Người dùng Apple Mail có thể gặp nhiều vấn đề với tệp đính kèm. Đồ họa và tệp PDF có thể hiển thị trong nội dung thư. Các tệp bạn gửi từ máy Mac có thể không hiển thị chính xác trong Windows. Hoặc thậm chí tệ hơn --- tin nhắn của bạn có thể không đến được người nhận do kích thước của nó.
Vấn đề này phức tạp vì mọi người sử dụng các ứng dụng email khách và hệ điều hành khác nhau để trao đổi thư. Tìm hiểu thêm về tệp đính kèm trong email sẽ giúp bạn tránh được một số vấn đề này.
Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách hoạt động của tệp đính kèm và các phương pháp quan trọng để khắc phục sự cố.
MIME là gì?
Trong những ngày đầu tiên, email chỉ là văn bản thuần túy. Theo thời gian, mọi người muốn trao đổi các tệp đa phương tiện và hơn thế nữa qua email.
Do đó, một hệ thống mới đã ra đời với tên gọi MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions). Nó là một tiêu chuẩn để mở rộng khả năng hạn chế của email với nhiều tính năng hữu ích. Bạn có thể gửi nhiều tệp đính kèm trong một tin nhắn, sử dụng các bộ ký tự quốc tế không phải mã ASCII, sử dụng văn bản đa dạng thức trong tin nhắn cho nhiều phông chữ và màu sắc khác nhau, đồng thời gửi các tệp âm thanh, video và hình ảnh.
MIME hoạt động như thế nào?
Mục đích của MIME là gắn nhãn nội dung của thư bằng một tiêu đề đặc biệt. Nó ra lệnh và mô tả các phân đoạn có trong nội dung thư. Tiêu đề này sau đó được ứng dụng email khách đọc để diễn giải và định dạng thư.
MIME xác định một số trường tiêu đề. Đây là Phiên bản MIME , Loại-Nội dung , Nội dung-Chuyển-Mã hoá , Nội dung-Bố trí , và hơn thế nữa. Xem trang Wikipedia trên MIME để biết thêm chi tiết.
Sự hiện diện của tiêu đề MIME-Version cho biết rằng tin nhắn tuân thủ MIME. Loại-Nội dung cho biết loại phương tiện được bao gồm trong nội dung thư và Bố trí nội dung xác định cài đặt tệp đính kèm.
A Loại-Nội dung với hình ảnh / gif cho khách hàng biết rằng hình ảnh đính kèm là GIF và yêu cầu người xem hình ảnh xem được. Tương tự, một Loại-Nội dung với nhiều phần / hỗn hợp cho khách hàng biết rằng thư là hỗn hợp của văn bản thuần túy và tệp đính kèm.
Nếu bạn mở nguồn của thư, bạn có thể tự kiểm tra các tiêu đề này. Mở thư trong Apple Mail ứng dụng và chọn Xem> Tin nhắn> Nguồn thô .
Khi người dùng gửi tin nhắn có tệp đính kèm, MIME sẽ mã hóa các phần khác nhau của tin nhắn thành văn bản thuần túy. Quá trình mã hóa diễn ra nhanh chóng trong nền. Ứng dụng khách của người nhận đọc tiêu đề, giải mã nhiều phần của thư và hiển thị cho người dùng.
Khi Tệp đính kèm Sai
Vai trò của một ứng dụng email rất đơn giản đối với cả thư đến và thư đi. Nó phải mã hóa và giải mã thông điệp một cách chính xác, tạo và diễn giải các thẻ HTML với tham chiếu thích hợp cho đồ họa và đặt đúng bố trí nội dung thuộc tính cho mỗi tệp đính kèm.
Không có ứng dụng email hoàn hảo. Mọi thứ, bao gồm cả Apple Mail, đều có thể gặp phải những vấn đề sau:
- Người nhận có thể có một ứng dụng email cũ không hỗ trợ một dạng mã hóa cụ thể. Do đó, tin nhắn và tệp đính kèm có thể đến dưới dạng một đoạn mã lộn xộn.
- Tệp đính kèm xuất hiện trong dòng chứ không phải ở cuối thư.
- Những người sử dụng các hệ điều hành khác nhau có thể gặp phải hành vi lạ với tệp đính kèm.
- Một số người có thể hoàn toàn không nhận được tệp đính kèm. Các ứng dụng và dịch vụ email từ chối xử lý các thư trên một kích thước nhất định.
Thực hiện theo các mẹo của chúng tôi bên dưới để tránh những vấn đề về tệp đính kèm này.
1. Sử dụng Mail Drop và các dịch vụ đám mây tương tự
Trong macOS 10.10 Yosemite trở lên, nếu tổng kích thước của thư gửi đi lớn hơn 20MB, tính năng Thư thả sẽ tự động hoạt động. Khi được bật, nó sẽ tải tệp lên iCloud (với giới hạn 5 GB), xóa tất cả tệp đính kèm khỏi và thay thế chúng bằng các liên kết. Liên kết là tạm thời và sẽ hết hạn sau 30 ngày.
Theo mặc định, Mail Drop được bật cho iCloud. Nhưng nếu bạn cũng muốn cho phép tính năng này cho các tài khoản email không phải iCloud, hãy đi tới Thư> Tùy chọn, nhấp vào Tài khoản và chọn tài khoản email không phải iCloud của bạn từ bảng điều khiển bên trái. Trong Thông tin tài khoản, chọn hộp cho Gửi tệp đính kèm lớn bằng Thư thả.
Nếu bạn không muốn sử dụng Mail Drop, hãy đặt các tệp của bạn vào bộ nhớ đám mây mà bạn chọn và chia sẻ liên kết đến tệp đó trực tiếp với người nhận. Thư của bạn sẽ đến với họ nhanh hơn và bỏ qua toàn bộ vấn đề về giới hạn kích thước tệp đính kèm.
2. Sử dụng Phần đính kèm Thân thiện với Windows
Trong macOS, một số tệp đồ họa có một thành phần vô hình được gọi là nhánh tài nguyên. Điều này lưu trữ thông tin tệp như loại, biểu tượng, siêu dữ liệu, hình thu nhỏ của hình ảnh và hơn thế nữa. Khi chia sẻ các tệp này qua email hoặc với Windows, bạn sẽ thấy hai tệp riêng biệt. Một là tệp dữ liệu và một là phân nhánh tài nguyên được đặt trước bởi quy ước đặt tên "__".
Trên macOS, bạn sẽ không thấy tệp này, nhưng các hệ điều hành khác và ứng dụng email khách không biết phải làm gì với các nhánh tài nguyên. Do đó, chúng xuất hiện dưới dạng các tệp bổ sung không thể đọc được. Để tránh điều này, hãy chọn Chỉnh sửa> Tệp đính kèm> Luôn gửi tệp đính kèm thân thiện với Windows .
Tùy chọn này cũng xuất hiện dưới dạng hộp kiểm ở cuối hộp thoại chọn tệp khi bạn nhấp vào Đính kèm trên thanh công cụ. Nếu bạn thường xuyên gửi tệp cho những người sử dụng Thư Outlook trong Windows, hãy đảm bảo rằng bạn chọn tùy chọn này để loại bỏ phân nhánh tài nguyên khỏi tất cả đồ họa gửi đi.
3. Luôn Bao gồm Phần mở rộng Tệp
macOS và Linux có các cơ chế tích hợp để xác định các loại tệp. Họ sử dụng MIME để xác định loại nội dung và UTI để xác định dữ liệu trong tài liệu, ứng dụng và dữ liệu khay nhớ tạm. Nếu bạn có tệp hình ảnh không có phần mở rộng tệp, bạn có thể bấm đúp vào tệp đó để mở trong Xem trước. Các loại tệp khác cũng mở trong ứng dụng mặc định của chúng. Các ứng dụng phải khai báo loại tài liệu mà chúng có thể mở và ghi vào tệp PLIST của chúng.
Ngược lại, Windows bỏ qua các kiểu MIME. Nó chỉ dựa vào phần mở rộng tệp. Nếu bạn xóa phần mở rộng tệp, Windows sẽ không biết phải làm gì với tệp đó. Vì lý do này, trước khi bạn kéo tệp vào thư, hãy đảm bảo rằng tệp đó có phần mở rộng.
Để làm cho điều này dễ nhìn hơn, hãy mở Finder> Preferences , nhấp vào Nâng cao và chọn nút Hiển thị tất cả tiện ích mở rộng tên tệp hộp kiểm. Khi bạn chọn tùy chọn này, Finder sẽ luôn hiển thị phần mở rộng tên tệp trên màn hình nền, trong thư mục và các nơi khác. Sau đó, bạn có thể kiểm tra kỹ xem tất cả các tệp đính kèm đều có phần mở rộng để giúp người dùng Windows dễ dàng hơn.
4. Đặt Tệp đính kèm ở cuối Thư
Khi bạn kéo và thả tệp vào thư đi, Thư sẽ đặt biểu tượng hoặc hình ảnh kích thước đầy đủ tại vị trí bạn thả tệp đó. Nhưng điều này có thể gây ra sự cố với khách hàng của người nhận. Ứng dụng email của họ có thể không hỗ trợ đồ họa nội tuyến hoặc người dùng có thể đã tắt hiển thị nội tuyến.
Nếu bạn muốn tất cả các tệp đính kèm xuất hiện ở cuối thư gửi đi, hãy chọn Chỉnh sửa> Tệp đính kèm> Luôn Chèn tệp đính kèm ở cuối thư . Nhưng điều này không ảnh hưởng đến việc tệp đính kèm xuất hiện dưới dạng biểu tượng hay hình thu nhỏ.
Nếu bạn nhấp chuột phải vào tệp đính kèm và chọn Xem dưới dạng biểu tượng , bạn có thể làm cho hình ảnh kích thước đầy đủ hiển thị dưới dạng biểu tượng. Nhưng điều này không ảnh hưởng đến cách Mail gửi tin nhắn --- chỉ là cách nó hiển thị cho bạn.
Để khắc phục sự cố này, hãy mở Thiết bị đầu cuối và nhập lệnh sau:
defaults write com.apple.mail DisableInlineAttachmentViewing -bool yesThao tác này sẽ tắt hoàn toàn hình ảnh nội tuyến, bao gồm cả hình ảnh bạn có thể có trong chữ ký email của mình. Nhưng ít nhất điều này sẽ ngăn chặn bất kỳ vấn đề nào từ phía người nhận. Để bật lại hình ảnh nội tuyến, hãy nhập:
defaults write com.apple.mail DisableInlineAttachmentViewing -bool false
Lệnh này rất hữu ích, nhưng thật bất tiện khi luôn bật và tắt đồ họa nội tuyến. Ngoài ra, bạn có thể nén tệp trước khi đính kèm. Điều này không chỉ hợp nhất nhiều tệp thành một mà còn đảm bảo rằng tệp đính kèm sẽ xuất hiện dưới dạng biểu tượng trong ứng dụng khách của người nhận.
Cải thiện Apple Mail thậm chí còn tốt hơn
Giải quyết vấn đề tệp đính kèm là một việc khó khăn. Mặc dù mọi ứng dụng email đều cố gắng đảm bảo tính tương thích tốt nhất, nhưng bạn không bao giờ có thể chắc chắn điều gì sẽ xảy ra khi tệp đính kèm được chuyển từ người gửi sang người nhận. Nếu bạn làm theo tất cả các mẹo này, bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về điều đó.
Đừng quên hộp thư đến trên điện thoại di động của bạn. Chúng tôi đã hướng dẫn cách chặn email trên iPhone của bạn để ngăn chặn những tin nhắn làm phiền.
Cuối cùng, nếu bạn đang sử dụng Mac Mail, hãy thử các mẹo năng suất của chúng tôi.