182,900,000,000 email.
182,9 tỷ.
Đó là hơn 25 email cho mỗi tâm trí con người trên hành tinh.
Và đó chỉ là những gì chúng tôi gửi trong một ngày (PDF).
Với số lượng lớn email được gửi và nhận mỗi ngày, không có gì lạ khi giao tiếp điện tử này trở nên quá khó để xử lý đối với rất nhiều người trong chúng ta. Nhưng đừng lo lắng, đây là một số bí quyết năng suất có thể giúp bạn chế ngự con quái vật.
Sử dụng Câu trả lời soạn trước
Tôi không thể nhấn mạnh tầm quan trọng của điều này. Rất có thể, bạn trả lời nhiều email theo cùng một cách, cho dù đó là lời từ chối gửi, ghi nhận nỗ lực của đồng nghiệp hay một lời chào đơn giản. Một điều bạn nhất thiết phải làm là tạo các câu trả lời soạn trước cho các email được sử dụng nhiều nhất của bạn.
Thật dễ dàng để thiết lập câu trả lời soạn trước trong Gmail hoặc bất kỳ ứng dụng email nào khác. Cho dù bạn là một nhân viên đánh máy nhanh cỡ nào, bạn cũng không nhanh hơn hai lần nhấp chuột, phải không? Hãy tiết kiệm thời gian và thực hiện việc này ngay bây giờ.
Thiết lập Bộ lọc &Nhãn / Thư mục
Cách tốt nhất để giải quyết tình trạng quá tải là trước tiên hãy sắp xếp nó. Điều đó có nghĩa là sử dụng bộ lọc và nhãn / thư mục trong hộp thư đến của bạn. Outlook có các thư mục, Gmail có nhãn và cả hai đều có các bộ lọc mà bạn có thể thiết lập để tự động định tuyến email của mình đến các thư mục và nhãn này. Bạn có thể thiết lập các bộ lọc nâng cao trong Gmail theo nhu cầu tùy chỉnh của mình. Trên thực tế, Gmail đề xuất tự động đưa một số thứ tự vào email của bạn bằng Hộp thư ưu tiên mới.
Họ mất một chút thời gian để thiết lập và phân loại tốt, và tháng đầu tiên yêu cầu bạn phải liên tục đóng góp ý kiến. Nhưng nó rất đáng để bạn dành thời gian về lâu dài. Đừng chỉ vội vàng đặt mọi thứ dưới nhãn và bộ lọc, hãy suy nghĩ về nó và phân loại tốt vì đây là cơ chế tự động hóa hộp thư đến của bạn sẽ sử dụng trong suốt phần đời còn lại của bạn.
Tôi thấy tốt nhất là bạn nên kiểm tra 3 bước trước khi lọc email:
- Tự hỏi bản thân rằng tên nhãn / thư mục phù hợp nhất (cho dù hiện có hay không) sẽ dành cho thư này.
- Kiểm tra xem tên đó đã tồn tại chưa và nếu chưa, hãy tạo tên đó.
- Tự hỏi bản thân xem tên đó có phải là một thực thể riêng biệt hay được phân loại dưới một trong các thư mục hiện có.
Làm điều này thường xuyên và hộp thư đến của bạn sẽ sạch hơn một cách kỳ diệu.
Đưa danh sách việc cần làm của bạn đến nơi khác
Hãy nói điều đó với tôi mọi người:“Hộp thư đến của bạn không phải là danh sách việc cần làm của bạn.” Vivek Haldar của Google đã viết về điều này một thời gian trước và tôi không thể đồng ý hơn. Đây là cách Haldar thực hiện:
Email là một nơi tồi tệ cho một danh sách việc cần làm. Tôi thực sự không hiểu làm thế nào một người có thể ghi GTD để gửi email. Một email là không thể xử lý được. Sau khi bạn đọc và hiểu nó, bạn có thể kết thúc bằng một hành động rõ ràng, nhưng hộp thư đến của bạn không phải là nơi để gửi nó.
Email của bạn là về giao tiếp, vì vậy hãy để nó về điều đó. Có rất nhiều ứng dụng tuyệt vời cho danh sách việc cần làm và tôi thực sự khuyên bạn nên sử dụng Any.do hoặc Wunderlist.
Hủy đăng ký khỏi thư rác
Bạn sẽ không tin rằng có bao nhiêu bản tin và email rác khác đang làm tắc nghẽn hộp thư đến của bạn, bất chấp bộ lọc thư rác. Và một khi sự lộn xộn bắt đầu tích tụ, nó có thể nhanh chóng vượt khỏi tầm kiểm soát. Để ngăn chặn nó, bạn cần bắt đầu hủy đăng ký và có một mẹo thực sự dễ dàng để thực hiện điều đó.
Trong ứng dụng email của bạn, chỉ cần tìm kiếm từ “hủy đăng ký”. Nó được thêm vào cuối mỗi bản tin, vì vậy bạn sẽ đột nhiên thấy danh sách tất cả các thư hàng loạt trong hộp thư đến của mình. Bây giờ chỉ cần mở từng cái một và hủy đăng ký. Tôi khuyên bạn nên sử dụng Ngăn xem trước của Gmail khi thực hiện việc này để tăng tốc độ.
Ngoài ra còn có các tiện ích bổ sung và dịch vụ để nhanh chóng hủy đăng ký khỏi danh sách gửi thư hoặc tập hợp chúng thành thông báo email.
Câu hỏi vàng để hỏi mỗi email
Đây là vấn đề quan trọng và đó là điều đã giúp tôi luôn kiểm soát được tình trạng quá tải hộp thư đến của mình trong năm qua. Tom Stafford của BBC Future đã đưa ra một câu hỏi vàng để tự hỏi bản thân khi mở bất kỳ tin nhắn nào:
"Nếu tôi không có thông tin này trong hộp thư đến của mình, tôi có ra ngoài tìm kiếm nó không?"
Nếu câu trả lời là không, đừng nhấn trả lời hoặc nhấn xóa mà thậm chí không mở nó. Nó đơn giản mà. Không, bạn sẽ không bỏ lỡ bất cứ điều gì to lớn - tôi đã làm điều đó được một năm và nó thực sự hoạt động. Đây là lời giải thích của Stafford cho điều đó:
Không có nơi nào điều này rõ ràng hơn email nhóm và sự đổ vỡ của các câu trả lời luôn xảy ra sau đó. Hãy nhắc lại bằng cách nhắc nhở bản thân rằng không phải tất cả email đều phải được trả lời, rằng rất nhiều vấn đề sẽ - và nên được - người khác giải quyết. Hãy tự hỏi bản thân:"Nếu tôi không có thông tin này trong hộp thư đến của mình, tôi có ra ngoài tìm kiếm nó không?" Hầu hết thời gian câu trả lời có thể là "không" và đó là dấu hiệu cho thấy ai đó đang kiểm soát sự chú ý của bạn.
Chia sẻ Tin tức về Email của bạn
Mọi người đều có các bản hack email của riêng mình để quản lý sự lộn xộn và cách tốt nhất để học là chia sẻ chúng. Chúng tôi cũng có Hướng dẫn Gmail riêng cho mọi người. Nó cũng hữu ích, cũng như lời khuyên từ những người dùng chuyên nghiệp. Nếu Stafford không viết bài báo đó, tôi sẽ vẫn chìm trong những dòng tin nhắn và tôi mãi mãi biết ơn anh ấy vì điều đó.
Vì vậy, hãy cho tôi biết, làm thế nào để bạn xử lý tình trạng quá tải email của mình? Không có câu trả lời sai ở đây, các bạn.