Đến nay, hầu hết mọi người biết thêm chữ ký (signature) cuối email là thông lệ. Nhưng gõ thủ công chữ ký mỗi lần rất phiền toái. Vì vậy chúng tôi muốn chỉ cách thêm chữ ký trong Gmail.
Khi tạo chữ ký trên Gmail và gán cho địa chỉ email, bạn tiết kiệm được nhiều thời gian. Thay vì gõ chữ ký mỗi lần gửi mail mới, Gmail sẽ tự động thêm chữ ký vào cuối email.
Cài đặt chữ ký Gmail không nhất thiết dễ tìm. Với hàng tá menu và tùy chọn, việc tìm đường đến đúng chỗ có thể khó khăn. May mắn thay, chúng tôi có hướng dẫn từng bước đến menu cài đặt chữ ký Gmail.
Tại sao bạn nên thêm chữ ký Gmail
ĐỌC THÊM: Cách tắt chế độ ngoại tuyến Gmail và xóa cache
Như đã nói, thêm chữ ký Gmail tiết kiệm rất nhiều thời gian dài hạn. Chữ ký email có thể khá dài, tùy thuộc vào nơi bạn gửi.
Một chữ ký email tốt có thể giúp bạn khác biệt với người gửi khác. Nhưng nếu không muốn gõ lại toàn bộ chữ ký mỗi lần, bạn cần tạo chữ ký trong Gmail.
Bạn thậm chí có thể tạo nhiều chữ ký khác nhau tùy theo người nhận. Chúng ta sẽ nói về điều này sau.
Cách thêm chữ ký vào Gmail từ máy tính
Trước hết, xem nơi bạn dùng Gmail nhiều nhất. Thêm chữ ký trên máy tính cần truy cập trang Gmail trên trình duyệt.
- Đăng nhập Gmail, nhấn biểu tượng bánh răng (cogwheel) menu cài đặt
- Nhấn Xem tất cả cài đặt (See all settings)
- Kéo xuống tìm phần Chữ ký (Signature), nhấn Tạo mới (Create new)
- Đặt tên cho chữ ký, nhấn Tạo (Create) (tên này chỉ để nhận diện, không phải nội dung chữ ký)
- Trong ô bên phải, gõ nội dung chữ ký. Có thể định dạng với hình ảnh hoặc kiểu chữ khác nhau
- Dưới ô chữ ký, chọn chữ ký hiển thị cho email mới, trả lời, hoặc cả hai
- Khi xong, kéo xuống chọn Lưu thay đổi (Save Changes)
ĐỌC THÊM: Cách thay đổi cài đặt spam Gmail và tùy chỉnh bộ lọc
Đó là cách tạo chữ ký đầu tiên trong Gmail. Bạn có thể dùng cùng phương pháp để thiết lập chữ ký thêm sau cái đầu.
Ví dụ: một chữ ký cho email mới, một chữ ký khác cho trả lời/chuyển tiếp.
Nếu bạn từng thắc mắc "Làm sao đổi chữ ký trong Gmail?", bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các chữ ký khi soạn email.
Trong cửa sổ soạn thảo, nhấn nút Chèn chữ ký (Insert signature) ở dưới để chọn chữ ký khác. Gmail sẽ tự thay chữ ký cũ bằng chữ ký mới bạn chọn.
Cách thêm chữ ký Gmail qua ứng dụng di động
Nếu bạn dùng app Gmail trên Android/iOS, cũng có thể thêm chữ ký trên thiết bị đó.
Nhưng hoạt động hơi khác so với bản desktop: chỉ đặt được một chữ ký cho mỗi địa chỉ email trên mobile. Dù vậy, đây là cách làm:
- Trong app Gmail, chọn menu hamburger
- Chọn Cài đặt (Settings) ở dưới
- Chọn tài khoản Gmail phù hợp
- Kéo xuống phần Chung (General), tìm tùy chọn Chữ ký di động (Mobile signature)
- Gõ chữ ký, chọn OK
Đó là cách thêm chữ ký Gmail di động trên Android/iOS. Bạn thấy không có tùy chọn định dạng phong phú như bản desktop.
Ngoài ra, không cách nào thiết lập nhiều chữ ký trên app Gmail di động. Nếu đặt chữ ký di động, nó sẽ thêm vào mọi email bạn gửi.
Bạn có thể xóa thủ công chữ ký cuối email. Nhưng chắc chắn không có tùy chỉnh như trên desktop. Tùy chọn chữ ký di động vẫn có trên iOS/Android nếu bạn cần.
Chữ ký email giúp bạn khác biệt với người gửi khác
Đó là tất cả về thiết lập chữ ký Gmail. Có một chữ ký email đẹp giúp bạn nổi bật, nghĩa là tin nhắn của bạn sẽ được đọc nhiều hơn.
Nếu dùng Gmail, bạn có nhiều lựa chọn chữ ký: nhiều chữ ký tự động điền tùy theo email mới hoặc trả lời.
Bạn thậm chí có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các chữ ký đã lưu, miễn là dùng bản desktop Gmail. Chỉ nhớ đừng vô tình xóa tài khoản khi lướt cài đặt.
Bạn có ý kiến gì? Chia sẻ trong bình luận hoặc trên Twitter/Facebook.
Đề xuất của biên tập viên:
- Cách đổi mật khẩu Gmail và lý do nên làm
- Cách chặn địa chỉ email trong Gmail
- Tạo, tùy chỉnh, xóa hồ sơ Google Chrome
- Cách cập nhật Google Chrome trên hầu như mọi thiết bị