Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Phần Mềm >> Office

Gửi hàng loạt email từ danh sách Excel: 2 phương pháp tự động hóa đã chứng minh

Khi cần gửi email hàng loạt cho nhóm lớn, bạn cần quy trình tự động xử lý nhiệm vụ lặp lại nhanh chóng. Tạo file Excel chứa danh sách email là cách phổ biến nhất gửi email hàng loạt. Hướng dẫn này chỉ cách gửi email từ danh sách Excel tự động đến số lượng lớn người nhận.

2 Cách Tiện Lợi Gửi Email Từ Danh Sách Excel

Ảnh dưới chứa tập dữ liệu: tên một số người, email và số đăng ký. Từ danh sách Excel phải gửi email cho từng cá nhân. Dùng Mail Merge (Hợp nhất thư) của Microsoft Word trước, sau đó mã VBA gửi email cho người ưu tiên từ danh sách hiện có.

Gửi hàng loạt email từ danh sách Excel: 2 phương pháp tự động hóa đã chứng minh

1. Áp Dụng Chức Năng Mail Merge Gửi Nhiều Email Từ Danh Sách Excel

⇒ Bước 1: Mở File Word Mới

  • Mở tài liệu Word trắng.
  • Click tab Mailings (Thư).
  • Tùy chọn Select Recipients (Chọn người nhận), chọn Use an Existing List (Sử dụng danh sách có sẵn).

Gửi hàng loạt email từ danh sách Excel: 2 phương pháp tự động hóa đã chứng minh

⇒ Bước 2: Liên Kết Danh Sách Excel Với File Word

  • Chọn file Excel chứa danh sách, click Open (Mở).

Gửi hàng loạt email từ danh sách Excel: 2 phương pháp tự động hóa đã chứng minh

  • Chọn số sheet chứa danh sách.
  • Nhấn OK.

Gửi hàng loạt email từ danh sách Excel: 2 phương pháp tự động hóa đã chứng minh

⇒ Bước 3: Chèn Trường (Insert Fields)

  • Tùy chọn Mailings, click Insert Merge Field (Chèn trường hợp nhất) nhập trường muốn chèn.
  • Trước hết chèn trường Name (Tên) click vào vị trí ưa thích trong thư chung.

Gửi hàng loạt email từ danh sách Excel: 2 phương pháp tự động hóa đã chứng minh

  • Như ảnh dưới, sau thêm trường Name, hiển thị như biến thể tên từng người.

Gửi hàng loạt email từ danh sách Excel: 2 phương pháp tự động hóa đã chứng minh

  • Tương tự đặt trường Reg (Số đăng ký) vị trí mong muốn trong tin nhắn.

Gửi hàng loạt email từ danh sách Excel: 2 phương pháp tự động hóa đã chứng minh

  • Kết quả hiển thị như ảnh dưới.

Gửi hàng loạt email từ danh sách Excel: 2 phương pháp tự động hóa đã chứng minh

⇒ Bước 4: Kiểm Tra Kết Quả Xem Trước (Preview Results)

  • Click Preview Results (Xem trước kết quả) xem bản xem trước cuối cùng trước khi gửi.
  • Ảnh chụp dưới cho thấy email mẫu sẽ trông như thế nào.

Gửi hàng loạt email từ danh sách Excel: 2 phương pháp tự động hóa đã chứng minh

⇒ Bước 5: Hợp Nhất Email (Merge Emails)

  • Để hợp nhất email, click Finish & Merge (Hoàn tất & Hợp nhất).
  • Chọn Send Email Messages (Gửi thư điện tử) mở hộp Merge to E-mail.

Gửi hàng loạt email từ danh sách Excel: 2 phương pháp tự động hóa đã chứng minh

  • Ô To chọn Email.
  • Nhập dòng chủ đề (Subject line) ưa thích.
  • Định dạng mail mặc định HTML, không cần đổi.
  • Tùy chọn Send Records chọn All (Tất cả).
  • Nhấn OK gửi email đến nhiều người nhận cùng lúc.

Gửi hàng loạt email từ danh sách Excel: 2 phương pháp tự động hóa đã chứng minh

  • Tất cả email gửi qua Outlook liên kết. Kiểm tra Outlook sent items xác nhận.

Gửi hàng loạt email từ danh sách Excel: 2 phương pháp tự động hóa đã chứng minh

  • Mở email đã gửi, thấy mỗi trường điền thông tin người cụ thể.

Gửi hàng loạt email từ danh sách Excel: 2 phương pháp tự động hóa đã chứng minh

Lưu ý. Microsoft Outlook phải là ứng dụng thư mặc định. Nếu dùng ứng dụng thư khác, không thể gửi email theo quy trình này.

Xem thêm: Cách gửi email tự động khi điều kiện đáp ứng trong Excel

Bài đọc tương tự

  • Cách gửi bảng tính Excel có thể chỉnh sửa qua email (3 phương pháp nhanh)
  • [Đã giải quyết]: Share Workbook không hiển thị trong Excel (với các bước dễ dàng)
  • Gửi email nhắc nhở tự động từ worksheet Excel bằng VBA
  • Cách xem ai đang trong file Excel chia sẻ (với các bước nhanh)
  • Cách bật Share Workbook trong Excel

2. Chạy Mã VBA Gửi Email Từ Lựa Chọn Vùng (Range)

Nhờ VBA, bạn tạo chương trình gửi email từ danh sách Excel với lựa chọn vùng ưu tiên. Làm theo các bướcOutlined dưới:

⇒ Bước 1: Tạo Module

  • Mở VBA Macro nhấn Alt + F11.
  • Click tab Insert.
  • Chọn Module tạo Module.

Gửi hàng loạt email từ danh sách Excel: 2 phương pháp tự động hóa đã chứng minh

⇒ Bước 2: Dán Mã VBA

  • Trong Module mới, dán mã VBA sau.
#If VBA7 And Win64 Then 'Ptr dùng chuyển đổi 32 bit sang 64 bit Private Declare PtrSafe Function ShellExecute Lib "shell32.dll" Alias "ShellExecuteA" ( _ ByVal wnd As LongPtr, ByVal lpDirect As String, _ ByVal Parameters As String, ByVal File As String, ByVal Operation As String, _ ByVal nCmd As Long) As LongPtr #Else #End If Sub SendExcelListEMail() 'Khai báo biến Dim xMailAdd As String Dim xRegCode As String Dim xBody As String Dim xURLink As String Dim xRngCell As Range Dim xIntRg As Range Dim xSelectTxt As String Dim k As Integer Dim p As Double On Error Resume Next 'Chọn vùng địa chỉ xSelectTxt = ActiveWindow.RangeSelection.Address 'Tạo Input box chọn vùng Set xIntRg = Application.InputBox("Please Input Excel data range:", "ExcelDemy", xSelectTxt, , , , , 8) 'Điều kiện If xác định số cột cho thao tác If xIntRg Is Nothing Then Exit Sub If xIntRg.Columns.Count <> 3 Then 'Hiện msg box nếu không đáp ứng điều kiện MsgBox "Error with Region Selection, please confirm", , "ExcelDemy" Exit Sub End If 'Vòng lặp For chạy thao tác từng hàng riêng lẻ For k = 1 To xIntRg.Rows.Count ' Thu thập địa chỉ email gán biến xMailAdd = xIntRg.Cells(k, 2) ' Đặt chủ đề Email xRegCode = "ExcelDemy Registration No." ' Soạn thân email xBody = "" ' Chèn Tên với biến xIntRg xBody = xBody & "Greetings " & xIntRg.Cells(k, 1) & "," & vbCrLf & vbCrLf xBody = xBody & " Here is your ExcelDemy Registration No. " ' Chèn Số đăng ký với biến xIntRg xBody = xBody & xIntRg.Cells(k, 3).Text & "." & vbCrLf & vbCrLf xBody = xBody & "We are really glad to have you visit in our site, keep supporting us." & vbCrLf xBody = xBody & "ExcelDemy Team" ' Định nghĩa khoảng trắng (hex) xRegCode = Application.WorksheetFunction.Substitute(xRegCode, " ", "%20") xBody = Application.WorksheetFunction.Substitute(xBody, " ", "%20") ' Thay thế xuống dòng bằng (hex) xBody = Application.WorksheetFunction.Substitute(xBody, vbCrLf, "%0D%0A") ' Tạo Link URL xURLink = "mailto:" & xMailAdd & "?subject=" & xRegCode & "&body=" & xBody ' Dùng Link gửi email ShellExecute 0&, vbNullString, xURLink, vbNullString, vbNullString, vbNormalFocus ' Khoảng 3 giây gửi phím Application.Wait (Now + TimeValue("0:00:03")) Application.SendKeys "%s" Next End Sub

Gửi hàng loạt email từ danh sách Excel: 2 phương pháp tự động hóa đã chứng minh

⇒ Bước 3: Chạy Chương Trình

  • Nhấn F5 chạy chương trình.
  • Chọn (Select) vùng trong hộp nhập.
  • Click OK gửi email.

Gửi hàng loạt email từ danh sách Excel: 2 phương pháp tự động hóa đã chứng minh

  • Kết quả: xem trước gửi email xuất hiện như ảnh dưới.

Gửi hàng loạt email từ danh sách Excel: 2 phương pháp tự động hóa đã chứng minh

  • Cuối cùng, kiểm tra email đã gửi để xác nhận.

Gửi hàng loạt email từ danh sách Excel: 2 phương pháp tự động hóa đã chứng minh

Xem thêm: Cách gửi email nếu điều kiện đáp ứng trong Excel (3 phương pháp dễ dàng)

Kết Luận

Hy vọng bài viết đã hướng dẫn cách gửi email hàng loạt từ danh sách Excel. Hãy học và áp dụng các quy trình cho dữ liệu của bạn. Xem workbook thực hành và kiểm tra kỹ năng. Sự ủng hộ của bạn thúc đẩy chúng tôi tạo thêm hướng dẫn.

Liên hệ nếu có thắc mắc. Tự do để lại bình luận bên dưới.

Chúng tôi - Đội ngũ Exceldemy - luôn sẵn sàng phản hồi.

Hãy cùng theo dõi và học tập.

Các Bài Viết Liên Quan

  • Cách gửi email tự động từ Excel đến Outlook (4 phương pháp)
  • Cách gửi email từ Excel kèm nội dung bằng Macro (với các bước dễ dàng)
  • Excel Macro: Gửi email đến địa chỉ trong ô (2 cách dễ dàng)
  • Cách tự động gửi email từ Excel dựa trên ngày tháng
  • Cách gửi nhiều email từ bảng tính Excel (2 phương pháp dễ dàng)
  • Macro gửi email từ Excel kèm nội dung (3 trường hợp hữu ích)