Bạn soạn email lúc nửa đêm nhưng không muốn người nhận thấy timestamp 2:30 sáng? Hoặc cần gửi chúc mừng sinh nhật đúng giờ mà sợ quên? Tính năng lên lịch gửi (schedule send) giải quyết hoàn hảo vấn đề này. Gmail hiện chưa có tính năng này sẵn (trước khi Google bổ sung sau này), nhưng có nhiều công cụ hỗ trợ tuyệt vời.
1. Boomerang for Gmail (Phổ biến nhất)
Tiện ích mở rộng trình duyệt (Chrome, Firefox, Safari, Edge) và app mobile (iOS/Android) chuyên biệt cho việc lên lịch gửi, nhắc nhở trả lời, và "boomerang" email quay lại hộp thư đến.
- Cài đặt extension → Soạn email → Nhấn nút Send Later bên cạnh nút Send → Chọn thời gian.
- Phiên bản miễn phí: 10 lần lên lịch/tháng. Pro: $4.99/tháng không giới hạn.
2. Gmail Scheduler của Labnol (Dùng Google Sheets)
Không cần cài extension, chạy trực tiếp trên Google Sheets – hoạt động trên mọi trình duyệt/thiết bị.
- Soạn email trong Gmail → Lưu nháp (Draft).
- Mở Gmail Scheduler → Nhấn "Authorize" cấp quyền.
- Trên Sheet: điền thời gian gửi, chọn nháp tương ứng → Lưu.
- Script sẽ tự động gửi lúc đã hẹn.
3. Tự viết Google Apps Script (Cho người rành kỹ thuật)
Nếu biết lập trình, bạn có thể tự viết script chạy trên Google Sheets để gửi email theo lịch tùy chỉnh hoàn toàn. Amit Agarwal (Labnol) có sẵn mã nguồn mở để tham khảo. Cách này linh hoạt nhất, không phụ thuộc extension bên thứ 3.
4. Gmelius (Dành cho doanh nghiệp/nhóm)
Extension CRM tích hợp sâu vào Gmail: lên lịch gửi, email định kỳ (recurring), theo dõi mở/click, mẫu email (templates), ghi chú cá nhân, tích hợp CRM. Phù hợp cho team sales, support.
Các công cụ thay thế khác
- Right Inbox (Chrome extension): Lên lịch, nhắc nhở, theo dõi.
- HubSpot Sales (trước là Sidekick): Theo dõi email, lên lịch.
- Gmail Delay Send (ContactMonkey): Đơn giản, nhẹ.
- Newton Mail: App email đa nền tảng (iOS, Android, Windows, Mac) có sẵn tính năng Send Later.
- Wavebox: Dashboard thống nhất nhiều dịch vụ cloud, có tính năng lên lịch email.
- Gmail trong Outlook: Dùng tính năng Delay Delivery của Outlook.
Tóm tắt so sánh
| Công cụ | Phù hợp cho | Chi phí |
|---|---|---|
| Boomerang | Cá nhân, dễ dùng, đa nền tảng | Free 10 lần/tháng |
| Labnol Scheduler | Không muốn cài extension, dùng Sheets | Free |
| Gmelius | Team, doanh nghiệp, cần CRM | Freemium |
| Newton Mail | Người dùng app email thay thế | $49/năm |
Hãy chọn công cụ phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn. Việc lên lịch email giúp bạn chuyên nghiệp hơn, tôn trọng giờ làm việc của người nhận và giảm căng thẳng nhớ việc.
Bạn đang dùng công cụ nào? Có công cụ hay nào bị bỏ sót? Chia sẻ ở bình luận!