182.900.000.000 email.
182,9 tỷ.
Con số đó lớn hơn 25 email cho mỗi con người trên trái đất.
Và đó chỉ là số lượng chúng ta gửi trong một ngày (PDF).
Với lượng email khổng lồ được gửi và nhận mỗi ngày, không ngạc nhiên khi giao tiếp điện tử trở nên quá khó kiểm soát đối với nhiều người. Đừng lo, dưới đây là một số bí mật năng suất giúp bạn "xoa dịu" cơn bão email này.
Sử Dụng Phản Hồi Sẵn (Canned Responses)
Tôi không thể nhấn mạnh đủ tầm quan trọng của điều này. Có khả năng bạn trả lời nhiều email theo cùng một cách, dù là từ chối đơn đăng ký, xác nhận nỗ lực của đồng nghiệp, hay chỉ là chào hỏi đơn giản. Điều tuyệt đối bạn cần làm là tạo phản hồi sẵn cho các email thường dùng nhất.
Việc thiết lập phản hồi sẵn trong Gmail hoặc bất kỳ ứng dụng email nào rất dễ dàng. Dù bạn gõ nhanh đến đâu, bạn không nhanh hơn hai cú nhấp chuột, phải không? Hãy tiết kiệm thời gian và làm ngay bây giờ.
Thiết Lập Bộ Lọc & Nhãn/Thư Mục
Cách tốt nhất để xử lý quá tải là trước tiên sắp xếp nó. Nghĩa là dùng bộ lọc và nhãn/thư mục trong hộp thư đến. Outlook có thư mục, Gmail có nhãn, và cả hai đều có bộ lọc để tự động chuyển email đến các thư mục và nhãn đó. Bạn có thể thiết lập bộ lọc nâng cao trong Gmail theo nhu cầu tùy chỉnh. Thực tế, Gmail còn đề xuất tự động sắp xếp hộp thư đến với Hộp thư đến Ưu tiên (Priority Inbox) mới.
Việc này mất thời gian để thiết lập và phân loại tốt, và tháng đầu tiên đòi hỏi sự can thiệp liên tục từ bạn. Nhưng điều này hoàn toàn xứng đáng về lâu dài. Đừng vội vã gán nhãn và bộ lọc, hãy suy nghĩ và phân loại kỹ vì đây là tự động hóa mà hộp thư đến sẽ dùng suốt đời bạn.
Tôi thấy tốt nhất là làm theo quy trình kiểm tra 3 bước trước khi lọc một email:
- Hãy tự hỏi: nhãn/thư mục nào (dù đã tồn tại hay chưa) phù hợp nhất cho tin nhắn này?
- Kiểm tra xem tên đó đã tồn tại chưa, nếu chưa thì tạo mới.
- Hãy tự hỏi: tên đó nên là thực thể riêng hay phân loại con dưới một thư mục hiện có?
Làm điều này thường xuyên và hộp thư đến của bạn sẽ sạch sẽ như phép màu.
Đưa Danh Sách Việc Cần Làm (To-Do List) Đi Nơi Khác
Nói cùng tôi: "Hộp thư đến của bạn không phải là danh sách việc cần làm." Vivek Haldar của Google đã viết về điều này một thời gian trước và tôi hoàn toàn đồng ý. Đây là quan điểm của Haldar:
Email là nơi tồi tệ cho danh sách việc cần làm. Tôi thực sự không hiểu làm sao có thể gắn GTD vào email. Một email không phải là hành động. Sau khi đọc và hiểu nó, bạn có thể kết thúc với một hành động rõ ràng, nhưng hộp thư đến không phải nơi nhét hành động đó vào.
Email của bạn là về giao tiếp, hãy để nó làm nhiệm vụ đó. Có rất nhiều ứng dụng tuyệt vời cho danh sách việc cần làm, và tôi mạnh mẽ khuyên dùng Any.do hoặc Wunderlist.
Hủy Đăng Ký Email Rác
Bạn sẽ không tin bao nhiêu bản tin và email rác khác đang tắc nghẽn hộp thư đến, dù có bộ lọc rác. Và khi rối loạn bắt đầu tích tụ, nó có thể nhanh chóng mất kiểm soát. Để chặn đứng nó, bạn cần bắt đầu hủy đăng ký và có một mẹo rất dễ để làm điều đó.
Trong ứng dụng email, chỉ cần tìm từ "hủy đăng ký" (unsubscribe). Nó được thêm ở cuối mọi bản tin, nên bạn sẽ thấy ngay danh sách tất cả email hàng loạt trong hộp thư đến. Bây giờ chỉ cần mở từng cái và hủy đăng ký. Tôi khuyên dùng Khung xem trước (Preview Pane) của Gmail khi làm điều này để nhanh hơn.
Cũng có tiện ích mở rộng và dịch vụ để hủy đăng ký nhanh từ danh sách thư hoặc gom chúng thành bản tóm tắt email.
Câu Hỏi Vàng Để Hỏi Với Mỗi Email
Đây là điểm quan trọng nhất và nó đã giúp tôi kiểm soát quá tải hộp thư đến suốt năm qua. Tom Stafford của BBC Future đưa ra một câu hỏi vàng để tự hỏi khi mở bất kỳ tin nhắn nào:
"Nếu tôi không có thông tin này trong hộp thư đến, tôi có sẽ ra ngoài tìm nó không?"
Nếu câu trả lời là không, đừng bấm trả lời hay xóa mà không mở. Đơn giản như vậy. Không, bạn sẽ không bỏ lỡ gì lớn — tôi đã làm một năm và nó thực sự hiệu quả. Đây là giải thích của Stafford:
Nhu cầu này rõ ràng nhất ở email nhóm và trận lũ phản hồi luôn theo sau. Đánh trả bằng cách nhắc bản thân: không phải email nào cũng cần trả lời, nhiều vấn đề sẽ — và nên — được giải quyết bởi người khác. Hãy tự hỏi: "Nếu tôi không có thông tin này trong hộp thư đến, tôi có sẽ ra ngoài tìm nó không?" Phần lớn thời gian câu trả lời có thể là "không", và đó là dấu hiệu cho thấy người khác đang kiểm soát sự chú ý của bạn.
Chia Sẻ Mẹo Email Của Bạn
Mọi người đều có mẹo email riêng để quản lý rối loạn và cách tốt nhất để học là chia sẻ. Chúng tôi cũng có Hướng dẫn Gmail cho Mọi Người. Nó giúp ích, cũng như lời khuyên từ người dùng chuyên nghiệp. Nếu Stafford không viết bài đó, tôi vẫn đang chìm đắm trong tin nhắn và tôi biết ơn anh ấy mãi mãi.
Vậy bạn xử lý quá tải email như thế nào? Không có câu trả lời sai ở đây cả.