Rất có thể ai đó bạn biết đã bị ảnh hưởng bởi Trả lời tất cả. Đó là một tình trạng đáng xấu hổ — và hoàn toàn có thể phòng ngừa — và nó khá phổ biến. Mọi người đã tìm thấy đồng nghiệp của họ, tên bệnh nhân được chia sẻ và địa chỉ email bị lộ — chỉ bằng cách vô tình nhấn Trả lời tất cả. Vào năm 1997, Microsoft đã phải chịu đựng một đợt bùng phát Tất cả trả lời ngẫu nhiên bao gồm ước tính khoảng 15 triệu email.
Nó không phải lúc nào cũng chỉ là sự bối rối; bạn thực sự có thể bị vi phạm bảo mật nghiêm trọng với việc sử dụng tất cả trả lời một cách vô hại. Nếu bạn gửi thông tin tài khoản hoặc bí mật kinh doanh và vô tình bao gồm những người không được cho là bị sao chép, bạn có thể gặp một số rắc rối nghiêm trọng. Bạn muốn đảm bảo rằng bạn không ký hợp đồng Trả lời ngẫu nhiên Tất cả? Đây là cách tự bảo vệ mình.
Nếu bạn sử dụng Outlook
Cách tốt nhất để giữ an toàn là loại bỏ hoàn toàn nút Trả lời Tất cả. Trong Outlook 2003 hoặc 2007, bạn có thể chỉ cần nhấp vào mũi tên hướng xuống ở ngoài cùng bên phải của thanh công cụ, nhấp vào Thêm hoặc Xóa các nút và thoát khỏi Trả lời tất cả. Bạn có thể làm điều tương tự trong Outlook 2010 hoặc 2013, nhưng nó phức tạp hơn một chút.
CNET đưa ra các hướng dẫn sau. Đi tới Tệp> Tùy chọn> Tùy chỉnh ruy-băng . Nhấp vào Trả lời trong ngăn bên phải, sau đó nhấp vào Xóa . Nhấp vào Nhóm mới hai lần và đổi tên Nhóm mới đầu tiên (Tùy chỉnh) thành "Phản hồi (Tùy chỉnh)" và thứ hai là "Trả lời tất cả (Tùy chỉnh)." Nhấp vào Tab chính trong ngăn bên trái, sau đó mở rộng Trang chủ (Thư) và Phản hồi . Trong ngăn bên phải, chọn Phản hồi (Tùy chỉnh) .
Từng cái một, thêm các lệnh Đăng trả lời , Trả lời , Chuyển tiếp , Cuộc họp , IM và Thêm nữa từ ngăn bên trái để Phản hồi (Tùy chỉnh). Trong ngăn bên phải, chọn Trả lời tất cả (Tùy chỉnh) . Thêm lệnh Trả lời tất cả. Chọn Trả lời tất cả (Tùy chỉnh) và sử dụng nút xuống để di chuyển nó trong "Gửi / Nhận (IMAP / POP)", sau đó nhấp vào OK .
Một phương pháp đơn giản hơn là cài đặt tiện ích bổ sung TuneReplyAll cho Outlook. Điều này sẽ cho phép bạn bật cảnh báo bật lên khi bạn sắp sử dụng Trả lời tất cả. Nếu bạn đồng ý với việc gửi nó cho mọi người, chỉ cần nhấn Có — nếu không, hãy nhấp vào Không.
Bạn cũng có thể tạo một quy tắc yêu cầu Outlook gửi thư của bạn một cách chậm trễ; theo cách đó nếu bạn nhận ra rằng bạn nhấn Trả lời tất cả, bạn có thời gian để hủy gửi. Dưới đây là các bước bạn cần thực hiện để tạo quy tắc này.
Nhấp vào Công cụ> Quy tắc và cảnh báo> Quy tắc mới . Trong hộp "Chọn mẫu" bên dưới Quy tắc trống, nhấp vào Kiểm tra thư sau khi gửi , sau đó nhấp vào Tiếp theo . Chọn bất kỳ tùy chọn mong muốn nào trong danh sách "Chọn (các) điều kiện", sau đó nhấp vào Tiếp theo (nếu bạn không chọn bất kỳ điều kiện nào, quy tắc sẽ được áp dụng cho mọi thư bạn gửi). Trong danh sách "Chọn (các) hành động", hãy chọn Trì hoãn giao hàng trong một số phút . Trong hộp "Chỉnh sửa mô tả quy tắc", hãy nhấp vào cụm từ được gạch dưới một số và nhập số phút bạn muốn mỗi tin nhắn bị hoãn, tối đa 120 phút. Nhấp vào OK và Tiếp theo , thêm bất kỳ ngoại lệ nào bạn muốn, sau đó nhấp vào Tiếp theo . Đặt tên cho quy tắc, chọn nút Bật quy tắc này và nhấp vào Hoàn tất .
Nếu bạn sử dụng Gmail
Một trong những tính năng tốt nhất của Gmail mà bạn có thể không sử dụng là tính năng Hoàn tác gửi, cho phép bạn hủy gửi email tối đa 30 giây sau khi bạn nhấn nút Gửi, cho phép bạn ngăn chặn tất cả bùng phát Trả lời ngẫu nhiên ở lần cuối. thứ hai. Rất tiếc, nếu bạn đang sử dụng ứng dụng Gmail dành cho máy tính để bàn, điều này sẽ không giúp ích được gì cho bạn.
Một điều khác cần kiểm tra trong cài đặt Gmail của bạn là hành vi trả lời mặc định được đặt thành Trả lời thay vì Trả lời tất cả. Nếu ở chế độ Trả lời tất cả, bất cứ khi nào bạn nhấn nút trả lời, Gmail sẽ điền vào các trường Tới và CC với địa chỉ của những người cũng được sao chép trên email gốc.
Boomerang, một ứng dụng bổ sung của Gmail, cho phép bạn lên lịch gửi thư sau, điều này sẽ cho phép bạn quay lại chúng sau vài phút hoặc vài ngày để đảm bảo rằng bạn không gửi bất kỳ điều gì khiến mọi người trong danh bạ của mình xấu hổ. danh sách. Chọn khoảng thời gian trễ, nhấp vào Gửi sau , sau đó nhấp vào Boomerang ở góc trên bên phải của màn hình để quản lý các tin nhắn bị trễ của bạn. Dễ dàng!
Nếu Bạn Sử dụng Khách hàng hoặc Nhà cung cấp Email Khác
Nếu bạn sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ email hoặc khách hàng khác, bạn có thể phải đào một chút. Tiện ích mở rộng Thunderbird có tên Gửi sau sẽ cho phép bạn lên lịch gửi email của mình vào một ngày trong tương lai. Lotus Notes bao gồm chức năng gửi sau ngay lập tức, cũng như MailMate và Đường hàng không.
Bạn cũng có thể sử dụng các dịch vụ dựa trên web, như LetterMeLater, để gửi email vào một ngày sau đó. Sau khi tạo tài khoản, bạn có thể tạo email để gửi vào một ngày sau đó và bạn cũng có thể quản lý chúng trước khi chúng được gửi đi, vì vậy bạn có thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào cần thiết. Bạn thậm chí có thể sử dụng nó từ trong chương trình email của riêng mình.
Nếu ứng dụng email của bạn không hỗ trợ bất kỳ tùy chọn nào trong số này, bạn luôn có thể tạo thói quen lưu email của mình dưới dạng bản nháp và quay lại nó năm hoặc mười phút sau để kiểm tra kỹ xem bạn có thực hiện bất kỳ điều gì có thể gây nguy hại không những sai lầm, chẳng hạn như sao chép mọi người trong danh sách khách hàng của bạn hoặc CCing toàn bộ văn phòng.
Tất cả trả lời tình cờ:Đừng để điều đó xảy ra với bạn!
Email đầu tiên được gửi cách đây 44 năm; bạn nghĩ rằng chúng tôi sẽ loại bỏ Tất cả trả lời ngẫu nhiên khỏi xảy ra bằng cách nào. Rất tiếc, chúng tôi vẫn chưa sản xuất vắc-xin, vì vậy bạn sẽ phải tự bảo vệ mình. Tắt tất cả chức năng trả lời, trì hoãn việc gửi email của bạn hoặc chỉ lưu chúng dưới dạng bản nháp để gửi vài phút sau có thể hữu ích. Chỉ bạn mới có thể ngăn chặn tất cả Trả lời ngẫu nhiên!
Bạn đã bao giờ vô tình chia sẻ quá nhiều thông tin với Reply All chưa? Bạn có sử dụng bất kỳ chiến lược nào được liệt kê ở trên không? Chia sẻ chiến thuật tốt nhất của bạn để chiến đấu Trả lời tình cờ Tất cả bên dưới!