Khi bạn đang làm việc, quan trọng là tập trung vào nhiệm vụ tại tay và không bị ngắt quãng bởi tiếng bíp và rung của điện thoại, máy tính bảng và máy tính.
Chúng tôi đã đi xa tới mức chỉ cho bạn cách tắt thông báo gây phân tâm. Tuy nhiên, có một giả định sai sót bên dưới cách tiếp cận này: nó giả định tất cả thông báo đều có giá trị ngang nhau (và có thể bỏ qua).
Điều này đơn giản không đúng – vì vậy hãy nhìn nhận chủ đề này một cách tinh tế hơn.
Tất Cả Giao Tiếp Không Được Tạo Ngang Nhau
Có những người tôi muốn họ có thể liên lạc tôi bất cứ lúc nào, bất kể tôi đang làm gì, ở đâu trên thế giới. Danh sách rất ngắn – gia đình và bạn thân. Nếu họ gọi tôi – đúng, điện thoại là để gọi – khả năng cao là có lý do quan trọng.
Sau đó có những người khác tôi muốn họ liên lạc được tôi vào lúc nhất định. Khi tôi làm việc, tôi liên tục giao tiếp với biên tập viên. Mặt khác, dù Saikat là người tốt, khi tôi nghỉ ngơi tôi quan tâm hơn đến tin nhắn từ bạn bè về quán bar nào.
Sau đó mọi thứ tan biến. Thông báo mạng xã hội, bản tin báo chí, email từ độc giả và mọi giao tiếp khác đều là những thứ tôi muốn xem, nhưng chỉ vào thời gian của riêng tôi. Tôi không muốn thấy thông báo mạng xã hội trừ khi tôi đăng nhập vào dịch vụ; phản ứng với mọi tweet mới nhất là trò chơi của kẻ ngu dại.
Vậy hãy xem cách chúng ta có thể áp dụng điều này vào thực tế. Những ý tưởng này hoạt động tốt nhất khi áp dụng cho cả giao tiếp chuyên nghiệp và cá nhân. Tôi khuyên chia mọi thứ thành ba cấp.
Những ý tưởng này hoạt động tốt nhất khi áp dụng cho cả giao tiếp chuyên nghiệp và cá nhân. Tôi khuyên chia mọi thứ thành ba cấp.
Cấp Một: Luôn Luôn Và Không Được Mời
Giao tiếp cấp một là ưu tiên cao.
Chúng là những thứ sẽ đến được bạn bất cứ lúc nào ban ngày hay đêm. Bên cạnh giao tiếp trực tiếp, điều chính tôi khuyên bạn dùng cho cấp một là cuộc gọi điện thoại đến số cá nhân. Cấp một dành cho khẩn cấp. Dù tôi ghét bị ngắt quãng, nếu có chuyện cần chú ý gấp tôi không muốn bỏ lỡ vì điện thoại tắt.
Đơn giản để biến điện thoại thành thiết bị giao tiếp đa cấp. Trong iOS 7, Apple giới thiệu chế độ Không Làm Phiền – chỉ thông báo từ số trong danh sách Yêu Thích mới lọt qua. Bạn có thể làm tương tự với Android. Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo danh sách ngắn những người luôn có thể liên lạc bạn. Quyền truy cập danh sách đó phải độc quyền. Ngoài cuộc gọi từ người trong danh sách, điện thoại của bạn sẽ im lặng.
Các Bước Hành Động
- Liệt kê những người bạn muốn họ liên lạc bạn mọi lúc. Có thể bao gồm gia đình, bạn thân thiết, hàng xóm và người khác tùy hoàn cảnh.
- Dùng Không Làm Phiền trên iOS – hoặc một trong các tùy chọn trên Android – thiết lập để bất kỳ cuộc gọi nào từ danh sách ngắn này có thể liên lạc bạn mọi lúc.
- Kích hoạt chế độ Không Làm Phiền trên điện thoại khi bạn đang làm việc, ngủ hoặc không muốn bị quấy rầy.
Cấp Hai: Thường Xuyên Và Không Được Mời
Giao tiếp cấp hai là phù hợp với bối cảnh.
Bạn không muốn nhận tin nhắn cá nhân khi làm việc hoặc tin nhắn công việc khi nghỉ ngơi. Điều quan trọng với giao tiếp cấp hai là chúng phải được tách biệt. Giao tiếp công việc và cá nhân nên có kênh riêng: tôi dùng Slack và email cho việc công việc và iMessage hoặc WhatsApp cho việc cá nhân.
Khi tôi làm việc, tôi dùng Slack để trò chuyện nhóm thời gian thực và giữ tài khoản email công việc mở với điện thoại ở chế độ Không Làm Phiền. Đồng nghiệp có thể liên lạc tôi, cũng như liên lạc cấp một nhưng không ai khác. Khi tôi ngừng làm việc, tôi tắt Không Làm Phiền và đóng Slack và Airmail – ứng dụng email yêu thích của tôi. Bây giờ tất cả bạn bè có thể liên lạc tôi nhưng đồng nghiệp không thể.
Các Bước Hành Động
- Xem cách bạn giao tiếp với đồng nghiệp và bạn bè. Cố gắng tách biệt chúng vào các kênh giao tiếp riêng biệt.
- Khi bạn đang làm việc, mở các kênh công việc nhưng đóng các kênh cá nhân. Tùy vào công việc bạn làm, "mở" có thể nghĩa là kiểm tra email mỗi giờ hoặc có nó trên màn hình chuyên dụng.
- Khi bạn ngừng làm việc, tắt tất cả giao tiếp công việc và bật các kênh cá nhân.
Cấp Ba: Thoảng Quen Và Được Quản Lý
Cấp ba dành cho giao tiếp hơi quan trọng.
Nó dành cho giao tiếp công việc hoặc cá nhân. Nên dành cho những thứ bạn vẫn muốn nhận nhưng chỉ theo điều kiện của bạn.
Đối với tôi, đó là những thứ như bản tin báo chí, bản tin tôi thích, thông báo mạng xã hội, và câu hỏi từ độc giả. Nó sẽ là sự kết hợp của email hàng loạt và thông báo mạng xã hội đối với hầu hết mọi người. Đây là những thứ bạn chỉ nên được thông báo khi bạn quyết định kiểm tra chúng.
Các Bước Hành Động
- Duyệt qua hồ sơ mạng xã hội và tắt tất cả thông báo email và điện thoại. Đối với tài khoản email cũng tắt tất cả thông báo trên điện thoại và máy tính.
- Mỗi ngày – hoặc tần suất bạn quyết định – dành một chút thời gian cho các dịch vụ này và xử lý tất cả thông báo.
Tổng Kết
Để hệ thống này hoạt động, bạn cần giảm thiểu lượng giao tiếp không mong muốn bạn nhận được. Email kém cho việc này – tôi đã viết trước đây về cách xử lý vấn đề hộp thư đến.
Bạn cũng cần giữ các kênh khác biệt nhất có thể.
Nếu đồng nghiệp và bạn bè đều dùng iMessage để liên lạc bạn, bạn sẽ khó tách hai bên. Mặc dù tôi tập trung vào việc dùng các dịch vụ khác nhau, bạn có thể làm trong cùng một dịch vụ. Ví dụ, bạn có thể có địa chỉ email cấp một, cấp hai và cấp ba.
Thay vì áp dụng cách tiếp cận cứng nhắc, tôi đã cố gắng giải quyết vấn đề thông báo theo cách tinh tế hơn. Đây là cách tiếp cận đã hoạt động tốt cho tôi.
Bạn có từng dùng cách tương tự? Gặp khó khăn khi thiết lập? Hãy trò chuyện trong bình luận.