Bạn có thể không nghĩ nhiều về dung lượng trong tài khoản Gmail của mình. Hầu hết các email chỉ chiếm một lượng nhỏ dung lượng lưu trữ, vì vậy bạn có thể có hàng năm lượng thư trong hộp thư đến của mình mà không đạt đến giới hạn.
Tuy nhiên, vì 15GB dung lượng trống của bạn được chia sẻ trên Gmail, Google Drive và Google Photos, bạn không muốn lãng phí dung lượng cho các email không cần thiết có thể được sử dụng để sao lưu ảnh hoặc đồng bộ hóa tệp của mình. Dưới đây là những cách tốt nhất để giải phóng dung lượng trong tài khoản Gmail của bạn.
1. Tìm kiếm và Xóa các Tin nhắn Lớn
Rất có thể một số ít thư lớn chiếm nhiều dung lượng nhất trong tài khoản Gmail của bạn. Mỗi khi ai đó gửi email cho bạn một đoạn video ngắn, một bộ ảnh, bản trình bày PowerPoint hoặc các tệp tương tự, những tệp đó sẽ nằm trong hộp thư đến của bạn và tiếp tục chiếm dung lượng.
Vì vậy, hiệu quả thấp khi giải phóng dung lượng trong Gmail chắc chắn là loại bỏ các tệp đính kèm có dung lượng lớn. Để tìm kiếm các thư lớn trong Gmail, hãy làm như sau:
- Trong thanh tìm kiếm ở đầu cửa sổ Gmail, nhấp vào mũi tên nhỏ ở phía bên phải để hiển thị các tùy chọn tìm kiếm.
- Bên cạnh Kích thước , chọn lớn hơn và MB . Bạn cũng sẽ cần chỉ định ngưỡng cho kích thước bạn muốn tìm kiếm. Để loại bỏ những kẻ vi phạm tồi tệ nhất, bạn có thể bắt đầu với một con số cao, như 25MB , sau đó giảm xuống 10MB hoặc tương tự sau này.
- Nhấp vào Tìm kiếm khi hoàn thành.
Thao tác này sẽ lọc hộp thư đến Gmail của bạn để chỉ hiển thị các thư lớn hơn kích thước bạn đã đặt. Sử dụng các hộp kiểm xuất hiện dọc theo bên trái của thư để chọn bất kỳ thứ gì bạn không muốn giữ lại. Nếu bạn muốn loại bỏ tất cả, hãy chọn hộp xuất hiện ở trên cùng bên trái, phía trên danh sách thư, để kiểm tra tất cả chúng cùng một lúc.
Khi bạn đã chọn mọi thứ bạn muốn xóa, hãy nhấp vào Thùng rác ở trên cùng để xóa những tin nhắn đó.
Nếu bạn muốn kiểm tra lại kích thước của tệp đính kèm, hãy nhấp vào tệp đó bên trong danh sách email của bạn để hiển thị bản xem trước trong Gmail. Từ đó, nhấp vào nút ba chấm ở trên cùng bên phải và chọn Chi tiết để hiển thị loại tệp và kích thước của tệp.
Vì các tệp đính kèm trong email thường được sử dụng để phát tán phần mềm độc hại, tuy nhiên, bạn chỉ nên thực hiện việc này với tệp đính kèm từ những người gửi mà bạn tin cậy!
2. Dọn sạch Thùng rác và Thư mục Spam
Khi bạn xóa bất kỳ email nào trong Gmail, email đó sẽ nằm trong Thùng rác của bạn (hoặc Thùng rác ở một số khu vực) trong 30 ngày. Sau khoảng thời gian đó, tin nhắn sẽ bị xóa vĩnh viễn và bạn không thể khôi phục được.
Mặc dù điều này rất tốt cho việc cho phép bạn khôi phục các thư bạn đã xóa do nhầm lẫn, nhưng bạn có thể muốn dọn sạch Thùng rác theo cách thủ công nếu bạn cần nhanh chóng lấy lại dung lượng. Bạn cũng nên dọn sạch Thùng rác sau khi xóa một loạt thư khác, như sau khi sử dụng các mẹo này. Nếu không, các tệp cũ đó sẽ nằm trong Thùng rác của bạn trong 30 ngày và tiếp tục chiếm dung lượng.
Để tìm thư mục Thùng rác, hãy cuộn xuống trên thanh bên bên trái cho đến khi bạn tìm thấy nó (bạn có thể cần nhấp vào Thêm) . Nhấp vào Thùng rác để hiển thị tất cả các thư bên trong thư mục đó. Nếu bạn muốn xóa tất cả, hãy nhấp vào nút Dọn sạch thùng rác ngay bây giờ văn bản ở trên cùng. Nếu không, bạn có thể chọn từng thư bạn muốn xóa và chọn Xóa vĩnh viễn ở trên cùng để xóa chúng.
Hãy nhớ rằng việc xóa thư khỏi Thùng rác của bạn sẽ xóa chúng vĩnh viễn, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn không vô tình xóa nội dung quan trọng trước khi xóa thư mục.
Xóa thư mục thư rác của bạn cũng tương tự. Chọn Spam trên thanh bên trái để xem tất cả các thư đã bị đánh dấu là spam. Xóa từng tin nhắn hoặc nhấn Xóa tất cả tin nhắn rác ngay bây giờ để xóa tất cả. Gmail sẽ xóa mọi thứ trong Spam sau khi nó ở đó được 30 ngày.
3. Xóa Tin nhắn Cũ
Trong hầu hết các trường hợp, việc xóa các tệp đính kèm lớn nhất khỏi tài khoản Gmail của bạn sẽ giải phóng đủ dung lượng, đặc biệt là trong thời gian ngắn. Tuy nhiên, có những cách được nhắm mục tiêu khác để giải phóng thêm dung lượng nếu những cách trên không đủ.
Nhóm email tiếp theo bạn nên xóa, đặc biệt là các thư cũ. Nếu bạn đã có tài khoản Gmail của mình từ lâu, chắc hẳn bạn có những thư từ nửa thập kỷ trước mà bạn không cần nữa. Để tìm kiếm theo ngày trong Gmail, bạn cần sử dụng một số toán tử tìm kiếm nâng cao trong hộp ở trên cùng.
Sử dụng old_than:3y để hiển thị tất cả các tin nhắn cũ hơn ba năm. Tất nhiên, bạn có thể thay đổi số hoặc sử dụng m thay vào đó trong nhiều tháng.
Sau khi bạn thực hiện việc này, Gmail sẽ hiển thị cho bạn tất cả các thư cũ hơn những gì bạn đã chọn. Nếu bạn muốn xóa tất cả, hãy nhấp vào hộp kiểm "chọn tất cả" ở trên cùng bên trái hộp thư đến của bạn, như đã đề cập trước đây. Theo mặc định, điều này sẽ kiểm tra tất cả các thư, nhưng bạn có thể nhấp vào mũi tên bên cạnh thư để chỉ kiểm tra Đọc , Chưa đọc hoặc Chưa gắn dấu sao tin nhắn nếu bạn muốn.
Tuy nhiên, khi sắp xếp theo ngày như thế này, rất có thể sẽ có nhiều hơn 50, 100 hoặc nhiều thư mà giao diện Gmail của bạn hiển thị cùng một lúc. Khi bạn nhấp vào hộp kiểm "chọn tất cả", Gmail sẽ hiển thị một thông báo ở trên cùng cho biết Tất cả X cuộc hội thoại trên trang này đã được chọn . Nhấp vào nút Chọn tất cả các cuộc hội thoại phù hợp với tìm kiếm này văn bản để kiểm tra tất cả kết quả mà không cần phải xem qua từng trang.
Nếu bạn chỉ muốn tìm kiếm các thư cũ trong một số thư mục nhất định, thì bạn có thể kết hợp old_than với các cụm từ tìm kiếm nâng cao khác như in:sent hoặc danh mục:xã hội . Xem hướng dẫn sử dụng Gmail thành thạo của chúng tôi để được trợ giúp về điều này và hơn thế nữa.
4. Xóa các tin nhắn không cần thiết
Cuối cùng, bạn có thể xem xét việc xóa các tin nhắn không cần thiết vì bất kỳ lý do nào khác. Bạn có thể muốn dọn dẹp các bản tin, chương trình khuyến mãi tiếp thị hoặc những thứ lộn xộn khác mà bạn không cần nữa.
Thao tác này sẽ mất nhiều thời gian hơn các thao tác xóa khác ở trên, vì bạn phải tìm kiếm chúng theo cách thủ công. Hãy thử tìm kiếm "hủy đăng ký" để tìm email bản tin. Ngoài ra, bạn có thể mở một tin nhắn, nhấp vào ba dấu chấm ở bên phải của nó và chọn Lọc các tin nhắn như thế này . Thao tác này sẽ mở ra một trang tìm kiếm hiển thị tất cả các thư từ người gửi đó.
Bạn có thể sử dụng quyền này để xóa nhiều thông báo khỏi một nguồn, chẳng hạn như rác tiếp thị.
Cách Kiểm tra Bạn đã Sử dụng Bao nhiêu Dung lượng Gmail
Sau khi xóa các email cũ, bạn có thể truy cập trang Google Storage của mình để xem bạn còn bao nhiêu dung lượng. Nhấp vào Xem chi tiết văn bản để hiển thị bảng phân tích về dung lượng mà mỗi dịch vụ (Gmail, Drive và Photos) đang chiếm.
Nếu bạn quyết định mình cần thêm dung lượng, hãy truy cập Google One để nâng cấp.
Giữ cho Gmail của bạn luôn trong sạch
Bây giờ bạn đã biết cách giải phóng dung lượng trong tài khoản Gmail của mình. Cho dù hộp thư đến của bạn đang tràn hoặc bạn chỉ muốn có thêm dung lượng cho Google Photos, thì việc giải phóng dung lượng trong Gmail có thể hữu ích. Thông thường, không mất quá nhiều thời gian để loại bỏ các ổ lưu trữ lớn nhất.
Sau khi tạo dung lượng, bạn cũng không thử tổ chức Gmail của mình tốt hơn?