Một vài năm trước, một đồng nghiệp và tôi đã có một cuộc trò chuyện về chủ đề email. Hộp thư đến của cô ấy chứa hàng chục nghìn email và khi cô ấy giải thích lý do tại sao cô ấy không dọn dẹp nó, cô ấy đã nêu ra một điểm hay - tại sao lại dồn hết tâm sức vào việc phân loại email trong khi bạn chỉ có thể tìm kiếm những gì mình đang tìm kiếm?
Inbox Zero là một khái niệm yêu thích của nhiều người về năng suất:Bạn làm việc để xóa hộp thư đến email của mình một cách thường xuyên, gửi đi các thư bạn cần và xóa phần còn lại. Ý tưởng ở đây là hộp thư đến như một nơi tạm thời cho email, không phải là một ngôi nhà cố định cho các tin nhắn. Đó là một khái niệm gọn gàng và có những ưu điểm của nó, nhưng theo một số cách, nó giống như một sự chuyển tải từ những ngày thư ốc sên.
Email, tất nhiên, về mặt khái niệm dựa trên thư tốt:Bạn gửi email đến các địa chỉ, giống như bạn làm với các bức thư thực. Bạn bao gồm một dòng chủ đề, giống như bạn có thể làm với một bản ghi nhớ in. Email của bạn đến trong hộp thư của bạn; thư đến sẽ chuyển đến hộp thư đến của bạn, trong khi thư đi sẽ đi đến hộp thư đi của bạn.
Khi bạn xử lý các tài liệu vật lý như thư, bạn cần phải xử lý tất cả bằng cách nào đó. Bạn sắp xếp nó, bạn bỏ rác những thứ bạn không cần, bạn bỏ đi những thứ cần giữ lại.
Nhưng thư email không phải là tài liệu giấy:Trong thế giới thực, bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc quản lý thực tế các tài liệu giấy — không có Google hoặc Spotlight cho các tài liệu bản in. Bạn không có cách nào khác ngoài việc sắp xếp và lưu trữ tài liệu, kẻo bạn bị choáng ngợp bởi tất cả.
Điều tương tự cũng được áp dụng cho email — và tài liệu trên ổ cứng của bạn — 15 năm trước. Có một thời, khi tôi vẫn còn học đại học, tôi đã có một hệ thống phân loại tài liệu khá đầy đủ:tôi sắp xếp các tệp trong các thư mục được sắp xếp theo năm, rồi theo lớp, rồi phân công khi cần thiết. Công nghệ tìm kiếm vẫn còn thiếu nên đây là cách dễ nhất để tìm tệp của bạn.
Nhưng vào năm 2015, chúng tôi có các tính năng tìm kiếm email mạnh mẽ — bạn có thể tìm thấy tài liệu, trên ổ cứng hoặc trên đám mây — trong giây lát, chỉ bằng cách gõ một vài tổ hợp phím. Kiểu tìm kiếm tức thì này làm giảm nhu cầu về cấu trúc hồ sơ cứng nhắc như vậy — đối với tôi, dù sao đi nữa.
Tại sao bạn vẫn nên thử Inbox Zero
Tuy nhiên, bạn có thể thấy một hộp thư đến chứa đầy hàng nghìn thư là một mớ hỗn độn không thể dung nạp được. Nếu bạn dễ dàng bị mất email — và nếu bạn nhận thấy việc để lại những email mà bạn cần phải xử lý để được đánh dấu là chưa đọc thì tốt nhất là không có gì đáng lo ngại — Inbox Zero có thể là cách tiếp cận phù hợp với bạn. Ngoài ra, tôi có thể thấy việc bắt đầu với một hộp thư đến sạch sẽ có thể cảm thấy mệt mỏi như thế nào và cũng như tôi cần không gian làm việc vật lý gọn gàng hợp lý để hoạt động, tôi không nghi ngờ rằng một số hoạt động tốt hơn với hệ thống lưu trữ email.
Gặp gỡ ở giữa
Tuy nhiên, mặc dù tôi không thấy điểm nào trong việc gửi đi mọi email mà tôi nhận được, nhưng hộp thư đến của tôi không phải là hoàn toàn miễn phí.
Hầu hết email của tôi nằm trong hộp thư đến của tôi. Nhưng không phải tất cả. Tôi giữ một hộp thư riêng cho một số thư nhất định — chẳng hạn như biên nhận đã gửi qua email — mà tôi muốn giữ cho hồ sơ cá nhân của mình. Tôi cũng định kỳ xem qua và xóa mọi email quảng cáo — cập nhật Twitter, bản tin, quảng cáo, v.v. — mà tôi có thể đã bỏ qua. Nếu tôi cần trả lời một email, tôi sẽ đánh dấu là chưa đọc hoặc tìm các cách khác để tự nhắc mình trả lời.
Vì vậy, có một số thứ tự cho hộp thư đến của tôi, ngay cả khi nó có vẻ hỗn loạn ở cái nhìn đầu tiên. Có thể bạn đang ở cùng một con thuyền.
Chúng tôi muốn đề xuất của bạn
Hệ thống gửi email của bạn trông như thế nào? Chúng tôi rất muốn nghe ý kiến của bạn:Gửi một ghi chú cho nmediati tại macgasm dot net và cho chúng tôi biết bạn hiểu hộp thư đến của mình như thế nào. Chúng tôi thậm chí có thể xuất bản nội dung bạn gửi – tất nhiên là với sự cho phép của bạn.