Khi bạn cần gửi một email hàng loạt cho một nhóm lớn người, bạn sẽ cần một quy trình tự động có thể xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại một cách nhanh chóng. Tạo Excel tệp với danh sách email là cách phổ biến nhất để gửi hàng loạt email. Vì vậy, trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách gửi email từ Excel tự động liệt kê cho một số lượng lớn người.
2 Cách tiếp cận Tiện dụng để Gửi Email từ Danh sách Excel
Chúng tôi đã đưa vào hình ảnh dưới đây một tập dữ liệu có tên của một số người, cũng như email và số đăng ký của họ. Từ Excel danh sách, chúng tôi phải gửi email cho từng cá nhân. Để thực hiện điều này, chúng tôi sẽ sử dụng Microsoft Word’s Mail Merge chức năng , theo sau là VBA mã để gửi email đến những người được ưu tiên từ danh sách hiện có.
1. Áp dụng chức năng kết hợp thư để gửi nhiều email từ một danh sách Excel
⇒ Bước 1:Mở tệp Word mới
- Mở Word trống tài liệu.
- Nhấp vào Thư tab.
- Từ Chọn người nhận , hãy chọn tùy chọn Sử dụng danh sách hiện có tùy chọn.
⇒ Bước 2:Liên kết Danh sách Excel với Tệp Word
- Chọn Excel tệp nơi bạn đã tạo danh sách và nhấp vào Mở để mở tệp.
- Chọn số trang nơi bạn đã viết danh sách.
- Sau đó, nhấp vào OK .
⇒ Bước 3:Chèn trường
- Từ Thư , nhấp vào Chèn Trường Hợp nhất để nhập các trường bạn muốn chèn.
- Đầu tiên, hãy chèn Tên bằng cách nhấp vào nó và ở vị trí ưa thích của thư chung.
- Như hình ảnh được hiển thị bên dưới, sau khi thêm Tên , nó sẽ hiển thị dưới dạng biến tên của mỗi người.
- Tương tự, đặt Reg trường bất cứ nơi nào bạn muốn trong tin nhắn văn bản.
- Do đó, nó sẽ xuất hiện như hình bên dưới.
⇒ Bước 4:Kiểm tra kết quả xem trước
- Nhấp vào Kết quả xem trước để xem bản xem trước cuối cùng trước khi gửi email.
- Ảnh chụp màn hình bên dưới cho thấy một email mẫu sẽ trông như thế nào.
⇒ Bước 5:Hợp nhất các email
- Để hợp nhất các email, hãy nhấp vào nút Kết thúc &Hợp nhất tùy chọn.
- Để mở Hợp nhất vào E-mail , hãy chọn hộp Gửi tin nhắn qua email tùy chọn.
- Trong hộp Tới, chọn Email tùy chọn.
- Nhập dòng chủ đề bạn thích vào Dòng chủ đề hộp.
- Định dạng thư sẽ là HTML theo mặc định, vì vậy bạn không cần phải thay đổi nó.
- Trong tùy chọn Gửi bản ghi, nhấp vào Tất cả .
- Cuối cùng, nhấp vào OK để gửi email cho nhiều người nhận cùng một lúc.
- Do đó, tất cả các email sẽ được gửi qua Outlook được liên kết của bạn Kiểm tra Outlook của bạn tùy chọn gửi để xác nhận rằng email đã được gửi.
- Khi mở một email đã gửi, bạn sẽ nhận thấy rằng mỗi trường chứa đầy thông tin của một người cụ thể.
Đọc thêm: Cách gửi email tự động khi có điều kiện trong Excel
Bài đọc tương tự
- Cách Gửi Bảng tính Excel Có thể Chỉnh sửa qua Email (3 Phương pháp Nhanh)
- [Đã giải quyết]:Chia sẻ sổ làm việc không hiển thị trong Excel (với các bước dễ dàng)
- Gửi Email Nhắc nhở Tự động từ Trang tính Excel Sử dụng VBA
- Cách Xem Ai là Trong Tệp Excel Được Chia sẻ (Với các Bước Nhanh)
- Cách Bật Chia sẻ Sổ làm việc trong Excel
2. Chạy mã VBA để gửi email từ việc lựa chọn dải ô
Với sự chúc phúc của VBA , bạn có thể tạo chương trình để gửi email từ Excel danh sách với lựa chọn thích hợp hơn trong phạm vi. Thực hiện theo các bước được nêu bên dưới để thực hiện nhiệm vụ.
⇒ Bước 1:Tạo mô-đun
- Để mở VBA Macro , nhấn Alt + F11 .
- Nhấp vào Chèn tab.
- Chọn Mô-đun tùy chọn để tạo Mô-đun .
⇒ Bước 2:Dán mã VBA
- Trong Mô-đun mới , dán mã VBA sau .
#If VBA7 And Win64 Then
'Ptr is used to change for operating 32 bit to 64 bit
Private Declare PtrSafe Function ShellExecute Lib "shell32.dll" Alias "ShellExecuteA" ( _
ByVal wnd As LongPtr, ByVal lpDirect As String, _
ByVal Parameters As String, ByVal File As String, ByVal Operation As String, _
ByVal nCmd As Long) As LongPtr
#Else
#End If
Sub SendExcelListEMail()
'Declare the variables
Dim xMailAdd As String
Dim xRegCode As String
Dim xBody As String
Dim xURLink As String
Dim xRngCell As Range
Dim xIntRg As Range
Dim xSelectTxt As String
Dim k As Integer
Dim p As Double
On Error Resume Next
'Select range select adddress
xSelectTxt = ActiveWindow.RangeSelection.Address
'Create a Input box for the range selection
Set xIntRg = Application.InputBox("Please Input Excel data range:", "ExcelDemy", xSelectTxt, , , , , 8)
'Apply If condition to specify column numbers for the operation
If xIntRg Is Nothing Then Exit Sub
If xIntRg.Columns.Count <> 3 Then
'Show the result in a msg box for not meeting the condition
MsgBox "Error with Region Selection, please confirm", , "ExcelDemy"
Exit Sub
End If
'Apply For loop to run operation in each row individually
For k = 1 To xIntRg.Rows.Count
' Collect the email address and set to the variable
xMailAdd = xIntRg.Cells(k, 2)
' Give a subject for the Email
xRegCode = "ExcelDemy Registration No."
' Type the body of the email
xBody = ""
' Insert Names with the variable xIntRg
xBody = xBody & "Greetings " & xIntRg.Cells(k, 1) & "," & vbCrLf & vbCrLf
xBody = xBody & " Here is your ExcelDemy Registration No. "
' Insert Registration No. with the variable xIntRg
xBody = xBody & xIntRg.Cells(k, 3).Text & "." & vbCrLf & vbCrLf
xBody = xBody & "We are really glad to have you visit in our site, keep supporting us." & vbCrLf
xBody = xBody & "ExcelDemy Team"
' Define spaces with (hex)
xRegCode = Application.WorksheetFunction.Substitute(xRegCode, " ", "%20")
xBody = Application.WorksheetFunction.Substitute(xBody, " ", "%20")
' Specify to replace carriage returns with(hex)
xBody = Application.WorksheetFunction.Substitute(xBody, vbCrLf, "%0D%0A")
' Generate the URL Link
xURLink = "mailto:" & xMailAdd & "?subject=" & xRegCode & "&body=" & xBody
' Use the Link to start emailing
ShellExecute 0&, vbNullString, xURLink, vbNullString, vbNullString, vbNormalFocus
' three seconds interval for sending keystrokes
Application.Wait (Now + TimeValue("0:00:03"))
Application.SendKeys "%s"
Next
End Sub
⇒ Bước 3:Chạy chương trình
- Nhấn F5 để chạy chương trình.
- Chọn phạm vi trong hộp nhập liệu.
- Nhấp vào OK để gửi email.
- Do đó, các bản xem trước của việc gửi email sẽ xuất hiện, như thể hiện trong hình ảnh bên dưới.
- Cuối cùng, bạn có thể kiểm tra các email đã gửi để xác nhận.
Đọc thêm: Cách gửi email nếu điều kiện đáp ứng trong Excel (3 phương pháp dễ dàng)
Kết luận
Tôi hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn hướng dẫn về cách gửi hàng loạt email từ Excel danh sách. Tất cả các quy trình này nên được học và áp dụng cho tập dữ liệu của bạn. Hãy xem sách bài tập thực hành và đưa những kỹ năng này vào bài kiểm tra. Chúng tôi có động lực để tiếp tục tạo các hướng dẫn như thế này vì sự hỗ trợ quý giá của bạn.
Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi. Ngoài ra, đừng ngại để lại ý kiến trong phần bên dưới.
Chúng tôi, Exceldemy Đội ngũ, luôn phản hồi các thắc mắc của bạn.
Hãy ở lại với chúng tôi và tiếp tục học hỏi.
Các bài viết có liên quan
- Cách Gửi Email Tự động từ Excel sang Outlook (4 Phương pháp)
- Cách Gửi Email từ Excel với Nội dung Sử dụng Macro (với các Bước Dễ dàng)
- Excel Macro:Gửi Email đến Địa chỉ trong Ô (2 Cách Dễ dàng)
- Cách Tự động Gửi Email từ Excel Dựa trên Ngày
- Cách Gửi Nhiều Email từ Bảng tính Excel (2 Phương pháp Dễ dàng)
- Macro để Gửi Email từ Excel với Nội dung (3 Trường hợp Hữu ích)