Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Phần Cứng >> Máy In & Máy Quét

Cách dùng máy quét để tổ chức tài liệu giấy hiệu quả

Tóm tắt nhanh

  • Trước khi số hóa, tạo thư mục và thư mục con để tổ chức file.
  • Đảm bảo máy quét/máy in hỗ trợ phần mềm OCR (Nhận dạng ký tự quang học) và đã cài đặt OCR.
  • Quy trình khác nhau tùy bạn quét tài liệu trên Mac hay Windows.

Số hóa tài liệu giấy giúp tổ chức hồ sơ quan trọng. File số (PDF) có thể chuyển thành file tìm kiếm được nhờ phần mềm OCR thường đi kèm máy in. Thông tin không còn chiếm diện tích, dễ tìm kiếm hơn. Cũng có thể lưu file số trên CD/DVD, USB, lưu trữ đám mây. Đây là cách tổ chức tài liệu quét.

Cách dùng máy quét để tổ chức tài liệu giấy hiệu quả
Hệ thống tài liệu số hóa có tổ chức

Cách dùng máy quét để tổ chức

Dưới đây là các bước tổ chức gia đình/văn phòng bằng máy quét. Bạn cần máy quét tài liệu. Không cần đắt hay cao cấp. Nếu chưa có, tham khảo bài đánh giá máy quét ảnh và tài liệu để chọn mua.

Nếu không muốn máy quét riêng, máy in All-in-One giá rẻ cũng làm được.

  1. Lọc tài liệu: quyết định gì số hóa, gì vứt.

    Có thể tốn thời gian. Làm từng chút nếu cần.

  2. Tạo cấu trúc thư mục trước khi số hóa. Xác định danh mục cần thiết, tạo thư mục cho từng loại. Ví dụ: hóa đơn thẻ tín dụng một thư mục, bảo hiểm xe một thư mục. Hóa đơn điện thoại, hóa đơn tạp hóa, hóa đơn sửa nhà... mỗi loại một thư mục. Trong mỗi thư mục, tạo thư mục con theo năm (hoặc tháng). Dễ dàng hơn là bắt đầu có hệ thống tổ chức và thêm tài liệu mới vào đúng file, thay vì sắp xếp lại mỗi khi quét hóa đơn mới.

    Tạo thư mục trên Windows: Chuột phải màn hình nền → Mới (New) → Thư mục (Folder). Lặp lại bên trong thư mục mới để tạo thư mục con. Trên Mac: Chọn File → Thư mục mới (New Folder), hoặc nhấn Shift + Command + N.

  3. Kiểm tra máy quét/máy in có kèm phần mềm OCR. Cho phép quét tài liệu thành PDF và chỉnh sửa file. Khá khả năng phần mềm OCR tốt đã có sẵn trên Windows.

    Nếu chưa cài OCR, ABBYY FineReader và Adobe Acrobat Pro DC là lựa chọn phổ biến.

  4. Bắt đầu quét tài liệu. Cách làm chính xác phụ thuộc loại máy quét và phần mềm bạn dùng.

    Lifewire có hướng dẫn quét tài liệu trên Windows và Mac.

  5. Duy trì thói quen số hóa thường xuyên. Sau khi số hóa xong, hãy quét tự động mỗi khi có hóa đơn/tài liệu mới. Nếu không, giấy tờ sẽ lại chồng chất.