Chúng ta đều nhận nhiều email, và không phải tất cả đáng thời gian. Mặc dù việc duyệt hộp thư đến và chọn xóa tin không quan trọng có vẻ sáo rỗng, nhưng nó lãng phí nhiều thời gian. Vì vậy, chúng ta sẽ dùng bộ lọc (filters) trong Mail để tự động存档 (auto-file) những email phổ biến nhất.
Trong Mail cho OS X, vào Mail > Preferences (Tùy chọn) rồi nhấp Rules (Quy tắc). Quy trình giống hệt trong Outlook, trừ việc vào Outlook > Preferences. Trong Gmail, mở Settings (Cài đặt), nhấp Filters (Bộ lọc) rồi Create new filter (Tạo bộ lọc mới). Nếu dùng client khác, có thể phải làm theo bước khác.
Dưới đây là vài ý tưởng bộ lọc và cách thiết lập.
Hóa đơn iTunes/Amazon
Cái này dễ thiết lập. Người gửi nên là @iTunes.com với chủ đề "Hóa đơn của bạn" ("Your receipt") cho đơn iTunes, và người gửi admin@wsxdn.com với chủ đề "Đơn hàng Amazon của bạn*" ("Your Amazon Order*") cho đơn Amazon. Bạn muốn ứng dụng email đánh dấu đã đọc (mark as read) và lưu vào thư mục bạn đã tạo. Tôi thừa nhận có vẻ phức tạp, nhưng nó đảm bảo bạn vẫn nhận email iTunes/Amazon khác mà không làm rối hộp thư đến.
Bạn có thể dễ dàng lặp lại cho các trang mua sắm trực tuyến khác bằng cách lấy định dạng email và chủ đề của họ và làm theo các bước trên.
Danh sách quảng cáo (Promotional Lists)
Đôi khi bạn rơi vào danh sách email quảng cáo từ chối gỡ bạn hoàn toàn. Tôi gặp trường hợp này khi mua nhà, vài môi giới không ngừng spam danh sách nhà mới trong khu vực hàng tháng sau đó. Thiết lập bộ lọc email dễ hơn đối phó với hệ thống hủy đăng ký — chỉ cần thiết lập xóa tất cả mail từ *@domain.name ngay khi đến.
Nếu thực sự muốn đọc email quảng cáo, bạn có thể chuyển chúng đến thư mục khác thay vì xóa hoàn toàn. Cách đó, bạn vẫn biết giảm giá 50% flash sale mà không bị phân tâm từ việc quan trọng hơn.
Cảnh báo Lịch (Calendar Alerts)
Tôi không xử lý nhiều cảnh báo email lịch trên máy nhà, nhưng chúng khiến tôi phát điên ở công ty. Chương trình lịch đã gửi nhắc nhở, nên không cần nhắc nhở khác nảy lên trong email. Tôi thường nhận từ Google Calendar, nên tôi tạo bộ lọc thu thập email với người gửi admin@wsxdn.com và dòng chủ đề không chứa "Mời" (Invitation) hoặc "Cập nhật" (Update). Điều này đảm bảo bạn nhận mời mới hoặc cuộc hẹn cập nhật trong khi cho phép đánh dấu tất cả cảnh báo là đã đọc và giữ khỏi hộp thư đến.
Đây chỉ là vài bộ lọc khởi động: Bạn có thể tìm ra điều khác muốn lọc khi nắm rõ loại tin nhắn nào lãng phí thời gian. Tìm thấy bộ lọc đặc biệt hữu ích? Cho chúng tôi biết trên Twitter @macgasm.