Mọi người đều muốn đạt Inbox Zero (hộp thư rỗng); cuối cùng, không ai muốn thành người có 20.000 email trong Gmail, chỉ 1.000 đầu tiên được xem. Nhờ công cụ như Zapier và trình phân tích email tích hợp, bạn có thể cưỡng lại hộp thư đến thay vì để nó cưỡng lại bạn.
Trình phân tích email lướt qua hộp thư đến tìm từ khóa cụ thể được chỉ định và sau đó thực hiện hành động dựa trên cách bạn lập trình nó. Chỉ cần liên kết trình phân tích email tích hợp của Zapier với tài khoản và bạn có thể để nó lọc theo dõi thông tin để bạn không phải làm.
1. Nắm bắt các hóa đơn (Stay on Top of Bills)
Trong thế giới không giấy hiện đại, hầu hết mọi người nhận thông báo thanh toán sắp tới qua email. Mặt khác, nếu bạn nhận 300 email một ngày, có thể khó theo dõi mọi thứ. Bạn có thể dùng trình phân tích email để tự động giám sát cụm từ cụ thể và cảnh báo bạn khi nhận được cái khớp với những cụm từ đó.
Đi đến https://parser.zapier.com và đăng nhập. Sau khi làm xong, chọn Tạo Hộp thư (Create Mailbox). Bạn sẽ thấy địa chỉ email ở trên màn hình về cơ bản là bát ngữ, nhưng nó trông như thế này vì một lý do. Chuyển tiếp một hóa đơn của bạn đến địa chỉ đó.
Khi bạn chuyển tiếp email chứa hóa đơn đến địa chỉ cung cấp, nó sẽ xuất hiện trong hộp mẫu trên màn hình. Chọn văn bản bạn muốn trình phân tích đọc. Khi bạn làm vậy, một hộp sẽ bật lên và bạn có thể đặt tên cụ thể cho nó.
Sau khi bạn làm vậy, trình phân tích sẽ thay thế văn bản được highlight bằng tên trong ngoặc nhọn, như thấy bên dưới:
Một khi bạn đã thiết lập trình phân tích, bạn cần vào email và tự động chuyển tiếp email tương tự đến hệ thống. Nó hoạt động tốt nhất nếu bạn có trình phân tích riêng dành cho nhiệm vụ cụ thể; trong trường hợp này, lọc qua hóa đơn từ công ty điện lực.
Thiết lập bộ lọc bên trong hộp thư đến để tự động chuyển tiếp email từ cùng địa chỉ thẳng đến trình phân tích. Hầu hết hóa đơn xuất phát từ địa chỉ no-reply@company.com, làm cho việc gửi chúng đi dễ dàng.
Khi mọi thứ thiết lập xong, bạn cần kết nối trình phân tích email của Zapier với công cụ khác qua một Zap. Trong trường hợp hóa đơn, cách dễ dàng để được thông báo là kết nối dữ liệu qua nhắn tin SMS.
Còn nhiều cách khác dùng trình phân tích email bên cạnh chỉ nắm bắt thanh toán hóa đơn.
2. Biết khi có Sale (Know When Sales Happen)
Nhiều nhà bán lẻ hơn bao giờ hết dùng email để tiếp cận về sale và giảm giá. Nếu bạn đăng ký nhiều bản tin, bạn rủi ro bỏ lỡ thông báo về một trong những sale đó.
Cách dễ dàng quanh rắc rối là thiết lập trình phân tích email tự động tìm giảm giá và gửi SMS cho bạn về chúng.
Ví dụ, fan của GOG.com có thể muốn được thông báo khi game đi sale. Tất cả bạn phải làm là chuyển tiếp bản tin sale đến trình phân tích và thiết lập cảnh báo chuyên dụng. Email không phải giống hệt nhau về định dạng, nhưng giúp ích nếu người gửi dùng định dạng tương tự mỗi lần.
Đây là hình thức quảng cáo sale từ GOG.com:
Để thiết lập cảnh báo từ trình phân tích, bạn cần chọn phần giảm giá và tên game, gán giá trị khác nhau cho từng cái. Trong trường hợp bản tin GOG, nó sẽ trông như thế này khi xong:
Bằng cách chỉ định tên khác nhau cho từng trường, bạn có thể giữ chúng gắn kết khi gán giá trị sau. Một khi thiết lập xong trình phân tích, bạn có thể tạo Zap để nhập những này vào trang Google Sheets hoặc gửi thẳng đến điện thoại.
Nếu chọn nhập sale vào trang Google Sheets, bạn có thể muốn cũng bao gồm liên kết đến chính sale để dễ tìm hơn. Gửi đến điện thoại sẽ nhắc bạn kiểm tra email sau để theo dõi.
3. Không bao giờ bỏ lỡ Lời mời (Never Miss an Invitation)
Mặc dù tiến bộ công nghệ dẫn đến từ "e-vite", không phải tất cả xấu—giờ dễ dàng hơn bao giờ gửi lời mời sự kiện và nhận phản hồi qua email. Mặt trái, tất nhiên, là dễ dàng bỏ lỡ một email trong biển hàng trăm.
Thay vì hy vọng bắt được email, thiết lập trình phân tích gửi thông báo SMS khi nhận lời mời yêu cầu RSVP. Nó không khác nhiều so với thiết lập thông báo cho sale hoặc hóa đơn, đặc biệt nếu bạn phản hồi qua Google Calendar.
Chỉ định ngày, địa điểm, và từ khóa kích hoạt bạn biết sẽ xuất hiện trong mọi lời mời, như "RSVP" hoặc "Going?" Một khi bạn làm xong, bạn có thể thiết lập trình phân tích bắn SMS cho bạn khi nhận lời mời.
Đây chỉ là ba cách tiềm năng bạn có thể dùng trình phân tích email Zapier để hợp lý hóa khía cạnh ngày tháng cuộc sống và giúp bạn đạt Inbox Zero. Khả năng chỉ bị giới hạn bởi trí tưởng tượng. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ dùng trình phân tích email giúp theo dõi khách hàng tiềm năng, trong khi người khác quản lý hóa đơn.
Bạn có cách sử dụng sáng tạo nào cho trình phân tích email? Cho chúng tôi biết trong bình luận bên dưới.