Hướng dẫn cho người mới bắt đầu về Gmail

Bạn sẽ nhận thấy khi di chuột qua biểu tượng mũi tên kép với phím Shift được nhấn, biểu tượng sẽ chuyển thành mũi tên đơn in đậm. Nhấp vào nó và nó sẽ bật trình soạn email vào cửa sổ riêng.

Điều này chỉ làm cho việc viết email trên một vùng khác của màn hình hoặc một màn hình hoàn toàn khác dễ dàng hơn rất nhiều mà không chặn bất kỳ cửa sổ trình duyệt web nào của bạn. Nó cho phép bạn đa nhiệm trong khi viết email.

Định dạng Văn bản Email

Đầu cửa sổ này có các trường To, Cc, Bcc và chủ đề tiêu chuẩn mà bạn có thể quen thuộc nếu bạn đã sử dụng bất kỳ ứng dụng khách web nào khác. Tuy nhiên, không giống như hầu hết các ứng dụng web có trình đơn định dạng văn bản ở trên cùng, trong Gmail, bạn có thể tìm thấy trình đơn này ở cuối cửa sổ.

Thanh định dạng này cho phép bạn định dạng văn bản email của mình giống như bạn làm trong trình soạn thảo tài liệu như Microsoft Word. Bạn có thể thay đổi kích thước phông chữ, kiểu và định dạng, thụt lề văn bản, tạo danh sách được đánh số hoặc dấu đầu dòng hoặc thậm chí bao gồm dấu ngoặc kép.

Menu tiếp theo trong menu này bao gồm các mục menu cấp cao nhất khác. Theo mặc định, menu định dạng được chọn, nhưng từ trái sang phải, bạn có thể:

• Bao gồm một tệp đính kèm (biểu tượng kẹp giấy)
• Chèn tệp từ Google Drive (biểu tượng Google Drive)
• Gửi hoặc yêu cầu tiền bằng Google Wallet (biểu tượng đô la)
• Chèn ảnh (biểu tượng máy ảnh)
• Chèn một siêu liên kết (biểu tượng chuỗi)
• Chèn biểu tượng cảm xúc (biểu tượng mặt cười)

Ghi chú nhắc nhở về biểu tượng cảm xúc. Qua nhiều năm, Google đã trở nên tốt hơn trong việc cải thiện danh sách biểu tượng cảm xúc có sẵn. Những ngày này, bạn sẽ tìm thấy một danh sách có thể cuộn bao gồm 5 danh mục.

Chỉ cần lưu ý rằng nhiều người không coi các biểu tượng cảm xúc là quá chuyên nghiệp, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn đang sử dụng chúng một cách tiết kiệm và chỉ khi email không dành cho đối tượng chuyên nghiệp.

Một điểm khác cần lưu ý khi bạn soạn email là mũi tên thả xuống ở góc dưới bên phải.

Tại đây, bạn có thể chuyển sang chế độ chỉnh sửa toàn màn hình, ngay lập tức chọn nhãn cho email gửi đi này, chuyển sang chế độ văn bản thuần túy (không định dạng), in email hoặc kiểm tra chính tả (không phải là điều xấu nếu bạn có thói quen đang làm).

Chọn một chủ đề

Giống như bạn có thể muốn tùy chỉnh một máy tính mới mua, bạn có thể quan tâm đến việc tùy chỉnh hộp thư đến email mới của mình. Gmail cung cấp cho bạn khả năng chọn từ các chủ đề khác nhau để bạn không phải đối mặt với hộp thư đến màu trắng nhàm chán mỗi ngày.

Để chọn một chủ đề mới, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng cưa cho " Cài đặt "ở góc trên bên phải của màn hình, ngay dưới nơi biểu tượng hồ sơ của bạn được hiển thị. Chọn Chủ đề từ danh sách.

Google cung cấp một bộ sưu tập hình nền ấn tượng để bạn lựa chọn.

Chỉ cần chọn một, nhấp vào Chọn rồi Lưu . Nền của toàn bộ hộp thư đến của bạn sẽ thay đổi thành hình ảnh đã chọn.

Thư đã Gửi, Spam, Thùng rác và hơn thế nữa

Dọc theo phía bên trái của hộp thư đến là nơi bạn sẽ tìm thấy phần còn lại của các thư mục email của mình. Sau một thời gian ngắn khi bạn tạo các nhãn mới, đây cũng là nơi những nhãn đó cũng sẽ hiển thị.

Khi bạn mới bắt đầu, tất cả những gì bạn tìm thấy ở đây sẽ là bốn thư mục bổ sung bên cạnh hộp thư đến.

• Được gắn dấu sao: Bất kỳ email nào bạn gắn dấu sao (nhấp vào biểu tượng dấu sao) sẽ hiển thị trong thư mục này
• Quan trọng: Bất kỳ email nào bạn đánh dấu là quan trọng sẽ hiển thị ở đây
• Thư đã Gửi: Bất cứ khi nào bạn gửi bất kỳ email nào cho bất kỳ ai, một bản sao của email đó sẽ được lưu trữ trong thư mục này
• Bản nháp: Nếu bạn bắt đầu viết email và sau đó đóng cửa sổ trình soạn nhạc, bản sao của bản nháp đó sẽ nằm trong thư mục này

Thư mục Có gắn dấu sao và Thư mục Quan trọng là hai cách tốt để sắp xếp và tổ chức email của bạn, nhưng cũng có nhiều cách khác. Đây là chủ đề mà chúng ta sẽ đi sâu vào tiếp theo.

Mẹo sắp xếp email của bạn

Nếu bạn nhận được nhiều email trong một ngày, điều cần thiết là phải tổ chức hộp thư đến của bạn theo cách giúp bạn sắp xếp, tổ chức và lưu trữ tất cả các thư đến đó. Rất may, Gmail là một trong những công cụ tốt nhất để làm điều đó. Nó cung cấp một loạt các tính năng cho phép bạn sắp xếp và ưu tiên mọi thứ.

Danh bạ

Danh bạ Google là một công cụ mạnh mẽ đáng ngạc nhiên cho phép bạn đồng bộ hóa danh bạ của mình trên nhiều ứng dụng và thiết bị khác nhau. Để truy cập danh bạ, chỉ cần nhấp vào mũi tên bên cạnh từ Gmail ở góc trên bên trái của cửa sổ.

Các liên hệ này được hợp nhất giữa các liên hệ email bạn thêm và các liên hệ trên điện thoại bạn đã thêm từ điện thoại Android của mình hoặc bất kỳ dịch vụ nào khác mà bạn đăng nhập bằng tài khoản Google của mình, với tích hợp Danh bạ.

Bạn có thể dễ dàng sắp xếp các địa chỉ liên hệ của mình bằng cách sử dụng các nhãn như Bạn bè, Gia đình, Đồng nghiệp trong Công việc, v.v.

Luôn cập nhật danh bạ sẽ giúp bạn soạn email, vì bạn chỉ phải bắt đầu nhập tên của người đó và email liên hệ của họ sẽ tự động điền vào trường Tới.

Sao

Một trong những cách nhanh nhất và dễ nhất để xử lý các email đến là gắn dấu sao cho chúng. Bạn "gắn dấu sao" email bằng cách nhấp vào biểu tượng dấu sao ở bên trái email khi bạn đang xem nó trong hộp thư đến của mình.

Ý tưởng với điều này là bạn có thể nhanh chóng quét qua email của mình và chỉ cần nhấn vào biểu tượng dấu sao trên các mục mà bạn biết rằng mình cần theo dõi sau này. Bằng cách này, khi bạn quay lại sau, bạn chỉ cần truy cập vào thư mục được gắn dấu sao để xem tất cả các mục đó ở một nơi.

Tìm hiểu thêm về cách email gắn dấu sao có thể giúp bạn sắp xếp email.

Nhãn

Có lẽ một trong những công cụ mạnh mẽ nhất trên Gmail là khả năng áp dụng nhãn cho email. Điều này cho phép bạn sắp xếp các email đến ở cấp độ chi tiết.

Để tạo nhãn mới, chỉ cần nhấp vào biểu tượng nhãn ở trình đơn trên cùng và chọn Tạo mới từ danh sách.

Khi bạn mở một email, bạn có thể sắp xếp nó vào bất kỳ nhãn nào trong số các nhãn đó bằng cách nhấp vào cùng một biểu tượng và nhấp vào hộp kiểm bên cạnh nhãn nơi bạn muốn lưu trữ email. Thao tác này sẽ sắp xếp email dưới nhãn đó trong thanh điều hướng bên trái và bạn cũng có thể thêm nhãn dưới dạng tab riêng lẻ trong màn hình Gmail chính của mình, như đã đề cập ở đầu bài viết này.

Như bạn có thể thấy, nhãn cung cấp cho bạn khả năng thực sự giữ hộp thư đến của bạn ngăn nắp hơn bao giờ hết. Tìm hiểu thêm về cách sử dụng nhãn trong Gmail.

Các tính năng nâng cao của Gmail

Bây giờ bạn có thể nghĩ rằng Gmail là một ứng dụng email dựa trên web khá hữu ích và linh hoạt, nhưng nó không dừng lại ở đây. Có toàn bộ thư viện các tính năng khác cho phép bạn tự động hóa cách xử lý email đến và thậm chí thêm các tài khoản bổ sung để bạn có thể quản lý tất cả các tài khoản email khác từ một hộp thư đến Gmail của mình.

Cài đặt chung

Để truy cập các cài đặt nâng cao này, chỉ cần nhấp vào biểu tượng Bánh răng ở góc trên cùng bên phải của cửa sổ, sau đó nhấp vào Cài đặt .

Tab Chung bên trong menu cài đặt là nơi bạn sẽ tìm thấy rất nhiều thứ mà bạn có thể tùy chỉnh bằng tài khoản Gmail của mình. Chúng bao gồm những điều sau:

• Ngôn ngữ và quốc gia: Đặt ngôn ngữ địa phương và cài đặt mã quốc gia điện thoại mặc định cho tài khoản của bạn
• Kích thước trang: Điều này cho phép bạn giới hạn số lượng các cuộc trò chuyện và liên hệ qua email được liệt kê trên mỗi trang
• Hình ảnh: Cho phép bạn chặn xem hình ảnh nội tuyến có được hiển thị trong email hay không
• Hoàn tác gửi: Cho phép bạn hủy gửi email nếu bạn hủy trong khung thời gian đã chỉ định
• Trả lời mặc định: Khi bạn nhấn nút Trả lời, bạn muốn tự động trả lời tất cả hay chỉ trả lời cho người gửi?
• Kiểu Văn bản Mặc định: Đặt định dạng mặc định cho bất cứ khi nào bạn tạo email mới
• Chế độ xem cuộc hội thoại: Chế độ xem cuộc hội thoại nhóm các chuỗi chủ đề tương tự lại với nhau - bạn có thể tắt chế độ này nếu muốn
• Gửi và Lưu trữ: Thao tác này sẽ hiển thị hoặc ẩn nút "Gửi và lưu trữ"
• Ngăn Xem trước: Điều này cho phép bạn tự động đánh dấu một bài đăng là đã đọc nếu bạn có bài đăng đó trong ngăn xem trước ngoài khung thời gian được chỉ định
• Dấu sao: Khi bạn gắn dấu sao cho một tin nhắn, có thể có nhiều màu và biểu tượng dấu sao - cài đặt này là nơi bạn xác định những màu hoặc biểu tượng nào sẽ hiển thị tùy thuộc vào số lần bạn nhấp vào biểu tượng dấu sao
• Thông báo trên Màn hình: Bật hoặc tắt thông báo hoặc chỉ đặt chúng cho thư quan trọng
• Phím tắt: Các phím tắt có thể bị tắt nếu bạn thích
• Nhãn Nút: Nhãn cho các nút có thể được đặt thành biểu tượng hoặc văn bản
• Hình ảnh của tôi: Tải ảnh hồ sơ của bạn và hiển thị ảnh đó với mọi người hoặc chỉ một số người nhất định
• Tiện ích con người: Bạn có thể hiển thị thông tin có sẵn về mọi người ở bên phải cuộc trò chuyện nếu bạn muốn
• Tạo địa chỉ liên hệ để tự động hoàn tất: Điều này cho phép tự động thêm mọi người vào danh sách liên hệ của bạn khi bạn trả lời email của họ
• Các tín hiệu quan trọng đối với quảng cáo: Đây là những hoạt động cá nhân hóa quảng cáo được tải dựa trên email của bạn, nhưng bạn có thể tùy chỉnh chúng dựa trên những gì bạn muốn họ nói với các nhà quảng cáo về bạn
• Chữ ký: Bạn có muốn tạo chữ ký tùy chỉnh cho chân trang email của mình không - đây là nơi bạn tạo chữ ký đó
• Các chỉ số cấp độ cá nhân: Thao tác này sẽ kích hoạt một mũi tên đơn gần các tin nhắn không được gửi đến danh sách gửi thư và một mũi tên kép bên cạnh các tin nhắn được gửi trực tiếp cho bạn
• Đoạn mã: Hiển thị các đoạn nội dung email trong hộp thư đến của bạn
• Trả lời Thư nghỉ: Điều này cho phép bạn tùy chỉnh và tự động gửi câu trả lời trong lịch trình kỳ nghỉ bất cứ khi nào bạn vắng mặt để trả lời email

Như bạn có thể thấy, tab Chung cho phép bạn tùy chỉnh nhiều thứ về toàn bộ hộp thư đến và trải nghiệm người dùng Gmail của bạn.

Tài khoản và Nhập

Trình đơn Tài khoản và Nhập là nơi để cập nhật mật khẩu của bạn hoặc cài đặt Google (trong Thay đổi cài đặt tài khoản ), hoặc kiểm soát cách email và thông tin liên hệ được nhập từ bất kỳ tài khoản bên ngoài nào của bạn như Yahoo !, Hotmail hoặc bất kỳ tài khoản email POP3 nào khác mà bạn có thể có.

Để yêu cầu Gmail kiểm tra các tài khoản POP3 bên ngoài, chỉ cần nhấp vào nút Thêm tài khoản thư trong phần Kiểm tra thư từ các tài khoản khác: phần.

Gmail sẽ cố gắng nhập email bằng Gmailify. Nếu không được, bạn có thể nhấp vào Tiếp theo để nhập bằng cài đặt POP3. Trên trang cài đặt POP3, hãy đảm bảo nhập số cổng và máy chủ POP3 thích hợp được cung cấp bởi dịch vụ tài khoản email mà bạn đang nhập.

Đừng quên cho Gmail biết phải làm gì với những email đến đó, chẳng hạn như dán một nhãn cụ thể (có thể giúp bạn sắp xếp những email đó tốt hơn mà không làm lộn xộn hộp thư đến chính của bạn).

Đừng quên thiết lập cài đặt gửi thư trong phần Gửi thư bằng địa chỉ: tiết diện. Đây là nơi bạn sẽ định cấu hình cài đặt máy chủ SMTP để bạn có thể gửi email qua tài khoản Gmail của mình, nhưng làm cho nó xuất hiện như thể bạn đang gửi nó từ tài khoản email POP3 từ xa.

Mọi tài khoản email bạn thiết lập ở đây sẽ hiển thị trong hộp thả xuống gần trường "Từ" trong cửa sổ soạn thảo email của bạn.

Để thêm cài đặt SMTP cho tài khoản POP3 bên ngoài của bạn, hãy nhấp vào Thêm địa chỉ email khác .

Cửa sổ này là nơi bạn sẽ nhập địa chỉ máy chủ SMTP, số cổng, ID và Mật khẩu thích hợp cho tài khoản cũng như chọn các tùy chọn bảo mật chính xác.

Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy tất cả các tài khoản bạn đã thêm trong danh sách thả xuống trong Từ trường cho bất kỳ thông báo email mới nào bạn tạo.

Điều này làm cho việc quản lý tất cả các tài khoản email khác nhau của bạn trên web trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết từ một điểm duy nhất - tài khoản Gmail của bạn.

Các cài đặt này cũng sẽ hoạt động khi bạn kết nối với tài khoản Gmail của mình thông qua điện thoại di động (xem bên dưới). Tất cả các tài khoản này cũng sẽ có thể truy cập được để gửi và nhận email từ thiết bị di động của bạn.

Sử dụng Bộ lọc

Trong mục menu Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn, bạn sẽ tìm thấy tất cả các bộ lọc hiện có mà bạn đã thiết lập cho các email đến. Bộ lọc là một trong những cách hiệu quả nhất để không chỉ tự động sắp xếp các email đến mà còn để trả lời, chuyển tiếp hoặc xóa các email đến mà không cần nhấc ngón tay.

Để thực hiện việc này, chỉ cần nhấp vào nút Tạo bộ lọc mới liên kết.

Biểu mẫu bộ lọc là một phương pháp rất hiệu quả để tự động hóa việc xử lý các email đến.

Có rất nhiều trường trong biểu mẫu này, vì vậy đây là hướng dẫn về ý nghĩa của tất cả chúng. Chúng tôi cũng đã thường xuyên đề cập đến những cách hiệu quả để sử dụng bộ lọc email.

Trên biểu mẫu đầu tiên này, bạn xác định email đến mà bạn muốn áp dụng quy tắc.

• Từ: Email từ các địa chỉ email cụ thể (bạn có thể bao gồm bội số bằng dấu phẩy).
• Tới: Email được gửi đến một địa chỉ cụ thể. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn có nhiều email đến từ nhiều tài khoản email.
• Chủ đề: Email có chứa các từ cụ thể trong đó. Sử dụng dấu ngoặc kép (") nếu bạn muốn tìm kiếm một cụm từ chính xác.
• Có các từ: Tìm kiếm các từ trong nội dung thư.
• Không có: Tìm kiếm để đảm bảo rằng một số từ nhất định không trong nội dung thư.
• Có tệp đính kèm: Kiểm tra xem tin nhắn đến có tệp đính kèm hay không.
• Không bao gồm các cuộc trò chuyện: Điều này loại trừ mọi email thông báo trò chuyện khỏi quy tắc.
• Kích thước lớn hơn (hoặc nhỏ hơn): Xác định các thông báo có giới hạn kích thước nhất định.

Như bạn có thể tưởng tượng, tất cả các tiêu chí này cung cấp cho bạn một số khả năng tìm kiếm khá mạnh mẽ để lọc và tổ chức đúng cách các email đến của bạn. Bước tiếp theo, khi bạn đã xác định được những email đến đó, là xử lý chúng một cách tự động. Phần này được xử lý trên trang tiếp theo của biểu mẫu bộ lọc.

Đây là những gì mỗi hành động bộ lọc đó sẽ thực hiện nếu bạn chọn chúng.

• Bỏ qua Hộp thư đến (Lưu trữ Nó): Điều này sẽ ngay lập tức lưu trữ tin nhắn đến. Điều này hữu ích cho các tin nhắn rác từ các doanh nghiệp mà bạn có thể đã đăng ký, nhưng không thực sự muốn đọc các email quảng cáo của họ.
• Đánh dấu là đã đọc: Điều này đánh dấu thư là "đã đọc" mặc dù bạn chưa đọc. Điều này ngăn thư hiển thị dưới dạng được đánh dấu (chưa đọc) trong Hộp thư đến của bạn. Điều này rất hữu ích cho những email đến mà bạn biết là không quan trọng lắm.
• Gắn dấu sao: Nếu bạn biết một số email nhất định từ một người cụ thể sẽ quan trọng, thì hãy tự động gắn dấu sao cho email đó!
• Áp dụng nhãn: Hành động này sẽ ngay lập tức gắn nhãn các email đến phù hợp với tìm kiếm của bạn. Đây thực sự là một cách tuyệt vời để tự động sắp xếp các email đến từ các tài khoản khác nhau, bằng cách gắn nhãn cho tài khoản đó.
• Chuyển tiếp nó tới: Điều này cho phép bạn tự động chuyển tiếp các email cụ thể đến một địa chỉ email hoặc các địa chỉ khác.
• Xóa nó: Thao tác này sẽ tự động xóa bất kỳ email nào phù hợp với bộ lọc của bạn, vì vậy hãy sử dụng cẩn thận!
• Không bao giờ gửi nó vào Spam: Điều này rất hữu ích nếu bạn biết Google thường chuyển tiếp các email cụ thể đến thư mục spam. Bạn có thể thiết lập bộ lọc này để không bao giờ gửi email từ địa chỉ đó vào thư mục spam.
• Gửi câu trả lời soạn trước: Hành động này cho phép bạn tự động trả lời các email cụ thể. Điều này rất hữu ích nếu bạn điều hành một doanh nghiệp và bạn muốn ngay lập tức cảm ơn người gửi đã gửi email cho bạn.
• Luôn đánh dấu là quan trọng: Bạn có muốn đánh dấu mọi email từ sếp của mình là quan trọng không? Đây là hành động để sử dụng.
• Không bao giờ đánh dấu nó là quan trọng: Sử dụng cái này nếu bạn ghét sếp của mình.
• Phân loại là : Điều này cho phép bạn tự động di chuyển email đến một danh mục cụ thể trong Hộp thư đến của mình. Một lần nữa, đây là một cách rất hữu ích khác để tự động sắp xếp email của bạn.

Bạn có thể xem tất cả các bộ lọc bạn đã tạo (và bạn có thể xóa chúng hoặc chỉnh sửa chúng nếu muốn), trên Bộ lọc và địa chỉ bị chặn tab.

Email Forwarding và POP / IMAP

Tab tiếp theo trong menu Cài đặt đáng được đề cập là Chuyển tiếp và POP / IMAP tab.

Có ba phần trong lĩnh vực này. Đầu tiên là tự động chuyển tiếp một bản sao của tất cả các email đến đến một địa chỉ email cụ thể.

Điều này chủ yếu dành cho những người sử dụng một ứng dụng email khác hầu hết trong ngày - chẳng hạn như email công việc của họ - và cũng muốn nhận các email Gmail đến tại địa chỉ đó. Tùy chọn này cho phép bạn tự động xóa các email đến hoặc giữ một bản sao trong hộp thư đến Gmail của bạn.

Phần tiếp theo trên trang này là Tải xuống POP . POP là viết tắt của Post Office Protocol. Đó là một giao thức mà hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email sử dụng để truyền email. Trong khu vực này, bạn có thể bật POP trong tài khoản Gmail của mình. Điều này cho phép bạn sử dụng bất kỳ ứng dụng email nào (ngay cả ứng dụng dành cho máy tính để bàn) để nhập tất cả các email Gmail của bạn, miễn là ứng dụng này có khả năng kết nối với máy chủ POP.

Đây là nơi bạn định cấu hình Gmail để giữ một bản sao của email gốc, đánh dấu là đã đọc, xóa hoặc lưu trữ. Nếu bạn nhấp vào Hướng dẫn cấu hình , bạn có thể đọc cài đặt máy chủ và cổng cụ thể để sử dụng khi thiết lập ứng dụng email khách để lấy email Gmail của bạn.

Phần IMAP của tab này tương tự như phần POP, với một vài biến thể. IMAP là viết tắt của "Internet Message Access Protocol", và giống như POP, nó chỉ đơn giản là một giao thức truyền email khác.

Để cho phép ứng dụng email IMAP truy cập vào tài khoản Gmail của bạn, bạn cần phải Bật IMAP tại đây.

IMAP là một trao đổi hai chiều, vì vậy bạn có thể thiết lập Gmail để sao chép các hành động mà bạn sử dụng trong ứng dụng IMAP. Vì vậy, khi bạn xóa nó ở đó, bạn cũng có thể định cấu hình Gmail để xóa nó trên tài khoản Gmail cục bộ của mình.

Một lần nữa, nhấp vào Hướng dẫn cấu hình để có các cổng và máy chủ IMAP chính xác để sử dụng khi bạn định cấu hình ứng dụng email IMAP để kết nối với tài khoản Gmail của mình.

Email Ngoại tuyến

Ngoại tuyến cho phép bạn kích hoạt quyền truy cập vào Gmail của mình ngay cả khi bạn không trực tuyến. Vì vậy, giả sử bạn đang ở trên máy bay không có quyền truy cập web, bạn sẽ có khả năng trả lời và gửi email mà không cần phải đăng nhập vào tài khoản Gmail trực tuyến của mình.

Nếu bạn bật Gmail ngoại tuyến, nó sẽ tải một tiện ích mở rộng ứng dụng Gmail cục bộ xuống trình duyệt của bạn, để bạn có thể trả lời và đọc email của mình hoặc bắt kịp thêm địa chỉ liên hệ. Bất cứ khi nào máy tính của bạn kết nối lại với Internet, tất cả các thay đổi ngoại tuyến sẽ đồng bộ hóa lại và cập nhật tài khoản Gmail trực tuyến của bạn. Bạn thậm chí có thể thêm các tệp đính kèm sẽ được gửi khi bạn trực tuyến trở lại.

Để bật Ngoại tuyến, hãy nhấp vào nút Cài đặt Gmail Ngoại tuyến và Gmail sẽ cài đặt tiện ích mở rộng Chrome và tạo một biểu tượng trên màn hình của bạn. Nó gần giống như việc cài đặt một ứng dụng email khách trên máy tính của bạn. Lợi ích của tiện ích mở rộng này là ngay cả khi máy tính của bạn bị chết, bạn vẫn sẽ có tất cả email và danh bạ được lưu trữ an toàn trên đám mây trong tài khoản Gmail của mình.

Phòng thí nghiệm

Mặc dù khu vực Gmail Labs (có thể truy cập trên Labs tab) đã không đạt được nhiều về các tính năng mới thú vị trong nhiều năm, các tính năng bổ sung có sẵn đã tồn tại khá hữu ích. Đây là danh sách ngắn những cái tốt nhất.

Câu trả lời soạn trước cho phép bạn đưa tính năng tự động hóa email của mình lên một cấp độ hoàn toàn mới.

Khi bạn đang soạn một email mới, chỉ cần nhấp vào mũi tên thả xuống ở phía dưới bên phải của cửa sổ, sau đó nhấp vào Câu trả lời soạn trước .

Bạn sẽ tìm thấy danh sách tất cả các câu trả lời soạn trước mà bạn đã tạo, trong Chèn , Lưu hoặc Xóa .

• Chèn :Nhấp vào đây để chèn câu trả lời soạn trước đã chọn vào cửa sổ soạn email hiện tại của bạn.
• Lưu :Nhấp vào đây để lưu email được soạn hiện tại làm mẫu Phản hồi soạn trước mới.
• Xóa :Nhấp vào đây để xóa câu trả lời soạn trước đã chọn khỏi danh sách các mẫu của bạn.

Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn là người quản lý và cần thường xuyên gửi các email gần giống nhau cho một lượng lớn nhân viên. Sử dụng mẫu Câu trả lời soạn trước, bạn có thể viết email của mình dưới dạng mẫu, chèn nó vào mọi email mới và sau đó chỉ cần điền vào các chi tiết cụ thể áp dụng cho người đó.

Sử dụng các câu trả lời soạn trước một cách sáng tạo vì chúng tiết kiệm thời gian thực.

Ngăn xem trước tính năng trong Labs rất hữu ích nếu bạn muốn xem nội dung của email trong Hộp thư đến của mình mà không cần phải mở nó. Để sử dụng tính năng này sau khi nó được bật, chỉ cần nhấp vào mũi tên thả xuống ở bên trái của nút cài đặt và chọn xem bạn muốn xem ngăn xem trước được tách ra từ chế độ xem hộp thư đến của mình theo cách chia dọc hay chia theo chiều ngang.

Các tính năng Lab hữu ích khác:

• Tiện ích Lịch Google :Thao tác này sẽ hiển thị một tiện ích có Lịch Google và Sự kiện của bạn ở góc dưới bên trái của cửa sổ hộp thư đến Gmail của bạn.
• Trò chuyện bên phải :Điều này cho phép tích hợp với trò chuyện Google Hangouts ở phía bên phải của cửa sổ hộp thư đến Gmail của bạn.
• Nhiều Hộp thư đến :Điều này cho phép tab Nhiều hộp thư đến trong cài đặt nơi bạn có thể tạo nhiều hộp thư đến dựa trên các truy vấn tìm kiếm cụ thể (tương tự như bộ lọc). Các tab phải được tắt để tính năng này hoạt động.

Các tính năng khác của Phòng thí nghiệm được báo cáo là có một chút lỗi hoặc không hữu ích lắm. Đừng để điều đó ngăn bạn thử nghiệm với chúng và tùy chỉnh hộp thư đến Gmail của bạn ở bất kỳ định dạng nào bạn thích!

Tích hợp Gmail tuyệt vời

Khi bạn đã quen với việc sử dụng Gmail cho tất cả các nhu cầu email của mình, hãy khám phá việc tích hợp Gmail với các dịch vụ đám mây khác mà bạn sử dụng. Sau đây là một số tích hợp Gmail mà chúng tôi đã đề cập ở đây tại MakeUseOf. Vui lòng khám phá chúng và cài đặt những cái bạn thích.

• Sử dụng tiện ích mở rộng SecureGmail để mã hóa các thư Gmail của bạn.
• Tự động hóa cuộc sống của bạn bằng Gmail với tích hợp IFTTT của Gmail.
• Tích hợp Gmail với các ứng dụng ToDo dựa trên đám mây phổ biến.
• Tích hợp tài khoản Gmail của bạn với Dropbox.
• Sử dụng Mailstrom để giữ sạch tài khoản Gmail của bạn.
• Customize Gmail with Chrome extensions to make Gmail more like Outlook.

The Mobile Gmail App

No email service is very good if you can't access it from multiple devices. You can download the Gmail app for Android from Google Play, or for iOS devices from iTunes.

The mobile app interface is very intuitive. You'll find all of the same email categories under the Primary inbox as you find on the web-based client.

While browsing messages you can quickly star them by tapping the star. You can also long-press them to label or mark them important.

Composing emails on your mobile device is fast and easy. It's also integrated with all of your Google Contacts.

The Gmail mobile app makes access to your Gmail account quick and convenient, no matter where you are.

The King of Cloud-Based Email

Email has been a critical part of nearly everyone's online experience since the first days of the Internet. The only thing that has really changed is where and when we're able to access our email.

Google stayed on top of internet trends all these years with an email platform that is flexible, intuitive, and compatible with many other services all across the web. Gmail is easy to streamline using any of the GTD techniques you might have learned about.

You already may have other email accounts. But, it's still worth signing up for Gmail to see if it helps you save time and energy. Even if it saves you only an hour a day, it'll be well worth it.

If you want to enhance Gmail even further, check out these great Gmail browser tools.

Image Credit: Google Gmail App via DepositPhotos

Originally written by Taty on Jul 9, 2010