Là người dùng email, bạn chắc hẳn đã đối mặt với vấn đề quản lý danh bạ email. Nếu dùng Gmail, bạn có quyền truy cập Google Contacts. Rất có thể dùng Gmail mà không nhận ra sự tồn tại của Contacts. Ngay cả khi thường dùng Google Contacts, bạn có thể chưa tận dụng tối đa nó.
Có nhiều tính năng Google Contacts bạn có thể chưa biết. Từ chia sẻ danh bạ đến gộp trùng lặp, có nhiều cách khiến Contacts hoạt động tốt hơn cho bạn. Hãy xem một số mẹo và thủ thuật để dùng nó trọn vẹn tiềm năng.
1. Sử dụng nhãn và nhóm danh bạ
Mẹo đầu tiên khá đơn giản nhưng cực kỳ quan trọng. Nhãn đóng vai trò lớn, nên việc dùng chúng là bắt buộc.
Bên trái trang Contacts có phần Nhãn (Labels), nếu bạn không dùng, bạn đang lãng phí rất nhiều thời gian. Nhãn cho phép gom nhóm các danh bạ khác nhau để quản lý dễ dàng hơn. Chúng cũng đóng vai trò tắt khi bạn muốn gửi email cho một nhóm địa chỉ.
Thêm nhãn đơn giản như nhấn nút + Tạo nhãn (Create label).
Đặt tên là Nhãn mới (New Label).
Sau khi lưu, bạn thấy nhãn mới trong danh sách bên trái:
Bây giờ bạn có thể gán nhãn cho danh bạ. Bắt đầu bằng nhấn liên kết Chỉnh sửa danh bạ (Edit contact) hiện ra khi di chuột qua danh bạ:
Không giới hạn số nhãn gán cho mỗi danh bạ. Mọi danh bạ có thể thuộc nhiều nhóm khác nhau. Nhấn biểu tượng nhãn và chọn nhãn mới từ danh sách Quản lý nhãn (Manage labels), sau đó Áp dụng (Apply).
Khi xong, nhấn Lưu (Save) để áp dụng nhãn đã chọn:
Bạn có thể dùng nhãn khi soạn email với tài khoản Gmail. Bắt đầu gõ tên nhãn trong trường Đến (To) và Gmail sẽ gợi ý tự động hoàn thành. Vậy nhãn không chỉ để tổ chức danh bạ.
2. Chia sẻ danh bạ với người khác
Tính năng chia sẻ danh bạ gốc của Google rất yếu. Tiện ích Gmail tên Shared Contacts có thể giúp bạn.
Dùng Shared Contacts, bạn có thể chia sẻ nhãn danh bạ cụ thể với nhóm hoặc người ngoài. Bạn chọn ai có thể xem, chỉnh sửa, thêm danh bạ mới như cách làm với Google Drive. Sau đó, họ truy cập nhãn và danh bạ chia sẻ trên thiết bị di động, máy tính để bàn, và hàng trăm ứng dụng khác đồng bộ với Google Contacts. Để chia sẻ qua Shared Contacts:
- Vào danh bạ và chọn tùy chọn Chia sẻ (Share) bên phải.
- Thêm nhãn cho danh bạ và nhấn Thêm vào nhãn (Add To Label) hoặc tạo nhãn mới.
- Nhập tên hoặc email người muốn chia sẻ và nhấn Chia sẻ (Share).
Bạn có thể thêm ghi chú cho danh bạ, tạo nhãn, và thêm danh bạ trực tiếp vào nhãn chia sẻ qua Shared Contacts. Tiện ích Shared Contacts có dùng thử miễn phí 15 ngày, sau đó $1/tháng.
3. Tùy chỉnh hiển thị cột
Bạn có thể chọn sắp xếp danh sách Danh bạ theo tên hoặc họ. Để làm vậy:
- Nhấn biểu tượng Cài đặt (Settings) hình bánh răng ở góc trên phải.
- Nhấn Nhiều cài đặt hơn (More Settings).
- Chọn thứ tự và nhấn Lưu (Save).
Tuy nhiên, hữu ích hơn nhiều là khả năng thay đổi thứ tự cột hiển thị trên màn hình chính. Để làm vậy:
- Bắt đầu bằng nhấn biểu tượng ba chấm (three dots):
- Nhấn Thay đổi thứ tự cột (Change column order).
- Hộp thoại hiện ra. Tên (Name) luôn là cột đầu tiên mặc định. Tuy nhiên, bạn có thể sắp xếp lại 4 cột còn lại.
- Ví dụ, bạn muốn di chuyển cột Nhãn (Labels). Kéo thả bằng cách nhấn biểu tượng hai thanh ngang bên phải, di chuyển đến vị trí ưa thích:
- Bên cạnh mỗi cột cũng có menu thả xuống (dropdown menu). Dùng để đổi cột cho cột khác chưa hiển thị. Ví dụ, thay vì Chức danh và Công ty (Job Title and Company), chọn Địa chỉ (Address) để hiển thị cột đó. Nhấn Xong (Done), cột sẽ sắp xếp lại.
Tùy bạn sắp xếp cột và thay đổi thứ tự sắp xếp cho phù hợp nhu cầu.
4. Thêm ảnh đại diện
Khó phân biệt các mục trong danh sách dài. Có lẽ bạn có khách hàng quan trọng, hoặc người thân thiết, muốn thêm ảnh của họ. Cách làm:
- Giả sử muốn thêm ảnh cho danh bạ bạn bè. Nhấn nút Chỉnh sửa (Edit).
- Nhấn ảnh đại diện hiện có (Đặt ảnh danh bạ - Set contact photo) để mở bộ chọn ảnh.
- Chọn ảnh có sẵn từ thư viện hoặc tải ảnh mới. Sau khi thêm ảnh đại diện, nhấn Xong (Done).
5. Gộp danh bạ trùng lặp
Dưới đây là vài cách gộp danh bạ, đặc biệt khi có danh bạ trùng lặp.
May mắn thay, Google Contacts sẽ cố gắng nhận diện tài khoản trùng lặp dựa trên tên hoặc địa chỉ email. Chọn Gộp & Sửa (Merge & Fix) sẽ đưa ra danh sách nếu tìm thấy gợi ý.
Nhưng nếu gặp tên bạn biết là cùng một người, mà Google Contacts không nhận diện được?
Trong ví dụ này, lưu ý có danh bạ tên Aditya Indian Theatre và Aditya 2. Cùng một người, chỉ khác số điện thoại làm việc.
Cách tốt nhất gộp chúng? Chỉ cần tích hộp kiểm (checkbox) bên cạnh tên hồ sơ. Sau khi chọn cả hai, nhấn biểu tượng Gộp (Merge) gần đầu trang.
Dù chỉ có một tên và một email, đừng lo, bạn vẫn truy cập được tất cả thông tin. Google Contacts lưu cả hai số và nếu có thông tin khác như tên công ty, email, cũng gộp được.
Bạn có thể đang tách danh bạ cá nhân và gia đình. Thu thập tất cả thông tin của một người dưới một danh bạ duy nhất tiện lợi hơn nhiều. Vẫn gửi email được đến từng địa chỉ riêng biệt, ngay cả với một danh bạ.
6. Phím tắt truy cập danh bạ
Dễ quên Contacts hoặc cách truy cập nhanh. Hãy tạo phím tắt để dễ dàng hơn:
- Điều đầu tiên: vào Cài đặt (Settings) chọn Tất cả cài đặt (All Settings).
- Đảm bảo bật phím tắt ở tab đầu tiên, Tab Chung (General tab). Tìm Phím tắt bàn phím (Keyboard shortcuts) cuối trang. Bật Phím tắt bàn phím.
Bây giờ bạn có thể nhấn phím G và C khi dùng Gmail để mở Google Contacts trong tab mới. Không cần tìm biểu tượng hoặc nhớ cách vào Google Contacts. Chỉ gõ GC trong Gmail, trang Contacts tự động mở.
Quản lý Google Contacts dễ dàng!
Google Contacts có thể chỉ là ứng dụng lưu danh bạ đơn giản với hầu hết mọi người, nhưng nó có nhiều tính năng làm cho nó hữu ích hơn. Thêm nhãn tiết kiệm thời gian, chia sẻ danh bạ là tính năng ai cũng cần, và phím tắt tiết kiệm thời gian duy trì luồng làm việc. Vậy Google Contacts có thể hiệu quả tùy ý bạn.
Nếu bạn tận dụng trọn vẹn Google Contacts, chắc chắn sẽ muốn dọn dẹp danh sách danh bạ đôi khi. Hãy học cách làm và cùng với những mẹo này, bạn sớm có trải nghiệm email hiệu quả hơn.