Dù cuộc sống hoàn toàn tập trung vào dữ liệu nhưng theo dõi con số vẫn không dễ. Đó là lúc Excel hoặc Google Sheets phát huy vai trò. Cả hai ứng dụng không cần giới thiệu. Khi marketer, chuyên gia hay cá nhân muốn phân tích dữ liệu để ra quyết định thông minh, bảng tính được sử dụng.
Nhiều năm Excel là phần mềm首选 tạo bảng tính. Nhưng với công cụ dựa trên đám mây Google Sheets, mọi thứ thay đổi. Nhiều người chuyển sang ứng dụng bảng tính trực tuyến mạnh mẽ này. Vì nó là "tốt nhất của cả hai thế giới": ứng dụng máy tính để bàn ngoại tuyến và bảng tính trực tuyến. Nghĩa là dùng Google Sheets bạn truy cập dữ liệu bất cứ lúc nào, bất cứ đâu.
Trong bài này, chúng ta thảo luận:
Bảng tính trực tuyến khác Excel như thế nào?
Cách dùng Google Sheets?
Cách tạo Google Sheets, chỉnh sửa, dùng công thức?
Lợi ích của Google Sheets
Điều đầu tiên: Nói về sự khác biệt so với Excel.
Sự khác biệt giữa bảng tính trực tuyến và Excel?
Lâu nay chúng ta dùng Microsoft Excel tạo bảng tính quản lý tài chính, ngân sách... Chắc chắn, nó phần mềm đa dụng, dùng bởi hơn 1 triệu người toàn cầu.
Mặt khác, Google Sheets không khác Excel. Cả hai tương đồng nhiều mặt nhưng vẫn khác biệt. Đây là vài khác biệt chính:
1. Google Sheets dựa trên đám mây (cloud-based) trong khi Excel là chương trình máy tính để bàn.
2. Google Sheets miễn phí cho mọi tài khoản Google, Excel cần đăng ký phần mềm.
3. Dùng Google Sheets, bạn truy cập bảng tính cập nhật mới nhất – điều không thể trong Excel.
4. Cả hai cung cấp công cụ, bảng nhưng Excel có lợi thế hơn.
5. Excel xử lý dữ liệu lớn hơn so với Sheets (giới hạn 2 triệu ô).
6. Google Sheets là công cụ đám mây tích hợp tốt với các dịch vụ Google trực tuyến khác.
7. Bảng tính trực tuyến làm việc nhóm dễ dàng, Excel vẫn gặp khó khăn.
8. Cả hai dùng ngôn ngữ kịch bản. Google Sheets dùng Apps Script, Excel dùng VBA.
Cách dùng Google Sheets?
Biết sự khác biệt, hãy học tạo bảng tính trực tuyến đầu tiên.
Các bước tạo Google Sheets:
1. Truy cập https://www.google.com/sheets/about/
2. Nhấn nút xanh "Go to Google Sheets".
3. Nếu chưa đăng nhập Gmail, sẽ nhắc đăng nhập.
4. Đăng nhập xong, bạn ở màn hình chính Google Sheets.
5. Tạo bảng tính đầu tiên, nhấn biểu tượng + để tạo bảng tính trực tuyến.
Cách này giúp bạn tạo Google Sheet đầu tiên.
Cách chỉnh sửa Google Sheets
Đã có Google Sheets, xem ảnh chụp màn hình dưới để hiểu các biểu tượng cơ bản.
Nguồn: https://support.google.com/
Để đổi tên sheet, nhấp vào "Untitled spreadsheet". Đặt tên tùy ý và bạn có bảng tính với tên mới.
Bây giờ bạn có thể thêm dữ liệu.
Hơn nữa, nếu bạn có file Excel muốn chuyển sang Google Sheets, đây là cách.
Các bước chuyển Excel sang Google Sheet
1. Mở bảng tính trực tuyến.
2. Nhấn menu File > Import (Nhập).
3. Cửa sổ mới xuất hiện, nhấn tab Upload > chọn file muốn tải lên.
Lưu ý: File không được bảo vệ bằng mật khẩu.
Cách này giúp tải file Excel và tự động chuyển sang Google Sheets.
Đã chuyển xong file Excel, bạn chắc muốn chia sẻ – xem: Cách chia sẻ Google Sheets trên Web.
Ngoài ra, nhấp vào đây để học cách bảo vệ ô không cho chỉnh sửa trong Google Sheets và cách chèn checkbox trong Google Sheets.
Cách mở Google Sheets từ Drive
Mỗi lần tạo Google Sheet đều lưu vào Drive. Để mở từ Drive: vào Google Drive > tìm tên bảng tính > nhấp đúp. Sẽ mở sheet đã chọn.
Để dễ dàng, khuyên bạn tạo thư mục.
Cách tạo thư mục trong Google Drive?
1. Mở Google Drive.
2. Nhấn + New
3. Nhấn + Folder.
4. Đặt tên thư mục > Create.
Cách này tạo thư mục trên Google Drive. Bây giờ bạn di chuyển bảng tính vào thư mục này.
Cách di chuyển Google Sheets vào thư mục?
1. Mở Google Drive.
2. Tìm Google Sheet vừa tạo.
3. Nhấp chuột phải > Move to (Di chuyển đến) > chọn thư mục.
Sẽ di chuyển Google Sheet vào thư mục đã chọn.
Không chỉ vậy, bạn còn có thể thiết lập và dùng Google Sheets ngoại tuyến. Làm theo các bước:
Các bước thiết lập và dùng Google Sheets ngoại tuyến
Để thiết lập Google Sheets offline cần:
- Phải đang trực tuyến.
- Dùng Google Chrome (đảm bảo không dùng chế độ ẩn danh).
- Cài đặt và bật tiện ích mở rộng Google Docs Offline Chrome extension.
- Đảm bảo có dung lượng trên Drive để lưu file.
Khi có đủ điều kiện, làm theo các bước dùng Google Sheets offline.
1. Đăng nhập Gmail. Đảm bảo dùng Google Chrome.
2. Truy cập https://drive.google.com/drive/my-drive
3. Tích vào ô bên cạnh Offline có ghi "Create, open and edit your recent Google Docs, Sheets, and Slides file on this device while offline" (Tạo, mở và chỉnh sửa file Google Docs, Sheets, Slides gần đây trên thiết bị này khi ngoại tuyến).
4. Nhấn Done.
Bây giờ bạn truy cập Google Sheets ngay cả khi ngoại tuyến.
Dùng các bước đơn giản này, bạn tạo và dùng Google Sheets.
Lợi ích của Google Sheets
Dùng bất cứ lúc nào, đâu đó vì là bảng tính trực tuyến. Hơn nữa, dùng được ngoại tuyến.
Miễn phí, không trả phí dùng Google Sheets.
Đa dụng, dùng trên nhiều thiết bị và nền tảng khác nhau.
Có thể dùng add-on tăng chức năng Google Sheets.
Đây là một số lợi ích Google Sheets và cách dùng Google Sheets. Nếu bạn lần đầu dùng bảng tính trực tuyến, hướng dẫn người mới này sẽ giúp ích. Nếu thích, hãy chia sẻ cho bạn bè.
Chúng tôi mong nghe ý kiến bạn. Hãy để lại bình luận cho chúng tôi biết bạn nghĩ gì về bài viết.