Đã đến lúc chôn râu hỏa.
Evernote và Google Drive vừa bắt tay nhau qua ống thuốc hòa bình. Alex Vogenthaler, Quản lý Sản phẩm Nhóm cho Google Drive nói tốt nhất khi tích hợp Evernote và Google Drive được công bố:
"Đám mây ở đỉnh cao"
Kết nối Google Drive với Evernote có ý nghĩa trên nhiều cấp độ. Truy cập dễ dàng hơn đến tài sản Drive trong Evernote đã là nhu cầu cơ bản của người ghi chú chuyên nghiệp (power note-takers) lâu nay. Khi công việc di chuyển càng nhiều lên đám mây mỗi ngày, việc sử dụng liền mạch các dịch vụ phổ quát như Evernote và Google Drive là nhu cầu cấp bách.
Bạn luôn có thể copy-dán liên kết Google Drive vào Evernote, nhưng thay đổi mới nhất mang lại đồng bộ tự động giữa hai công cụ tài liệu. Điều này mang lại lợi ích phụ cho cả năng suất cá nhân và cộng tác.
Tóm lại, bạn không phải chọn.
Bạn có thể dùng cả Evernote và Google Drive. Nhưng chính xác lợi ích bạn đăng ký là gì? Và làm sao tối đa hóa năng suất? Hãy lấy vài ý tưởng "vẽ trên tờ giấy" và nói về chúng. Tôi chắc bạn sẽ có nhữngMinute sáng tạo riêng – vì vậy hãy thêm ý tưởng vào bình luận!
Lợi Ích Của Cặp Đôi Google Drive Với Evernote
Đây là những gì sự hợp tác của Google Drive và Evernote đang làm cho chúng ta hôm nay:
- Duyệt tài liệu lưu trong Google Drive từ bất kỳ ghi chú hoặc sổ ghi chú Evernote nào.
- Thêm bất kỳ tệp nào trong Drive vào ghi chú mà không rời Evernote. Nội dung nhúng sẽ hiển thị xem trước thu nhỏ.
- Mọi thay đổi tệp trong Google Drive tự động cập nhật trong Evernote.
- Đính kèm liên kết và xem trước Google Drive sẽ không thêm vào hạn ngạch Evernote.
- Bạn có thể copy-dán liên kết tệp Google Drive vào Evernote từ bất kỳ email, nhắn tin, hoặc ứng dụng nào khác.
- Tệp Google Drive chỉ có sẵn với truy cập trực tuyến.
Tích hợp Evernote – Google Drive đang ở giai đoạn beta. Nó khả dụng cho web trên Chrome và cho Android. Các nền tảng khác sẽ theo sau sớm. Đăng nhập Evernote trên web và nhấp vào banner beta xanh để truy cập tính năng mới. Bạn luôn có thể chuyển về Evernote cũ nếu muốn sau này.
7 Cách Hiệu Quả Sử Dụng Google Drive Cặp Đôi Với Evernote
Không cần bỏ Evernote và dọn nhà sang Google Drive. Bây giờ, bạn có thêm không gian làm việc trong Evernote khi bạn có Google Drive và 15 GB miễn phí. Đây là cách giải quyết dễ dàng nếu bạn dùng Evernote Free với giới hạn tải lên 60 MB/tháng. Nhưng những việc sáng tạo và hiệu quả nào bạn có thể khai thác từ sự liên kết của hai ứng dụng này?
Cách sử dụng hiệu quả nhất sẽ xuất ra từ tích hợp này phụ thuộc vào cách bạn nhìn cả Evernote và Google Drive, và vị trí bạn đặt cho từng cái trong quy trình năng suất của mình.
Evernote tốt nhất để bắt những mảnh dữ liệu vụn vặt. Tôi dùng Evernote như công cụ ghi nhanh ghi chú và ý tưởng. Nó có thể không phải phần mềm ghi chú nhanh nhất, nhưng nó tuyệt vời trong việc bắt và tìm thông tin bạn đã giữ. Công cụ như Evernote và Google Keep tốt nhất cho những miếng thông tin nhỏ. Làm điều đó trong Google Drive, và bạn sẽ chìm trong đầm lầy thông tin.
Evernote không phải tốt nhất cho năng suất văn phòng. Nó không phải kho lưu trữ tài liệu tôi đang làm việc hoặc cộng tác với nhóm. Vai trò đó dành cho Google Drive là người lao động chăm chỉ cho năng suất văn phòng sâu hơn.
Mặc dù vậy, khả năng mới nhúng tệp Google Drive vào Evernote và quyền tìm kiếm tệp Drive từ trong ghi chú mở ra nhiều khả năng lớn hơn. Đây là một số cách sử dụng sáng tạo:
Dùng Evernote Như Hệ Thống Ghi Chú Trực Quan Mạnh Mẽ
Những người tư duy trực quan hãy lưu ý. Có công cụ ghi chú trực quan, nhưng bạn có thể tự tạo hệ thống với Evernote và Google Drawings. Dùng Google Drawings để tạo bảng biển số (digital poster boards) và liên kết nó đến ghi chú Evernote cũng có thể mang thêm thông tin giải thích ý tưởng của bạn. Điều này đặc biệt hữu ích cho học sinh và người học.
Trong ảnh chụp màn hình trên, tôi dùng công cụ camera của Google Drive để chụp nhanh ghi chú trực quan trên cuốn sách tôi đang đọc. Ảnh chụp như vậy sau đó có thể tự động thêm vào ghi chú sách của bạn trên Evernote và xem trước bằng một cú nhấp. Đây là cách chủ động để nhớ tất cả ý tưởng tuyệt vời bạn đọc.
Bạn có thể làm điều này dễ dàng với ứng dụng Evernote, và dùng không gian lưu trữ hào phóng hơn của Google Drive giúp bạn ở phía miễn phí của Evernote.
Dùng Evernote Để Mở Rộng Từ Vựng
Mở rộng từ vựng có thể mở rộng cuộc đời bạn. Kết quả của Johnson O'Connor qua nhiều năm chứng minh mức độ từ vựng của một người là thước đo đơn lẻ tốt nhất để dự đoán thành công nghề nghiệp trong mọi lĩnh vực. Phần tệ nhất khi học từ mới là nỗ lực có ý thức. Phần tốt nhất là bạn chỉ phải làm nó một lần.
Sử dụng phương pháp học chủ động có thể giúp giữ từ trong não. Trong học chủ động, 습득 từ mới được thực hiện với nỗ lực lớn hơn. Ví dụ, học từ mới bằng cách nhìn ảnh và video.
Dưới đây là quy trình bạn có thể sao chép.
Bước 1. Dùng Evernote để nhanh chóng ghi nhận (quick capture) từ mới bạn muốn học.
Bước 2. Dùng Google Slides để đưa vào ảnh (qua Tìm kiếm Ảnh trong Slides) và video phát âm (qua Tìm kiếm YouTube trong Slides).
Tài liệu Google Slides nhúng sau đó là thẻ ghi nhớ (Flashcard) tiện lợi khi bạn muốn quay lại ôn tập kho từ vựng.
Mở Rộng Ý Tưởng Với Sơ Đồ Luồng Và Bản Đồ Tư Duy
Google Drive cung cấp tất cả công cụ để bắt những ý tưởng tuyệt vời và không bao giờ mất chúng. Nhưng lại, vì tổ chức kiểu "silo" (ngăn cách), ý tưởng của bạn có thể tự mất trong bức tường ảo. Một ghi chú Evernote đơn lẻ có thể là thẻ chỉ mục (index card) để phân loại tất cả ý tưởng của bạn trong khi bạn xây dựng chúng với sơ đồ luồng và bản đồ tư duy trong Google Drive.
Bạn có thể vượt ra khỏi công cụ nghiên cứu để mở rộng ý tưởng. Tiện ích thêm của Google Drive như MindMeister và LucidChart tiện lợi để tạo bản đồ tư duy nhanh. Mindmeister có thể nhanh chóng biến danh sách tuyến tính đơn giản thành bản đồ tư duy.
Lucidchart Diagrams là công cụ nhẹ nhàng cho bản đồ tư duy, sơ đồ luồng, và sơ đồ khác. Gliffy là tiện ích thêm Google Drive khác tôi khuyên dùng cao.
Tạo Danh Mục Dự Án (Project Portfolio)
Từ tiện ích thêm Gantter đến mẫu quản lý dự án, Google Drive có tất cả công cụ một dự án nhỏ có thể cần. Thư viện Mẫu (Template Gallery) cho bạn mọi thứ từ bảng chấm công đến bảng phạm vi. Cũng có máy tính chi phí dự án và biểu đồ Gantt. Bạn cũng có thể dùng tiện ích thêm Vertex42 Template Gallery có sẵn trong Google Drive để bắt đầu nhanh.
Tuy nhiên, luôn có thông tin bạn không thể cho vào bảng tính.
Bạn có thể tạo mẫu kế hoạch dự án riêng trong Evernote và tạo chỉ mục tài sản nằm trên Google Drive. Thẻ cụ thể có thể chỉ thị tiến độ dự án.
Một sổ ghi chú hoặc ghi chú Evernote có thể là "Siêu mẫu (Super-template)" để tóm tắt điểm chính. Nó có thể là trung tâm với nhúng Google Drive đóng vai trò chốt cho dự án của bạn.
Dùng sức mạnh của danh sách kiểm tra (checklists) để theo dõi từng bước trong dự án. Nhờ tích hợp Google Drive, bạn có thể tìm kiếm tệp Drive liên quan dự án ngay từ Evernote.
Lưu ý bạn có thể chia sẻ ghi chú Evernote với nhóm. Thay vì Google Hangouts, bạn có thể dùng Work Chat của Evernote thời gian thực với nhóm và thu thập ý tưởng hoặc phản hồi ngay lập tức. Mọi thay đổi tệp trong Google Drive (hoặc yêu cầu truy cập) có thể kích hoạt thông báo trong Chrome.
Chụp Ảnh Ghi Chú Trường (Field Notes)
Bây giờ, bạn không cần ứng dụng đặc biệt để ghi chú trường và cải thiện nhiếp ảnh. Bất kỳ ảnh nào tải lên Google Drive có thể đồng bộ sang Evernote. Máy ảnh giữ nhiều thông tin trong dữ liệu EXIF, nhưng đôi khi nó không cho bức tranh hoàn chỉnh. Mang những bức ảnh tốt nhất vào Evernote từ Google Drive và ghi lại câu chuyện ai và tại sao đằng sau bức ảnh.
Bài viết này của TutsPlus.com về Better Pictures Through Words: The Lost Art of Photo Field Notes cho thấy hữu ích của ghi chú khi chụp và cách suy nghĩ về ảnh làm chúng ta thành nhiếp ảnh gia tốt hơn.
Tuyển Dụng Với Theo Dõi Đơn Xin
Tích hợp đơn giản của hai ứng dụng mạnh mẽ là phước lành cho bất kỳ ai trong nghề tuyển dụng. Dùng tốt nhất tính năng của cả hai để thiết kế hệ thống theo dõi đơn xin đơn giản. Ghi chú phỏng vấn có thể ở Evernote trong khi liên kết đến thư mục Google Drive chứa CV và tài nguyên hỗ trợ khác.
Bạn có thể dùng Google Form để nhập dữ liệu hỗ trợ cho mỗi ứng viên. Dùng thẻ Evernote để tổ chức trạng thái mỗi phỏng vấn viên. Bài viết blog này về quyền lực tuyển dụng của Evernote nên khơi gợi thêm ý tưởng.
Tạo Danh Sách Điều Ước Tốt Hơn
Chúng ta đã nói về quản lý dự án. Nhưng cuộc đời mình nên là dự án lớn nhất chúng ta nên tham gia. Dự án đưa bạn từ nơi bạn đang ở đến nơi bạn muốn đến bằng một chuỗi bước nhỏ.
Ý tưởng tôi đang khám phá bây giờ là dùng các nguyên tắc tương tự và kiểm soát danh sách điều ước (bucket list) của mình. Tôi dùng Trello để phân tích mục tiêu lớn, nhưng cầu nối Evernote – Google Drive có thể là phương án thay thế tiện lợi cho dự án cuộc đời nhiều lớp.
Evernote có thể là giao diện chính với danh sách tuyến tính. Google Drive có thể là chứa đựng cho tất cả vật liệu hỗ trợ dự án và nơi cho tài liệu tham khảo lớn hơn như video YouTube, poster động lực, và máy tính ngân sách cho giấc mơ du lịch hoặc tiền bạc. Mỗi mục tiêu điều ước trên Evernote có thể có tài liệu chi tiết riêng trên Google Drive.
Michael Hyatt có một hệ thống tuyệt vời chỉ trên Evernote nơi anh dùng các phần như -- Động lực Chính (Key Motivations), Hành Động Tiếp Theo (Next Actions), Báo Cáo Tiến Độ (Progress Reports), và Ghi Chú Ngẫu Nhiên (Random Notes) để làm đầy đặn kế hoạch. Trên Google Drive, bạn có thể tạo thư mục hoặc tài liệu điều ước cụ thể để thêm chi tiết cho mục tiêu của bạn.
Ý Tưởng Tốt Nhất Của Bạn
Đây là những ngày đầu cho sự hợp tác của Evernote và Google Drive. Tính năng bị giới hạn chỉ Chrome và Android cho đến nay, nhưng nó báo hiệu con đường tiến về phía trước cho hai ứng dụng được yêu thích.
Bạn có thể bắt gần như mọi thứ với Evernote. Bạn có thể làm tương tự với Google Drive, nhưng nó rời rạc hơn vì nó là một bộ sản phẩm. Sử dụng liên kết liền mạch giữa hai cái có thể giải quyết nhiều vấn đề tổ chức của bạn. Cuộc bắt tay có thể trông rất đơn giản trên bề mặt – nhưng nó mở ra nhiều lựa chọn sáng tạo.
Đây là FAQ đầy đủ của Evernote cho mọi thắc mắc của bạn.
Hãy nghĩ thế này: Evernote dùng sức mạnh của thẻ (tags) và Google Drive có thư mục và thư mục con. Có phải đó là công thức cho giải pháp quản lý tri thức tốt hơn!
Bạn có dùng cả Evernote và Google Drive? Sự kết nối giữa hai cái có mở ra nhiều khả năng hơn cho bạn? Những ý tưởng nào đang đánh trúng bạn? Chia sẻ chúng trong bình luận.