Khá ai đó bạn biết đã bị "Reply All nhầm" (Accidental Reply All). Đó là tình huống gây xấu hổ — và hoàn toàn có thể phòng tránh — và khá phổ biến. Mọi người đã outing với đồng nghiệp, chia sẻ tên bệnh nhân, và lộ địa chỉ email — chỉ vì nhầm nhấn Reply All. Năm 1997, Microsoft trải qua đợt bùng phát Reply All nhầm ước tính 15 triệu email.
Không chỉ xấu hổ; bạn có thể bị vi phạm bảo mật nghiêm trọng dùng Reply All thiếu thận trọng. Nếu gửi thông tin tài khoản hoặc bí mật kinh doanh và nhầm bao gồm người không nên CC, bạn có thể gặp rắc rối lớn. Muốn chắc chắn không mắc "Reply All nhầm"? Đây là cách bảo vệ mình.
Nếu Bạn Dùng Outlook
Cách tốt nhất an toàn là xóa nút Reply All hẳn. Outlook 2003 hoặc 2007, chỉ nhấp mũi tên hướng xuống cuối cùng thanh công cụ, nhấp Add or Remove Buttons, và bỏ Reply All. Làm tương tự Outlook 2010 hoặc 2013, nhưng phức tạp hơn.
CNET hướng dẫn sau. Vào File > Options > Customize Ribbon. Nhấp Respond khung bên phải, rồi nhấp Remove. Nhấp New Group hai lần, đổi tên New Group (Custom) đầu tiên thành "Respond (Custom)" và thứ hai "Reply all (Custom)." Nhấp Main Tabs khung trái, mở rộng Home (Mail) và Respond. Khung phải, chọn Respond (Custom).
Một một, thêm lệnh Post reply, Reply, Forward, Meeting, IM, và More từ khung trái vào Respond (Custom). Khung phải, chọn Reply all (Custom). Thêm lệnh Reply All. Chọn Reply all (Custom) và dùng nút down di chuyển nó dưới "Send/Receive (IMAP/POP)," rồi nhấp OK.
Phương pháp đơn giản hơn: cài add-on TuneReplyAll cho Outlook. Cho phép bật cảnh báo bật lên khi bạn sắp dùng Reply All. Nếu OK gửi cho tất cả, nhấn Yes — nếu không, nhấn No.
Bạn cũng có thể tạo quy tắc Outlook gửi tin nhắn trễ; như vậy nếu nhận ra nhầm Reply All, bạn có thời gian hủy gửi. Các bước tạo quy tắc:
Nhấp Tools > Rules and Alerts > New Rule. Trong hộp "Select a template" dưới Blank Rule, nhấp Check messages after sending, rồi Next. Chọn tùy chọn mong muốn trong danh sách "Select condition(s)", rồi Next (nếu không chọn điều kiện, quy tắc áp dụng mọi tin nhắn bạn gửi). Danh sách "Select action(s)", chọn Defer delivery by a number of minutes. Hộp "Edit the rule description", nhấp cụm từ gạch chân a number of và nhập số phút muốn trì hoãn mỗi tin nhắn, tối đa 120 phút. Nhấp OK và Next, thêm ngoại lệ nếu muốn, rồi Next. Đặt tên quy tắc, tích Turn on this rule, nhấp Finish.
Nếu Bạn Dùng Gmail
Một trong những tính năng hay của Gmail bạn có thể chưa dùng là Undo Send, cho phép hủy gửi email tối đa 30 giây sau khi nhấn Send, giúp ngăn chặn Reply All nhầm ở giây cuối. Tuy nhiên, nếu dùng client Gmail desktop, điều này không giúp.
Điều khác kiểm tra trong cài đặt Gmail: hành vi trả lời mặc định đặt là Reply thay vì Reply All. Nếu để Reply All, khi nhấn trả lời, Gmail sẽ điền địa chỉ người cũng được CC trên email gốc vào trường To và CC.
Boomerang, add-on Gmail, cho phép lên lịch gửi sau, để bạn quay lại vài phút hoặc vài ngày kiểm tra không gửi điều gì gây xấu hổ cho toàn bộ danh bạ. Chọn khoảng trễ, nhấp Send Later, rồi nhấp Boomerang góc trên phải quản lý tin nhắn trì hoãn. Dễ dàng!
Nếu Bạn Dùng Nhà Cung Cấp Hoặc Client Email Khác
Nếu dùng nhà cung cấp hoặc client email khác, bạn có thể phải đào sâu một chút. Tiện mở rộng Thunderbird tên Send Later cho phép lên lịch email gửi ngày sau. Lotus Notes có chức năng send-later sẵn, cũng như MailMate và Airmail.
Bạn cũng có thể dùng dịch vụ web, như LetterMeLater, gửi email ngày sau. Sau khi tạo tài khoản, bạn tạo email gửi sau, và quản lý trước khi gửi, để thay đổi cần thiết. Thậm chí dùng từ trong chương trình email của mình.
Nếu client email không hỗ trợ tùy chọn nào, bạn luôn có thể tạo thói quen lưu email nháp và quay lại 5-10 phút sau kiểm tra kỹ không mắc lỗi thảm họa, như CC toàn bộ danh sách khách hàng hoặc CC cả văn phòng.
Accidental Reply All: Đừng Để Nó Xảy Ra Cho Bạn!
Email đầu tiên gửi 44 năm trước; bạn nghĩ chúng ta đã xóa bỏ Accidental Reply All đến giờ. Thật không may, chưa có vắc-xin, nên bạn phải tự bảo vệ. Vô hiệu hóa Reply All, trì hoãn gửi email, hoặc lưu nháp gửi vài phút sau có thể giúp. Chỉ bạn có thể ngăn Accidental Reply All!
Bạn từng nhầm chia sẻ quá nhiều thông tin Reply All? Bạn dùng chiến lược nào trên? Chia sẻ chiến thuật tốt nhất chống Accidental Reply All bên dưới!