Cho dù bạn là sinh viên, giáo viên, nhà quản lý hay nhà khoa học, Google cung cấp dịch vụ và sản phẩm trực tuyến giúp mọi người duy trì năng suất cao nhất.
Có nhiều dịch vụ Google đến và đi qua các năm, nhưng một vài trong số đó — như Gmail, Google Drive và tất nhiên Google Search — càng trở nên quan trọng theo thời gian.
Sau đây là hướng dẫn toàn diện các mẹo, thủ thuật, và hack giúp bạn dùng tốt hơn dịch vụ Google bạn dùng. Cho dù bạn mới bắt đầu hay chuyên gia dày dạn, bạn có khả năng tìm thấy thứ gì đó thêm vào hộp công cụ năng suất của mình.
Nếu bạn dùng bất kỳ dịch vụ Google nào và muốn dùng hiệu quả hơn, hãy bắt đầu.
Dùng mục lục sau để nhảy đến phần bạn cần. Đánh dấu trang này, quay lại khi cần hợp lý hóa dùng dịch vụ Google.
1. Mẹo và thủ thuật Tìm kiếm Google
Tìm kiếm trang Google | Máy tính Google | Đặt hẹn giờ | Chuyển đổi múi giờ | So sánh calo | Chuyển đổi đơn vị | Kiểm tra thời tiết | Kiểm tra động đất gần đây | Tìm công thức | Kiểm tra lịch bay | Kiểm tra lịch thể thao và tỷ số | Kiểm tra suất chiếu phim | Theo dõi gói hàng | Tìm bài hát ban yêu thích | Loại bỏ từ cụ thể | Chơi Pacman! | Thiết lập Google Alerts | Dùng "OK Google" Tìm kiếm bằng giọng nói
Mẹo và thủ thuật Tìm kiếm Google
Google đầu tiên được biết đến nhờ công cụ tìm kiếm. Qua các năm, Google giữ thiết kế trang tìm kiếm tối giản, thường giấu đi kho công cụ và thủ thuật ngay dưới bề mặt.
Đừng bị lừa. Có nhiều hơn chỉ tìm kiếm toàn bộ internet. Thay vì tìm toàn bộ internet, bạn có thể quan tâm kết quả từ chỉ một trang.
Tìm kiếm trang Google
Để làm điều này, gõ "site:xxx.com từ-tìm-kiếm"
Ví dụ, tìm MakeUseOf.com về trí tuệ nhân tạo, gõ "site:makeuseof.com artificial intelligence". Kết quả trông như sau.
Quảng cáo Google vẫn hiển thị từ nhà quảng cáo, nhưng tất cả kết quả tìm kiếm thường tập trung vào trang bạn quan tâm. Cách tuyệt vời tìm bài viết đọc lâu rồi trên trang, muốn tìm lại. Đôi khi Google Search tốt hơn tìm kiếm nhúng trên chính trang web.
Máy tính Google
Đôi khi lướt web, bạn cần chạy vài phép tính. Có thể trả hóa đơn cần tính số từ ngân sách. Đừng mở máy tính máy tính, chỉ mở Google Search và gõ công thức.
Khi nhấn Enter hoặc nút tìm kiếm, máy tính nhúng bật lên trong kết quả, hiển thị đáp án. Bạn dùng máy tính này như bất kỳ máy tính nào trên máy tính.
Mẹo chuyên nghiệp: Nếu chỉ muốn mở máy tính không dùng phương trình, chỉ gõ "calculator" vào trường tìm kiếm, máy tính nhúng sẽ bật lên.
Đặt hẹn giờ
Bạn vừa cho thịt vào lò và ngồi dùng máy tính, quên đặt hẹn giờ lò? Không lo, chỉ gõ "timer" vào ô Google Search để chạy công cụ hẹn giờ nhúng.
Hẹn giờ mặc định 5 phút. Nếu muốn thay đổi thời gian đếm ngược, nhấp vào công cụ hẹn giờ và gõ bất kỳ thời gian bạn muốn đếm ngược.
Hoặc, tiết kiệm thời gian gõ thời gian trực tiếp trong lệnh hẹn giờ. Đặt hẹn giờ 12 giờ 30 phút, chỉ gõ "timer 12 hours 30 minutes".
Hẹn giờ sẽ kêu to khi về không, đừng quên bật loa máy tính. Để lấp đầy màn hình máy tính hoặc thiết bị di động với hẹn giờ, chỉ nhấn biểu tượng vuông bên cạnh loa.
Tất nhiên, nếu muốn bộ hẹn giờ trực tuyến chức năng hơn, xem ứng dụng Pomodoro timer Rob viết về.
Chuyển đổi múi giờ
Muốn đặt cuộc họp với người nước ngoài, không chắc múi giờ họ? Đừng lo, Google lại cứu bạn. Cách dễ nhất gõ, "Mấy giờ ở London"
Điều này cho thấy chênh lệch giờ giữa giờ bạn và vị trí xa.
Cách nhanh hơn kiểm tra giờ họp đúng là nhờ Google chuyển đổi cho bạn gõ (không dấu ngoặc) -- "convert 5:30am to london".
Bạn cũng chuyển đổi sang múi giờ cụ thể gõ như, "convert 6:30 pm est to utc".
Như bạn thấy, Google Search đủ thông minh lấy câu tiếng Anh đơn giản yêu cầu chuyển đổi múi giờ và đưa ra đáp án chính xác.
Có cách khác kiểm tra hoặc hình dung múi giờ thế giới, nhưng Google search tiện nếu bạn dùng nhiều.
So sánh calo
Nếu bạn ăn kiêng và theo dõi calo, Google ở đó cho bạn. Bạn kiểm tra calo và thông tin dinh dưỡng thực phẩm cụ thể bằng cách hỏi Google. Ví dụ, gõ "bao nhiêu calo trong một quả táo", bạn nhận được calo ước lượng, và bên phải "nhãn dinh dưỡng" đầy đủ cho món đó.
Cũng, so sánh calo trong thực phẩm khác để xem món nào ăn nhiều hơn không tăng cân! Chỉ gõ "calories apple vs orange" xem so sánh.
Bạn cũng thấy so sánh carbohydrate, đường, vitamin và thông tin dinh dưỡng khác.
Nếu bạn thực sự quan tâm ăn uống lành mạnh, cũng có nhiều trang web tuyệt vời cho thông tin dinh dưỡng thực phẩm.
Chuyển đổi đơn vị
Có nhiều lúc cần chuyển đổi đơn vị nhanh, đôi khi khó làm trong đầu. Google lo cho bạn khi nấu ăn cần chuyển cup sang ounce. Hoặc du lịch nước ngoài cần chuyển km sang dặm.
Chuyển đổi trong Google Search đơn giản như gõ "convert 3 cups to ounces". Bạn thấy không chỉ đáp án, mà công cụ chuyển đổi nhúng nơi bạn thay đổi cả hai bên.
Nếu thấy đơn vị không phải ý muốn, chỉ nhấp mũi tên thả xuống bên nào và chọn đơn vị khác chuyển.
Tính năng tương tự có trên điện thoại. Trong Chrome di động, khi gõ câu hỏi chuyển đổi, danh sách thả xuống kết quả hiện ra phù hợp truy vấn.
Thực hiện tìm kiếm, công cụ chuyển đổi chức năng hiện trong kết quả tìm kiếm di động.
Sự hữu ích của công cụ chuyển đổi linh hoạt trong túi đi đâu không thể quá mạnh!
Kiểm tra thời tiết
Có thể bạn chỉ muốn biết thời tiết ngoài văn phòng lúc này, hoặc thời tiết kỳ nghỉ tuần sau. Dùng Google làm người báo thời tiết cá nhân.
Gõ "weather", Google xác định vị trí qua IP, cung cấp nhiệt độ, mưa, độ ẩm ngay, và dự báo 7 ngày.
Nếu muốn xem thời tiết xa hơn, hỏi Google thời tiết tuần sau.
Bạn thấy thời tiết một tuần từ nay, và dự báo 7 ngày từ ngày đó.
Có nhiều trang web và công cụ thời tiết tuyệt vời như Weather Underground hoặc Weatherbug. Nhưng nếu vội, Google Search dùng Weather.com là tất cả.
Kiểm tra động đất gần đây
Thời tiết không phải thứ duy nhất Google Search báo. Bạn biết có báo cáo đầy đủ động đất gần đây gõ "earthquake" vào ô Google Search?
Điều này cho danh sách ngắn từ USGS động đất gần đây toàn cầu, bao gồm thời gian, độ lớn, và vị trí.
Giữ ý nghiên cứu sâu hơn mối đe dọa này, có nhiều dịch vụ web theo dõi động đất. App thời tiết Android và iPhone cũng cho nhiều thông tin động đất trong túi.
Tìm công thức
Bạn là foodie? Bạn hứng thú thử công thức mới chưa nấu? Bạn có ngạc nhiên Google truy cập hàng ngàn công thức — bất cứ thứ bạn có thể cần.
Tưởng tượng truy cập tức thì thư viện khổng lồ công thức và thông tin dinh dưỡng. Chỉ gõ "lemon meringue pie" vào ô tìm kiếm, bạn có thông tin dinh dưỡng món ăn, bên cạnh kết quả tìm kiếm.
Người yêu công thức xem review 4 trang web công thức giá tốt của Joel, hoặc review 6 trang nấu ăn từ đồ ăn thừa của Saikat.
Kiểm tra lịch bay
Nếu bạn du lịch thường và cần nắm giờ bay, Google có thể thành bạn thân. Cách nhanh nhất tra giờ bay sân bay địa phương tìm google "flights". Bạn thấy công cụ tìm chuyến bay nhúng tiện lợi.
Nhập đích, bạn chuyển đến Google Flights, tìm tất cả chuyến bay từ sân bay địa phương.
Nếu công cụ này bạn dùng thường, bạn muốn bookmark Google Flights, truy cập trực tiếp trang cho tra cứu giờ bay.
Kiểm tra lịch thể thao và tỷ số
Bạn fan thể thao lớn? Google làm siêu dễ theo dõi đội yêu thích. Tùy môn, tìm giải cụ thể, nhận trận đấu mùa tới. Ví dụ, tìm NBA, nhận lịch bóng rổ.
Bạn cũng cuộn kết quả trận gần. Ví dụ, theo dõi Superbowl NFL nơi New England Patriots thường thắng — dễ!
Nếu có đội yêu thích, chỉ tìm tên đội, nhận lịch trận.
Không bao giờ bỏ lỡ trận với Google Search ở đầu ngón tay!
Kiểm tra suất chiếu phim
Không chỉ lịch thể thao, bạn cũng tìm suất chiếu phim khu vực từ ô tìm kiếm. Chỉ gõ "movie times", Google xác định vị trí qua IP, trình bày danh sách phim chiếu khu vực.
Mẹo Pro: Bạn cũng gõ "movie times hartford ct" cho phim khu vực khác.
Nhấp bất kỳ phim, suất chiếu rạp địa phương hiện dưới danh sách phim, nhúng trong kết quả.
Như bạn thấy, nhấp liên kết bất kỳ ngày khác xem suất chiếu tương lai, nhấp khoảng ngày (sáng/tối) xem suất chiếu khung giờ. Nhấp suất chiếu bất kỳ truy cập trang rạp mua vé trước cho suất đó, hoặc mua từ trang khác bán vé online.
Theo dõi gói hàng
Bạn biết nếu đăng nhập Google, bạn theo dõi gói hàng hãng vận chuyển lớn? Nếu đặt hàng từ công ty liên quan Google (như từ điện thoại Android), chỉ tìm "track package".
Google trình bày trường số theo dõi. Không quan trọng bạn đặt từ đâu. Theo dõi UPS, USPS hoặc FedEx gõ số theo dõi hợp lệ từ hãng nào vào ô tìm kiếm.
Google nhận diện hãng đúng, cho liên kết truy cập ngay thông tin theo dõi gói. Chắc bạn có thể vào web hãng trước tra theo dõi, nhưng tại sao lãng phí thời gian khi tra gói hàng ngay từ Google Search?
Hoặc nhấp "Tìm kiếm tài khoản Google" để Google nhận diện danh sách gói nhận diện bạn mua, nhấp theo dõi bất kỳ cái nào.
Cũng có nhiều trang theo dõi gói hàng nếu bạn theo dõi thường xuyên.
Tìm bài hát ban yêu thích
Được, có thể bạn không thích thể thao, nhưng bạn yêu âm nhạc. Đừng lo, theo dõi ban đây. Chỉ gõ tên ban hoặc nghệ sĩ theo sau "schedule" thấy tất cả suất diễn sắp tới và địa điểm.
Nhấp liên kết dưới mua vé một suất diễn.
Loại bỏ từ cụ thể
Đôi khi tìm thông tin chủ đề hoặc từ có nghĩa, hữu ích chặn từ cụ thể khỏi kết quả. Ví dụ, tìm "pot", bạn nhận mọi kết quả từ cannabis và marijuana đến gốm sứ và cổ phiếu Potash Corporation!
Bạn lọc kết quả không muốn gõ "-" theo sau từ hoặc trang web muốn Google bỏ qua. Vậy "pot -potash -marijuana -cannabis" cho kết quả sạch!
Bây giờ nghiên cứu gốm sứ thoải mái, không trông như người nghiện pot!
Có nhiều toán hạng Google Search Tina liệt kê. Với giúp đỡ, tìm kiếm web hiệu quả và chính xác hơn.
Chơi Pacman!
Thích chơi Pacman nhanh? Tốt! Chỉ tìm google "pacman" truy cập game Pacman Google Doodle.
Đó không phải game duy nhất. Bạn cũng thử các trò chơi và hoạt động tương tác trước trên trang Google Doodle tương tác.
Nếu thích Google Doodles, xem review Doodles có thể chơi của Dave.
Thiết lập Google Alerts
Có lúc bạn muốn biết khi kết quả Google Search thay đổi với danh sách mới. Chắc bạn có thể tìm mỗi ngày, hoặc vài lần/ngày, nhưng tại sao phiền toái khi tự động hóa bằng Google Alerts?
Chỉ nhập từ tìm kiếm yêu thích vào trường "Tạo cảnh báo về...", Google email bạn khi có kết quả mới. Dùng Google Alerts cho phim mới diễn viên yêu thích, báo cáo bệnh bạn lo, tin đội thể thao yêu thích, và nhiều hơn.
Dùng "OK Google" Tìm kiếm bằng giọng nói
Cảm thấy lười (hoặc thiếu bàn phím)? Tin tốt bạn không cần bàn phím dùng Google Search. Trên Chrome chỉ bật "Ok Google" nhấp biểu tượng micro nhỏ trong ô Google Search. Tính năng cũng có cho iPhone và Android.
Chỉ hoạt động nếu bạn bật micro trong Cài đặt Chrome nâng cao dưới Quyền riêng tư và Bảo mật, menu Cài đặt Nội dung.
Andre mô tả danh sách lệnh thú vị nói với Google Now ngoài thuật ngữ tìm kiếm tiêu chuẩn.
Google Drive như bạn chưa từng thấy
Trong khi Google Search là tài nguyên Google phổ biến nhất trên internet, Google Drive không kém xa. Với Google Drive, tạo tài liệu, bảng tính, quản lý file từ giải pháp đám mây — truy cập mọi nơi.
Gắn Google Drive
Điều đẹp Google Drive là nhiều ứng dụng tích hợp làm nó truy cập mọi nơi, kể cả thiết bị di động. Cài Google Drive trên Mac hoặc Windows PC đơn giản.
Khi gắn Google Drive, truy cập tất cả bảng tính, tài liệu, file khác từ sự tiện lợi máy tính.
Cài như ứng dụng di động
Bạn cài Google Drive trên thiết bị di động tại Google Play hoặc iTunes. Ứng dụng làm truy cập file quan trọng khi di chuyển dễ dàng nhất.
Lưu danh sách mua sắm vào Google Doc, theo dõi tài chính trong Google Sheet, hoặc tạo hệ thống quản lý thời gian trên Google Drive truy cập mọi nơi. Sức mạnh Google Drive không thể quá mạnh.
Cách dùng Forms thú vị
Tất nhiên, Google Drive nhiều hơn sheets và docs. Bạn tổ chức sự kiện với bạn bè, cần ý kiến?
Forms dễ tạo trong Google Drive. Không cần tạo bảng tính trước. Chỉ vào Google Drive, nhấp nút "Mới", chọn "Google Forms".
Sau đó, chỉ ghép form và chọn loại câu hỏi mỗi phần.
Gửi form cho bạn bè, dữ liệu thu thập từ form vào bảng tính mới tự động tạo trong tài khoản Google Drive.
Để chi tiết, xem hướng dẫn Google Forms của chúng tôi.
Công thức IFTTT hữu ích
Google Drive cách tiện lợi thu thập dữ liệu, trở thành Action hoàn hảo trong công thức IFTTT.
Cho dù Input là tin tức hot từ Time hoặc email đến, input này cho vào tài liệu hoặc bảng tính trong tài khoản Google Drive.
Bạn làm tương tự với email, sự kiện lịch, và hơn thế. Dùng IFTTT biến Google Drive thành hệ thống thu thập dữ liệu không thể tin được tùy chỉnh nhu cầu.
MakeUseOf bao phủ IFTTT vô số lần, như danh sách 10 công thức IFTTT cho Wink hub của Dan, bao phủ IFTTT applets của Rob, và hướng dẫn IFTTT toàn diện.
HelloFax
Bên trong Google Drive, cũng có nhiều ứng dụng thêm vào tài khoản. Một trong những cái hữu ích hơn là HelloFax cho gửi 5 fax miễn phí/tháng, theo sau trả theo dùng - hoặc gói đăng ký hàng tháng khác.
Đối với cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ, có thể đủ. Siêu đơn giản dùng. Chỉ tải file từ Drive (cũng hoạt động Dropbox, Box, Evernote, OneDrive).
Gõ số fax (hoặc email), tài liệu fax ngay.
MindMup
Sơ đồ tư duy (Mind mapping) một kỹ thuật brainstorming phổ biến cho chuyên gia năng suất. Kích hoạt MindMup đặt sơ đồ tư duy ngay trong tài khoản Google Drive. Thêm MindMup vào Google Drive nhấp Tạo, rồi Kết nối thêm ứng dụng.
Đây công cụ linh hoạt tạo sơ đồ tư duy đầy đủ dễ xây dựng, giao diện không phức tạp. Khi thêm vào Google Drive, nó trở thành công cụ khác trong hộp công cụ năng suất Google Drive.
Google Drive Ngoại tuyến
Cho năng suất tối đa, phải làm việc cả khi không có internet. Google Drive là giải pháp đám mây, nhưng không nghĩa bạn không truy cập file khi ngoại tuyến.
Google cung cấp tính năng "Ngoại tuyến" nếu bạn dùng Chrome, đồng bộ dữ liệu tài khoản Google Drive vào máy tính. Đăng nhập Google Drive, nhấp "Cài đặt" dưới bánh răng và đảm bảo tùy chọn Ngoại tuyến được chọn.
Điều này cho phép thay đổi file khi ngoại tuyến, tất cả thay đổi đồng bộ bản online khi kết nối lại internet.
Google Keep: Nó là gì?
Bây giờ bạn chắc chắn nghe Evernote, Simplenote, OneNote, và chục ứng dụng ghi chú khác. Có chỗ cho một công cụ ghi chú nữa?
Vẻ đẹp Google Keep là hữu ích dù đơn giản. Vâng, nó ứng dụng ghi chú nhanh dễ, nhưng có nhiều tính năng ẩn làm nó hơn thế.
- Nói với Google Keep trên điện thoại, nó chuyển lời thành văn bản.
- Chụp ảnh hoặc quét tài liệu trực tiếp vào tài khoản Google Keep.
- Chia sẻ ghi chú và danh sách với người khác hợp tác dễ.
- Mã màu ghi chú tổ chức tốt hơn.
- Dùng công cụ tìm kiếm tích hợp tìm ghi chú, không kể bao nhiêu tạo.
- Nhắc nhở dựa trên vị trí kéo ghi chú khi bạn ở vị trí cụ thể.
Vì tài khoản Google Keep trên đám mây, truy cập từ điện thoại, máy tính bảng, máy tính bất kể đâu.
Ứng dụng Google Keep trên trình duyệt
Phiên bản trình duyệt Google Keep là cách đơn giản nhất dùng Google Keep vì cài add-on cho hầu hết trình duyệt.
Tất nhiên, bạn không luôn ngồi máy tính khi cần dùng, đó là lý do đồng bộ với thiết bị di động hữu ích.
Ứng dụng Google Keep di động
Ứng dụng Google Keep di động xứng đáng tên (pun intended).
Ứng dụng cho phép nhanh tạo ghi chú, danh sách, ghi âm (chuyển văn bản) hoặc chụp ảnh chỉ một chạm ngón tay.
Mọi thứ thêm khi di chuyển có sẵn lần sau bạn mở trình duyệt. Đó là vẻ đẹp lưu ghi chú trên đám mây. Và nếu bạn có thiết bị đeo Android, mười mục hàng đầu trong Google Keep đồng bộ và hiển thị — chỉ vuốt xuống cuộn qua ghi chú.
Saikat review khả năng nhận dạng văn bản Google Keep, Mihir liệt kê 4 mẹo hay dùng Google Keep tốt hơn.
Google Calendar: Không chỉ cho cuộc hẹn
Hệ thống năng suất nào không có lịch? Thực tế, ít công ty làm lịch tốt hơn Google. Google Calendar không chỉ lịch trực tuyến. Nó hiện tượng. Cộng đồng đam mê năng suất khăng khăng Google Calendar apps, công cụ và thủ thuật làm họ năng suất hơn.
Nhập lịch
Google Calendar lừa dối đơn giản. Nó trông như một lịch, nhưng giữ nhiều lịch cho nhu cầu khác. Chỉ nhập lịch thêm, hiển thị tất cả ( hoặc lọc bất cứ thứ ) trong không gian lịch đơn lẻ.
Nếu gia đình có lịch sinh nhật và chia sẻ với bạn, nhập đó. Nếu khách hàng có lịch công việc chia sẻ, nhập đó. Có nhiều lịch công cộng miễn phí, tính năng như lịch thể thao hoặc ngày lễ quốc gia, nhập và hiển thị, tích hợp ngay vào Google Calendar.
GQueues
Nếu muốn hệ thống quản lý thời gian nâng cao, dùng GQueues. Công cụ quản lý thời gian và dự án phổ biến, truy cập đâu có web.
Mỗi nhiệm vụ dự án, đặt hạn chót.
Không ngọt nếu hạn chót tự động hiện Google Calendar? Vâng, nếu dùng phiên bản cao cấp GQueues, làm được! Chỉ vào cài đặt GQueues nhấp tab Lịch.
Tìm "Tích hợp với Google Calendar" nhấp nút Kích hoạt.
Bây giờ lịch GQuues nhập mới hiện Google Calendar.
Cách tự động tiện lợi theo dõi tất cả nhiệm vụ không lo chuyển thủ công vào lịch.
Đồng hồ thế giới
Nếu bạn làm việc trực tuyến, hoặc bạn có bạn bè khắp thế giới không chắc khi nào tốt trò chuyện, add-on Đồng hồ thế giới trong Google Calendar là cứu cánh.
Thiết lập, vào Cài đặt, nhấp Đồng hồ thế giới, chọn Hiện đồng hồ thế giới.
Đối với múi giờ ưa thích, nhấp Thêm múi giờ, chọn múi giờ muốn đưa vào đồng hồ thế giới.
Những múi giờ hiển thị menu trái lịch.
Bây giờ bạn luôn biết mấy giờ bất kỳ đâu thế giới!
Thông báo máy tính
Chỉ vì Lịch "trên đám mây" không nghĩa bạn không nhận thông báo máy tính. Thực tế, đó chính xác điều bạn làm với Google Calendar, chỉ cần bật. Vào Cài đặt, Cài đặt sự kiện, chọn loại thông báo muốn.
Bây giờ bạn không bao giờ quên cuộc hẹn vì máy tính bật ghi chú nhỏ và chuông nhẹ khi sự kiện sắp bắt đầu.
Bạn cần bật thông báo mỗi khi thiết lập sự kiện mới.
Tin tôi, đây một cách hiệu quả nhất luôn đúng giờ không phụ thuộc trí nhớ lỗi thời.
Nhắc nhở xuất hiện góc dưới bên phải màn hình (không che workspace) và kêu chuông nhẹ.
Ứng dụng Google Calendar di động
Bạn không luôn ở bàn làm việc khi cần xem lịch. Mọi người kiểm tra lịch nhiều hơn khi di chuyển hơn ở nhà. Vì vậy siêu tiện lợi đồng bộ Google Calendar với iOS và Android.
Khi mang lịch đi đâu, với thông báo tích hợp, bạn không bao giờ quên cuộc họp!
Gmail: Năng lượng giao tiếp
Ai bao phủ công cụ top Google không nhắc Gmail, một trong dịch vụ email phổ biến nhất thế giới? Gmail dùng riêng và doanh nghiệp giao tiếp. Tính đến tháng 7/2017, Gmail tự hào 1,2 tỷ người dùng, cơ sở người dùng tiếp tục tăng. Triệu doanh nghiệp dùng Gmail nền tảng giao tiếp email. Chúng tôi yêu Google ở MakeUseOf cung cấp hướng dẫn miễn phí người mới, và hướng dẫn power user cho dịch vụ email phổ biến.
Không có gì phổ biến hơn vậy.
Google Tasks
Một trong công cụ lâu đời nhất với tài khoản Google là Google Tasks. Tasks trước nhúng trong Gmail, giờ tìm thấy như một phần tài khoản Gmail. Tasks bật lên cửa sổ pop-up, hoặc mở cửa sổ riêng nhấp mũi tên nghiêng góc trên bên phải pop-up.
Vẻ đẹp Google Tasks là bao nhiêu thứ nhét vào không gian nhỏ. Nhấp biểu tượng danh sách, bật lên danh sách con — nói cách khác, bạn có danh sách dài danh sách giúp tổ chức tốt mọi khía cạnh cuộc sống.
Tốt nhất, tất cả hiển thị khu vực nhỏ gọn trong tài khoản email.
Phản hồi có sẵn (Canned Responses)
Một điều làm Gmail năng suất cho nhiều người là "Canned Response". Khi soạn email, chỉ nhấp mũi tên thả xuống góc dưới bên phải cửa sổ, chọn Canned responses.
Có ba phần: Chèn, Lưu, và Xóa. Phần chèn dán mẫu email lưu vào cửa sổ soạn hiện tại. Lưu và Xóa dùng lưu email đang soạn làm mẫu mới hoặc xóa mẫu hiện có.
Nếu không muốn ghi đè mẫu hiện có, tạo mới nhấp liên kết New canned response....
Sự tiện lợi không thể quá mạnh, đặc biệt nếu bạn quản lý. Tại sao gõ lại toàn bộ email khi chỉ 5-10% nội dung cần thay? Chỉ lưu mẫu và điền khu vực quan trọng. Cho phép gửi email viết cẩn thận mọi thông tin, nhưng vẫn cá nhân hóa cho mỗi người.
Tích hợp Google Calendar
Tất nhiên, không phải Google nếu dịch vụ top không tích hợp. Đúng cho Gmail và Calendar, truyền thông tin qua lại. Từ Gmail đến Calendar, nhấp nút Thêm đầu hộp thư để thêm email hiện tại làm nhiệm vụ mới, hoặc dạng sự kiện mới trong Calendar.
Thêm email làm sự kiện đặt dòng chủ đề làm tiêu đề sự kiện, và email vào ghi chú sự kiện.
Thêm email làm nhiệm vụ dùng dòng chủ đề làm nhiệm vụ, bao gồm liên kết email dưới danh sách nhiệm vụ.
Tất nhiên, bạn đi ngược từ Calendar đến email thêm thông báo email sự kiện cụ thể, như đề cập phần Google Calendar. Tích hợp Calendar và Gmail giúp bạn hiệu quả thời gian và nhiệm vụ.
Tích hợp IFTTT
IFTTT một công cụ mạnh nhất tích hợp hàng trăm ứng dụng bên ngoài và tài nguyên internet với tài khoản Gmail.
Sự đa dạng Trigger trong IFTTT cho tài khoản Gmail ấn tượng, bao gồm:
- Bất kỳ lúc email mới đến Hộp thư
- Bất kỳ lúc email mới đến có tệp đính kèm
- Khi email đến từ địa chỉ cụ thể
- Khi bạn gắn sao email trong hộp thư
- Khi bạn gửi email mới
- Khi bạn gán nhãn cụ thể cho email
- Khi email đến khớp bộ lọc "tìm kiếm" bạn định nghĩa
Như bạn thấy, trigger IFTTT rất cụ thể. Điều bạn làm với email đó cũng đa dạng. Bạn làm như:
- Thêm chủ đề và nội dung email vào bảng tính tài khoản Google Drive
- Gửi lại email đến RSS feed
- Đăng email lên blog với chủ đề làm tiêu đề và nội dung làm thân bài
- Tạo mục Evernote với nội dung email
- Tạo bài Facebook dựa trên nội dung email
- Đăng tin nhắn vào kênh slack
- Và nhiều hơn...
Không chỉ trigger tạo bằng Gmail trong IFTTT. Bạn cũng thực hiện hành động với Gmail dùng IFTTT. Tùy trigger chọn, kích hoạt email khác. Ví dụ, khi đăng Facebook, dùng IFTTT gửi email người nhận cụ thể chứa tin nhắn và chi tiết bài trong email.
Kích hoạt email dựa trên tin tức Time magazine trending để luôn cập nhật tin tức mới.
Kích hoạt email khi đăng Tweet chứa hashtag cụ thể.
Chỉ vài ví dụ nhiều điều ấn tượng bạn làm bằng IFTTT tích hợp dịch vụ ngoài với Gmail.
Ứng dụng Gmail di động
Tất nhiên, dịch vụ email tốt nên cung cấp nền tảng di động tốt. May mắn Google cung cấp app tuyệt vời cho Android và iPhone.
Ứng dụng di động đơn giản dễ dùng như bất kỳ cái nào, nhưng cũng cung cấp theo dõi và quản lý nhiều tài khoản email, tuyệt đối bắt buộc cho bất kỳ ai hoạt động trực tuyến, nơi nhiều tài khoản email thành chuẩn. Bạn dễ dàng chuyển tài khoản cấu hình chạm góc trên bên trái chọn tài khoản khác.
Khả năng trả lời email khi di chuyển là tuyệt đối cần thiết ngày nay; mất một ngày không trả lời email ai đó gửi bạn là không thể chấp nhận.
Bảo mật Gmail
Vì một số giao tiếp cá nhân và riêng tư nhất có thể qua tài khoản Gmail, hãy chắc chắn nó an toàn nhất có thể.
Xác minh cài đặt Gmail quan trọng ngay để bảo vệ tối đa. Ban đầu có ít nhất một email thay thế cấu hình, và ít nhất một số di động thêm. Với hai điều này, đảm bảo không bao giờ bị khóa tài khoản, vì Google email hoặc SMS mật khẩu mới cho bạn.
Bạn thiết lập số điện thoại khôi phục và email trong phần Cài đặt tài khoản Google, dưới Đăng nhập và Bảo mật.
Bạn cũng thấy trong phần Mật khẩu & phương thức đăng nhập có trường Xác thực 2 bước. Nếu trạng thái "Tắt", bạn nên cân nhắc bật để bảo mật tối đa.
Xác thực 2 bước hoạt động như thế nào?
Xác thực 2 bước vượt qua đăng nhập mật khẩu đơn giản. Yêu cầu gõ mã đặc biệt hiển thị trên điện thoại. Bạn chọn xảy ra mỗi lần đăng nhập, hoặc chỉ một lần khi đăng nhập thiết bị mới.
Xác thực 2 bước an toàn hơn mật khẩu, vì ngay cả khi hacker hoặc ai đó đánh cắp mật khẩu, họ không truy cập tài khoản trừ khi cũng đánh cắp điện thoại, không太可能.
Nếu bảo mật email ưu tiên cao, đọc danh sách mối đe dọa bảo mật email mới nhất James viết.
Tận dụng công cụ Google
Google Search, Drive, Keep, Calendar và Email tạo thành năm công cụ Google tỷ lệ người dùng cao nhất. Vì vậy, dễ hiểu Google muốn cho bạn tính năng giúp tận dụng công cụ. Dù bạn dùng công cụ này nhiều năm, luôn có điều mới học.
Mẹo và thủ thuật trong hướng dẫn nhằm giúp bạn dùng tốt công cụ này để hy vọng tiết kiệm thời gian và làm bạn năng suất hơn.畢竟, đó không phải điểm của công cụ năng suất?
Tiếp tục khám phá công cụ Google bằng cách tìm trang web cho hàng trăm hướng dẫn và bài viết. Bạn tìm bài viết và hướng dẫn làm việc Google Docs, tổ chức Google Sheets, và nhiều chủ đề độc đáo khắp trang.
Có mẹo nào khác bạn biết cho năm công cụ Google chính trên? Chia sẻ mẹo và thủ thuật của bạn trong bình luận!