Khi bạn đang làm việc, điều quan trọng là phải tập trung vào nhiệm vụ đang làm và không bị gián đoạn bởi tiếng bíp và tiếng vo vo của điện thoại thông minh, máy tính bảng và máy tính của bạn.
Chúng tôi đã đi xa hơn để chỉ cho bạn cách tắt các thông báo gây mất tập trung. Tuy nhiên, có một giả định thiếu sót nằm sau loại phương pháp này:nó giả định rằng tất cả các thông báo đều có giá trị như nhau (và không đáng kể).
Đây chỉ đơn giản là không phải như vậy - vì vậy hãy cùng xem xét chủ đề này một cách sắc thái hơn.
Mọi thông tin liên lạc đều không được tạo ra bình đẳng
Có một số người mà tôi muốn có thể liên lạc với tôi bất cứ lúc nào, bất cứ điều gì tôi đang làm, dù tôi ở đâu trên thế giới. Danh sách rất ngắn - gia đình và những người bạn thân của tôi. Nếu họ gọi cho tôi - vâng, đó là điện thoại dùng để làm gì - thì khả năng cao là có một lý do quan trọng cho điều đó.
Sau đó, có những người khác mà tôi muốn có thể liên hệ với tôi vào những thời điểm nhất định. Khi làm việc, tôi liên tục trao đổi với các biên tập viên của mình. Mặt khác, là một chàng trai tốt bụng như Saikat, khi tôi dành thời gian nghỉ ngơi, tôi quan tâm nhiều hơn đến những tin nhắn từ bạn bè về việc chúng tôi sẽ đến quán bar nào.
Sau đó mọi thứ dần biến mất. Thông báo trên mạng xã hội, thông cáo báo chí, email từ độc giả và bất kỳ thông tin liên lạc nào khác là tất cả những thứ tôi muốn thấy, nhưng chỉ trong thời gian của riêng tôi. Tôi không muốn xem các thông báo trên mạng xã hội trừ khi tôi đăng nhập vào dịch vụ; phản ứng với tất cả các tweet mới nhất là một trò chơi ngu ngốc.
Vì vậy, hãy xem cách chúng tôi có thể áp dụng điều này vào thực tế. Những ý tưởng này hoạt động tốt nhất khi được áp dụng cho cả giao tiếp chuyên nghiệp và cá nhân của bạn. Tôi khuyên bạn nên chia mọi thứ thành ba cấp.
Những ý tưởng này hoạt động tốt nhất khi được áp dụng cho cả giao tiếp chuyên nghiệp và cá nhân của bạn. Tôi khuyên bạn nên chia mọi thứ thành ba cấp.
Bậc Một:Luôn luôn và Không được yêu cầu
Thông tin liên lạc cấp một có mức độ ưu tiên cao .
Họ là những người sẽ tiếp cận bạn bất cứ lúc nào trong ngày hoặc đêm. Bên cạnh giao tiếp mặt đối mặt, điều chính mà tôi khuyên bạn nên sử dụng cho cấp một là các cuộc gọi điện thoại đến số cá nhân của bạn. Bậc một dành cho những trường hợp khẩn cấp. Tôi rất ghét bị gián đoạn, nếu có điều gì đó cần sự chú ý khẩn cấp, tôi không muốn bỏ lỡ vì điện thoại của tôi đã tắt.
Thật đơn giản để biến điện thoại của bạn thành một thiết bị liên lạc nhiều tầng. Trong iOS 7, Apple đã giới thiệu chế độ Không làm phiền - thông báo duy nhất mà điện thoại của bạn sẽ thực hiện là các cuộc gọi từ các số trong danh sách Yêu thích của bạn. Bạn có thể làm điều tương tự với Android. Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo một danh sách ngắn gồm những người luôn có thể liên hệ với bạn. Quyền truy cập vào danh sách đó phải là độc quyền. Ngoài cuộc gọi từ những người trong danh sách, điện thoại của bạn sẽ tắt.
Các bước hành động
- Lập danh sách những người bạn muốn có thể liên hệ với bạn mọi lúc. Điều này có thể bao gồm gia đình, những người bạn rất thân, một người hàng xóm và những người khác tùy thuộc vào hoàn cảnh của bạn.
- Sử dụng Không làm phiền trên iOS - hoặc một trong các tùy chọn trên Android - thực hiện để bất kỳ cuộc gọi điện thoại nào từ danh sách chọn lọc này đều có thể liên hệ với bạn bất kỳ lúc nào.
- Kích hoạt chế độ Không làm phiền trên điện thoại của bạn khi bạn đang làm việc, đang ngủ hoặc không muốn bị làm phiền.
Bậc Hai:Thường xuyên và Không được yêu cầu
Thông tin liên lạc cấp hai có liên quan đến tình huống.
Bạn không muốn nhận thông tin liên lạc cá nhân trong khi bạn làm việc hoặc liên lạc công việc trong khi bạn nghỉ. Điều quan trọng với thông tin liên lạc cấp hai là chúng phải được cách ly. Liên lạc công việc và cá nhân mỗi người nên có kênh riêng:Tôi sử dụng Slack và email cho nội dung công việc và iMessage hoặc WhatsApp cho nội dung cá nhân.
Khi làm việc, tôi sử dụng Slack để trò chuyện nhóm trong thời gian thực và luôn mở tài khoản email công việc trên điện thoại của tôi trên chế độ Không làm phiền. Các đồng nghiệp của tôi có thể liên hệ với tôi, cũng như các địa chỉ liên hệ cấp một của tôi nhưng không ai khác. Khi ngừng làm việc, tôi tắt chế độ Không làm phiền và đóng Slack và Airmail - ứng dụng email yêu thích của tôi. Giờ đây, tất cả bạn bè của tôi đều có thể liên hệ với tôi nhưng đồng nghiệp của tôi thì không.
Các bước hành động
- Xem cách bạn giao tiếp với đồng nghiệp và bạn bè của mình. Hãy thử và cách ly chúng với các kênh liên lạc riêng biệt.
- Khi bạn đang làm việc, hãy mở các kênh công việc nhưng các kênh cá nhân của bạn đóng lại. Tùy thuộc vào những gì bạn làm, "mở" có thể có nghĩa là kiểm tra email hàng giờ hoặc nó có thể có nghĩa là hiển thị nó trên một màn hình chuyên dụng.
- Sau khi bạn ngừng làm việc, hãy tắt tất cả các liên lạc trong công việc và bật các kênh cá nhân của bạn.
Bậc ba:Không thường xuyên và được quản lý
Cấp ba dành cho phần nào thông tin liên lạc quan trọng.
Nó dành cho công việc hoặc giao tiếp cá nhân. Nó phải dành cho những thứ mà bạn vẫn muốn nhận nhưng chỉ theo điều kiện của riêng bạn.
Đối với tôi, đó là những thứ dọc theo dòng thông cáo báo chí, bản tin tôi thích, thông báo trên mạng xã hội và câu hỏi từ độc giả. Nó sẽ là sự kết hợp giữa email hàng loạt và thông báo trên mạng xã hội cho hầu hết mọi người. Đây là những điều bạn chỉ nên được thông báo khi quyết định kiểm tra chúng.
Các bước hành động
- Xem qua hồ sơ mạng xã hội của bạn và tắt tất cả thông báo qua email và điện thoại thông minh. Đối với tài khoản email của bạn cũng tắt tất cả các thông báo trên điện thoại thông minh và máy tính của bạn.
- Mỗi ngày - hoặc thường xuyên do bạn quyết định - hãy dành thời gian cho các dịch vụ này và xử lý tất cả các thông báo.
Kết thúc
Để hệ thống này hoạt động, bạn cần giảm thiểu số lượng thông tin liên lạc không mong muốn mà bạn nhận được. Email không tốt cho điều này - Tôi đã viết trước đây về cách giải quyết các sự cố hộp thư đến.
Bạn cũng cần giữ cho các kênh khác biệt nhất có thể.
Nếu đồng nghiệp và bạn bè của bạn đều sử dụng iMessage để liên lạc với bạn, bạn sẽ rất vất vả để chia tách hai người. Mặc dù tôi đã tập trung vào việc sử dụng các dịch vụ khác nhau, nhưng bạn có thể làm điều đó trong cùng các dịch vụ. Ví dụ:bạn có thể có địa chỉ email cấp một, cấp hai và cấp ba.
Thay vì thực hiện một cách tiếp cận cứng rắn, tôi đã cố gắng giải quyết vấn đề thông báo theo một cách sắc thái hơn. Đây là một cách tiếp cận hiệu quả đối với tôi.
Bạn đã sử dụng thứ gì đó tương tự chưa? Khó khăn để thiết lập mọi thứ? Hãy trò chuyện trong phần nhận xét.