Chữ ký trong Gmail là cái chạm cá nhân duy nhất bạn có thể thêm vào mọi email gửi đi. Nhưng có một vấn đề nhỏ: Gmail chỉ cho phép một chữ ký cho mỗi tài khoản email.
Bạn có thể vượt qua hạn chế này với công cụ bên thứ ba, hoặc dùng một trong các tính năng gốc của Gmail để khéo léo vượt qua giới hạn. Tính năng đó gọi là Canned Responses (Phản hồi có sẵn), là các mẫu định dạng sẵn để tái sử dụng. Đây là cách dùng chúng làm chữ ký.
Cách dùng Canned Responses làm chữ ký trong Gmail
Trước hết, bạn phải bật Canned Responses trong Cài đặt Gmail, sau đó áp dụng chúng làm chữ ký:
- Nhấp vào Biểu tượng bánh răng > Cài đặt.
- Đi đến thẻ Labs và bật Canned Responses từ danh sách tính năng thử nghiệm.
- Nhấp Lưu thay đổi ở dưới và quay lại hộp thư đến.
- Mở tin nhắn mới. Viết và định dạng văn bản bạn muốn cho chữ ký.
- Nhấp vào mũi tên nhỏ nói Tùy chọn khác ở góc dưới bên phải.
- Sau đó chọn Canned Responses > Lưu > Phản hồi có sẵn mới.
- Một hộp hiển thị với trường để lưu phản hồi có sẵn với tên cụ thể. Dùng cái này để đặt nhãn duy nhất cho mỗi chữ ký. Ví dụ: "Cá nhân", "Gia đình", hoặc "Chữ ký công ty".
Bây giờ, bạn có thể mở email mới và vào cùng menu Canned Responses, nhưng chọn chữ ký từ nhóm Chèn. Cũng lưu ý dòng chủ đề mới lấy tên chữ ký bạn đã thiết lập. Và rõ ràng, không giống chữ ký email mặc định, cách giải quyết này không tự động. Bạn phải chọn chữ ký đúng mỗi lần thủ công.
Tôi khuyên dùng chữ ký Gmail mặc định tự động, sau đó giữ một vài chữ ký đặc biệt qua canned responses cho dịp hiếm. Lựa chọn thay thế là dùng công cụ như WiseStamp, cũng hỗ trợ nhiều chữ ký trong Gmail.
Bạn cần nhiều chữ ký trong Gmail? Bạn phụ thuộc vào công cụ bên thứ ba hay máy khách email như Microsoft Outlook?