Giao tiếp qua SMS hoặc email rất dễ dàng, nhưng có bẫy bạn cần nhận thức. Vì người nhận chỉ dựa vào từ ngữ của bạn, điều tối thiểu bạn làm được là tránh dùng những lỗi nhắn tin phổ biến khiến nhiều người thấy phiền toái, thậm chí xúc phạm.
Cân nhắc đến việc đời sống cá nhân và chuyên nghiệp phụ thuộc lớn vào giao tiếp hiệu quả, sự khéo léo sẽ mang lại lợi ích nhiều cách. Dưới đây là 6 thói quen cần tránh khi gửi bất kỳ tin nhắn dựa trên văn bản. Một số nguyên tắc này thậm chí áp dụng cho tương tác cá nhân.
1. Dùng quá nhiều Emoji
Emoji vui để khám phá và rất tiện biểu cảm nhanh. Tuy nhiên, có giới hạn về tần suất dùng. Cẩn trọng đặc biệt trong môi trường chuyên nghiệp, vì vượt xa khuôn mặt cười có thể khiến bạn trông thiếu trưởng thành.
Hãy cụ thể hơn. Khi nói chuyện với đồng nghiệp, chỉ dùng vài emoji đơn giản và dùng thận trọng.
Khi nhắn với khách hàng, chỉ dùng tối đa một khuôn mặt cười mỗi tin nhắn và chỉ khi cần tạo cảm giác ấm áp nhẹ. Emoji, khi dùng đúng, thực sự có thể truyền cảm hứng sự thân thiện.
Đối xử với người quen cũng cẩn trọng như vậy. Cho đến khi bạn hiểu họ đủ tốt, tốt nhất giữ emoji ở mức tối thiểu.
Nếu nhắn tin cho bạn bè, mặt khác, áp lực ít hơn. Giải mã tin nhắn dựa trên hình ảnh của nhau thậm chí có thể vui, chỉ không phải luôn.
Tìm hiểu tất cả emoji phổ biến và định nghĩa. Sau đó bạn có thể tạo trò chơi nhắn tin cho nhóm bạn chỉ dùng emoji. Đây là việc lạm dụng emoji duy nhất phù hợp.
2. Viết HOA TOÀN BỘ (All Caps)
Đây là thói quen xấu khác của người nhắn tin. Cách viết CHỮ HOA gợi lên tiếng hét, nên đọc email toàn chữ hoa rất giật gân. Không bao giờ lạm dụng chữ hoa, đặc biệt trong ngữ cảnh chuyên nghiệp.
Đảm bảo tin nhắn bình tĩnh, rõ ràng gửi tín hiệu tốt hơn. Nó cho thấy bạn quan tâm trải nghiệm đọc của người nhận và khuyến khích họ phản hồi cùng cách tôn trọng.
Nhưng chúng ta cũng có xu hướng như viết hoa xen k xen k (alternating caps). Mặc dù mẫu này có mục đích cụ thể (biểu hiện châm biếm), nó rất mỏi mắt, nên tránh dùng nó hoặc bất kỳ thứ tương tự càng nhiều càng tốt. Thực tế, một emoji đơn lẻ sẽ là lựa chọn tốt hơn nhiều.
3. Dùng biểu đạt gây khó chịu
Từ ngữ thực sự có thể châm chích sai hướng khi bạn ít ngờ nhất. Và khi nhiều người đồng ý cụm từ cụ thể gây xúc phạm, tốt nhất ngừng dùng. Nếu bạn là quản lý hoặc người ở vị trí xã hội cao, điều cuối cùng bạn muốn là đẩy người xa.
Tránh dùng biểu đạt như trong video trên hoặc danh sách dưới. Chúng có vẻ vô hại, nhưng có thể mang tính khinh thường, bị động tấn công, và cực kỳ khó chịu:
- "With all due respect…" (Với tất cả sự tôn trọng…)
- "In my opinion…" (Theo ý kiến của tôi…)
- "You'll get there…" (Bạn sẽ đến đó thôi…)
- "You can do better than that…" (Bạn làm tốt hơn được mà…)
- "It's common sense…" (Đây là sự hiểu lầm thường识…)
- "It is what it is…" (Điều đó là như vậy thôi…)
Danh sách còn dài, nên có thể đáng giá tìm hiểu sâu hơn về cụm từ khó chịu nhờ nguồn như Reader's Digest. Cách này giúp soạn thảo tin nhắn và email phù hợp dễ dàng và nhanh hơn.
Nhưng tránh xúc phạm cũng dựa trên nguyên tắc cơ bản: suy nghĩ trước khi nói, áp dụng cho tương tác viết như bất cứ điều gì khác. Viết cho bạn thời gian và không gian thêm để suy nghĩ, hãy dùng cơ hội chăm chút cách biểu đạt.
4. Gửi quá nhiều Tin nhắn
Khía cạnh khác của giao tiếp tốt là tìm ranh giới phù hợp. Đừng mong đợi phản hồi ngay lập tức, ví dụ. Đừng đòi hỏi vậy.
Nếu bạn vội, hãy nói rõ nhất có thể một cách lịch sự. Nếu không có phản hồi trong 24 giờ, gửi follow-up khéo léo hoặc chuyển sang việc khác.
Nhắn tin tấn công (Aggressive messaging) là tabu lớn trong tương tác chuyên nghiệp, dù với đồng nghiệp hay khách hàng. Bạn có thể nói lời kêu gọi hành động (calls-to-action) rõ ràng là chìa khóa chiến dịch marketing, nhưng không có nghĩa là nhồi nhét chúng vào bản tin.
Cuối cùng, nhớ rằng mọi người có cuộc sống và áp lực riêng, nên hãy tôn trọng và kiên nhẫn khi viết tin nhắn hoặc email cho ai đó.
5. Gửi tin nhắn vào thời điểm sai
Thời gian cũng là sự khéo léo. Như đã nói, bạn có thể follow-up email trước, nhưng đừng làm ngập người nhận bằng vài tin nhắn mới trong thời gian ngắn.
Dù bạn lịch sự đến đâu, đó là biểu hiện thiếu kiên nhẫn sẽ khiến họ chán. Nếu bạn kinh doanh, bạn có thể mất khách hàng cách này.
Bên cạnh đó, nếu giao tiếp qua SMS hoặc WhatsApp, hãy cảnh giác thời điểm gửi tin nhắn. Bạn có thể thức lúc 6 sáng, nhưng không phải ai cũng vậy.
Đặt khung giờ phù hợp cho nhắn tin, đặc biệt với người liên quan công việc.畢竟, phiền họ đêm muộn có thể khiến họ tắt thông báo và bỏ lỡ tin quan trọng sau. Kiềm chế bản thân là then chốt kỹ năng xã hội.
Bạn cũng có thể tận dụng giải pháp hiện đại bằng cách học cách lên lịch tin nhắn với Google Messages. Outlook và Gmail cho phép làm tương tự với email. Nhiều phương pháp thông minh có thể nhanh chóng đưa giao tiếp của bạn vào trật tự.
6. Cấu trúc Tin nhắn kém
Bên cạnh nội dung tin nhắn, bạn cũng cần cẩn trọng cách xây dựng nó. Một sai lầm lớn khi viết bất cứ thứ gì là biến nó thành khối văn bản (block of text). Thứ nhất, nó làm nản người đọc ngay nhìn thấy. Thứ hai, dễ bỏ lỡ chi tiết quan trọng trong đống từ đó.
Hãy chia nhỏ tin nhắn, đặc biệt tin nhắn dài, thành các đoạn nhỏ dễ tiêu thụ. Tốt hơn, dùng gạch đầu dòng (bullet points) hoặc font in đậm (bold) để làm nổi bật thông tin quan trọng.
Nói chung, hãy cố gắng súc tích. Email vô tận không hấp dẫn. Thay vào đó, tách thành tin nhắn riêng biệt thú vị — nhưng đừng gửi tất cả cùng lúc. Với mục đích chuyên nghiệp, hãy thông minh và lên kế hoạch giao tiếp trước để có kết quả tốt nhất.
Tuy nhiên, lại một lần nữa, có giới hạn về độ ngắn tin nhắn. Khi nhắn tin, ví dụ, tránh phong cách Shatner — dùng vài tin nhắn để tạo thành một câu đơn lẻ.
Đó là ví dụ cực đoan, nhưng xu hướng phổ biến. Và trừ khi bạn muốn người khác sợ tin nhắn của bạn, hãy nhắm làm cho chúng dễ chịu nhất có thể khi nhận và đọc.
Suy nghĩ và tìm hiểu trước khi soạn tin nhắn tiếp theo
Mọi người không thấy khuôn mặt hay ngôn ngữ cơ thể khi đọc tin nhắn, nên hãy tuân thủ mẹo này để trình bày văn bản tốt nhất. Cách đó giúp tránh nhầm lẫn hay xúc phạm ai đó vô tình.
Mọi chi tiết quan trọng, từ biểu đạt dùng đến cấu trúc tin nhắn. Quan tâm đến cách email hoặc SMS được nhận diện xây dựng mối quan hệ tốt, dù với bạn bè, đồng nghiệp, hay khách hàng. Nhưng giao tiếp viết tốt chỉ là một công cụ khi nói đến nâng cao kỹ năng email.