Sau lần cải版 giao diện gần đây, Gmail đã khẳng định lại vị trí dịch vụ email tốt nhất nhờ sự thân thiện và dễ truy cập. Cũng dễ dàng thêm các tính năng bổ sung cho Gmail bằng tiện ích mở rộng. Trong số những thứ tốt nhất là Phản hồi tự động (Canned Responses) – email được viết sẵn bởi chính bạn, có thể gửi chỉ bằng một cú nhấp chuột, thậm chí tự động.
Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo phản hồi tự động, sau đó dùng bộ lọc để gửi chúng như phản hồi tự động cho bất kỳ ai bạn muốn.
Bật Phản Hồi Tự Động
Trước tiên, bạn cần bật Phản hồi tự động trong Gmail. Hơi bí ẩn tại sao tính năng hữu ích này không được bật mặc định.
Để bật Phản hồi tự động, nhấp biểu tượng răng cưa góc trên phải của hộp thư Gmail.
Trong Cài đặt nhấp tab Nâng cao, sau đó chọn "Bật" bên cạnh "Phản hồi tự động".
Cách Sử Dụng Phản Hồi Tự Động
Kể từ bây giờ, khi soạn email mới, bạn có thể nhấp biểu tượng menu ba chấm trong hộp "Tin nhắn mới", và "Phản hồi tự động" sẽ xuất hiện như một tùy chọn. Di chuột qua đó, bạn sẽ thấy tùy chọn Chèn, Xóa và Lưu phản hồi tự động.
Để tạo phản hồi tự động mới (hoặc mẫu phản hồi tự động, tùy trường hợp), bỏ qua cài đặt "Phản hồi tự động" por ahora. Chỉ viết những gì bạn muốn nói trong phản hồi tự động vào thân hộp Tin nhắn mới.
Khi xong, nhấp biểu tượng menu góc dưới phải, chọn "Phản hồi tự động", sau đó nhấp "Phản hồi tự động mới".
Bạn sẽ được nhắc đặt tên cho phản hồi tự động. Đặt nhãn, và nhấp "OK". Chúng tôi đặt tên là "Cuộc họp".
Bây giờ, lần sau bạn vào menu Phản hồi tự động trong hộp Tin nhắn mới, bạn sẽ thấy phản hồi tự động mới xuất hiện như tùy chọn. Nếu muốn thêm vào email, chỉ cần nhấp nó dưới tiêu đề "Chèn".
Nếu muốn chỉnh sửa phản hồi tự động, trước tiên mở nó dưới tiêu đề "Chèn", làm thay đổi, sau đó quay lại menu phản hồi tự động và nhấp nó dưới tiêu đề "Lưu". Nhấn OK khi được yêu cầu xác nhận ghi đè.
Để xóa phản hồi tự động, mở menu Phản hồi tự động và chọn nó dưới tiêu đề "Xóa".
Chuyển Phản Hồi Tự Động Thành Phản Hồi Tự Động Thực Sự
Bây giờ là lúc biến những phản hồi tự động này thành phản hồi tự động hoàn chỉnh.
Nhấp biểu tượng răng cưa trong Gmail, sau đó Cài đặt.
Tiếp theo, nhấp "Bộ lọc và địa chỉ bị chặn", rồi ở cuối cùng (có thể cần cuộn nếu bạn đã có bộ lọc) nhấp "Tạo bộ lọc mới".
Trong hộp tiếp theo chọn tiêu chí cho phản hồi tự động – có phải khi nhận email từ địa chỉ cụ thể, email chứa từ "công việc", hay email có thứ cụ thể viết trong dòng "Chủ đề".
Khi xong, nhấp "Tạo bộ lọc", sau đó trong hộp tiếp theo tích vào ô "Gửi phản hồi tự động", và chọn phản hồi tự động bạn muốn gửi.
Khi sẵn sàng, nhấp "Tạo bộ lọc" lại, và bạn đã xong!
Kết Luận
Bạn có thể tạo bất kỳ số lượng phản hồi tự động và mẫu phản hồi tự động bằng phương pháp trên, tạo cơ sở dữ liệu phản hồi tức thì cho mọi mục đích. Bạn có thể có một phản hồi tự động nói bạn sẽ phản hồi sau vài giờ, vài ngày, hoặc thậm chí không bao giờ, nếu bạn muốn. Tùy bạn.
Một việc tuyệt vời khác của phản hồi tự động là tạo chữ ký bạn có thể bỏ vào email. Gmail có tùy chọn Chữ ký, nhưng hơi hạn chế, và bạn cần bật/tắt liên tục. Với phản hồi tự động, bạn có thể nhanh chóng thêm chữ ký theo từng email.
Để biết thêm, xem hướng dẫn của chúng tôi về cách dùng phản hồi tự động như công cụ chữ ký (bạn có thể bỏ qua phần nói về tạo chữ ký).