Giao tiếp qua SMS hoặc email thật dễ dàng, nhưng có những cạm bẫy bạn cần lưu ý. Vì tất cả những gì người nhận phải tiếp tục là lời nói của bạn, nên điều tối thiểu bạn có thể làm là tránh sử dụng những lỗi nhắn tin phổ biến mà nhiều người cảm thấy phiền phức, nếu không muốn nói là gây khó chịu.
Xét rằng cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của bạn phần lớn phụ thuộc vào cách giao tiếp hiệu quả, nên cư xử khéo léo sẽ mang lại lợi ích cho bạn theo nhiều cách. Dưới đây là sáu thói quen cần tránh khi gửi bất kỳ tin nhắn văn bản nào. Một số nguyên tắc này thậm chí có thể áp dụng cho các tương tác cá nhân của bạn.
1. Sử dụng quá nhiều biểu tượng cảm xúc
Biểu tượng cảm xúc rất thú vị để khám phá và rất tiện dụng để nhanh chóng thể hiện cảm xúc hoặc phản ứng. Tuy nhiên, có một giới hạn về tần suất bạn nên sử dụng chúng. Đặc biệt cẩn thận trong bối cảnh chuyên nghiệp, vì vượt xa khuôn mặt cười có thể khiến bạn có vẻ chưa trưởng thành.
Nhưng hãy nói cụ thể hơn. Khi nói chuyện với đồng nghiệp, hãy ghi nhớ một vài biểu tượng cảm xúc đơn giản và sử dụng chúng một cách tiết kiệm.
Khi nói chuyện với khách hàng, chỉ sử dụng một mặt cười cho mỗi tin nhắn và chỉ khi bạn cần tạo cảm giác ấm hơn cho văn bản. Biểu tượng cảm xúc, khi được áp dụng đúng cách, thực sự có thể truyền cảm hứng về sự thân thiện.
Hãy đối xử cẩn thận với những người quen biết. Cho đến khi bạn hiểu rõ về chúng, tốt nhất là bạn nên giữ các biểu tượng cảm xúc ở mức tối thiểu.
Mặt khác, nếu bạn đang nhắn tin cho một người bạn thì sẽ bớt áp lực hơn. Giải quyết các tin nhắn dựa trên hình ảnh của nhau thậm chí có thể rất thú vị, nhưng không phải lúc nào cũng thú vị.
Tìm hiểu tất cả các biểu tượng cảm xúc phổ biến và định nghĩa của chúng. Sau đó, bạn có thể tạo một trò chơi nhắn tin cho nhóm bạn bè của mình bằng cách không sử dụng biểu tượng cảm xúc. Đây là cách duy nhất thích hợp để lạm dụng biểu tượng cảm xúc.
2. Viết bằng tất cả các chữ cái đầu
Đây là một thói quen xấu khác mà người viết văn bản mắc phải. Giao diện của CHỮ IN HOA gợi ý rằng bạn phải hét lên, vì vậy việc đọc một email viết hoa toàn bộ là điều tối thiểu. Không bao giờ lạm dụng chữ in hoa, đặc biệt là trong ngữ cảnh chuyên nghiệp.
Đảm bảo rằng tin nhắn của bạn bình tĩnh và rõ ràng sẽ gửi tín hiệu tốt hơn nhiều. Điều này cho thấy rằng bạn quan tâm đến trải nghiệm đọc của người nhận và khuyến khích họ phản hồi theo cách tôn trọng như nhau.
Nhưng sau đó chúng ta cũng có các xu hướng như mũ xen kẽ. Mặc dù mẫu này có mục đích cụ thể (để thể hiện sự mỉa mai), nhưng nó rất khó nhìn vào mắt, vì vậy hãy tránh sử dụng nó hoặc bất cứ thứ gì tương tự càng nhiều càng tốt. Trên thực tế, một biểu tượng cảm xúc duy nhất sẽ là lựa chọn tốt hơn nhiều.
3. Sử dụng Biểu thức khó chịu
Từ ngữ thực sự có thể cắt sai cách khi bạn ít mong đợi nhất. Và khi nhiều người đồng ý rằng các cụm từ cụ thể gây khó chịu, bạn nên ngừng sử dụng chúng. Nếu bạn là một người quản lý hoặc một người nào đó ở một vị trí xã hội, điều cuối cùng bạn muốn là đẩy mọi người ra xa.
Tránh sử dụng các biểu thức như trong video ở trên hoặc danh sách bên dưới. Chúng có vẻ vô tội, nhưng chúng có thể bị coi là hạ thấp, hung hăng thụ động và hết sức khó chịu:
- “Với tất cả sự tôn trọng…”
- “Theo ý kiến của tôi…”
- “Bạn sẽ đến đó…”
- “Bạn có thể làm tốt hơn thế…”
- “Đó là lẽ thường…”
- “Nó là như thế nào…”
Danh sách cứ lặp đi lặp lại, vì vậy, có thể đáng để xem xét thêm vấn đề về các cụm từ gây khó chịu với sự trợ giúp của các nguồn như Reader’s Digest. Bằng cách này, việc soạn các văn bản và email thích hợp sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Nhưng tránh xúc phạm cũng là nguyên tắc cơ bản của việc suy nghĩ trước khi bạn nói, áp dụng cho các tương tác bằng văn bản cũng giống như bất kỳ nguyên tắc nào khác. Viết lách giúp bạn có thêm thời gian và không gian để suy nghĩ, vì vậy hãy tận dụng cơ hội để quan tâm đến cách bạn thể hiện bản thân.
4. Gửi quá nhiều tin nhắn
Một khía cạnh khác của giao tiếp tốt là tìm ra ranh giới phù hợp. Ví dụ:đừng mong đợi nhận được phản hồi ngay lập tức. Và cũng đừng yêu cầu một cái.
Nếu bạn đang vội, hãy nói một cách lịch sự nhất có thể. Nếu không có phản hồi trong vòng 24 giờ, hãy gửi một cuộc theo dõi ngoại giao hoặc tiếp tục.
Nhắn tin tích cực là điều tối kỵ trong các tương tác chuyên nghiệp, cho dù là với đồng nghiệp hay khách hàng. Bạn có thể nói rằng lời gọi hành động rõ ràng là chìa khóa cho các chiến dịch tiếp thị, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn nên điền chúng vào các bản tin của mình.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng mọi người có cuộc sống và áp lực của riêng họ, vì vậy hãy tôn trọng và kiên nhẫn khi viết văn bản hoặc email của bạn cho ai đó.
5. Gửi tin nhắn sai thời điểm
Thời gian cũng được tính là nguyên vẹn. Như tôi đã đề cập, bạn có thể theo dõi email trước đó, nhưng đừng khiến người nhận choáng ngợp với một số thư mới trong một khoảng thời gian ngắn.
Dù bạn có lịch sự đến đâu, thì đó là biểu hiện của sự thiếu kiên nhẫn sẽ khiến họ thất vọng. Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp, bạn có thể mất khách hàng theo cách này.
Ngoài ra, nếu bạn giao tiếp với mọi người qua SMS hoặc WhatsApp, hãy thận trọng với thời gian bạn gửi tin nhắn. Bạn có thể thức dậy lúc sáu giờ sáng, nhưng không phải ai khác cũng vậy.
Đặt cho mình khung thời gian thích hợp để nhắn tin, đặc biệt là với những người liên quan đến công việc. Rốt cuộc, làm phiền họ vào đêm muộn có thể khiến họ tắt tiếng thông báo và bỏ lỡ các tin nhắn quan trọng tiếp theo. Tự kiềm chế là điều cần thiết để có các kỹ năng xã hội tốt.
Bạn cũng có thể tận dụng tối đa các giải pháp hiện đại bằng cách tìm hiểu cách lên lịch văn bản với Google Messages. Outlook và Gmail cho phép bạn làm điều tương tự với email. Nhiều phương pháp thông minh như vậy có thể nhanh chóng đưa thông tin liên lạc của bạn vào trật tự.
6. Cấu trúc thư của bạn kém
Bên cạnh nội dung của một tin nhắn, bạn cũng cần phải cẩn thận với cách kết hợp chúng với nhau. Một sai lầm lớn khi viết bất cứ thứ gì là biến nó thành một khối văn bản. Thứ nhất, nó làm mất thị giác của người đọc. Thứ hai, rất dễ bỏ sót các chi tiết chính trong tất cả các từ đó.
Đảm bảo chia nhỏ tin nhắn của bạn, đặc biệt là những tin nhắn dài, thành những phần nhỏ để dễ hấp thụ hơn. Tốt hơn nữa, hãy sử dụng dấu đầu dòng hoặc phông chữ đậm để làm nổi bật thông tin quan trọng.
Nói chung, tuy nhiên, hãy cố gắng ngắn gọn. Một email dài vô tận không hấp dẫn. Ngoài ra, hãy chia nó thành các tin nhắn thú vị riêng biệt — nhưng không gửi tất cả chúng cùng một lúc. Vì mục đích nghề nghiệp, hãy thông minh và lập kế hoạch liên lạc trước thời hạn để có kết quả tốt nhất.
Tuy nhiên, một lần nữa, có một giới hạn cho mức độ nhỏ của các tin nhắn của bạn. Ví dụ:khi nhắn tin, hãy tránh kiểu Shatner, đó là khi bạn sử dụng nhiều văn bản để tạo thành một câu duy nhất.
Tuy nhiên, đó là một ví dụ cực đoan, nhưng là một xu hướng chung. Và, trừ khi bạn muốn mọi người sợ tin nhắn của mình, hãy cố gắng làm cho họ nhận và đọc thoải mái nhất có thể.
Hãy suy nghĩ và nghiên cứu trước khi soạn tin nhắn tiếp theo của bạn
Mọi người không thể nhìn thấy khuôn mặt hoặc ngôn ngữ cơ thể của bạn khi đọc tin nhắn của bạn, vì vậy hãy làm theo các mẹo sau để trình bày những tin nhắn này ở dạng tốt nhất có thể. Bằng cách đó, bạn có thể tránh nhầm lẫn hoặc thậm chí xúc phạm ai đó do nhầm lẫn.
Tất cả các chi tiết đều quan trọng, từ cách diễn đạt bạn sử dụng đến cấu trúc của văn bản. Quan tâm đến cách thức một email hoặc SMS tạo dựng được mối quan hệ tốt đẹp, cho dù là với bạn bè, đồng nghiệp hay khách hàng. Nhưng giao tiếp bằng văn bản tốt chỉ là một công cụ khi nói đến việc cải thiện kỹ năng email của bạn.