Khi bạn thiết lập ứng dụng hoặc app email, bạn sẽ gặp thuật ngữ POP và IMAP. Bạn biết chọn cái nào và tại sao? Nếu bạn không chắc các thuật ngữ này nghĩa là gì và mỗi cái ảnh hưởng như thế nào đến tài khoản email, đừng lo.
Dưới đây, chúng tôi giải thích cách các giao thức này hoạt động, khác biệt giữa POP và IMAP, và cách quyết định cái nào phù hợp nhu cầu của bạn nhất.
POP vs IMAP: Cơ bản
POP và IMAP đều là giao thức dùng để truy xuất email từ máy chủ email để bạn đọc tin nhắn trên thiết bị. Chúng được dùng khi kết nối tài khoản email từ ứng dụng email máy tính, như Thunderbird, Outlook, Apple Mail, Spark, hoặc tương tự. Bạn không cần lo về giao thức email khi dùng webmail (như Gmail.com), vì dịch vụ xử lý tất cả cho bạn.
POP là viết tắt của Post Office Protocol (Giao thức Bưu cục), và là cái cũ hơn. Nó được tạo năm 1984 như cách tải email từ máy chủ từ xa. Hai bản sửa đổi thêm một số cải tiến, gọi là POP2 và POP3, theo sau trong các năm sau. POP3 vẫn là phiên bản hiện tại của giao thức, tuy nhiên thường được rút gọn thành POP. POP4 đã được đề xuất, nhưng đã ngủ quên lâu rồi.
IMAP, viết tắt của Internet Message Access Protocol (Giao thức Truy cập Thông điệp Internet), được thiết kế năm 1986. Thay vì chỉ truy xuất email, nó được tạo để cho phép truy cập từ xa email lưu trên máy chủ từ xa. Phiên bản hiện tại là IMAP4, tuy nhiên hầu hết giao diện không bao gồm số.
Khác biệt chính là POP tải email từ máy chủ để lưu trữ cục bộ vĩnh viễn, trong khi IMAP để chúng trên máy chủ trong khi cache (lưu tạm) email cục bộ. Theo cách này, IMAP thực chất là một dạng lưu trữ đám mây (cloud storage).
Khác biệt quy trình làm việc giữa POP và IMAP
Để so sánh đúng POP và IMAP, hãy xem phiên bản đơn giản hóa cách mỗi cái hoạt động.
Quy trình POP
Khi dùng POP, ứng dụng email đầu tiên kết nối đến máy chủ email. Khi kết nối thành công, nó lấy tất cả thư trên máy chủ. Sau đó lưu thư này cục bộ trên thiết bị để bạn truy cập trong ứng dụng email. Cuối cùng, nó xóa thư trên máy chủ email trước khi ngắt kết nối. Điều này nghĩa là tin nhắn sau đó chỉ tồn tại trên thiết bị bạn tải xuống.
Lưu ý mặc dù POP sẽ xóa thư từ máy chủ theo mặc định, nhiều thiết lập POP cho phép bạn để bản sao email trên máy chủ. Điều này hữu ích nếu bạn lo mất thư, nhưng nếu nhà cung cấp thư không cung cấp nhiều dung lượng máy chủ, nó có thể khiến bạn hết dung lượng nhanh.
IMAP hoạt động như thế nào
IMAP hoạt động hơi khác POP. Sau khi kết nối máy chủ email, nó lấy nội dung bạn yêu cầu, như tất cả email mới hoặc nội dung tin nhắn cụ thể. Điều này được cache cục bộ, để bạn làm việc trên thiết bị. Khi bạn thay đổi email, như xóa tin nhắn hoặc gửi email mới, máy chủ xử lý và lưu thay đổi, rồi ngắt kết nối.
IMAP phức tạp hơn POP một chút, nhưng khía cạnh lớn nhất cần nhớ là tất cả thay đổi với IMAP xảy ra trên máy chủ. Bạn không tải bản sao cục bộ của tất cả tin nhắn; bạn dùng ứng dụng email để quản lý email lưu trên máy chủ. Thông tin duy nhất lưu trên thiết bị (trừ khi bạn tải xuống rõ ràng) là bản sao cache cho hiệu quả.
Ưu và nhược điểm của POP và IMAP
Bây giờ bạn biết cách chúng hoạt động, lợi ích và hạn chế của dùng POP hoặc IMAP là gì?
Ưu và nhược điểm của POP
POP được thiết kế cho thời đại đơn giản khi bạn chỉ cần truy cập email từ một thiết bị. Những ngày đó, truy cập internet liên tục cũng không phổ biến, nên POP hợp lý cho kết nối dial-up nơi bạn online, làm việc cần, rồi ngắt kết nối. Vì vậy nó có ưu điểm sau:
- Thư lưu cục bộ, nên luôn truy cập được ngay cả không có internet.
- Kết nối internet chỉ cần cho gửi và nhận thư. Quản lý hoạt động tốt offline.
- Tiết kiệm dung lượng máy chủ, vì tin nhắn cũ tự động xóa từ máy chủ.
- Có tùy chọn để lại bản sao thư trên máy chủ, cho sự linh hoạt nếu cần.
- Nếu thích, có thể gộp nhiều tài khoản email và máy chủ vào một hộp thư đến.
POP có ưu điểm trong tình huống cụ thể, nhưng nó đã lỗi thời. Nó không được thiết kế cho kiểm tra email từ nhiều thiết bị, nên bạn có thể gặp vấn đề ngay cả khi để lại bản sao email trên máy chủ. Ví dụ, nếu bạn xóa email trên một thiết bị, việc xóa không đồng bộ về máy chủ, nên thiết bị khác vẫn có tin nhắn đó. Và vì mỗi thiết bị tải mọi tin nhắn từ máy chủ, dễ dàng kết thúc với đống bản sao trùng lặp và không biết đã xử lý gì.
Tải mọi tin nhắn từ tài khoản POP có thể dùng nhiều dung lượng trên thiết bị, tùy thuộc vào lượng thư bạn có. Nhiều việc dùng POP ngày nay là truy cập hộp thư do ISP, công ty hosting web, hoặc tương tự cung cấp, thường bị hạn chế dung lượng cực kỳ.
Ưu và nhược điểm của IMAP
Như đã đề cập, IMAP được tạo để cho phép truy cập từ xa email lưu trên máy chủ từ xa. Ý tưởng là cho phép nhiều ứng dụng quản lý cùng hộp thư đến, phù hợp với cách hầu hết mọi người dùng email ngày nay. Vì vậy dù bạn đăng nhập từ máy nhà hay máy văn phòng, bạn luôn thấy cùng email và cấu trúc thư mục, vì chúng lưu trên máy chủ. Mọi thay đổi bạn làm ngay lập tức đồng bộ về máy chủ, nên bạn không phải lo về hộp thư đến trùng lặp gây nhầm lẫn.
Kết quả, IMAP có ưu điểm sau:
- Thư lưu trên máy chủ từ xa, nên truy cập từ nhiều thiết bị.
- Mọi thay đổi được theo dõi trên máy chủ, ngăn chặn hộp thư đến trùng lặp, tin nhắn gửi chỉ tồn tại trên một thiết bị, và vấn đề tương tự.
- Tổng quan nhanh hơn, vì chỉ tải header cho đến khi nội dung được yêu cầu rõ ràng.
- Thư tự động sao lưu, miễn là máy chủ được quản lý đúng.
- Tiết kiệm dung lượng cục bộ bằng cách không yêu cầu máy tính tải tất cả tin nhắn.
- Có tùy chọn lưu thư cục bộ nếu cần.
Mặc dù cần kết nối internet để truy cập thư dùng IMAP, vẫn có thể làm việc offline và đồng bộ thay đổi khi quay lại online. Nhược điểm chính của IMAP, cũng là vấn đề của POP, là hầu hết nhà cung cấp email cung cấp dung lượng giới hạn. Do đó, bạn có thể cần dọn email thường xuyên nếu có nhiều tin nhắn.
POP vs IMAP: Cái nào đúng cho tôi?
Trong hầu hết mọi trường hợp, chúng tôi khuyên dùng IMAP thay vì POP ngày nay. Có khả năng cao bạn muốn truy cập email từ ít nhất hai thiết bị, và làm vậy với POP là đau đầu lớn. Vì mọi dịch vụ email đáng giá đều hỗ trợ cả hai, không có vấn đề tương thích.
Tuy nhiên, nếu bạn vẫn không chắc, dưới đây là vài điểm giúp quyết định dùng IMAP hay POP:
Chọn POP nếu:
- Bạn chỉ truy cập thư từ một thiết bị, và không bao giờ dự định truy cập từ thiết bị khác.
- Bạn cần truy cập liên tục vào tất cả email.
- Bạn không có kết nối internet ổn định.
- Bạn có dung lượng máy chủ hạn chế.
Chọn IMAP nếu:
- Bạn muốn truy cập email từ nhiều thiết bị.
- Bạn có kết nối internet tin cậy và liên tục.
- Bạn muốn tổng quan nhanh email mới hoặc email trên máy chủ.
- Dung lượng lưu trữ cục bộ bị hạn chế.
- Bạn lo lắng về sao lưu email.
Microsoft Exchange thì sao?
Mặc dù POP và IMAP được hỗ trợ bởi mọi dịch vụ email hiện đại, bạn có thể thấy mục khác khi thiết lập thư: Microsoft Exchange. Còn gọi là Exchange ActiveSync, tùy chọn này dùng Messaging Application Programming Interface (MAPI) của Microsoft để lấy email và dữ liệu khác để ứng dụng thư đọc. Ngoài email, MAPI có thể đồng bộ dữ liệu khác như lịch và danh bạ.
Nếu bạn dùng Outlook trên máy tính ở công ty, hoặc công ty có email dùng Microsoft 365, bạn sẽ dùng Exchange cho giao thức email. Nó tương tự IMAP về chức năng, nhưng chuyên biệt hơn cho dịch vụ Microsoft.
POP và IMAP: Thư của bạn, được giao
Việc biết cách POP và IMAP hoạt động quan trọng để bạn chọn đúng cho nhu cầu email. Nhớ rằng nếu bạn dùng webmail, dịch vụ xử lý tất cả, nên bạn không cần nghĩ đến. Nhưng lần sau bạn thiết lập ứng dụng email mới trên điện thoại hoặc máy tính, bạn sẽ biết cả hai giao thức xử lý thư như thế nào. IMAP gần như luôn là lựa chọn đúng, trừ khi bạn có lý do cụ thể chọn POP.
Còn nhiều thứ để học về cách email hoạt động, bao gồm biện pháp bảo mật tích hợp trong nhắn tin hiện đại.