Là một người dùng email, có lẽ bạn đã từng gặp phải vấn đề khó khăn khi quản lý địa chỉ liên hệ qua email. Nếu đang sử dụng Gmail, bạn sẽ có quyền truy cập vào Danh bạ Google. Tuy nhiên, hoàn toàn có thể sử dụng Gmail mà không cần biết đến Danh bạ. Ngay cả khi bạn sử dụng Danh bạ Google thường xuyên, bạn có thể không tận dụng được hết.
Có nhiều tính năng của Danh bạ Google mà bạn có thể không biết. Từ chia sẻ địa chỉ liên hệ đến hợp nhất các bản sao, có nhiều cách để bạn có thể làm cho Địa chỉ liên hệ hoạt động tốt hơn cho mình. Hãy xem một số mẹo và thủ thuật để sử dụng nó một cách tối đa.
1. Sử dụng Nhóm và Nhãn Liên hệ
Mẹo đầu tiên tương đối đơn giản nhưng rất quan trọng. Nhãn đóng một vai trò quan trọng trong việc này, vì vậy điều quan trọng là sử dụng chúng.
Phía bên trái của trang Danh bạ có Nhãn và nếu bạn không sử dụng chúng, bạn đang lãng phí rất nhiều thời gian. Nhãn cho phép bạn nhóm các liên hệ khác nhau để quản lý dễ dàng hơn. Chúng cũng hoạt động như một lối tắt khi bạn muốn gửi email đến một nhóm địa chỉ.
Thêm nhãn đơn giản bằng cách nhấp vào + Tạo nhãn nút.
Hãy chỉ gọi đây là Nhãn mới .
Khi bạn đã lưu nó, bạn sẽ thấy nhãn mới trong danh sách bên trái:
Bây giờ bạn có thể gán nhãn cho một số liên lạc. Bắt đầu bằng cách nhấp vào nút Chỉnh sửa địa chỉ liên hệ liên kết xuất hiện khi bạn di chuột qua một liên hệ:
Không có giới hạn về số lượng nhãn bạn có thể gán cho mỗi liên hệ. Mọi liên hệ có thể thuộc nhiều nhóm khác nhau. Nhấp vào biểu tượng nhãn và chọn nhãn mới của bạn từ Quản lý nhãn danh sách, sau đó Áp dụng .
Sau khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Lưu để áp dụng các nhãn bạn đã chọn:
Bạn có thể sử dụng nhãn khi soạn email bằng tài khoản Gmail của mình. Bắt đầu nhập tên nhãn vào Tới và Gmail sẽ đề nghị tự động hoàn thành nó. Vì vậy, có nhiều thứ để gắn nhãn hơn là chỉ tổ chức các địa chỉ liên hệ của bạn.
2. Chia sẻ Danh sách Liên hệ của Bạn Với Người khác
Về cơ bản, tính năng chia sẻ liên hệ của Google rất kém. Tiện ích mở rộng Gmail có tên là Danh bạ được chia sẻ có thể giúp bạn điều đó.
Sử dụng Danh bạ được Chia sẻ, bạn có thể chia sẻ các nhãn liên hệ cụ thể với nhóm của mình hoặc thậm chí với người dùng bên ngoài. Bạn có thể chọn người có thể xem, chỉnh sửa và thêm địa chỉ liên hệ mới giống như cách bạn làm với Google Drive. Sau đó, họ sẽ có thể truy cập các nhãn và danh bạ được chia sẻ của bạn trên thiết bị di động của họ. Họ cũng có thể truy cập nó trên máy tính để bàn và hàng trăm ứng dụng khác sẽ đồng bộ hóa với Danh bạ Google. Để chia sẻ địa chỉ liên hệ thông qua Địa chỉ liên hệ được chia sẻ:
- Đi tới địa chỉ liên hệ và chọn nút Chia sẻ tùy chọn bên phải của bạn.
- Thêm Nhãn vào địa chỉ liên hệ và nhấp vào Thêm vào nhãn hoặc bạn cũng có thể tạo một Nhãn mới.
- Nhập tên hoặc email của những người bạn muốn chia sẻ địa chỉ liên hệ và nhấp vào Chia sẻ .
Bạn có thể thêm ghi chú vào danh bạ, tạo nhãn và thêm danh bạ trực tiếp vào nhãn được chia sẻ thông qua Danh bạ được chia sẻ. Tiện ích Địa chỉ liên hệ được chia sẻ đi kèm với bản dùng thử miễn phí 15 ngày và sau đó, nó có giá một đô la mỗi tháng.
3. Tùy chỉnh Hiển thị Cột
Bạn có thể chọn sắp xếp danh sách Liên hệ của mình theo tên hoặc họ. Để làm điều này:
- Nhấp vào Cài đặt giống bánh răng tùy chọn ở trên cùng bên phải của bạn.
- Nhấp vào Cài đặt khác .
- Chọn đơn đặt hàng của bạn và nhấp vào Lưu .
Tuy nhiên, hữu ích hơn nhiều là khả năng thay đổi thứ tự của các cột xuất hiện trên màn hình chính. Để làm như vậy:
- Bắt đầu bằng cách nhấp vào ba dấu chấm biểu tượng:
- Nhấp vào Thay đổi thứ tự cột .
- Thao tác này sẽ mở ra một hộp thoại. Tên sẽ luôn là cột đầu tiên, vì nó là cột mặc định. Tuy nhiên, bạn có thể sắp xếp lại bốn cột còn lại.
- Ví dụ:bạn có thể muốn di chuyển Nhãn cột. Chỉ cần bắt đầu kéo nó bằng cách nhấp vào hai thanh ngang biểu tượng ở bên phải của nó, sau đó di chuyển nó đến vị trí ưa thích của bạn:
- Bên cạnh mỗi cột, bạn cũng sẽ tìm thấy một trình đơn thả xuống . Bạn có thể sử dụng điều này để hoán đổi cột cho một cột hiện không hiển thị. Ví dụ:thay vì Chức vụ và Công ty , bạn có thể chọn Địa chỉ để hiển thị cột đó thay thế. Sau khi bạn nhấp vào Hoàn tất , các cột sẽ sắp xếp lại.
Cách bạn sắp xếp lại các cột và thay đổi thứ tự sắp xếp sao cho phù hợp với nhu cầu của bạn là tùy thuộc vào bạn.
4. Thêm Ảnh Hồ sơ
Thật khó để phân biệt các mục trong một danh sách dài như vậy. Có lẽ bạn có một số khách hàng rất quan trọng, hoặc chỉ là những người rất thân thiết với bạn, và bạn muốn đưa hình ảnh của họ vào. Đây là cách bạn có thể làm điều đó:
- Giả sử bạn muốn thêm ảnh vào hồ sơ của người liên hệ của bạn bè mình. Nhấp vào Chỉnh sửa cái nút.
- Nhấp vào hình ảnh hồ sơ hiện có ( Đặt ảnh liên hệ ) để mở bộ chọn ảnh.
- Sau đó, bạn có thể chọn ảnh hiện có từ thư viện của mình hoặc tải ảnh mới lên. Khi bạn đã thêm ảnh hồ sơ vào liên hệ, hãy nhấp vào Hoàn tất .
5. Hợp nhất các Liên hệ Trùng lặp
Dưới đây là một số cách để hợp nhất các địa chỉ liên hệ, đặc biệt nếu bạn có các địa chỉ liên hệ trùng lặp.
May mắn thay, Danh bạ Google sẽ cố gắng xác định các tài khoản trùng lặp dựa trên tên hoặc địa chỉ email. Chọn Hợp nhất &sửa chữa sẽ cung cấp cho bạn một danh sách nếu nó tìm thấy bất kỳ đề xuất nào cho bạn.
Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn bắt gặp những cái tên mà bạn biết là cùng một người, nhưng Danh sách liên hệ của Google không thể xác định chúng?
Trong ví dụ này, hãy lưu ý rằng có một địa chỉ liên hệ có tên là Nhà hát Ấn Độ Aditya và một người tên là Aditya 2 . Họ là cùng một người, chỉ có các số điện thoại liên hệ làm việc khác nhau.
Cách tốt nhất để hợp nhất chúng là gì? Chỉ cần chọn hộp kiểm bên cạnh tên hồ sơ của họ. Khi bạn đã chọn cả hai mục, hãy nhấp vào nút Hợp nhất biểu tượng gần đầu.
Mặc dù chỉ có một tên và chỉ có một địa chỉ email, đừng lo lắng, bạn sẽ vẫn có quyền truy cập vào tất cả thông tin.
Danh bạ Google lưu cả hai số và nếu bạn có những thứ khác như tên công ty và địa chỉ email, nó cũng sẽ hợp nhất chúng.
Bạn hiện có thể có các địa chỉ liên hệ riêng cho tài khoản cá nhân và tài khoản gia đình. Sẽ thuận tiện hơn nhiều khi thu thập tất cả thông tin cho một người dưới một liên hệ duy nhất. Bạn vẫn có thể gửi email đến từng địa chỉ riêng biệt, thậm chí chỉ với một địa chỉ liên hệ.
6. Các phím tắt để Truy cập Danh bạ
Rất dễ để quên Danh bạ hoặc cách truy cập dễ dàng. Hãy tạo một lối tắt để làm cho nó dễ dàng hơn nhiều:
- Điều đầu tiên bạn cần làm là đi tới Cài đặt và sau đó chọn Tất cả cài đặt lựa chọn.
- Đảm bảo rằng bạn bật các phím tắt trên tab đầu tiên của mình, tab Chung . Bạn có thể tìm thấy Phím tắt ở cuối trang. Đảm bảo rằng bạn bật các phím tắt trên Bàn phím.
Bây giờ bạn có thể nhấn G và C trong khi sử dụng Gmail để mở Danh bạ Google trong tab mới. Giờ đây, bạn không cần phải tìm biểu tượng đó hoặc nhớ cách vào Danh bạ Google. Chỉ cần nhập GC trong Gmail và trang Danh bạ của bạn sẽ tự động mở.
Quản lý Danh bạ Google thật dễ dàng!
Danh bạ Google có thể là một ứng dụng lưu số liên lạc đơn giản đối với hầu hết mọi người, nhưng nó có nhiều tính năng có thể làm cho nó hữu ích hơn nữa. Thêm Nhãn giúp tiết kiệm thời gian, chia sẻ địa chỉ liên hệ là tính năng mà mọi người cần và các phím tắt giúp tiết kiệm thời gian và duy trì quy trình. Vì vậy, Danh bạ Google có thể hoạt động hiệu quả như bạn muốn.
Nếu bạn thấy mình đang sử dụng đầy đủ Danh sách liên hệ của Google, có thể bạn sẽ muốn xóa danh sách liên hệ của mình theo thời gian. Đảm bảo rằng bạn học cách làm như vậy và cùng với những mẹo này, bạn sẽ sớm có trải nghiệm email hiệu quả hơn.