Sau lần cải tiến giao diện người dùng gần đây, Gmail đã tự khẳng định mình là dịch vụ email tốt nhất nhờ tính thân thiện với người dùng và khả năng truy cập. Cũng dễ dàng thêm nhiều chuông và còi khác nhau vào Gmail bằng các tiện ích mở rộng và tiện ích bổ sung. Trong số những email tốt nhất trong số này là Câu trả lời soạn trước - email do chính bạn viết sẵn, bạn có thể gửi bằng cách bấm ngón tay hoặc thậm chí tự động.
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo câu trả lời soạn trước, sau đó sử dụng bộ lọc để gửi chúng dưới dạng trả lời tự động cho bất kỳ ai bạn muốn.
Bật câu trả lời soạn trước
Trước tiên, bạn cần bật Trả lời soạn trước trong Gmail. Có một chút bí ẩn tại sao một tính năng hữu ích như vậy không được bật theo mặc định.
Để bật Câu trả lời soạn trước, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng cưa ở góc trên cùng bên phải của hộp thư đến Gmail của bạn.
Trong Cài đặt, nhấp vào tab Nâng cao, sau đó chọn “Bật” bên cạnh “Câu trả lời soạn trước”.
Cách sử dụng câu trả lời soạn trước
Từ bây giờ, khi soạn email mới, bạn có thể nhấp vào biểu tượng menu ba chấm trong hộp “Tin nhắn mới” và “Câu trả lời soạn trước” sẽ xuất hiện dưới dạng tùy chọn. Di chuột qua đó và bạn sẽ thấy các tùy chọn Chèn, Xóa và Lưu câu trả lời soạn trước của mình.
Để tạo một câu trả lời soạn trước mới (hoặc mẫu trả lời tự động, tùy từng trường hợp), hãy bỏ qua cài đặt "Câu trả lời soạn trước" ngay bây giờ. Chỉ cần viết những gì bạn muốn nói trong thư trả lời tự động của bạn vào phần nội dung của hộp Tin nhắn mới.
Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào biểu tượng menu ở góc dưới bên phải, chọn “Câu trả lời soạn trước”, sau đó nhấp vào “Câu trả lời soạn trước mới”.
Bạn sẽ được nhắc đặt tên cho câu trả lời soạn trước của mình. Đặt cho nó một nhãn và nhấp vào “OK”. Chúng tôi gọi là “Cuộc họp”.
Bây giờ, vào lần tiếp theo khi bạn chuyển đến menu Câu trả lời soạn trước trong hộp Tin nhắn mới, bạn sẽ thấy thư trả lời tự động mới của mình xuất hiện dưới dạng một tùy chọn. Nếu bạn muốn thêm nó vào email, chỉ cần nhấp vào nó dưới tiêu đề “Chèn”.
Nếu bạn muốn chỉnh sửa câu trả lời soạn trước của mình, trước tiên hãy mở nó trong tiêu đề “Chèn”, thực hiện các thay đổi, sau đó quay lại menu câu trả lời soạn trước và nhấp vào nó dưới tiêu đề “Lưu”. Nhấn OK khi được yêu cầu xác nhận ghi đè.
Để xóa câu trả lời soạn trước, hãy mở menu Câu trả lời soạn trước và chọn nó trong tiêu đề “Xóa”.
Biến câu trả lời soạn trước thành câu trả lời tự động
Giờ đã đến lúc chuyển những câu trả lời soạn trước này thành những câu trả lời tự động hoàn chỉnh.
Nhấp vào biểu tượng bánh răng cưa trong Gmail, sau đó nhấp vào Cài đặt.
Tiếp theo, nhấp vào “Bộ lọc và địa chỉ bị chặn”, sau đó ở dưới cùng (bạn có thể phải cuộn nếu bạn có các bộ lọc hiện có) nhấp vào “Tạo bộ lọc mới”.
Trong hộp tiếp theo, hãy chọn tiêu chí trả lời tự động của bạn - cho dù đó là khi bạn nhận được email từ các địa chỉ cụ thể, email bao gồm từ “công việc” hay email có nội dung cụ thể được viết trong dòng “Chủ đề”.
Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào “Tạo bộ lọc”, sau đó trong hộp tiếp theo, hãy chọn hộp “Gửi câu trả lời soạn trước” và chọn câu trả lời soạn trước mà bạn muốn gửi.
Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp lại vào “Tạo bộ lọc” và bạn đã sẵn sàng!
Kết luận
Bạn có thể tạo bất kỳ số lượng câu trả lời tự động và câu trả lời soạn trước nào bằng cách sử dụng phương pháp trên, tạo cơ sở dữ liệu các câu trả lời tức thì cho mọi mục đích. Bạn có thể có một thư trả lời tự động cho biết bạn sẽ liên hệ lại với ai đó sau vài giờ, vài ngày hoặc thậm chí không bao giờ, nếu bạn muốn. Tùy thuộc vào bạn.
Một công dụng tuyệt vời khác của câu trả lời soạn trước là tạo chữ ký mà bạn có thể gửi vào email của mình. Gmail có tùy chọn Chữ ký, nhưng nó hơi hạn chế và bạn cần bật và tắt tùy chọn này mọi lúc. Với câu trả lời soạn trước, bạn có thể nhanh chóng thêm chữ ký trên cơ sở từng email.
Để tìm hiểu thêm, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách sử dụng câu trả lời soạn trước làm công cụ chữ ký (bạn có thể bỏ qua phần nói về cách tạo chữ ký).