Khi thấy hàng nghìn email trong hộp thư đến, suy nghĩ hiện lên: "Có phải lúc nào cũng thế không?" Đúng, bạn không phải người duy nhất, vấn đề này phổ biến. Dù dung lượng lưu trữ tăng theo thời gian, luôn cảm thấy thiếu. Bạn đã trải qua việc lớn phần dung lượng Gmail đã đầy? Tài khoản Gmail thường có khoảng 15GB không gian trên Google Drive, dung lượng khá lớn. Trong khi Gmail Suite cho doanh nghiệp (dùng bởi chuyên gia) có 30GB. Bạn sẽ nhận thông báo: "Gmail storage is full" (Dung lượng Gmail đã đầy). Đó là lý do bạn ở đây, và chúng tôi hứa hẹn giúp bạn với nhiều phương pháp kiểm tra dung lượng Gmail.
Các cách giải phóng không gian trong Gmail?
Phương pháp 1:
Phương pháp tốt nhất cho phép giải phóng không gian Gmail ngay lập tức. Yêu cầu chia hộp thư đến thành các danh mục. Điều này giúp đưa email vào nơi khác nhau, dễ hiểu trực quan. Chúng ta ra quyết định tốt hơn để xóa toàn bộ một mục tại một thời điểm.
Nếu không biết cách sắp xếp hộp thư đến theo danh mục, làm theo các bước:
- Mở Gmail trên trình duyệt web trên máy tính.
- Tìm Settings (Cài đặt) bên phải.
- Vào Inbox (Hộp thư đến), tùy chọn đầu tiên là Inbox Type.
- Chuyển đến tùy chọn thứ hai Category (Danh mục) hiển thị: Primary (Chính), Social (Xã hội), Promotions (Khuyến mãi), Updates (Cập nhật), Forums (Diễn đàn). Tích vào tất cả các danh mục.
- Ngay dưới đó, "Starred Mails in Primary" (Email đã gắn sao trong Chính) cũng được nhắc. Tích vào ô.
- Nhấn Save Changes (Lưu thay đổi).
Bây giờ bạn thấy hộp thư đến chia thành các danh mục khác nhau, tích chọn toàn bộ mục và nhấn clear all (xóa tất cả).
Theo cách này, bạn xóa email trong các thư mục ít quan trọng như Forums, Updates, Promotions.
Phương pháp 2:
Phương pháp này yêu cầu sắp xếp email theo ngày. Bạn sẽ thấy nhiều kết quả tinh chỉnh sau quy trình này. Thực tế bạn không muốn bỏ qua một vài email nhưng phải lọc. Hãy bắt đầu với các bước:
Bước 1: Mở Gmail trên trình duyệt web máy tính.
Bước 2: Sắp xếp email theo Oldest first (Cũ nhất trước), nhìn nhanh và xóa những email không cần thiết theo trang.
Bước 3: Thử dùng phương pháp lọc email theo ngày cụ thể.
Gõ – before: 2015/07/01
Sẽ hiển thị tất cả email trong hộp thư đến trước ngày cụ thể. Đây là phương pháp dễ dàng giải phóng không gian Gmail.
Phương pháp 3:
Xóa file lớn đính kèm email, có hai cách. Cách tắt: gõ cú pháp sau vào thanh tìm kiếm hộp thư đến. Thực hiện trên cửa sổ Gmail web.
Một cách: nhấp vào thanh tìm kiếm và gõ:
Gõ – has:attachment larger_than_10mb
Cách khác: nhấp vào tùy chọn thêm (more options) trên thanh tìm kiếm, chọn kích thước (size) và nhấn Search (Tìm kiếm).
Cả hai kết quả hiển thị email có file đính kèm, bạn chọn tất cả hoặc lọc và xóa.
Lưu trữ (Archiving) có giải phóng không gian Gmail không?
Không, tin nhắn vẫn chiếm dung lượng trong tài khoản Gmail. Chúng chỉ chuyển sang thư mục mới, do đó hộp thư đến hiển thị ít không gian khi kiểm tra dung lượng Gmail. Rõ ràng bạn phải xóa tin nhắn khỏi Thùng rác (Trash) và xóa cache. Vì là một phần của email, nó sẽ tính vào dung lượng và bạn lại thấy dung lượng đầy.
Điều gì xảy ra khi Gmail đầy?
Vì Gmail cung cấp cách tổ chức tốt hơn, chúng ta thường quên sự dư thừa do lấp đầy không gian. Dễ hiểu là cần sắp xếp, giữ email quan trọng và loại bỏ phần còn lại.
Một thanh thông báo sẽ xuất hiện trong hộp thư đến trên trình duyệt. Thông báo dung lượng Gmail đầy và bạn cần xử lý.
Bạn có ngừng nhận email khi hộp thư đầy hoàn toàn? Có, và thông báo tự động gửi cho người cố gắng gửi email cho bạn: 'The email you are trying to reach has exceeded its storage quota' (Email bạn cố gắng gửi đã vượt quá hạn ngạch lưu trữ). Nó sẽ tiếp tục thử gửi, do đó nếu bạn giải phóng không gian Gmail, bạn sẽ nhận được email đang chờ.
Tóm lại:
Đây là cách dễ dàng giải phóng không gian Gmail. Giải phóng không gian có thể dễ dàng nhưng nếu bạn không muốn xóa hầu hết email? Vì điều này không giải quyết vấn đề không còn chỗ cho email mới. Đừng lo, có cách đơn giản: dùng nhiều hơn một tài khoản Gmail. Bắt đầu tách tài khoản Gmail cá nhân và chuyên nghiệp. Thiết lập nhiều tài khoản cho bạn thêm không gian và dùng cùng một thiết bị.
Chúng tôi yêu thích phản hồi từ bạn.
Hãy chia sẻ quan điểm và thắc mắc trong phần bình luận bên dưới. Để cập nhật thế giới công nghệ và học mẹo, thủ thuật, hãy theo dõi. Đăng ký bản tin để nhận bài viết vào hộp thư. Bạn cũng có thể theo dõi chúng tôi trên Facebook và Twitter.