Đôi khi, bạn thấy mình có thời gian rảnh để soạn thư trả lời hoặc email mới, nhưng bạn vẫn chưa muốn gửi. Có thể có nhiều lý do cho điều này. Có thể bạn muốn đảm bảo rằng mình không quên chúc mừng sinh nhật bạn bè hoặc đồng nghiệp.
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn thức dậy vào nửa đêm và bắt đầu soạn một email hoàn hảo cho sếp của mình, nhưng lại không muốn nó xuất hiện với dấu thời gian 2:30 sáng? Hoặc, có thể bạn muốn gửi email cho đồng nghiệp ở múi giờ khác nhưng bạn muốn họ nhận được khi họ còn thức và đang hoạt động.
Dù thế nào đi nữa, khả năng lên lịch gửi email rất hữu ích. Nó hoạt động giống như lên lịch cho các bài đăng trên blog hoặc mạng xã hội cho một ngày và giờ trong tương lai. Bạn viết email ra, bao gồm tất cả các tệp đính kèm hoặc siêu liên kết cần thiết, sau đó lưu nó dưới dạng bản nháp - chỉ email này sẽ tự động gửi vào một thời điểm nhất định.
Tin tốt cho người dùng Gmail là một số công cụ có thể giúp bạn thực hiện việc này. Một số là ứng dụng hoặc dịch vụ bổ sung mà bạn sẽ cần để kết nối với tài khoản Google của mình, trong khi những ứng dụng khác giống như “hack” có thể định cấu hình.
1. Boomerang
Phương pháp rõ ràng và phổ biến nhất để lập lịch gửi email trong tương lai qua Gmail là sử dụng một công cụ có tên Boomerang. Trên thực tế, ứng dụng được thiết kế đặc biệt cho mục đích này, ngoài việc gửi email ra ngoài để chúng quay lại với bạn sau.
Sau khi đã cài đặt tiện ích mở rộng Boomerang, bạn chỉ cần làm theo các hướng dẫn sau để lên lịch gửi email. Boomerang hoạt động tốt nhất trong Chrome, mặc dù cũng có các phiên bản cho Firefox, Opera, Safari và Edge. Có cả ứng dụng dành cho thiết bị di động - cho cả iPhone và Android.
Kết hợp một công cụ như thế này với việc sử dụng thoải mái các tính năng tổ chức tích hợp sẵn của Gmail - như nhãn và bộ lọc - và bạn có thể tăng năng suất đáng kể.
2. Trình lập lịch Gmail của Labnol
Nếu bạn là người dùng nâng cao, bạn luôn có thể viết Google Script của riêng mình. Tập lệnh này sẽ tự động gửi thông báo sau này. Chúng tôi sẽ trình bày chi tiết hơn về vấn đề đó trong danh sách.
Đối với những người thiếu kiến thức hoặc mong muốn làm điều này theo cách riêng của họ, có một giải pháp đơn giản hơn nhiều. Labnol đã thực hiện điều này bằng cách tạo một tập lệnh cho Google Spreadsheets được gọi là - bạn đoán rồi đấy - Gmail Scheduler.
Điều làm cho nó khác biệt với các công cụ hoặc tiện ích mở rộng như Boomerang và Sidekick là nó không dành riêng cho trình duyệt. Nó hoạt động trực tiếp trong Google Trang tính, vì vậy bạn có thể tận dụng nó trên tất cả các trình duyệt và thiết bị.
Quá trình sử dụng nó rất đơn giản. Trước tiên, hãy tạo email bạn muốn lập lịch trong Gmail và lưu nó dưới dạng bản nháp. Sau đó, mở tập lệnh trong Google Trang tính và chỉ định ngày giờ gửi. Tập lệnh sẽ xử lý phần còn lại.
3. Viết kịch bản của riêng bạn
Nếu cảm thấy thích thú với thử thách, bạn có thể viết Google Script của riêng mình để lên lịch gửi email. Giống như tập lệnh được định cấu hình trước của Labnol ở trên, nó sẽ sử dụng Google Trang tính để gửi nội dung trong tương lai.
Nếu bạn biết mình đang làm gì, hãy kiên trì thực hiện. Nếu không, đừng lo lắng - bạn có thể tìm thấy một tập lệnh cơ bản, được viết sẵn tại đây, nhờ Amit Agarwal, một nhà phát triển web giàu kinh nghiệm.
Cũng cần nhắc lại rằng vì phương pháp này sử dụng Google Script và Trang tính để trả lại email sau đó nên bạn có thể sử dụng nó từ bất kỳ trình duyệt hoặc thiết bị nào. Bạn muốn lên lịch gửi email khi đang di chuyển? Không thành vấn đề - chỉ cần mở tệp Trang tính sau khi đã thiết lập xong.
4. Gmelius
Giống như Boomerang hoặc Sidekick, Gmelius là một tiện ích mở rộng đại tu ứng dụng Gmail. Về cơ bản, nó là một CRM hoặc công cụ giao tiếp cho doanh nghiệp, nhưng nó tích hợp với một số ứng dụng và dịch vụ, bao gồm cả Gmail - đó là những gì chúng tôi muốn.
Khi bạn đã thiết lập xong, bạn có thể sử dụng Gmelius để lập lịch gửi email sau này, tuy nhiên c hãy sử dụng chúng khi bạn thấy tốt và sẵn sàng. Điều đặc biệt ở Gmelius là nó được thiết kế cho doanh nghiệp, vì vậy nếu bạn đang xử lý email công ty hoặc chuyên nghiệp, đây là công cụ nên sử dụng.
Các tính năng khác bao gồm email định kỳ, theo dõi đầy đủ, các mẫu được định cấu hình trước, tùy chọn để lại ghi chú cá nhân và thậm chí tích hợp CRM.
Phương pháp thay thế
Các phương pháp được liệt kê ở trên không phải là cách duy nhất để lập lịch gửi email sau này. Bạn cũng có thể sử dụng như sau:
- Sử dụng Gmail trong Outlook cho phép bạn lên lịch sau này.
- Bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ Bán hàng của Hubspot - trước đây được gọi là Sidekick - để lập lịch gửi email, bạn có thể cài đặt dịch vụ này dưới dạng tiện ích mở rộng của Chrome.
- Gửi trễ Gmail từ ContactMonkey là một công cụ khác có tính năng lập lịch.
- Hộp thư đến phải bao gồm lập lịch và lời nhắc, đồng thời được đóng gói dưới dạng tiện ích mở rộng của trình duyệt Chrome.
- Newton Mail là một dịch vụ đa nền tảng cho phép bạn lên lịch gửi email và nó hoạt động trên mọi thứ từ iOS đến Windows.
- Hộp sóng hợp nhất tất cả các dịch vụ và ứng dụng đám mây của bạn thông qua một trang tổng quan, nhưng nó cũng bao gồm các công cụ lập lịch dành riêng cho email.
Bạn đã có nó:rất nhiều dịch vụ và cơ hội lên lịch cho email của bạn để bạn có thể giảm bớt căng thẳng liên quan đến việc gửi chúng đi đúng giờ. Sử dụng bất kỳ cách nào trong số này và các liên hệ của bạn chắc chắn sẽ đánh giá cao bạn, đặc biệt là vì bạn sẽ không gửi email cho họ mọi lúc.
Chúng tôi có bỏ lỡ điều gì không? Hãy cho chúng tôi biết bộ lập lịch email yêu thích của bạn trong phần bình luận bên dưới!
Để biết thêm về cách thực hiện, hãy xem:
- Bạn muốn biết cách đăng xuất khỏi Gmail? Chúng tôi đã giúp bạn được hỗ trợ
- Đây là cách ẩn trạng thái trực tuyến của bạn trong WhatsApp
- Cách đặt lại mật khẩu Windows 10 đã quên của tài khoản cục bộ hoặc tài khoản Microsoft