ở góc trên trái. Tại đây bạn có thể xem Đã gửi, Nháp, Thùng rác, Spam hoặc lọc email bằng Nhãn.
Để tìm email, chỉ cần gõ từ khóa vào Thanh tìm kiếm và nhấn Enter. Gmail Offline loại bỏ nhiều tính năng của Gmail, nhưng bạn vẫn có thể dùng các toán tử tìm kiếm nâng cao để thu hẹp kết quả.
Để soạn email mới, nhấp biểu tượng Soạn thảo màu đỏ. Sau khi nhập nội dung và địa chỉ người nhận, nhấp Gửi. Thư sẽ được đưa vào thư mục Hộp thư đi và gửi ngay khi máy tính kết nối internet.
Khung bên phải hiển thị nội dung email được chọn ở khung trái. Để Trả lời hoặc Chuyển tiếp, cuộn xuống cuối thư. Nhấp Trả lời để hồi đáp người gửi, hoặc Chuyển tiếp để chuyển thư.
Bạn có thể Lưu trữ hoặc Xóa email bằng nút trên thanh công cụ. Để xem thêm tùy chọn, nhấp mũi tên xuống bên cạnh nút Xóa. Tại đây có thể di chuyển thư vào thư mục, gán nhãn, tắt thông báo, báo spam, v.v.
Nếu muốn xử lý nhiều email cùng lúc, chọn email bằng hộp kiểm bên cạnh. Nhấp Lưu trữ hoặc Xóa. Mọi hành động sẽ được đồng bộ với Gmail khi máy tính kết nối internet.
Cách xóa Gmail Offline
Gỡ ứng dụng Gmail Offline khỏi Chrome gồm hai bước. Bước đầu là xóa dữ liệu lưu cục bộ. Nhấp Menu (ba chấm dọc) trong Chrome > Cài đặt.
Cuộn xuống cuối, nhấp Nâng cao. Điều hướng đến Cài đặt nội dung > Cookie > Xem tất cả cookie và dữ liệu trang web > Xóa tất cả. Hộp xác nhận xuất hiện, nhấp Xóa tất cả.
Sau khi xóa dữ liệu, tiến hành gỡ ứng dụng. Gõ chrome://apps, chuột phải Gmail Offline và chọn Gỡ khỏi Chrome.
Hạn chế của Gmail Offline
Nhược điểm rõ rệt: Gmail Offline yêu cầu Google Chrome. Mặc dù Chrome phổ biến, nhưng vẫn có nhiều trình duyệt tuyệt vời khác.
Chrome phải mở liên tục để đồng bộ email. Không bí mật gì là Chrome tiêu tốn tài nguyên hệ thống đáng kể, đặc biệt trên Mac.
Một giải pháp thay thế cho người không dùng Chrome là thiết lập ứng dụng email trên máy tính (desktop email client) để dùng Gmail. Các ứng dụng này tải email về máy, cho phép thao tác ngoại tuyến. Nếu cần ứng dụng email tốt, xem danh sách ứng dụng email máy tính tốt nhất của chúng tôi.
Gmail Offline là phiên bản rút gọn của Gmail nên không có đủ tính năng. Dung lượng tệp đính kèm tối đa chỉ 5MB (so với 25MB của Gmail chuẩn). Tuy nhiên, bạn có thể đính kèm nhiều tệp tổng cộng tới 25MB trong một thư. Phím tắt của Gmail giúp điều hướng nhanh hơn, nhưng phiên bản Offline không hỗ trợ. Bạn cũng mất đi một số tính năng Gmail Lab giúp tăng năng suất.
Không có internet? Vẫn không sao
Mặc dù tập tính năng bị hạn chế, Gmail Offline làm tốt một việc: cho phép quản lý email Gmail ngoại tuyến. Dù bạn trên máy bay hay bãi biển không có internet, vẫn có thể xử lý email và tiết kiệm thời gian.
Bạn đã thiết lập Gmail Offline chưa? Trải nghiệm như thế nào? Hãy chia sẻ trong bình luận bên dưới.