Email là một phương tiện giao tiếp quan trọng trong cả cuộc sống cá nhân và công việc của chúng ta. Nó mất vài phút mỗi ngày. Bằng cách học cách sử dụng nó đúng cách, bạn có thể làm cho cuộc sống của mình hiệu quả hơn nhiều.
Có nhiều cách khác nhau để cải thiện thói quen sử dụng email của bạn. Một phần có thể là tìm ra cách viết email tốt hơn và có thể gian lận bằng cách sử dụng các mẫu và phản hồi được tạo sẵn. Bạn cũng nên áp dụng một số phương pháp email tốt nhất. Và bạn càng ngăn chặn thư rác tốt hơn, thì hộp thư đến của bạn càng ít chứa rác.
Bạn không cần phải cài đặt bất kỳ ứng dụng hoặc tiện ích mở rộng mới nào để bắt đầu thực hiện việc này. Tất cả chỉ là biết nơi để tìm và sau đó áp dụng nó vào cuộc sống của bạn.
Email soạn trước (Web):Email viết sẵn cho các dịp thường gặp
Có một số tình huống xảy ra thường xuyên trên email. Ví dụ, bạn cần theo dõi một đặc ân. Hoặc bạn chỉ cần hỏi ai đó để được tư vấn.
Soạn thảo email phù hợp có thể mở ra cánh cửa và giúp giao tiếp dễ dàng hơn. Nếu bạn không chắc mình nên nói gì, hãy sử dụng email soạn trước để làm việc hiệu quả. Hãy nhớ rằng, các câu trả lời soạn trước làm cho email trở nên hiệu quả. Đây là ví dụ về loại email bạn có thể nhận được:
- Ứng tuyển vào vị trí
- Theo dõi
- Cần lời khuyên
- Lên lịch lại cuộc hẹn
- Bị ốm và phải nghỉ làm ở nhà
Bạn có thể nhấp vào bất kỳ mẫu nào trong số đó và mở mẫu đó trực tiếp trong ứng dụng email mặc định của mình hoặc bạn có thể sao chép nó ở dạng văn bản thuần túy và dán vào nơi bạn muốn.
Mẫu Liên hệ (Web):Mẫu Email cho Nhiều loại Sự kiện
Một trang web khác dành cho các mẫu email và câu trả lời soạn trước hữu ích, Contactally đưa nó lên một tầm cao bằng cách hợp lý hóa quy trình. Các email cũng được viết tốt hơn một chút, bao gồm một số hài hước để giảm bớt căng thẳng trong những tình huống này.
Đầu tiên, hãy chọn người bạn muốn liên hệ:khách hàng, người yêu cũ, luật, khách hàng tiềm năng / khách hàng tiềm năng, khách hàng trong quá khứ, bất động sản, VIP / người có ảnh hưởng. Tùy thuộc vào người bạn chọn, hãy chọn một lý do thích hợp trong phần "Email nói về điều gì?" phần.
Cách chọn mẫu email nếu-thế-thì-đó của liên hệ sẽ giúp bạn dễ dàng tìm ra những gì bạn muốn nói. Bạn có thể sử dụng chính giao diện Liên hệ để gửi email, nhưng có lẽ tốt hơn là bạn nên sao chép và dán nó vào ứng dụng email của riêng bạn và chỉnh sửa. Bạn thậm chí có thể lưu một số trong số này làm câu trả lời soạn trước trong Gmail.
ThisEmail.XYZ (Web):Biến Mọi Email thành một Trang Web
Một số email đáng được chia sẻ với những người khác. Nhưng bạn có thể không muốn tiết lộ địa chỉ email của mình và việc yêu cầu bạn bè trên mạng xã hội cung cấp cho bạn địa chỉ của họ là không thực tế.
ThisEmail.XYZ là một cách đơn giản để biến bất kỳ email nào thành một trang web. Tất cả những gì bạn phải làm là chuyển tiếp bất kỳ email nào đến share@thisemail.xyz và nó sẽ tự động chuyển nội dung email của bạn thành một liên kết có thể chia sẻ. Đó là một trong những công cụ không cần đăng ký tiện lợi khác mà bạn nên sử dụng.
Sau đó, liên kết này có thể được chia sẻ ở bất kỳ đâu và bất kỳ ai cũng có thể xem được. Đó là một cách đơn giản và hiệu quả để bảo vệ quyền riêng tư và bảo mật email của bạn trong khi vẫn chia sẻ những thứ bạn muốn chia sẻ.
Scrim (Web):Một cách chống bot để chia sẻ địa chỉ của bạn (đã xóa liên kết hỏng )
Nếu bạn chia sẻ liên kết của mình trên các mạng xã hội hoặc bất kỳ nơi nào trực tuyến, các bot sẽ quét nó và thêm nó vào sổ đăng ký của chúng, và bạn sẽ bắt đầu nhận được nhiều thư rác hơn. Các thủ thuật như sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ email dùng một lần rất hay, nhưng bạn không thể sử dụng chúng khi phải chia sẻ email của mình trên mạng xã hội, Craigslist hoặc diễn đàn.
Scrim bảo vệ email của bạn bằng cách biến nó thành một liên kết mà bot không thể quét được. Bạn cũng có thể chọn một URL được cá nhân hóa đáng nhớ; ví dụ:truy cập scr.im/mihirMUO để lấy địa chỉ email MakeUseOf chính thức của tôi. Bất kỳ ai đến thăm nơi đó trước tiên cần phải chứng minh họ là một con người.
Sau đó, bạn có thể chia sẻ liên kết này trên Twitter một cách an toàn mà không phải lo lắng về việc bot sẽ thêm nó vào sổ đăng ký của chúng hoặc ký hiệu "@" gây nhầm lẫn trên mạng xã hội.
Năm câu (Web):Cách những người có ảnh hưởng thành công gửi email
Twitter giới hạn bạn ở 140 ký tự, vì vậy bạn có thể soạn thảo câu trả lời của mình cho phù hợp. Khi bạn đang trò chuyện trên các trình nhắn tin tức thì, bạn không viết các đoạn lớn trả lời phức tạp. Vậy tại sao lại làm điều đó trên email?
Lý do khiến email mất quá nhiều thời gian trong những ngày này là chúng ta có một khung trống và viết nhiều hơn những gì chúng ta cần. Năm câu là một triết lý cá nhân, nơi bạn hạn chế thời lượng email của mình.
Chính sách cá nhân cho biết:"Coi tất cả các phản hồi email như tin nhắn văn bản SMS, sử dụng một số lượng chữ cái nhất định cho mỗi phản hồi". "Vì quá khó để đếm các chữ cái, thay vào đó, chúng tôi đếm các câu".
Nếu bạn lo lắng về những gì mọi người sẽ nghĩ về những câu trả lời đột ngột (và có lẽ cộc lốc) của bạn, hãy thư giãn. Trang web đề xuất sử dụng một chữ ký email đơn giản liên kết đến trang của họ, giải thích triết lý mới của bạn. Bạn chỉ cần dành thêm một giờ mỗi ngày.
Vấn đề Email Đã Lớn hơn?
Với sự ra đời của mạng xã hội và tin nhắn tức thì, người ta có thể nghĩ rằng việc sử dụng email sẽ giảm đi. Thay vào đó, trên phương diện cá nhân, tôi thấy việc sử dụng email của mình đã tăng lên và thậm chí tôi còn dành nhiều thời gian hơn trước đây.
Email có trở thành một vấn đề lớn hơn trước đây đối với bạn không? Bạn đang làm gì để đối phó với lượng tin nhắn gia tăng?