Nơi làm việc ngày càng được số hóa thông qua tự động hóa và các giải pháp thay thế hiệu quả. Mặc dù email đã hữu ích trong một thời gian dài, nhưng công nghệ đã giới thiệu cho chúng ta những công cụ trực tiếp và hiệu quả hơn để giao tiếp và cộng tác.
Bạn có thể đang tìm kiếm các công cụ phù hợp hơn để cộng tác. Có lẽ, bạn cảm thấy mệt mỏi với các email vì mong đợi sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp hoặc đơn giản là vì bạn có thể không biết cách quản lý hộp thư đến quá tải của mình.
Có rất nhiều công cụ cộng tác mà bạn có thể sử dụng để giúp bạn tránh khỏi sự căng thẳng của email. Đây là lý do tại sao bạn nên sử dụng chúng thay thế!
1. Tiết kiệm thời gian
Các công cụ cộng tác có các tùy chọn thông báo để thông báo cho bạn hoặc đồng nghiệp của bạn khi có tin nhắn. Mặc dù bạn có thể bật thông báo qua email, nhưng các công cụ cộng tác giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng giao tiếp thông qua các cuộc trò chuyện hiệu quả thay vì email.
Slack là một trong những nền tảng cộng tác được sử dụng phổ biến để làm việc từ xa. Slack cung cấp nhiều lợi ích cho phép giao tiếp hiệu quả. Để tổ chức giao tiếp, bạn có thể tạo các kênh riêng biệt cho từng nhóm và chủ đề.
2. Giao tiếp Trực tiếp
Các công cụ cộng tác cho phép bạn tận hưởng một hình thức giao tiếp hiệu quả hơn. Thay vì phải CC nhiều người hoặc gửi một email quảng bá, bạn có thể chỉ cần gửi một tin nhắn vào một nền tảng trò chuyện. Ngoài ra, việc sử dụng các công cụ cộng tác sẽ khuyến khích bạn và đồng nghiệp của bạn đặt câu hỏi trên một nền tảng mở thay vì gửi email.
Phần hiệu quả nhất khi sử dụng các công cụ này là bạn có thể giao tiếp trong thời gian thực. Nếu bạn cần đặt câu hỏi nhanh, gửi email không phải là lựa chọn tốt nhất vì đồng đội của bạn có thể mất nhiều thời gian hơn để trả lời. Ví dụ:Slack có tính năng đề cập gửi thông báo đẩy để thu hút sự chú ý của ai đó. Có nhiều lựa chọn thay thế Slack cho giao tiếp nhóm.
3. Tránh Hộp thư đến Email bị Quá tải
Nếu bạn sử dụng các ứng dụng cộng tác để liên lạc và cộng tác, bạn không cần phải xử lý hộp thư đến quá tải hoặc mất những thứ quan trọng trong email của mình. Mặc dù các công cụ cộng tác có thể không xóa bỏ hoàn toàn nhu cầu về email, nhưng việc sử dụng các ứng dụng nhắn tin tại nơi làm việc như Microsoft Teams hoặc Slack sẽ giảm nhu cầu gửi một số email.
4. Cộng tác với Tài liệu Thời gian Thực
Phần mềm cộng tác cho phép bạn và các thành viên trong nhóm của bạn làm việc trên một dự án trực tiếp cùng một lúc. Google Documents là một trong những công cụ cộng tác tài liệu phổ biến nhất cho phép cộng tác trong thời gian thực.
Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ như Dropbox Paper, phục vụ mục đích tương tự. Trong khi bạn thực hiện các chỉnh sửa trực tiếp trong Dropbox Paper, nhóm của bạn có thể thêm nhận xét và đề xuất các thay đổi. Điều này cho phép nhóm của bạn trải nghiệm một phiên trực tiếp thay vì phải gửi đi gửi lại các tài liệu của bạn để chỉnh sửa.
Google cũng đã tạo ra các ứng dụng và tính năng mà các nhóm có thể sử dụng để cải thiện khả năng giao tiếp và cộng tác trong công việc.
5. Tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng
Phần mềm cộng tác giúp tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn vì các tài liệu quan trọng có thể được lưu trữ trên nền tảng chia sẻ. Mặt khác, email không hiệu quả trong việc tìm kiếm thông tin.
Email là một nền tảng đóng không cho phép bạn tìm kiếm thông qua dữ liệu không được gửi trực tiếp cho bạn. Ví dụ:nếu bạn đang sử dụng Slack và bạn đã chào mừng các thành viên mới vào nhóm của mình, các thành viên mới của bạn có thể truy cập thông tin, liên kết và tài liệu đã được chia sẻ trước khi họ tham gia nhóm.
Khám phá một số công cụ cộng tác
Vì vậy, đây là một số lý do tại sao việc chuyển từ giao tiếp qua email sang một thứ gì đó trực quan hơn như cộng tác trong thời gian thực có thể có lợi. Bên cạnh tính dễ sử dụng, chúng còn cung cấp các công cụ tuyệt vời để giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả.