Người dùng Apple Mail có thể gặp nhiều vấn đề với file đính kèm. Đồ họa và PDF có thể hiện lên trong thân tin nhắn. File bạn gửi từ Mac có thể không hiển thị đúng trên Windows. Thậm chí tệ hơn — tin nhắn của bạn có thể không đến người nhận do kích thước.
Vấn đề này phức tạp vì mọi người dùng ứng dụng email và hệ điều hành khác nhau để trao đổi tin nhắn. Tìm hiểu thêm về file đính kèm email sẽ giúp bạn tránh một số vấn đề này.
Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách file đính kèm hoạt động và các phương pháp quan trọng để khắc phục sự cố.
MIME Là Gì?
Trong những ngày đầu, email chỉ là văn bản thuần túy. Theo thời gian, mọi người muốn trao đổi file đa phương tiện và nhiều thứ hơn qua email.
Do đó, một hệ thống mới sinh ra gọi là MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions - Mở Rộng Thư Internet Đa Mục Đích). Đây là tiêu chuẩn để mở rộng khả năng hạn chế của email với nhiều tính năng hữu ích. Bạn có thể gửi nhiều đính kèm trong một tin nhắn, dùng bộ ký tự quốc tế ngoài mã ASCII, sử dụng rich text (văn bản phong phú) trong tin nhắn cho nhiều font và màu, và gửi file âm thanh, video, và hình ảnh.
MIME Hoạt Động Như Thế Nào?
Mục đích của MIME là gắn nhãn nội dung tin nhắn với một header (tiêu đề) đặc biệt. Nó quy định và mô tả các phân đoạn chứa trong thân tin nhắn. Header này sau đó được đọc bởi ứng dụng email để giải mã và định dạng tin nhắn.
MIME định nghĩa một số trường header. Chúng là MIME-Version, Content-Type, Content-Transfer-Encoding, Content-Disposition, và nhiều hơn. Xem trang Wikipedia về MIME để biết chi tiết.
Sự hiện diện của header MIME-Version chỉ ra tin nhắn tuân thủ MIME. Content-Type chỉ loại phương tiện bao gồm trong thân tin nhắn, và Content-Disposition định nghĩa cài đặt đính kèm.
Content-Type với image/gif báo cho ứng dụng biết hình ảnh đính kèm là GIF và cần trình xem hình ảnh để thấy nó. Tương tự, Content-Type với multipart/mixed báo cho ứng dụng biết tin nhắn là hỗn hợp văn bản thuần túy và đính kèm.
Nếu bạn mở nguồn tin nhắn, bạn có thể kiểm tra các header này. Mở tin nhắn trong ứng dụng Apple Mail và chọn Xem > Tin Nhắn > Nguồn Gốc (Raw Source).
Khi người dùng gửi tin nhắn có đính kèm, MIME mã hóa các phần khác nhau của tin nhắn thành văn bản thuần túy. Quá trình mã hóa diễn ra nhanh chóng trong nền. Ứng dụng người nhận đọc header, giải mã các phần của tin nhắn, và hiển thị cho người dùng.
Khi File Đính Kèm Sai Sót
Vai trò của ứng dụng email đơn giản cho cả tin nhắn đến và đi. Nó phải mã hóa và giải mã tin nhắn đúng cách, tạo và giải mã thẻ HTML với tham chiếu đúng cho đồ họa, và đặt thuộc tính content-disposition đúng cho mỗi đính kèm.
Không có ứng dụng email hoàn hảo. Mọi ứng dụng, bao gồm Apple Mail, có thể gặp phải các vấn đề này:
- Người nhận có thể có ứng dụng email cũ không hỗ trợ hình thức mã hóa cụ thể. Do đó, tin nhắn và đính kèm đến như một hỗn độn code lộn xộn.
- Đính kèm xuất hiện nội tuyến (inline) không phải ở cuối tin nhắn.
- Người dùng hệ điều hành khác nhau có thể gặp hành vi lạ với đính kèm.
- Một số người có thể không nhận được đính kèm. Ứng dụng và dịch vụ email từ chối xử lý tin nhắn trên kích thước nhất định.
Làm theo các mẹo dưới để tránh các vấn đề đính kèm.
1. Sử Dụng Mail Drop Và Các Dịch Vụ Đám Mây Tương Tự
Trong macOS 10.10 Yosemite trở lên, nếu kích thước tổng tin nhắn đi lớn hơn 20MB, tính năng Mail Drop sẽ tự động kích hoạt. Khi bật, nó tải file lên iCloud (giới hạn 5GB), loại bỏ tất cả đính kèm từ tin nhắn, và thay thế bằng liên kết. Liên kết tạm thời, và hết hạn sau 30 ngày.
Mặc định, Mail Drop được bật cho iCloud. Nhưng nếu bạn muốn cho phép tính năng này cho tài khoản email non-iCloud, vào Mail > Tùy Chọn (Preferences), nhấp tab Tài Khoản (Accounts), và chọn tài khoản email non-iCloud từ bảng bên trái. Dưới Thông Tin Tài Khoản (Account Information), tích hộp Gửi đính kèm lớn với Mail Drop.
Nếu bạn không muốn dùng Mail Drop, hãy đặt file vào lưu trữ đám mây bạn chọn, và chia sẻ liên kết trực tiếp đến file đó với người nhận. Tin nhắn sẽ đến nhanh hơn và bỏ qua toàn bộ vấn đề giới hạn kích thước đính kèm.
2. Sử Dụng Đính Kèm Thân Thiện Với Windows
Trong macOS, một số file đồ họa có thành phần vô hình gọi là resource fork (nhánh tài nguyên). Nó lưu thông tin file như loại, biểu tượng, siêu dữ liệu, hình thu nhỏ, và hơn thế. Khi bạn chia sẻ file này qua email hoặc với Windows, bạn sẽ thấy hai file riêng biệt. Một là file dữ liệu, và cái kia là resource fork với quy ước đặt tên "__".
Trên macOS, bạn không thấy file này, nhưng hệ điều hành và ứng dụng email khác không biết làm gì với resource fork. Do đó, chúng xuất hiện như file phụ không đọc được. Để ngăn điều này, chọn Chỉnh Sửa > Đính Kèm > Luôn Gửi Đính Kèm Thân Thiện Windows (Always Send Windows-Friendly Attachments).
Tùy chọn này cũng xuất hiện như hộp kiểm ở dưới cùng hộp thoại chọn file khi bạn nhấp nút Đính Kèm (Attach) trên thanh công cụ. Nếu bạn thường gửi file cho người dùng Outlook Mail trên Windows, hãy chắc chắn chọn tùy chọn này để loại bỏ resource fork khỏi tất cả đồ họa đi.
3. Luôn Bao Gồm Phần Mở Rộng File
macOS và Linux có cơ chế tích hợp để xác định loại file. Chúng dùng MIME để định nghĩa loại nội dung, và UTIs để xác định dữ liệu trong tài liệu, ứng dụng, và dữ liệu clipboard. Nếu bạn có file hình ảnh không có phần mở rộng, bạn có thể đúp chuột mở trong Preview. Các loại file khác mở trong ứng dụng mặc định. Ứng dụng phải khai báo loại tài liệu chúng có thể mở và ghi trong file PLIST.
Ngược lại, Windows bỏ qua loại MIME. Nó chỉ dựa vào phần mở rộng file. Nếu bạn xóa phần mở rộng file, Windows sẽ không biết làm gì với file đó. Vì lý do này, trước khi kéo file vào tin nhắn, hãy chắc chắn file có phần mở rộng.
Để dễ thấy hơn, mở Finder > Tùy Chọn (Preferences), nhấp nút Nâng Cao (Advanced), và chọn hộp kiểm Hiện Tất Cả Phần Mở Rộng Tên File (Show All Filename Extensions). Khi bạn chọn tùy chọn này, Finder sẽ luôn hiển thị phần mở rộng tên file trên màn hình, trong thư mục, và nơi khác. Bạn có thể kiểm tra lại rằng tất cả đính kèm có phần mở rộng để dễ dàng cho người dùng Windows.
4. Đặt Đính Kèm Ở Cuối Tin Nhắn
Khi bạn kéo thả file vào tin nhắn đi, Mail đặt biểu tượng hoặc hình ảnh kích thước đầy đủ tại vị trí bạn thả. Nhưng điều này có thể gây vấn đề với ứng dụng người nhận. Ứng dụng email của họ có thể không hỗ trợ đồ họa nội tuyến, hoặc người dùng có thể đã tắt hiển thị nội tuyến.
Nếu bạn muốn tất cả đính kèm xuất hiện ở cuối tin nhắn đi, chọn Chỉnh Sửa > Đính Kèm > Luôn Chèn Đính Kèm Ở Cuối Tin Nhắn (Always Insert Attachments at End of Message). Nhưng điều này không ảnh hưởng đến việc đính kèm xuất hiện như biểu tượng hay hình thu nhỏ.
Nếu bạn chuột phải vào đính kèm và chọn Xem Dưới Dạng Biểu Tượng (View as Icon), bạn có thể làm hình ảnh đầy đủ hiển thị như biểu tượng. Nhưng điều này không ảnh hưởng đến cách Mail gửi tin nhắn — chỉ cách nó hiển thị cho bạn.
Để khắc phục, mở Terminal và gõ lệnh sau:
defaults write com.apple.mail DisableInlineAttachmentViewing -bool yesĐiều này sẽ tắt hoàn toàn hình ảnh nội tuyến, bao gồm hình ảnh trong chữ ký email. Nhưng ít nhất nó sẽ ngăn vấn đề ở phía người nhận. Để bật lại hình ảnh nội tuyến, nhập:
defaults write com.apple.mail DisableInlineAttachmentViewing -bool false
Lệnh này hữu ích, nhưng bất tiện phải bật/tắt đồ họa nội tuyến liên tục. Thay vào đó, bạn có thể nén file ZIP trước khi đính kèm. Điều này không chỉ gộp nhiều file thành một, mà còn đảm bảo đính kèm sẽ xuất hiện như biểu tượng trong ứng dụng người nhận.
Làm Cho Apple Mail Tốt Hơn Hết
Giải quyết vấn đề đính kèm rất khó khăn. Mặc dù mọi ứng dụng email cố gắng đảm bảo tương thích tốt nhất, bạn không bao giờ chắc chắn gì sẽ xảy ra khi đính kèm đi từ người gửi đến người nhận. Nếu bạn làm theo tất cả mẹo này, bạn không bao giờ phải lo lắng về nó.
Đừng quên hộp thư di động. Chúng tôi đã chỉ cách chặn email trên iPhone để ngăn tin nhắn phiền toái.
Cuối cùng, nếu bạn dùng Mac Mail, hãy thử mẹo năng suất của chúng tôi.