Nơi làm việc ngày càng số hóa thông qua tự động hóa và các giải pháp hiệu quả. Dù email đã hữu ích lâu nay, công nghệ đã giới thiệu cho chúng ta các công cụ giao tiếp và cộng tác trực tiếp và hiệu quả hơn.
Bạn có thể đang tìm công cụ phù hợp hơn cho cộng tác. Có lẽ bạn mệt mỏi vì email đòi hỏi ngôn ngữ chuyên nghiệp hoặc đơn giản vì bạn không biết quản lý hộp thư đến quá tải.
Có nhiều công cụ cộng tác bạn có thể dùng để giải thoát khỏi stress email. Đây là lý do bạn nên dùng chúng thay thế!
1. Tiết kiệm thời gian
Công cụ cộng tác có tùy chọn thông báo cảnh báo bạn hoặc đồng nghiệp khi có tin nhắn. Dù bạn có thể bật thông báo email, công cụ cộng tác giúp thành viên nhóm giao tiếp qua chat hiệu quả thay vì email.
Slack là một trong những nền tảng cộng tác phổ biến cho làm việc từ xa. Slack cung cấp nhiều lợi ích cho giao tiếp hiệu quả. Để tổ chức giao tiếp, bạn có thể tạo kênh riêng cho mỗi nhóm và chủ đề.
2. Giao tiếp trực tiếp
Công cụ cộng tác cho phép bạn tận hưởng hình thức giao tiếp hiệu quả hơn. Thay vì phải CC nhiều người hoặc gửi email broadcast, bạn chỉ cần gửi một tin nhắn vào nền tảng chat. Ngoài ra, dùng công cụ cộng tác sẽ khuyến khích bạn và đồng nghiệp hỏi đáp trên nền tảng mở thay vì gửi email.
Phần hiệu quả nhất về dùng các công cụ này là bạn có thể giao tiếp thời gian thực. Nếu bạn cần hỏi nhanh, gửi email không phải lựa chọn tốt vì đồng nghiệp có thể mất lâu để phản hồi. Ví dụ, Slack có tính năng mention (nhắc) gửi thông báo đẩy (push notification) thu hút sự chú ý. Có nhiều lựa chọn Slack thay thế cho giao tiếp nhóm.
3. Tránh hộp thư đến quá tải
Nếu bạn dùng ứng dụng cộng tác cho giao tiếp và cộng tác, bạn không cần đối mặt với hộp thư đến quá tải hoặc mất việc quan trọng trong email. Mặc dù công cụ cộng tác có thể không xóa hoàn toàn nhu cầu email, dùng ứng dụng nhắn tin nơi làm việc như Microsoft Teams hoặc Slack giảm nhu cầu gửi một số email.
4. Cộng tác tài liệu thời gian thực
Phần mềm cộng tác cho phép bạn và thành viên nhóm làm việc trên dự án trực tiếp cùng lúc. Google Docs là một trong những công cụ cộng tác tài liệu phổ biến cho phép cộng tác thời gian thực.
Bạn cũng có thể dùng công cụ như Dropbox Paper, phục vụ cùng mục đích. Khi bạn chỉnh sửa trực tiếp trong Dropbox Paper, nhóm có thể thêm bình luận và đề xuất thay đổi. Điều này cho phép nhóm trải nghiệm phiên bản trực tiếp thay vì gửi tài liệu qua lại để chỉnh sửa.
Google cũng đã tạo ứng dụng và tính năng mà nhóm có thể dùng để cải thiện giao tiếp và cộng tác công việc.
5. Tìm thông tin dễ dàng
Phần mềm cộng tác giúp tìm thông tin dễ dàng vì tài liệu quan trọng có thể lưu trên nền tảng chia sẻ. Email, mặt khác, không hiệu quả bằng trong việc tìm thông tin.
Email là nền tảng đóng không cho phép tìm kiếm dữ liệu không gửi trực tiếp cho bạn. Ví dụ, nếu bạn dùng Slack và đã chào đón thành viên mới, thành viên mới có thể truy cập thông tin, liên kết, và tài liệu được chia sẻ trước khi họ tham gia nhóm.
Khám phá một số công cụ cộng tác
Vậy, đây là một số lý do tại sao chuyển từ giao tiếp email sang thứ gì đó trực quan hơn như cộng tác thời gian thực có thể có lợi. Bên cạnh sự dễ dùng, chúng cung cấp công cụ tuyệt vời cho giao tiếp nhanh và hiệu quả.