Bạn có thể không nghĩ nhiều về dung lượng trong tài khoản Gmail. Hầu hết email chỉ chiếm dung lượng nhỏ, nên bạn có thể lưu trữ email nhiều năm mà không gần giới hạn.
Tuy nhiên, vì 15GB miễn phí được chia sẻ giữa Gmail, Google Drive và Google Photos, bạn không muốn lãng phí dung lượng cho email không cần thiết mà có thể dùng backup ảnh hoặc đồng bộ tệp. Đây là những cách tốt nhất giải phóng không gian trong Gmail.
1. Tìm kiếm và xóa tin nhắn lớn
Khả năng cao một vài tin nhắn lớn chiếm phần lớn dung lượng Gmail. Mỗi khi ai đó gửi video ngắn, bộ ảnh, bài thuyết trình PowerPoint, hoặc tương tự, những tệp đó nằm trong hộp thư đến và tiếp tục chiếm dung lượng.
Vì vậy, quả mọng dễ hái khi dọn dẹp Gmail chắc chắn là xóa tệp đính kèm lớn. Để tìm tin nhắn lớn trong Gmail, làm như sau:
- Trong thanh tìm kiếm đầu trang Gmail, nhấp mũi tên nhỏ bên phải để hiện tùy chọn tìm kiếm.
- Bên cạnh mục Kích thước, chọn lớn hơn và MB. Bạn cũng cần chỉ định ngưỡng kích thước muốn tìm. Để loại bỏ kẻ xấu nhất, bắt đầu con số cao như 25MB, sau đó giảm xuống 10MB hoặc tương tự.
- Nhấp Tìm kiếm khi xong.
Điều này lọc hộp thư Gmail chỉ hiển thị tin nhắn lớn hơn kích thước đặt. Dùng hộp kiểm bên trái tin nhắn để chọn gì không muốn giữ. Nếu muốn xóa hết, tích hộp kiểm ở góc trên trái, trên danh sách tin nhắn, để chọn tất cả cùng lúc.
Khi đã tích tất cả muốn xóa, nhấp biểu tượng Thùng rác đầu trang để xóa tin nhắn đó.
Nếu muốn kiểm tra lại kích thước đính kèm, nhấp vào nó trong danh sách email để xem trước trong Gmail. Từ đó, nhấp nút ba chấm góc trên phải chọn Chi tiết để xem loại tệp và kích thước.
Vì đính kèm email thường dùng lan truyền phần mềm độc hại, chỉ làm điều này với đính kèm từ người gửi bạn tin cậy!
2. Làm rỗng Thùng rác và thư Spam
Khi xóa email trong Gmail, nó ở Thùng rác (hoặc Rác ở một số vùng) 30 ngày. Sau đó, tin nhắn bị xóa vĩnh viễn và không thể khôi phục.
Mặc dù tốt để khôi phục tin nhắn xóa nhầm, bạn có thể muốn làm rỗng Thùng rác thủ công nếu cần lấy lại không gian nhanh. Cũng tốt làm rỗng Thùng rác sau khi xóa hàng loạt tin nhắn khác, như sau các mẹo này. Nếu không, tệp cũ sẽ ở Thùng rác 30 ngày và tiếp tục chiếm dung lượng.
Để tìm Thùng rác, cuộn xuống thanh bên trái đến khi tìm thấy (có thể cần nhấp Thêm). Nhấp Thùng rác xem tất cả tin nhắn bên trong. Nếu muốn xóa hết, nhấp văn bản Làm rỗng Thùng rác ngay ở trên. Ngược lại, tích tin nhắn riêng lẻ muốn xóa và chọn Xóa vĩnh viễn ở trên để xóa.
Nhớ rằng xóa tin nhắn từ Thùng rác sẽ xóa vĩnh viễn, hãy chắc chắn không xóa nhầm thứ quan trọng trước khi dọn thư mục.
Xóa thư mục Spam tương tự. Chọn Spam thanh bên trái xem tất cả tin nhắn được đánh dấu spam. Xóa riêng lẻ hoặc nhấp Xóa tất cả tin nhắn spam ngay để dọn tất cả. Gmail xóa bất kỳ thứ gì trong Spam sau 30 ngày.
3. Xóa tin nhắn cũ
Trong hầu hết trường hợp, xóa đính kèm lớn từ Gmail sẽ giải phóng đủ không gian, nhất là ngắn hạn. Tuy nhiên, có cách khác nhắm mục tiêu giải phóng thêm nếu trên chưa đủ.
Nhóm email tiếp theo nên xóa là tin nhắn đặc biệt cũ. Nếu bạn có Gmail lâu, có thể có tin nhắn nửa thập kỷ trước không cần nữa. Để tìm theo ngày trong Gmail, cần dùng toán tử tìm kiếm nâng cao trong ô đầu trang.
Dùng older_than:3y hiển thị tất cả tin nhắn cũ hơn 3 năm. Bạn có thể đổi số, hoặc dùng m cho tháng.
Khi làm vậy, Gmail hiển thị tất cả tin nhắn cũ hơn lựa chọn. Nếu muốn xóa hết, nhấp hộp kiểm "chọn tất cả" góc trên trái hộp thư đến. Mặc định chọn tất cả, nhưng nhấp mũi tên bên cạnh để chỉ chọn Đã đọc, Chưa đọc, hoặc Không gắn sao nếu muốn.
Tuy nhiên, khi lọc theo ngày như này, có khả năng nhiều hơn 50, 100, hoặc số tin nhắn Gmail hiển thị một lần. Khi nhấp "chọn tất cả", Gmail hiện thông báo Tất cả X hội thoại trên trang này được chọn. Nhấp văn bản Chọn tất cả hội thoại khớp tìm kiếm này để tích tất cả kết quả không cần duyệt qua từng trang.
Nếu muốn tìm tin nhắn cũ chỉ trong thư mục cụ thể, kết hợp older_than với thuật ngữ nâng cao như in:sent hoặc category:social. Xem hướng dẫn người dùng nâng cao Gmail để giúp đỡ thêm.
4. Xóa tin nhắn không cần thiết
Cuối cùng, bạn có thể xem xét xóa tin nhắn không cần thiết vì lý do khác. Bạn có thể muốn dọn dẹp bản tin, khuyến mãi marketing, hoặc rác rối khác không cần.
Điều này tốn thời gian hơn các xóa trên, vì phải tìm thủ công. Thử tìm "hủy đăng ký" tìm email bản tin. Ngoài ra, mở tin nhắn, nhấp ba chấm bên phải, chọn Lọc tin nhắn như thế này. Sẽ mở trang tìm kiếm hiển thị tất cả tin nhắn từ người gửi đó.
Bạn có thể dùng này xóa hàng loạt tin nhắn từ một nguồn, như rác marketing.
Cách kiểm tra dung lượng Gmail đã dùng
Sau khi dọn email cũ, truy cập trang Google Storage xem còn bao nhiêu không gian. Nhấp văn bản Xem chi tiết hiển thị phân tích dung lượng mỗi dịch vụ (Gmail, Drive, Photos) chiếm.
Nếu quyết định cần thêm không gian, truy cập Google One để nâng cấp.
Giữ không gian Gmail trong sạch
Bây giờ bạn biết cách giải phóng không gian trong Gmail. Dù hộp thư tràn ngập hay chỉ muốn thêm không gian cho Google Photos, dọn dẹp Gmail có thể giúp ích. Thường không mất nhiều thời gian loại bỏ những "kẻ ăn diện tích" lớn nhất.
Sau khi tạo không gian, क्यों không thử tổ chức Gmail tốt hơn nữa?