Dù cá nhân hay chuyên nghiệp, email là phương tiện giao tiếp quan trọng và phổ biến nhất ngày nay. Vì nó tồn tại mãi mãi, bạn nên nỗ lực soạn thảo cẩn thận.
Viết không phải ai cũng giỏi. Nhưng bạn không cần là nhà văn giỏi để gửi email hay. Chỉ cần vài trang web và tiện ích đảm bảo chất lượng tin nhắn.
1. DraftMap (Chrome, Web): Gợi ý cải tiến real-time
Bạn có thể tìm thấy công cụ dựa trên trình duyệt tuyệt vời để viết tốt hơn, như Hemingway hay Grammarly. DraftMap cùng phong cách, nhưng còn kiểm tra văn phong và lặp từ. Thêm vào đó, tiện ích Chrome mang lại trải nghiệm gợi ý real-time trực quan và thỏa mãn.
DraftMap dùng màu khác nhau để highlight các gợi ý văn phong. Nó chỉ ra từ lặp, bị động, trạng từ, câu thành ngữ, và thậm chí tư vấn về độ đọc hiểu và văn phong email. Nguyên tắc giống quy tắc viết của Ernest Hemingway. Tiện ích làm tất cả ngay trong cửa sổ soạn thư Gmail.
Đừng lo, DraftMap không thay đổi từ của bạn. Nếu bạn vẫn còn highlight màu và gửi email, người nhận sẽ không thấy màu đó. Chỉ dành cho bạn.
2. Email Text Formatter (Chrome): Làm Gmail đẹp mắt
Gmail hỗ trợ Markdown — cách thông minh viết tin nhắn đẹp. Nhưng mặt trái: khi copy-paste từ trang web, nó giữ nguyên định dạng gốc. Nếu từng nhận email với font, cỡ chữ kỳ quặc, bạn biết nó gây phản cảm.
Email Text Formatter gỡ bỏ tất cả font, màu, cỡ chữ đó. Mọi thứ bạn paste sẽ biến thành văn bản mặc định Gmail, nhưng giữ nguyên chữ in hoa và liên kết. Cách đơn giản định dạng tin nhắn.
Như thường, tiện ích Chrome này cũng hoạt động trên các trình duyệt Chromium như Opera. Xem cách cài tiện ích Chrome trên Opera.
3. Email Oops Blocker (Chrome): Tránh lỗi thường gặp
Tính năng "BCC" là kỹ năng công nghệ cơ bản mọi người nên có. Nó cho người gửi giữ mọi người trong vòng lặp, không mời họ tham gia trực tiếp. Nhưng nếu bạn không hiểu điều đó, bạn cần bài học ứng xử, cùng với tiện ích này.
Nếu bạn được BCC, thường nghĩa là không cần hành động. Nhưng thói quen khó bỏ. Lần sau bạn được BCC và thử "Trả lời tất cả (Reply All)" hoặc "Chuyển tiếp (Forward)", Email Oops Blocker sẽ can thiệp.
Nó nhắc bạn rằng làm vậy là thiếu văn hóa, và buộc bạn suy nghĩ lại có thực sự cần không. Đôi khi, một cái nhắc nhẹ đủ để tránh lỗi ứng xử.
4. Brief (Chrome): Bộ đếm từ ép bạn phải ngắn gọn
Một trong những "tội ác" lớn của email là gửi tin nhắn dài dòng quá mức. Không ai có thời gian hay hứng thú đọc bài luận trong hộp thư, đặc biệt trên điện thoại (nơi đa số người kiểm tra email).
Tiện ích Chrome Brief for Gmail ép bạn chọn từ ngữ cẩn thận. Giống Twitter giới hạn 140 ký tự, Brief giới hạn 125 từ. Nếu vượt quá, nó không cho gửi. Bộ đếm dưới cùng hiển thị số từ đã viết hoặc vượt quá.
Và đúng, chúng ta biết đôi khi email cần >125 từ. Brief không cứng nhắc. Bạn có thể bỏ qua giới hạn bằng cách click 3 lần nút "Gửi".
5. Minimize.Email [URL hỏng đã xóa] (Web): Yêu cầu ẩn danh người khác giảm bớt email
Chúng ta đều có đồng nghiệp/người bạn gửi email quá nhiều. Nói trực tiếp họ dừng lại hơi thô lỗ. Nhưng nếu làm ẩn danh, bạn bớt làm tổn thương cảm xúc.
Minimize.Email lo phần "vệ sinh" cho bạn. Vào trang, thêm địa chỉ email của người bạn muốn họ giảm tin nhắn. Nó sẽ tự động gửi email báo cho họ biết về "vi phạm" đó, nhưng theo cách thân thiện.
Đúng, công cụ này không giúp bạn viết email tốt hơn, nhưng giảm bớt hộp thư là thay đổi đáng hoan nghênh. Ít nhất sau này bạn sẽ không bùng nổ vì tin nhắn liên tục của đồng nghiệp.
Bạn không dùng Gmail?
Hầu hết công cụ trong bài nhắm vào Gmail vì hầu hết người chúng tôi biết dùng nó cho email. Nhưng chúng tôi luôn tò mò nghe từ những "ngoại lệ".
Bạn dùng Gmail hay đã bỏ nó cho dịch vụ khác? Bạn đang dùng dịch vụ email nào?