Bạn đang gặp khó khăn với kích thước phông chữ hoặc định dạng trong Outlook?
Có vài điều khó chịu hơn việc chọn một phông chữ cụ thể cho một email quan trọng, chỉ để thấy rằng nó trông không chính xác như bạn dự định khi đến tay người nhận. Outlook 2016 có một số điều khó hiểu khi nói đến định dạng và bố cục, và chúng có thể nhanh chóng tàn phá các lựa chọn thiết kế được cân nhắc kỹ lưỡng của bạn.
May mắn thay, bạn có thể thực hiện các biện pháp để đảm bảo rằng thư của bạn trông vẫn giống nhau khi đến đích như khi rời khỏi hộp thư đi của bạn. Đây là cách giữ quyền kiểm soát các phông chữ Outlook của bạn.
Cách chỉnh sửa phông chữ trong Outlook
Trước khi chúng tôi đi sâu vào việc đảm bảo các lựa chọn phông chữ của bạn phù hợp, đây là phần sơ lược về cách chỉnh sửa các kiểu chữ của bạn bằng ứng dụng email khách của Microsoft.
Sử dụng Máy khách trên Máy tính để bàn
Điều hướng đến Tệp > Tùy chọn > Thư và tìm Soạn thư tiết diện. Nhấp vào Văn phòng phẩm và Phông chữ .
Tab Văn phòng phẩm cá nhân của màn hình sau sẽ cho phép bạn thiết lập các cấu hình khác nhau cho thư mới, thư trả lời và email được chuyển tiếp cũng như tin nhắn văn bản thuần túy.
Nhấp vào Phông chữ ... để thực hiện các thay đổi đối với từng hồ sơ. Bạn sẽ được đưa đến một màn hình nơi bạn có thể tinh chỉnh lựa chọn kiểu chữ, kích thước phông chữ và nhiều hiệu ứng.
Sử dụng Web Client
Nếu bạn đang sử dụng ứng dụng khách Outlook trực tuyến, hãy nhấp vào bánh răng cài đặt ở góc trên cùng bên phải của màn hình và chọn Tùy chọn .
Điều hướng đến Thư > Bố cục > Định dạng tin nhắn qua menu có thể thu gọn ở bên trái màn hình.
Sau đó, bạn sẽ có thể thiết lập phông chữ cho các thư đi bằng cách sử dụng các nút và menu thả xuống trong phông chữ thư của trang.
Gỡ rối các thay đổi đối với phông chữ của bạn
Do Outlook đôi khi có thể thay đổi giao diện phông chữ của bạn mà không có cảnh báo, nên bạn nên gửi email kiểm tra cho chính mình để đảm bảo rằng mọi thứ đều theo thứ tự. Nếu bạn nhận được thông báo và có vẻ ổn, hãy tự vỗ về mình - nếu không, hãy xem liệu bạn có thể khắc phục sự cố bằng các biện pháp khắc phục sự cố này hay không.
Kiểm tra cài đặt thu phóng của bạn
Nhiều người dùng nhận thấy rằng phông chữ Outlook đã chọn của họ được hiển thị nhỏ hơn mong đợi sẽ không bao giờ nghĩ rằng mức độ thu phóng của trình duyệt của họ là nguyên nhân, nhưng rất đáng để kiểm tra giải pháp đơn giản này trước khi xem xét các bản sửa lỗi phức tạp hơn.
Trình duyệt web của bạn và phiên bản Outlook dành cho máy tính để bàn có cài đặt độ phóng đại riêng biệt, vì vậy hãy đảm bảo rằng cả hai đều được đặt thành 100% - hoặc ít nhất là cùng một giá trị - nếu phông chữ của bạn trông quá nhỏ. Ngay cả sự chênh lệch 10% cũng có thể làm cho phông chữ xuất hiện ở kích thước khác với quy định, vì vậy, rất có thể đây có thể là một giải pháp dễ dàng cho sự cố của bạn.
Kiểm tra Định dạng Không mong muốn
Khi bạn sao chép và dán văn bản từ email hoặc trang web vào một thư mới, văn bản đó có thể có biểu hiện bên ngoài là chưa được định dạng, nhưng bạn cũng có thể đã đưa vào mã HTML, điều này có thể gây rối với cài đặt email được xác định trước của bạn.
Cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này là sử dụng Tùy chọn dán menu ngữ cảnh xuất hiện khi bạn sao chép và dán văn bản vào thư Outlook. Đặt trình đơn thả xuống thành Chỉ giữ văn bản ở khía cạnh an toàn.
Ngoài ra, bạn có thể đánh dấu văn bản và sử dụng phím tắt CTRL + SPACE để loại bỏ bất kỳ định dạng nào trước đó.
Kiểm tra Định dạng Email
Một cách đặc biệt khó chịu khiến cài đặt phông chữ của bạn có thể bị loại bỏ khi bạn và người nhận của bạn đang sử dụng các định dạng thư khác nhau. Điều này đặc biệt phổ biến nếu bạn đang trả lời email của người khác:ví dụ:nếu bạn đang sử dụng HTML và họ đang sử dụng Văn bản có dạng thức, Outlook có thể cố gắng chuyển đổi các phần tử trong thư của bạn sang định dạng của chúng và thay đổi hình thức của nó.
Trong ứng dụng khách Outlook trực tuyến, bạn có thể thay đổi định dạng của email bằng cách nhấp vào menu ngữ cảnh dấu chấm lửng trong khi soạn thảo thư.
Trong ứng dụng khách trên máy tính để bàn, bạn có thể thực hiện hành động tương tự này từ Định dạng văn bản trong ruy-băng.
Kiểm soát văn bản của bạn
Phông chữ Outlook bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, điều này có thể dẫn đến việc email được làm thủ công đáng yêu của bạn trông kém hoàn hảo hơn khi nó đến đích. Giải pháp? Đảm bảo rằng thư của bạn tự đứng, không có bất kỳ định dạng cầu kỳ nào.
Email chuyên nghiệp có nhiều tác dụng hơn khi chúng được định dạng đúng, nhưng vì luôn có khả năng rất nhỏ là những chỉnh sửa này không có hiệu lực, các từ trên trang luôn phải là ưu tiên hàng đầu của bạn. Một thông điệp ngắn gọn, sắc nét mà không cần cân nhắc đến thiết kế sẽ luôn chiếm ưu thế của một email đẹp mà không có nội dung.
Tất nhiên, bạn có thể thực hiện các bước bổ sung để đảm bảo rằng các yếu tố riêng lẻ trong thông điệp của bạn được truyền tải như dự định. Ví dụ:hãy xem xét việc thay thế chữ ký dựa trên văn bản bằng một hình ảnh nếu bạn muốn chắc chắn rằng định dạng của nó không bị giả mạo.
Bạn có mẹo cho những người dùng khác đang gặp khó khăn trong việc kiểm soát phông chữ Outlook của họ không? Hay bạn đang tìm kiếm trợ giúp về một vấn đề định dạng cụ thể? Tham gia cuộc trò chuyện trong phần nhận xét bên dưới.