Vài năm trước, một đồng nghiệp và tôi trò chuyện về email. Hộp thư đến của cô ấy chứa hàng chục nghìn email, và khi giải thích tại sao không dọn dẹp, cô ấy nêu điểm tốt — tại sao phải tốn năng lượng sắp xếp email khi bạn chỉ cần tìm kiếm thứ cần tìm?
Inbox Zero là khái niệm yêu thích của nhiều "chuyên gia năng suất" (productivity wonks): Bạn làm việc để dọn sạch hộp thư đến thường xuyên, lưu trữ (file) tin nhắn cần thiết và xóa phần còn lại. Ý tưởng là coi hộp thư đến là nơi đậu临时 (temporary landing place) cho email, không phải nhà thường trú (permanent home) cho tin nhắn. Khái niệm gọn gàng và có ưu điểm, nhưng ở khía cạnh nào đó, nó hơi giống di sản từ thời "snail mail" (thư bưu chính truyền thống).
Email về mặt khái niệm dựa trên thư bưu chính truyền thống: Bạn gửi email đến địa chỉ, như gửi thư thật. Bạn có dòng chủ đề (subject), như memo in. Email đến hộp thư (mailbox); thư đến vào inbox, thư đi vào outbox.
Khi xử lý tài liệu vật lý như thư, bạn phải xử lý tất cả. Bạn phân loại, vứt thứ không cần, lưu thứ cần giữ.
Nhưng tin nhắn email không phải tài liệu giấy: Trong thế giới thực, bạn không có lựa chọn ngoài quản lý vật lý tài liệu giấy — không có Google hay Spotlight cho tài liệu cứng. Bạn không có lựa chọn khác ngoài phân loại và lưu trữ, nếu không sẽ bị ngập bởi chúng.
Cái tương tự áp dụng cho email — và tài liệu trên ổ cứng — 15 năm trước. Lúc đó, khi tôi còn ở đại học, tôi có hệ thống khá kĩ sắp xếp tài liệu: tổ chức thư mục theo năm, rồi lớp, rồi bài tập nếu cần. Công nghệ tìm kiếm còn kém, nên đó là cách dễ nhất tìm file.
Nhưng năm 2015, chúng ta có tính năng tìm kiếm email mạnh mẽ — tìm tài liệu, trên ổ cứng hoặc đám mây — trong tích tắc, chỉ bằng vài phím. Loại tìm kiếm tức thì này giảm nhu cầu cấu trúc lưu trữ cứng nhắc — đối với tôi, trên hết.
Tại sao bạn vẫn nên thử Inbox Zero
Vẫn vậy, bạn có thể thấy hộp thư đến ngàn tin nhắn là hỗn loạn, khó chịu. Nếu bạn hay mất email — và thấy để email cần xử lý ở trạng thái chưa đọc (unread) là cách lự (kludge) — Inbox Zero có thể đúng cho bạn. Cũng thấy việc bắt đầu với inbox sạch sẽ cảm thấy thanh thản (cathartic), và giống như tôi cần không gian vật lý gọn gàng để hoạt động, tôi không ngờ有人 hoạt động tốt hơn với hệ thống lưu trữ email.
Gặp nhau ở giữa
Vẫn vậy, dù tôi không thấy ý nghĩa lưu trữ mọi email nhận được, inbox của tôi không hoàn toàn tự do.
Đa số email nằm trong inbox. Nhưng không phải tất cả. Tôi giữ hộp thư riêng cho tin nhắn nhất định — như hóa đơn email — mà tôi muốn lưu cho hồ sơ cá nhân. Tôi cũng định kỳ dọn dẹp email quảng cáo — cập nhật Twitter, bản tin, quảng cáo — mà có thể bỏ lỡ. Nếu cần trả lời email, tôi hoặc để nó unread hoặc tìm cách khác nhắc mình trả lời.
Vậy có chút trật tự trong inbox, dù nhìn hỗn loạn lúc đầu. Có lẽ bạn cũng cùng thuyền.
Chúng tôi muốn ý kiến của bạn
Hệ thống lưu trữ email của bạn trông như nào? Chúng tôi muốn nghe: Gửi tin nhắn đến nmediati at macgasm dot net và cho chúng tôi biết bạn làm thế nào để hiểu inbox. Chúng tôi có thể đăng tải bài của bạn — với sự cho phép, tất nhiên.