Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Phần Mềm >> Office

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Nếu bạn đang tìm cách gửi lượng lớn email từ Outlook dùng Excel, bạn đã đến đúng nơi. Đôi khi cần gửi cùng một email cho nhiều người nhận và để việc này dễ dàng hơn, bài viết thảo luận các cách khác nhau. Hãy bắt đầu bài viết chính.

Tải Workbook

3 cách gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel

Ở đây, có danh sách ID nhân viên, tên, giới tính, tuổi và email của một công ty. Sẽ thử gửi email đến các email ID này với sự giúp đỡ của Excel, Outlook, Word và Power Automate trong 3 phương pháp sau.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Sử dụng phiên bản Microsoft Office 365 ở đây, bạn có thể dùng phiên bản khác tùy tiện.

Phương pháp-1: Gửi Email kèm tệp đính kèm dùng Excel và Outlook

Ở đây, sẽ thử gửi email đến các email ID sau bằng cách gõ ID thủ công trong Outlook và đính kèm file Excel này vào email.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Các bước:
➤ Bấm vào biểu tượng mũi tên xuống ở góc trên bên phải file Excel.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

➤ Tích vào tùy chọn Email trong các tùy chọn.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Sau đó, bạn sẽ thấy biểu tượng Email ở thanh truy cập nhanh (quick access bar).
➤ Bấm vào dấu Email.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Sau đó, cửa sổ Outlook mở ra, nơi bạn thấy file Excel tự động đính kèm vào email.
➤ Gõ email người nhận lần lượt, phân cách bằng dấu chấm phẩy (;) trong hộp To.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Để gửi email đến các ID người nhận, chỉ cần bấm tùy chọn Gửi (Send) và tệp đính kèm sẽ được gửi đến từng nhân viên.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Xem thêm: Cách áp dụng Macro gửi Email từ Excel kèm tệp đính kèm

Phương pháp-2: Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel và Word

Phần này trình bày cách gửi email đến tất cả người nhận của các email ID sau mà không cần gõ ID của họ. Cần Microsoft Word cùng Excel và Outlook.
Ở đây, đã chèn tên cột tiêu đề ở hàng đầu, và tên sheet là Word.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Bước-01: Tạo danh sách người nhận từ file Excel

➤ Mở tài liệu Word trống.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

➤ Vào tab Thư (Mailings) >> Bắt đầu Hợp nhất thư (Start Mail Merge) >> tùy chọn Thư điện tử (E-mail Messages).

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Tài liệu này sẵn sàng viết email nhưng cần thêm vài bước trước khi viết.
➤ Vào tab Thư (Mailings) >> Chọn người nhận (Select Recipients) >> tùy chọn Sử dụng danh sách hiện có (Use an Existing List).

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

➤ Chọn file Excel Sending Bulk Mail.xlsx (hoặc file đã lưu với tên khác) trong cửa sổ File Explorer và bấm Mở (Open).

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Sau đó, wizard Chọn Bảng (Select Table) mở ra.
➤ Chọn tên sheet chứa danh sách email ID.
➤ Tích tùy chọn Hàng đầu tiên của dữ liệu chứa tiêu đề cột (First row of data contains column headers) và bấm OK.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Bước-02: Tạo cấu trúc Email

➤ Gõ cấu trúc email.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Vì muốn gọi tên từng nhân viên trong email sau "Kính thưa ", làm theo bước sau.
➤ Đặt con trỏ sau "Kính thưa " nơi muốn tên, vào tab Thư (Mailings) >> Chèn trường hợp nhất (Insert Merge Field) >> First_Name (Tên trường chứa tên đầu tiên nhân viên).

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Tên trường được chọn xuất hiện sau "Kính thưa".

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

➤ Để xem kết quả trường chèn, vào tab Thư (Mailings) >> nhóm Xem trước kết quả (Preview Results) >> tùy chọn Xem trước kết quả (Preview Results).

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Sau đó, bạn sẽ có tên đầu tiên, Sara, từ danh sách tên đầu tiên nhân viên sau "Kính thưa".

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

➤ Để gửi email, vào tab Thư (Mailings) >> nhóm Hoàn tất & Hợp nhất (Finish & Merge) >> tùy chọn Gửi thư điện tử (Send Email Messages).

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Wizard Hợp nhất thành Email (Merge to E-mail) bật lên.
➤ Bấm mũi tên xuống trong hộp To sẽ thấy các trường cho các cột worksheet. Chọn trường Email_Id chứa email ID nhân viên.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Như vậy, đã đặt email người nhận vào hộp To.
➤ Để gửi email cho từng nhân viên, chỉ cần bấm OK.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Xem thêm: Cách gửi Email tự động từ Excel ra Outlook (4 phương pháp)

Đọc tương tự

  • Cách gửi nhiều Email từ bảng tính Excel (2 phương pháp dễ dàng)
  • Tự động gửi Email từ Excel dựa trên ngày tháng
  • Cách gửi Email từ Excel với nội dung dùng Macro (với các bước dễ dàng)
  • Cách gửi file Excel đến Email tự động (3 phương pháp phù hợp)
  • Macro gửi Email từ Excel (5 ví dụ phù hợp)

Phương pháp-3: Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel và Power Automate

Excel, Onedrive, Outlook và Power Automate sẽ cần thiết để gửi email hàng loạt ở phần này.
Đã chuyển phạm vi dữ liệu thành bảng và vào tab Thiết kế Bảng (Table Design) thấy tên bảng là Table1. Thêm một điều kiện: phải lưu file Excel Sending Bulk Mail.xlsx (hoặc tên file khác) lên Onedrive.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Bước-01: Tạo luồng (Flow)

➤ Vào tài khoản Microsoft Office 365 và từ các ứng dụng chọn Power Automate.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Như vậy, đã mở Power Automate để gửi email hàng loạt.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

➤ Chọn tùy chọn Tạo (Create) bên trái và Luồng đám mây tức thời (Instant cloud flow) bên phải.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Sau đó, các tùy chọn kích hoạt luồng khác nhau xuất hiện.
➤ Để đơn giản, chọn tùy chọn Kích hoạt luồng thủ công (Manually trigger a flow) và bấm Tạo (Create).

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Bước-02: Thêm bước đầu cho file Excel

Sau khi tạo luồng, chỉ cần thêm vài bước.
➤ Bấm Bước mới (New step).

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Sau đó, thêm các thao tác cho bước này.
➤ Tìm Excel trong thanh tìm kiếm.
➤ Chọn tùy chọn Excel Online (Onedrive) vì file lưu ở đây.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Các hành động liên quan Excel xuất hiện.
➤ Chọn Liệt kê hàng có trong bảng (List rows present in a table).

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

➤ Bấm biểu tượng Thư mục (Folder) bên cạnh hộp File.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Sau đó, thấy tên thư mục còn lại trong Onedrive.
➤ Chọn tên thư mục chứa file Excel cần thiết (ở đây chọn thư mục EXCEL).

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Sau đó, thấy tất cả file trong thư mục và chọn file Sending Bulk Mail.xlsx, bạn chọn tên file đã lưu.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Chọn tên bảng (Table1) của file này chứa địa chỉ email ở hộp Bảng (Table).

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Đã hoàn thành bước đầu bằng cách chèn file và bảng liên quan.

Bước-03: Thêm bước thứ hai cho Outlook

➤ Bấm Bước mới (New step) để thêm bước gửi email qua Outlook.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

➤ Tìm Outlook trong thanh tìm kiếm.
➤ Chọn tùy chọn Outlook.com để gửi email.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

➤ Để chọn hành động xác định, tìm "email" và chọn Gửi email (V2) (Send an email (V2)) từ các hành động.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Sau đó, tên bước đổi thành Gửi email (V2) (Send an email (V2)).
➤ Để chọn địa chỉ email, bấm tùy chọn Thêm nội dung động (Add dynamic content) dưới hộp To.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

➤ Chọn Email Id (tên cột chứa email ID) dưới luồng Liệt kê hàng có trong bảng (List rows present in a table).

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Thấy từ value trong hộp cho biết đầu ra này được chọn từ bước trước.
➤ Chọn luồng Gửi email (V2) (Send an email (V2)) để xem chi tiết.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

➤ Viết định dạng email.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Vì muốn gọi tên từng người nhận, chọn tùy chọn First Name (tên cột chứa tên đầu tiên) từ nội dung động, giữ con trỏ sau Kính thưa.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

➤ Chọn Áp dụng cho mỗi (Apply to each) để áp dụng bước này cho tất cả email ID.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Đã hoàn thành tất cả bước.
➤ Bấm Lưu (Save).

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

➤ Quay lại luồng, bấm tùy chọn Chạy (Run) để gửi email cho tất cả nhân viên.

Gửi Email hàng loạt từ Outlook dùng Excel: 3 phương pháp đã chứng minh

Xem thêm: Cách gửi Email tự động khi điều kiện đáp ứng trong Excel

Kết luận

Bài viết đã bao gồm các cách gửi email hàng loạt từ Outlook dùng Excel. Hy vọng bạn thấy hữu ích. Để khám phá thêm bài viết liên quan Excel, truy cập trang Exceldemy.com.

Bài viết liên quan

  • [Đã giải quyết]: Chia sẻ Workbook không hiển thị trong Excel (với các bước dễ dàng)
  • Cách gửi Email từ danh sách Excel (2 cách hiệu quả)
  • Cách gửi bảng tính Excel có thể chỉnh sửa qua Email (3 phương pháp nhanh)
  • Tự động gửi Email từ Excel dựa trên nội dung ô (2 phương pháp)
  • Macro gửi Email từ Excel với nội dung (3 trường hợp hữu ích)
  • Excel Macro: Gửi Email đến địa chỉ trong ô (2 cách dễ dàng)