Dù là cá nhân hay chuyên nghiệp, email là phương tiện giao tiếp quan trọng nhất và được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Và cho rằng nó tồn tại mãi mãi, bạn nên cố gắng soạn chúng một cách cẩn thận.
Viết lách không phải là tách trà của mọi người. Nhưng bạn không cần phải là một nhà văn tuyệt vời để gửi một email tuyệt vời. Tất cả những gì bạn cần là một vài trang web và tiện ích mở rộng để đảm bảo chất lượng tin nhắn.
1. DraftMap (Chrome, Web):Các đề xuất cải tiến trong thời gian thực
Bạn có thể tìm thấy một số công cụ tuyệt vời dựa trên trình duyệt để viết tốt hơn, như Hemingway hoặc Grammarly. DraftMap cũng giống như vậy, nhưng nó cũng kiểm tra kiểu và sự lặp lại từ của bạn. Ngoài ra, tiện ích mở rộng của Chrome bổ sung trải nghiệm trực quan và hài lòng về các đề xuất trong thời gian thực.
DraftMap sử dụng các màu khác nhau để làm nổi bật các đề xuất phong cách khác nhau. Nó sẽ chỉ ra các từ lặp đi lặp lại, giọng bị động, trạng từ và từ ngữ sáo rỗng, và thậm chí còn tư vấn cho bạn về khả năng đọc và văn phong của email. Các nguyên tắc này cũng giống như các quy tắc viết của Ernest Hemingway. Và tiện ích mở rộng thực hiện tất cả những điều này từ ngay bên trong cửa sổ thành phần Gmail của bạn.
Đừng lo lắng, DraftMap không thay đổi lời nói của bạn. Trong trường hợp bạn vẫn có các màu được đánh dấu và gửi email, người nhận sẽ không nhìn thấy các màu đó. Nó chỉ dành cho bạn.
2. Định dạng văn bản email (Chrome):Làm cho Gmail trông đẹp mắt
Gmail hỗ trợ Markdown, đây là một trong những cách thông minh để viết thư đẹp hơn. Nhưng nhược điểm của điều này là khi bạn sao chép và dán mọi thứ từ các trang web, nó sẽ giữ lại tất cả định dạng của trang gốc. Nếu bạn đã từng nhận được một email có phông chữ và kích thước kỳ lạ, bạn biết nó có thể bị tắt như thế nào.
Email Text Formatter loại bỏ tất cả các phông chữ, màu sắc và kích thước này. Mọi thứ bạn đã dán sẽ được chuyển thành văn bản Gmail mặc định, nhưng nó sẽ giữ nguyên các chữ viết hoa và liên kết. Đó là một cách đơn giản hơn để định dạng tin nhắn của bạn.
Như thường lệ, tiện ích mở rộng này của Chrome cũng hoạt động với các trình duyệt dựa trên Chromium khác như Opera. Đây là cách cài đặt các tiện ích mở rộng của Chrome trong Opera.
3. Trình chặn Email Oops (Chrome):Tránh một lỗi giả mạo phổ biến
Tính năng "BCC" là một kỹ năng công nghệ cơ bản mà mọi người nên có. Nó cho phép người gửi giữ mọi người trong vòng lặp mà không cần mời ý kiến đóng góp nhanh của họ. Nhưng nếu bạn không hiểu, thì bạn cần một bài học về phép xã giao, cùng với phần mở rộng này.
Nếu bạn là BCC-ed, điều đó thường có nghĩa là bạn không cần thực hiện bất kỳ hành động nào. Nhưng hãy nhìn xem, đó là một thói quen khó bỏ. Vào lần tiếp theo bạn BCC đối với một email và cố gắng "Trả lời tất cả" hoặc "Chuyển tiếp" nó, Trình chặn lỗi email sẽ bắt đầu hoạt động.
Nó sẽ nhắc bạn rằng việc thực hiện một trong hai hành động đó đối với một email như vậy là không tốt và khiến bạn đánh giá lại xem mình có thực sự cần làm điều đó hay không. Đôi khi, một cú huých là tất cả những gì chúng ta cần để tránh một hành động giả mạo.
4. Tóm tắt (Chrome):Phản đối từ để buộc bạn phải tóm tắt
Một trong những tội lỗi chính của việc gửi email là gửi những tin nhắn quá dài đối với bất kỳ người nhận nào. Không ai có thời gian hoặc nhu cầu để đọc các bài luận trong hộp thư đến của họ, chứ đừng nói đến điện thoại của họ (đây là nơi mà hầu hết mọi người kiểm tra email).
Tóm tắt tiện ích mở rộng Chrome dành cho Gmail buộc bạn phải lựa chọn từ ngữ của mình một cách khôn ngoan. Giống như Twitter buộc bạn phải viết dưới 140 ký tự, Brief áp đặt giới hạn 125 từ. Nếu bạn vượt quá 125 từ, nó sẽ không cho phép bạn gửi email. Một mã đánh dấu ở dưới cùng hiển thị số lượng từ bạn đã viết hoặc đọc qua.
Và vâng, tất cả chúng ta đều biết rằng đôi khi, một email cần hơn 125 từ. Tóm tắt không phải là một vấn đề khó hiểu về quy tắc. Bạn có thể bỏ qua hạn chế bằng cách nhấp ba lần vào nút "Gửi".
5. Minimize.Email [Đã xóa URL bị hỏng] (Web):Ẩn danh yêu cầu người khác giảm thư
Tất cả chúng ta đều có một đồng nghiệp hoặc một người bạn gửi quá nhiều email. Bảo họ dừng lại sẽ hơi thô lỗ và bất lịch sự. Nhưng nếu bạn làm điều đó một cách ẩn danh, bạn có thể tiết chế cảm xúc của họ một chút.
Minimize.Email xử lý công việc bẩn thỉu cho bạn. Truy cập trang web và thêm địa chỉ email của bất kỳ ai có tin nhắn mà bạn muốn họ giảm bớt. Nó sẽ tự động gửi email cho người đó để thông báo cho họ biết về những vi phạm của họ, nhưng theo một cách thân thiện.
Đúng, đây không phải là việc bạn tự viết những email tốt hơn, nhưng dù sao thì việc giảm bớt hộp thư đến là một thay đổi đáng hoan nghênh. Thêm vào đó, ít nhất là trong tương lai, bạn sẽ không làm cho đồng nghiệp của mình phải đối mặt với những tin nhắn liên tục của họ.
Bạn không sử dụng Gmail?
Hầu hết các công cụ trong bài viết này đều nhắm mục tiêu đến Gmail vì hầu hết mọi người chúng ta biết đều sử dụng nó cho nhu cầu email của họ. Nhưng chúng tôi luôn tò mò muốn nghe ý kiến từ những người bên ngoài.
Bạn có sử dụng Gmail hay đã từ bỏ nó cho việc khác? Bạn đang sử dụng dịch vụ email nào bây giờ?