Tôi chưa bao giờ là người dùng danh sách (lists). À, tôi đã thử dùng, nhưng sau một hai ngày, tôi đẩy chúng sang một bên và bỏ qua hoàn toàn, quay lại chế độ làm việc hời hợt.
Chắc cảm giác "có chuyện trong tay" (have one's shit together) rất tuyệt. Tôi không biết.
Nhưng nếu có nhiệm vụ tôi tuyệt đối, chắc chắn, không được quên, tôi đã tìm ra cách nhắc nhở bản thân bằng tín hiệu trực quan (visual cues).
Lý thuyết làm việc của tôi: Nếu tôi khiến mình phát điên với những thứ ngoài chỗ, tôi sẽ nhớ hoàn thành nhiệm vụ gấp, dù là trả hóa đơn, in tài liệu, hay trả lời email. Tôi làm được bằng vài cách:
Làm phiền bản thân với đồ vật ngoài chỗ. Tôi không phải người sạch sẽ (neat-nick), nhưng cố gắng giữ khu vực làm việc ít rối mắt vì nó phân tâm và gây stress. Vì vậy để nhắc nhở mình làm gì, tôi đặt vật liên quan đến nó ở nơi rõ ràng, chắc chắn khiến tôi phiền. Ví dụ: nếu phải trả hóa đơn mà luôn trì hoãn, tôi để phong bì trên bàn phím để thấy ngay khi ngồi xuống máy tính.
Để email ở trạng thái chưa đọc (unread). Tương tự, nếu cần trả lời email, tôi có thể để email đó — và chỉ email đó — ở trạng thái unread cho đến khi sẵn sàng xử lý. Huy hiệu 17 email unread có thể không phiền tôi, nhưng có một email unread sẽ phiền.
Thêm mục vào Dock. Khi còn ở đại học, tôi thêm icon tài liệu cần in vào Dock như một loại nhắc nhở. Tôi không thường có tài liệu trong Dock, nên chiêu này nhắc nhở trực quan hiệu quả.
Dùng cảnh báo Lịch (Calendar Alerts). Thêm sự kiện vào Lịch OS X, đặt hiển thị thông báo trước khi cần xong việc. Khi đi khóa (dismiss) cảnh báo, đừng Đóng (Close); hãy chỉ Hoãn (Snooze) cho đến khi thực sự hoàn thành việc.
Dùng cửa sổ Stickies nổi (floating). App Stickies của OS X cho phép đặt ghi chú nổi trên tất cả cửa sổ OS X. Tạo ghi chú mới (File > New Note), gõ ghi chú cho mình (tôi thích chữ to, đậm). Vào Note > Floating Window (Cửa sổ nổi) và đặt ghi chú ở đâu trên màn hình bạn dễ thấy.
Vẽ trên背面手 (back of hand). Chiêu khác tôi dùng: vẽ cái gì — mặt cười chẳng hạn — trên背面手 với bút permanent marker. Nhắc nhở trực quan cao độ để hoàn thành nhiệm vụ, theo vần điệu trick dây quanh ngón tay cũ, nhưng ít phân tâm hơn.